Инструкция

Перед тем как включить в новую единицу, ознакомьтесь с расчетной численностью по фонду заработной платы (оговаривается в смете). В процессе составлении нового штатного расписания должна быть указана и итоговая штатных единиц.

Составьте новое штатное расписание с регистрационным номером, который утверждается приказом. В приказе должна быть обоснована необходимость введения и/или нового подразделения. Утвержденной формы для таких приказов нет. Поэтому его заголовок может иметь название «Об изменении в штатном расписании» и т.п. Такой же приказ нужно , даже если изменения в расписании не очень существенны.

Перед тем вводить новую должность, напишите соответствующее ходатайство в вышестоящее ведомство (если таковое существует). В ходатайстве должна содержаться о введении новой должности. И только после этого составляйте приказ.

Укажите в приказе, с какой даты вы вводите новую должность, по какому подразделению (если его нет, вам придется сначала его создать и издать отдельный приказ о его ) и с каким окладом. Ознакомьте со всеми приказами бухгалтера организации. Назначьте ответственного за соблюдение приказа (обычно это один из заместителей директора).

После издания приказа о введении новой должности, составьте должностную , в которой обозначьте все обязанности сотрудника. И только после этого вы сможете принять нового работника на должность или перевести на нее сотрудника, который уже работает в вашей организации с другой должности.

Источники:

• ввод штатное единицы

Штатное расписание представляет собой организационно-распорядительный документ, где прописана структура предприятия, перечень должностей, размер должностных окладов, надбавок и доплат по каждой конкретной должности. составляется по единой форме для различных организаций. Штат сотрудников определяется руководством предприятия на определенный период. Существуют особенности введения штатного расписания в действие.

Инструкция

Определите структурное подразделение, которое будет заниматься разработкой штатного расписания. Законодательство не позволяет однозначно указать на то, кто именно должен составлять этот документ. Обычно руководство принимает во внимание размер организации и функциональные обязанности структурных подразделений. При отсутствии отдела , с персоналом или отдела организации труда составление штатного расписания поручается бухгалтерии либо одному из руководителей предприятия.

Определите организационную структуру предприятия, в которой схематично отобразите все подразделения и службы, с указанием порядка подчиненности. Рекомендуется отразить в структурной схеме вертикальные и горизонтальные связи между подразделениями.

Определите названия структурных подразделений. Наименования структурных подразделений указываются по группам в порядке их значимости руководство (администрация, ), производственный подразделения, вспомогательные службы. При отсутствии служб (например, в торговых предприятиях) могут быть выделены отделы и коммерческие отделы, тесно связанные с логистическими подразделениями.

Заполните унифицированную форму Т-3 («Штатное расписание»), утвержденную постановлением Госкомстата РФ. Для того чтобы не возникло вопросов и спорных ситуаций, закрепите правила заполнения реквизитов в нормативном акте предприятия, регулирующем . Учитывайте, что вы можете вносить дополнительные реквизиты в форму, оставив без изменения утвержденные Госкомстатом реквизиты.

Обязательно проставьте в специальной графе дату составления штатного расписания, поскольку действие расписания может начаться немедленно после его составления.

Составленное штатное расписание утвердите специальным приказом по организации (предприятию).

Источники:

• Штатное расписание

Трудовым Кодексом РФ предусмотрена и регламентируется возможность штатное расписание. Если они носят глобальный характер, то удобнее разработать новое штатное расписание. В том случае, если дело касается единичных корректировок, например, необходимости введения новой должности, то руководитель организации или иное уполномоченное лицо вправе сделать это на основании приказа.

Инструкция

Согласно статье ТК РФ, наименование вводимой должности должно строго соответствовать действующим на территории государства квалификационным справочникам, которые утверждаются в установленном законодательством порядке. Наименование пропишите в соответствии с тем списком, который перечислен в едином тарифно-квалификационном справочнике, утвержденном постановлением №787 Правительства РФ от 31.10.2002.

Унифицированной формы приказа о внесении изменений в штатное расписание не существует, поэтому или руководитель предприятия имеет право разработать ее самостоятельно. Оформление его должно соответствовать требованиям, которые установлены в ГОСТ Р 6.30-2003, предъявляемым к деловой документации.

При составлении приказа обязательно укажите в его названии, что изменения в штатное расписание в связи с вводом новой должности. В шапке документа напишите полное наименование вашего предприятия, номер и дату приказа. Не забудьте в последнем абзаце основного текста этого документа указать должностное лицо, на которое возлагается контроль над выполнением данного приказа.

Полезный совет

При внесении изменений в штатное расписание, связанных с введением новой должности, работодатель вправе не знакомить с данным документом работников и не согласовывать эти изменения с их представительным органом или профсоюзным объединением.
Учтите, что дата введения новой должности может быть позже, чем дата опубликования приказа.

В последнее время менеджеры по персоналу большое внимание стали уделять адаптации на предприятии новых сотрудников. Этот процесс для некоторых людей проходит достаточно болезненно, поэтому ввод нового сотрудника , его привыкание к коллективу должно контролироваться кадровой службой. Такая помощь позволит человеку гораздо раньше влиться в коллектив и принять действующие условия труда, быстрее раскрыть свой творческий потенциал.

Инструкция

Если вы - по или руководитель подразделения, то ввод нового сотрудника начните с . Это позволит вам оценить личностные и профессиональные качества новичка и одновременно дать ему основные сведения о предприятии, перспективах его . На этом ознакомьте сотрудника с компании, ее организационной структурой, месте, на котором он будет в данной структуре.

Приобретение новых пройдет успешнее и быстрее, если сотрудник с первых дней трудовой деятельности поймет свою роль в технологических процессах, протекающих в данном подразделении. Если он быстрее осмыслит функции, возложенные на отдел, в который он пришел работать, если он с первых дней научится отслеживать взаимодействие со смежными отделами. Ознакомьте его со служебной иерархией, корпоративными традициями и ответьте на возникшие у него вопросы.

Расскажите ему об установленных нормах взаимоотношений и ознакомьте его , в котором ему предстоит трудиться. Постарайтесь провести эту встречу так, чтобы ему удалось преодолеть ощущение отчужденности. Представляя его коллегам, дайте анкетную информацию. Перечислите организации, в которых он трудился и те должности, которые он в них занимал. Расскажите о тех функциях, которые новый сотрудник будет выполнять, и представьте ему тех, с кем придется непосредственно сотрудничать.

Познакомьте его с теми, кто занимает ключевые должности в подразделении, и назначьте человека - наставника, к которому ему можно будет в первое время обращаться с вопросами по и того, кто сможет обеспечить его всем необходимым – канцелярскими принадлежностями, инструментом или другими материалами. Покажите новому работнику его рабочее место.

Избежать проблем и административных взысканий со стороны контролирующих органов – это одна из задач профессионального руководителя. Например, ответ на вопрос, как ввести в новую должность, имеет множество нюансов. Наша статья раскроет их все.

Начальные сведения

Говоря простым, не казенным языком, штатное расписание (ШР) – это список должностей каждого функционирующего предприятия. Реалии таковы, что при минимальном количестве сотрудников, руководители не заботятся о его наличии. Наемные работники надеются лишь на трудовой договор, подписанный обеими сторонами. Новые и старые сотрудники иногда даже не догадываются, что отсутствие документа может привести к спорам, решающимся только в судебном порядке.

В ТК РФ, ст. 57 , расписание должностей упоминается всего один раз, якобы для определения функций каждого из работников предприятия. Фактически же без штатного расписания невозможно определить, какие суммы необходимы для расчета с сотрудниками. Каждая конкретная должность всегда подразумевает, что:

• Человек, ее занимающий, ознакомлен со своим «фронтом» работ.
• Сотрудник согласен с размером зарплаты.
• Работник в курсе всех привилегий, авансов, премий и выплат, положенных ему на определенном рабочем месте.

Ответственные лица

Составить штатное расписание может экономист, бухгалтер или любой работник, которому это будет вменено в обязанность. На мелких предприятиях подобную функцию выполняет сам руководитель. Чаще всего данную функцию передают бухгалтеру:

• Этот сотрудник работает с начислениями и денежным оборотом компании или фирмы.
• Знает количество сотрудников, которым положена зарплата.
• Умеет работать со специализированными необходимыми программами.

Однако это не совсем верно, так как бухгалтерия занимается фактическими хозяйственными операциями. Лучшим вариантом считается привлечение к составлению расписания работника отдела кадров или экономиста. На больших предприятиях со сложной, многоступенчатой структурой можно дополнительно привлекать бухгалтера.

Лучшим вариантом считается привлечение к составлению расписания работника отдела кадров или экономиста.

Нюансы при принятии на работу нового сотрудника

Введение штатной единицы сопровождается определенными действиями со стороны руководителя, отдела кадров и бухгалтера. Отследим необходимую последовательность:

1. Шаг первый. Руководителю или ответственному лицу необходимо выбрать, за счет чего изменится установленное штатное расписание. В первом варианте – это приказ о внесении новой должности в существующее штатное расписание. Во втором – изменение и утверждение нового ШР. Обратите внимание: внесение новой должности в штатное расписание возможно только в том случае, если в нем есть необходимая должность, и, соответственно, открытая вакансия на нее. При отсутствии должности лучше составить новое ШР, где она будет учтена (предварительно лучше ознакомиться с фондом по зарплате, указанным в смете предприятия).
2. Шаг второй. Возможно, придется написать прошение-ходатайство (если есть вышестоящее подразделение, что характерно для больших концернов) о введении этой должности.
3. Шаг третий. Пишем приказ, где подробно обосновываем необходимость добавить новую единицу в штат сотрудников, а также утверждаем новосоставленное ШР (не забудьте про регистрационный номер). В этом документе обязательно нужно указать дату, с которой вводится новая должность, оклад и подразделение, где будущий сотрудник будет функционировать.
4. Шаг четвертый. Требуется показать приказ бухгалтеру и назначить того, кто будет отвечать за его исполнение.
5. Шаг пятый. Обязательно составьте инструкцию, в которой распишите все обязанности сотрудника, занимающего новую должность.
6. Шаг шестой. Примите человека на работу, ознакомив с инструкцией и составив трудовой рабочий договор. Возможен и перевод на должность сотрудника, уже работающего на предприятии.

Поскольку ШР является внутренним документом, то и составлять его можно в произвольной форме. Все зависит от удобства для руководителя. Однако халатное отношение к внутренней документации может повлечь за собой штраф и административное взыскание для начальника.

Новое штатное расписание может понадобиться работодателю в различных случаях. Но не при всех изменениях в штатном расписании требуется принятие нового документа. Иногда достаточно внести корректировки в существующий.

Читайте в нашей статье:

Обоснования для внесения изменений в штатное расписание

В редких организациях структура настолько статична, что не требует корректировок в течении календарного года. Чаще всего изменения в штатном расписании все же происходят. Они могут быть связаны как с пересмотром организационной структуры и подчиненности отделов, так и увеличением или уменьшением численности персонала.

Изменять штатное расписание при уменьшении рабочего и служащего персонала целесообразно только в случае проведения официальной процедуры сокращения. В иных же случаях, когда по стечению обстоятельств освободились несколько штатных единиц, можно ничего не предпринимать. Особенно, если планируется замещение вакантных позиций.

Как вносить изменения в штатное расписание

Как вносить правки в ШР интересует множество специалистов. Процедура прежде всего зависит от того, что мы хотим в “штатке” изменить. Некоторые корректировки требуют уведомления и согласия работников. Другие могут проходить без учета их мнения. А в ряде случаев может потребоваться обоснование изменения штатного расписания.

Читайте также:

Мы подробно разберем каждый из возможных случаев, требующих корректировки.

Как ввести должность в штатное расписание

Введение новой должности в ШР как раз тот случай, когда не требуется ни согласие сотрудников, ни ознакомление их с корректировками. Это наиболее простой вариант.

Сразу после принятия решения о введении должности издается приказ о внесении изменений в штатное расписание . Распоряжение составляется в произвольной форме, унифицированного бланка не существует. Подписывается оно руководителем компании или лицом, назначенным ответственным.

В приказе обязательно отображается:

• название вводимой должности,
• количество штатных единиц;
• установленный оклад;
• необходимые надбавки;
• дата и номер ШР , в которое вносятся изменения.

Подписанный приказ регистрируется в журнале и хранится на предприятии постоянно.

Читайте также:

Увеличить или уменьшить оклад

Решение об изменении окладной части немного сложнее и требует согласия трудоустроенных по соответствующей должности. Если мы будем говорить об увеличении размера оплаты, то здесь вряд ли вы наткнетесь не какие-либо сложности. А вот изменения в меньшую сторону наверняка вызовут бурю негодования со стороны коллектива.

В любом случае работодателю следует соблюдать условия ст. 74 ТК РФ. Согласно Кодексу изменения в одностороннем порядке компания может вводить только при изменении организационных или технологических условий труда , например, при покупке нового, более технологичного оборудования, позволяющего снять с сотрудника предыдущий объем работы.

Читайте также:

За два месяца до внесения корректировок работодатель должен в письменной форме уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора . При полученном отказе наниматель предлагает свободные вакансии в соответствии с квалификацией работника. При повторном отказе сотрудник должен быть уволен. В трудовой книжке проставляется п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Когда должность, по которой производятся корректировки, вакантна, никаких согласований с рабочим коллективом не требуется.

Сократить штат

После вынесенного решения о сокращении штата, изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа . Дата издания приказа и дата внесения правок должны расходиться на два месяца, учитывая регламентированный срок предупреждения сокращаемых работников.

• Уведомляем сокращаемую часть коллектива за 2 месяца до увольнения.
• Предлагаем

  Также читайте о том, как безопасно оплатить работу в праздник и выходной, как себя вести во время проверки ГИТ и какие условия нужно срочно убрать из трудовых договоров ваших работников.

  Ввести новую штатную единицу

  Введение новой штатной единицы осуществляется на основании приказа. Никаких согласований при этом с рабочим коллективом не требуется. В приказе прописывается до какого количества увеличивается число работников по рассматриваемой должности.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.

Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?

Штатное расписание - это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма - унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.

Составление штатного расписания, является ли обязательным?

Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.

Как часто необходимо составлять штатное расписание?

Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.

Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?

Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т - 3.

Какие сроки хранения кадрового документа?

Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.

Штатная расстановка

Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.

Правило составления штатного расписания

При заполнении "Шапки" указывается название предприятия в поле " Наименование", № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе " Штатное расписание на период". Имеется нумерация граф:

* 1 графа "Наименование". Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа "Код". Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа " Количество штатных единиц". Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа "Тарифная ставка". Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 - 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.

В строке "Итого" суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.

Изменение штатного расписания

Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:

1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.

2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.

Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?

Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.

Важность составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.