Ако вашата институция има разплащания с отговорни лица (например закупуване на определени стоки или услуги чрез отговорни лица или възстановяване на разходи на служители при изпълнение на служебни задължения), тогава вероятно използвате предварителни отчети в работата си. В тази статия бих искал да говоря за правилността на попълването на тези документи в програмата „1C: Счетоводство на държавна институция, издание 2.0“.

Какво е предварителен отчет? В програмата това е документ, потвърждаващ факта на издаване на аванс на служител и отчет за разходите. Следователно е методически правилно първо да създадете в програмата документа „Заявка за авансово плащане“ и след това да въведете „Авансов отчет“, който ще отразява отчетността на отговорното лице.
Приложението може да намерите:

Нека създадем документ:

Попълнете документа със следните данни:

Нека ви обърна внимание на задължението: по-правилно е да създадете задължение за всяко изявление на отговорното лице, така че в нашия пример ще създадем задължение:

За да направим нашия ангажимент видим в списъка, трябва да премахнем флага:

След като бъде завършен, документът изглежда така:

Публикуваният документ генерира следните движения по сметки:

След това въз основа на това се създава документът „Предварителен отчет“:

Документът се състои от четири раздела. Нека разгледаме всеки от тях последователно
1. Аванс
Този раздел съдържа цялата информация за аванса, издаден на служителя. Когато се генерира на базата на раздела, основните данни се попълват автоматично.

Ако има преразход или остатък от предишен аванс, тогава трябва да използвате бутона за попълване:

Също така е важно да попълните табличната част, в която трябва да посочите паричния разходен документ за издаване на средства на счетоводителя като аванс:

Нека създадем нова линия. Както можете да видите на фигурата, се отваря списък с парични документи с избор по контрагент (в нашия пример това е служител Олга Константиновна Зайцева). Но тъй като все още не сме успели да създадем документ за авансово плащане, списъкът е празен. Следователно ние ще платим аванс на служителя:

Нека създадем платежен документ Пари:

Да попълним документа:

Нека изберем подходящата счетоводна операция:

Ще изплатим парите на служителя, ще определим датата за изпълнение на документа и ще извършим:

Документът генерира следните транзакции:

Документът е създаден и публикуван. Сега нека се върнем към нашия авансов отчет и опитайте отново да добавите документ за парични разходи към табличната част на раздела „Аванс“:

Както можете да видите, вече е възможно да добавите паричен документ:

Това завършва попълването на първия раздел. След като отчитащото се предприятие придобие необходими материали, дълготрайни активи, услуги и ще се отчитат със съответните документи в счетоводството - попълва се втори раздел „Разходвани“.
2. Изразходвани.
Отново, благодарение на създаването на базата на приложението, разделът е частично попълнен. Таблицата в този раздел показва разходите на отговорното лице. Можете просто да добавите редове, описващи разходите, или да свържете входящ документ (за това трябва да зададете флага в първия ред):

Тъй като в нашия пример книгите са закупени за библиотеката, ще създадем и посочим документ за получаване на дълготрайни активи:

Този документ генерира следните транзакции:

След като документът за получаване е готов, ние го посочваме в табличния раздел:

Тъй като документът за получаване на дълготрайни активи в табличния раздел вече отразява подробностите за счетоводната операция, следният запис автоматично се въвежда в авансовия отчет:

Ако не посочите никакъв документ за получаване, но дешифрирате разходите на отговорното лице в табличния раздел предварителен отчет, в колоните на счетоводния запис реквизитите са посочени изцяло. Например, нека добавим следния запис:

Тези видове разходи могат да бъдат класифицирани като общи стопански разходи - сметка 109.80 или директно като разходи за текущата финансова година - сметка 401.20:

Бих искал да обърна внимание и на факта, че при попълване на счетоводен запис в тази версия на отчета за разходите, когато се опитаме да отворим списъка със счетоводни сметки, ще видим, че списъкът е празен. Факт е, че изборът се основава на правилни сметки:

Нека премахнем селекцията:

След теглене списъкът се попълва със сметки.
Разгледахме варианта с отчет без енорийски документи, но тъй като не е подходящ за нашия пример, ще изтрием този ред. Вторият раздел ще изглежда така:

3. Информация за депозиране на остатъка, издаване на преразходи.
Този раздел се попълва, когато авансовият размер не е равен на размера на разходите на отговорното лице (по-малко или повече). Ако сумата е по-малка, отговорното лице връща остатъка от сумата (съставя се и касова бележка); ако сумата на разходите е по-голяма и се вземе предвид цялата сума, на отговорното лице се дава преразход ( се съставя касов документ с разходен характер). И в авансовия отчет в този раздел в табличната част е посочен документ, който доказва въпроса за преразход или връщане на остатъка. В нашия пример дълготрайните активи са закупени за цялата сума, така че този раздел ще остане празен.

4. Счетоводна операция.
В този раздел, както и в други документи, е посочено счетоводна сделка, което ще ви позволи да генерирате необходимите транзакции при провеждане. По подразбиране документът съдържа следната счетоводна операция:

Това се случи, защото на този документОт доставчика се предоставя само една счетоводна операция:

След попълването му подаваме документа. Трябва да видите кои транзакции ще бъдат генерирани от документа:

В нашия пример не са създадени транзакции. Да видим дали това е правилно:
- първият документ, който генерирахме беше заявление за авансово плащане. Той генерира транзакции за приемане на парични задължения. Тоест ние трябва да платим пари на отговорното лице сега, не когато стоката пристигне, а сега, което означава, че поемаме финансови задължения.
- тогава се генерира разходен документ - в нашия пример беше заявление за касови разходи. Този документ генерира транзакции, които „поставят“ средства в размер на 10 000 рубли. със съответния анализ (подсметка „Контрагент“) към сметка 208.31 „Разплащания с отговорни лица за придобиване на дълготрайни активи“. Записите в този документ са правилни.
- след отчет на отговорното лице, създадохме документ за получаване на дълготрайни активи, който генерира осчетоводяване, в което е посочена сметка 208.31 за заема, това осчетоводяване закрива сметка 208 и приключва операцията по сетълмент с отговорни лица. Отговорно лицевече няма дълг.
- по отношение на сметките от раздел 5 „Санкциониране“, в частност – парични задължения – тези сметки се закриват в края на годината, през годината сумите по тези сметки се натрупват.
Следователно документът „Предварителен отчет“ не генерира никакви публикации при публикуването.
Нека да разгледаме текущата ситуация в отчета "Оборотна ведомост":

Нека използваме следните настройки:

Нека генерираме отчет:

Както се вижда от отчета, в резултат на операциите, ние сме останали с дебитно салдо по сметка 106 - това са нашите капиталови вноски в дълготрайни активи, които са придобити чрез подотчетно лице. Необходимо е да се вземе предвид от тази сметка към сметка 101 и новопридобитият дълготраен актив ще се появи в счетоводството.
Също така имайте предвид, че сметка 208 е закрита. Това означава, че отговорното лице е осчетоводило изцяло издадения аванс.
Салдата по авторизационните сметки се запазват, но, както вече споменах, това е нормално, защото... закриването настъпва в края на годината.
И накрая, искам да ви обърна внимание на едно нещо важен нюанспопълване на документи: при оформяне и попълване необходими документиЗа подотчитане обърнете внимание на последователността, предвидена от датата на документа. Тоест най-ранна да е датата на заявката за авансово плащане, най-късна датата на авансовия отчет. Датите на документите за издаване и приемане на средства, документите за получаване на стоки и материали и услуги трябва да бъдат в рамките на този интервал.

Авансовият отчет е един от документите, които командированият служител трябва да представи на работодателя в рамките на три работни дни след завръщане от командировка. Авансовият отчет се съставя в един екземпляр. Част от авансовия отчет се попълва от самия командирован служител, а част от счетоводителя.

Авансовите отчети се използват за отчитане на средствата, издадени на отговорни лица за административни и стопански разходи. Авансовият отчет е документ, чрез който служителят отчита изразходваните суми.

Съставя се в един екземпляр от отговорното лице и счетоводния служител съгласно унифициран формуляр № AO-1 „Авансов отчет“, одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 01.08.2001 г. № 55. Авансът докладът може да бъде изготвен както на хартия, така и на компютърен носител.

Можете сами да решите коя форма да попълните авансовия отчет. Това решение се одобрява от управителя със заповед към счетоводната политика. Може да е:

• унифициран формуляр No АО-1;
• независимо разработена форма - при условие че съдържа всички необходими подробности, предвидени в част 2 на член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Правила за изготвяне на предварителен отчет

Авансовият отчет се попълва частично от отговорното лице. На обратната страна на формуляра отговорното лице записва списък с документи, потвърждаващи направените разходи (сертификат за пътуване, разписки, транспортни документи, касови бележки, разписки за продажба и други подкрепящи документи) и размера на разходите за тях ( колони 1 - 6). Отговорното лице трябва да номерира приложените към отчета за разходите документи по реда, в който са записани в отчета.

На лицевата страна на отчета за разходите посочете:

• име на организацията (пълно име на предприемача);
• подразделение;
• фамилия и инициали на служителя, неговата длъжност;
• целта на аванса е пътни разходи.

Пътникът попълва обратната страна на отчета за разходите. Той трябва да посочи списък с документи, потвърждаващи разходите, датите на тяхното издаване, номерата, вида (чек, разписка и др.) И изразходваната сума. Документите, приложени към авансовия отчет, се номерират от отговорното лице по реда, в който са записани в отчета.

В авансовия отчет служителят посочва изразходваните суми във връзка с командировката, така че счетоводният отдел да извърши сетълмент на авансовото плащане, издадено преди командировката (клауза 4.4 от Правилника за реда за извършване на касови операции с банкноти и монети на Банката на Русия на територията Руска федерация, одобрен от Банката на Русия на 12 октомври 2011 г. № 373-P).

Счетоводството от своя страна проверява предназначението на средствата, наличието на оправдателни документи, потвърждаващи направените разходи, правилността на тяхното изпълнение и изчисляване на сумите, а също и на обратната страна на формуляра посочва сумите на разходите, приети за счетоводство ( колони 7-8) и сметки (подсметки), които се задължават с тези суми (колона 9).

Подробности, свързани с чужда валута(ред 1а от лицевата страна на формуляра и колони 6 и 8 от задната страна на формуляра), се попълват само в случай на издаване на средства в чуждестранна валута на отговорното лице.

Ако приспадате ДДС върху пътните разходи, отразете в авансовия отчет не само общата цена на билета, но и сумата на входящия ДДС. Трябва да се посочи във формуляра за строг отчет. Ако сумата на данъка не е маркирана във формуляра, ДДС не може да бъде приспаднат (клауза 7 от член 171, клауза 1 от член 172 от Данъчния кодекс). Видовете BSO, потвърждаващи плащането за пътуване, са посочени в заповедите на Министерството на транспорта от 8 ноември 2006 г. № 134, от 21 август 2012 г. № 322. Това са следните форми:

• маршрут/разписка за електронен пътнически самолетен билет и разписка за багаж (извлечение от автоматизираната информационна система за регистрация на въздушен превоз);
• контролен талон на електронен документ за пътуване (билет) (извлечение от автоматизираната система за управление на превоза на пътници в железопътния транспорт).

Бъдете внимателни: много пратки се облагат с ДДС в размер на 0 процента. По-специално, нулевата ставка на ДДС се прилага за всеки международен транспорт (подточка 4, клауза 1, член 164 от Данъчния кодекс), вътрешни полети до Крим (подточка 4.1, клауза 1, член 164 от Данъчния кодекс) и превоз на пътници и багаж с железопътен транспорт (т. 9.2 и 9.3, клауза 1 на член 164 от Данъчния кодекс).

Въз основа на резултатите от попълването и обработката на авансовия отчет се разкрива резултатът от взаимните разплащания: салдото на неизползваното авансово плащане или преразход по авансовия отчет.

Управителят одобрява. Провереният предварителен отчет се одобрява от ръководителя или упълномощено лице, ако има писмен отчет от командирования служител за извършената работа в командировката, съгласуван с ръководителя на структурното звено на работодателя.

Приложения към авансовия отчет

Съгласно процедурата за изготвяне на документи, свързани с командироването на служители, към авансовия отчет могат да бъдат приложени като оправдателни документи:

• удостоверение за пътуване, издадено по формуляр № Т-10, одобрено с решение на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1;
• документи за отдаване под наем на жилищни помещения;
• върху действителните пътни разходи (включително застрахователна премия за задължителна лична застраховка на пътниците в транспорта, заплащане на услуги за издаване на документи за пътуване и осигуряване на спално бельо във влаковете);
• за други разходи, свързани с командировката.

Одобряване на авансов отчет

Датата на признаване на разходите за командировка е датата на одобрение на авансовия отчет (подточка 5, точка 7, член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Разходите за служебни пътувания се класифицират като други разходи, свързани с производството и продажбите (подклауза 12, клауза 1, член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

Отчитането на пътните разходи се предоставя в 1C и различни счетоводни системи.

Ако авансовият отчет е съставен в нарушение

Съставянето на авансов отчет в нарушение на изискванията, установени от закона, както и липсата на необходимите приложения към авансовия отчет (или тяхното неправилно изпълнение) води до несъответствие на авансовия отчет с изискванията на законодателството на Руската федерация. . Съответно сумата на разходите, посочени в авансовия отчет, не може да бъде включена в разходите за целите на данъка върху печалбата, тъй като няма надлежно документално доказателство.

Ако попълните авансов отчет в 1C, ще можете да следите отчетните средства, които издавате на служителите. Документът показва пътни, бизнес и други разходи. По-добре е да го съхранявате и изпращате по електронен път. И програма, която улеснява работата на счетоводителите, е идеална за това.

1C е оптимален за създаване на отчет за разходите.

Главна информация

Предварителният отчет 1C трябва да бъде изготвен след прехвърлянето на средствата на служителя, който отчита. По този начин можете да следите разходите и веднага да подготвите съпътстващи документи. В същото време те определят целите, за които ще бъдат насочени отпуснатите пари. Например:

• Закупуване на стоки, необходими на компанията.
• Плащане към доставчици.
• Пътни разходи.

АП се пише от самия служител и към него се прилага документация, че са му дадени пари. След това счетоводителят въвежда тази информация в базата данни на комуналното предприятие.

Добавяне на отчет

За да разберете как да направите отчет за разходите в 1C, трябва да разберете малко за това приложение. Добавянето на акционерно дружество е съвсем просто – създава се чрез опциите на програмата. Но когато попълвате, трябва правилно да посочите данните, информацията за отговорното лице и отпуснатите средства. А това изисква умения за работа с програмата. За да създадете такова АД:

В тази статия ще разгледаме как да попълните предварителен отчет в програмата 1C Accounting на Украйна.

Попълването на отчета за разходите е идентично с по-ранните версии на програмата, но има някои разлики.

Нека отворим документа "Авансов отчет" през функционалния панел, като отидем в един от разделите на функционалния панел "Каса" и изберем съответния тип документ, или през главното меню "Каса".

Пред нас ще се отвори дневникът за документи „Авансов отчет“. В този дневник трябва да създадете нов документчрез натискане на клавиша Insert или използване на бутона на менюто „+“ (Добавяне)

Започваме да попълваме документа, като попълваме детайлите на заглавката на документа, като посочваме стойностите:

· Организация – автоматично ще се попълни с организацията, конфигурирана като Основна. Ако системата поддържа записи за няколко организации, трябва да изберете друга организация от директорията на организациите.

· Склад – ако е необходимо да се отрази покупката на стоки/материали/оборудване в отчета за разходите, в това поле трябва да посочите складовото място, на което ще бъдат осчетоводени.

· Цел – незадължителни данни за попълване

· физическо лице е задължителен детайл. Необходимо е да се избере лице, което да носи отговорност за усвоения аванс. Ако указателят на лицата не съдържа необходимите индивидуаленсъответстващ на служителя, той може да бъде създаден веднага, без да се прекъсва процесът на попълване на документа.

Документът има няколко отметки (таблични части), които се различават по своето предназначение.

Това са отметките: „Аванси“, „Стоки“, „Контейнер“, „Плащане“, „Други“.

В раздела „Аванси“ трябва да посочите документите, въз основа на които са издадени средствата на отговорното лице. Това могат да бъдат следните видове документи: „ Платежно нарежданеизходящ", "Платежно нареждане за дебитиране на средства" или "Изходящо касово нареждане".

Попълнете раздела „Аванси“.

В табличния раздел добавете нов ред, като щракнете върху бутона „+“ и попълнете подробностите за реда:

Нека разгледаме пример, когато парите са издадени чрез касов апарат с помощта на услуги за парично разплащане.

· Авансов документ - първо от падащия списък с възможни типове документи изберете желания тип документ “Изходящ ордер в брой”.

В дневника за касови нареждания, който се отваря, изберете необходим документ, след което в раздел Аванси всички колони на нов ред ще се попълнят автоматично с данните на избрания Изходящ касов ордер.

Ако служител не отчете цялата сума, издадена в отчета, трябва ръчно да коригирате сумата в колоната Изразходвани.

Тук посочваме закупените от отговорните лица за издадения аванс. В нашия случай например ще има Книги. Подобно на действията в първия раздел, добавете продукт, като щракнете върху бутона „+“.

Ако продуктът вече е създаден в директорията на артикулите, като се посочват всички необходими данни, тогава колоните (мерна единица, счетоводна сметка, ДДС сметка, данъчно предназначение) за продуктовата линия в авансовия отчет ще се попълнят автоматично от продукта карта.

Посочете количеството на закупените стоки. Ако има няколко продукта, тогава създаваме толкова линии, колкото е броят на закупените продукти.

В случай на покупка от добре познат контрагент, можете да въведете името на тази организация в съответното поле, да въведете споразумението, да въведете ръчно името на търговския документ, издаден от контрагента, неговия номер и дата, ако сетълментите по споразумението се извършва съгласно документи за сетълмент, след което се посочва документът за сетълмент с контрагента.

Ако по време на покупката са използвани контейнери за връщане, преминете към попълване на съответния раздел „Контейнери“.

Избираме или пълним контейнера по същия начин, както пълним продукта в предишния раздел.

Раздел „Плащане“.

Попълва се само ако стоките са закупени не със счетоводни средства, а за ваша сметка, и или материалите са получени чрез 631 сметки. В нашия случай няма нужда да попълвате този раздел.

Раздел „Други“.

В този раздел се посочват разходите на отговорното лице, направени от него за придобиване на различни допълнителни услугиили стоки. Ние също така посочваме разходи в този раздел, ако декларираното лице докладва за пътни разходи. Например: билети, бензин, настаняване, пътуване и др.

Задължително е да посочите сметката и анализа на разходите за всички редове; ако разходите включват ДДС, тогава посочете ДДС ставката, ДДС сметката и попълнете контрагента и договора

Моля, имайте предвид, че с помощта на бутона от менюто „Цени и валута“ в допълнителен прозорец можете да зададете валутите и размерите на цените, валидни в документа. При промяна стойностите в документа ще бъдат автоматично преизчислени.

Публикувайте документа, като щракнете върху бутона „Публикуване“.

Проверяваме дали всички кабели са оформени правилно. За да направите това, отворете резултата от документа с помощта на бутона DtKt

Извеждаме печатна форма на отчета чрез бутона „Печат“ или бутона „Предварителен отчет“.

Връщане на пари на касата

Ако отговорното лице не е изразходвало всички пари и има нужда да ги върне на касата, въз основа на документа „Авансов отчет“ се създава документът „Приходен касов ордер“.

За да направите това, като сте в документа за предварителен отчет, щракнете върху бутона „Въведете на базата“ и изберете типа документ „Нареждане за касова бележка“.

В резултат на това ще се отвори нов документ за парично разплащане с попълнените данни за организацията, отчетната и неизразходваната сума. Остава само да посочите позицията на паричния поток от съответната директория и да осчетоводите документа.

В процеса на извършване на дейност всяко предприятие има право да издава средства на своите служители по сметка. Служителят, в този случай наричан отговорно лице, е длъжен да представи отчет за използването на издадените средства и да приложи към него документи, потвърждаващи разходите. В тази статия ще ви запознаем с характеристиките на сетълментите с отговорни лица, както и с процедурата за отразяване на авансови отчети в транзакции.

Съгласно Данъчния кодекс средствата срещу отчета могат да се издават на служител само за целите на извършване на производствените дейности на организацията. Отговорното лице може да използва парите, получени при командировка или директно за служебни нужди. При извършване на разходи служителят предоставя авансов отчет във формуляр AO-1. Той трябва да бъде придружен от фактури, касови бележки и други документи, удостоверяващи, че служителят е направил разходи във връзка с производствени нужди.

Разплащанията с отговорни лица са доста често срещани сделки. Трудно е да се намери счетоводител, който поне веднъж да не се е сблъсквал с издаването на средства на служител или предварителен отчет. Основното нещо, което трябва да запомните в този случай, е грижата и стриктността при проверка на документи, потвърждаващи факта и размера на разходите, направени от служителя.