Под отчет (или) подотчет - което е правилноса наречени пари в бройиздадени на служители за решаване на определени производствени проблеми? Как се изготвя предварителен отчет? Възможно ли е да се издават парични суми по сметка на трети страни? Отговори на всички тези въпроси ще намерите в тази статия.

На кого могат да се издават суми за отчет?

За да разреши всякакви производствени проблеми, работодателят може да даде пари на своя служител. Тъй като служителят трябва да осчетоводи тези средства, като представи авансов отчет на работодателя, се счита, че те се издават на сметка.

До 2014 г. беше прието парите да се получават само по сметка от касата на работодателя и това можеха да правят само негови служители на пълен работен ден.

От 2014 г. ситуацията се промени:

• Работодателите имат възможност да издават парични суми по сметка безкасово чрез превод на банкова картаслужител (личната му сметка). Това потвърдиха от Министерството на финансите в свое писмо от 25 август 2014 г. № 03-11-11/42288.
• Вече могат да бъдат подотчетни лица и свободните професии, работещи по граждански договор. Те също така се наричат ​​служители в параграф 5 от Директива № 3210-U на Банката на Русия от 11 март 2014 г.

Също така би било полезно за работодателя да създаде списък на лицата, които могат да получават парични суми по сметка. Такъв списък е одобрен със заповед на ръководителя на предприятието или е предвиден в счетоводната политика.

Лицата, получили пари по сметка, трябва да съставят авансов отчет за сумите, които са изразходвали, както и да предоставят изходни документи, доказване на разноски. Това правило остава непроменено.

Счетоводител проверява отчета за разходите

• Краят на периода, за който са му дадени пари в брой. Посочва се или в заявлението на лицето за издаване на средства по сметка, одобрено от управителя, което до 19 август 2017 г. беше единственият документ, даващ право на получаване на пари, или на разположение на управителя, от 19 август, 2017 г. (Директива на Банката на Русия № 4416-U от 19 юни 2017 г.), която се превърна в независим документ, въз основа на който могат да се издават отчетни суми.
• Връщане на отговорното лице от командировка, връщане на работа след отпуск или болест, ако през този период е изтекъл срокът за подаване на отчета.

Заявлението трябва да има виза от ръководителя на предприятието за разрешение за издаване на парични суми по сметка.

Предприятието има право да определи свой собствен срок за представяне на авансови отчети в счетоводния отдел. Трябва да бъде отразено във вътрешни местни актове, например във вашите счетоводни политики или наредби за командировки.

Авансовият отчет се съставя от отговорното лице във формуляр AO-1. Можете също така да използвате формуляр, независимо разработен и одобрен от предприятието. Не трябва да противоречи на изискванията на Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ относно задължителните данни на първичния счетоводен документ.

На обратната страна на отчета на формуляр AO-1 служителят изброява направените от него разходи ред по ред, като посочва подробностите за оправдателните документи и сумите. Подкрепящите документи са необходими за всяка от линиите и могат да бъдат представени от всякакви документи, съдържащи индикация за факта на плащане за тях.

Можете да изтеглите формуляра за предварителен отчет на нашия уебсайт, като използвате връзката .

Счетоводителят проверява коректността на сумите, вписани в авансовия отчет, съгласно представените разходооправдателни документи и, ако е необходимо, ги разделя и въвежда фактури счетоводство. Лицевата страна на отчета също се попълва от счетоводителя. На отговорното лице се дава разписка за откъсване, потвърждаваща подаването на авансов отчет.

Неизползваните отчетни суми трябва да бъдат върнати от служителя в касата на фирмата. Ако обаче служителят не е върнал остатъка от неизразходваните средства съгласно представения авансов отчет, от 19.08.2017 г. това не служи като основание да не му се издават пари за редовни разходи.

В случай на оправдан преразход (служителят е изразходвал повече от издаденото и това е било съгласувано с ръководителя), сумите се възстановяват на отговорното лице. Общо отчетът за разходите трябва да има 4 подписа: на отчетното лице; счетоводителят, който е проверил отчета; главния счетоводител и управителя, който го утвърждава.

Можете да видите пример за попълване на предварителен отчет в материала .

Осчетоводяване на авансови отчети

Нека разгледаме някои счетоводни записи за осчетоводяване на авансови отчети.

Пример

LLC "Zagadka", срещу отчет от касата, даде пари в брой на служителите си в размер на 50 000 рубли. за бизнес разходи (закупуване на строителни материали). Авансовият отчет е подаден от служителя в определения от предприятието срок, разходите са документирани. Служителят е похарчил 38 000 рубли, включително ДДС от 5797 рубли. Останалите парични средства са върнати в касата на дружеството.

В счетоводството ще бъдат направени следните записи:

• Dt 71 Kt 50 - издаване от касата на сумата от 50 000 рубли за отчитане на служител по разходен касов ордер.
• Дт 10 Кт 71 - капитализират се придобитите от подотчетното лице Строителни материалисъгласно известието за доставка в размер на 32 203 рубли.
• Dt 19 Kt 71 - ДДС, разпределен върху закупени материали в размер на 5797 рубли.
• Dt 50 Kt 71 - средства в размер на 12 000 рубли, неизползвани от отговорното лице, са върнати в касата на предприятието съгласно касов ордер.
• Dt 68 Kt 19 - ДДС в размер на 5797 рубли. приети за възстановяване от бюджета (ако има фактура от доставчика и сумата на ДДС е разпределена на отделен ред в касовия апарат/касовата бележка, приходен ордер).
• Dt 91 Kt 19 - ДДС в размер на 5797 рубли. се отписва като други разходи на предприятието (в случай че не може да бъде прието за възстановяване от бюджета поради липса на фактура).

Повече подробности за правилата за отразяване на ДДС съгласно предварителни отчетиПрочети статията .

Резултати

Авансовият отчет е обобщена информация за средствата, получени от служителя, изразходваните суми от тези средства и оставащия неизползван остатък от пари (или преразход). Всяка от изразходваните суми се потвърждава от оправдателен документ, въз основа на който счетоводителят прави съответното счетоводно записване или записи, ако сумата изисква разбивка (например при разпределяне на ДДС или разделяне на сумата, платена едновременно за материали и услуги) .

При издаване на отчетни суми пари в предприятие на служител е необходимо да се изготви предварителен отчет.

Нека да разгледаме каква е процедурата за изготвяне на такъв документ през 2019 г., за да не нарушаваме закона и да не се натъкваме на искове от инспекционните структури.

Задължение на отчетния служител е да се подчини на крайни сроковеотчет и документи, които могат да обосноват направените разходи.

Но когато изготвяте такива отчети, си струва да се придържате към ясни правила, установени не само от руското законодателство, но и от ръководителя на компанията чрез одобрение на местни документи.

Общи точки

Предварителният отчет е един от документите, съставени в предприятието, чиято подготовка трябва да се спазва законите.

Нека да разберем какво нормативни документидава се дефиниция и на какви разпоредби на закона трябва да се позовават счетоводителите и отговорните служители на дружеството.

Какво е?

Авансовият отчет се разбира като вид счетоводен документ, който е необходим на служителя на компанията, за да докладва за изразходването на пари за закупуване на стоки, услуги и работа.

Такъв документ трябва да бъде предоставен на счетоводителя заедно с документация, която ще потвърди валидността на направените разходи.

Авансови суми могат да се издават само в публикация, която съдържа списък на отговорните лица, отразява условията, целите, за които могат да се издават пари, и техния размер.

Предназначение на документа

С помощта на предварителен отчет служителите на компанията предоставят потвърждение за изразходваните суми, издадени преди това по нареждане на работодателя.

Как да попълните правилно авансов отчет?

Авансовите отчети се попълват от служители, на които организацията е отпуснала целеви средства. Попълненият формуляр се предава на служител от счетоводния отдел на фирмата, проверява се и се подписва от упълномощени лица.

Отчетният служител трябва да върне всички останали средства в касата на компанията в съответствие с одобрените правила.

Сумата над определения лимит се издава на. Въз основа на авансови отчети парите, издадени от сметката, се отписват.

Унифицирана нова форма на формуляр (AO-1)

Те използват регламентираната форма на първична счетоводна документация AO-1 (OKUD 0302001), която е приета от правителството (в съответствие с).

Нека използваме този формуляр, за да записваме пари, които се дават на лице, което се счита за отговорно за бизнес или други разходи.

След като одобри изготвения формуляр за авансов отчет, счетоводителят го отписва и записва в счетоводството.

При необходимост се извършва възстановяване на разходи над лимитите. Такъв документ трябва да бъде съставен в един екземпляр на хартиен или електронен носител.

За да предотвратим това, нека да разберем кога да подадем отчет на ръководството и колко време трябва да се съхраняват такива формуляри в предприятието.

Подаване в счетоводството

Лицето, получило отчетни пари, трябва да подаде отчет в 3-дневен срок след изтичане на периода, за който са издадени. Всички срокове за предоставяне на документация се определят от ръководителя на предприятието.

Такива характеристики са разгледани в клауза 11 от правилата за извършване на всички парични транзакции в Русия, които бяха приети.

Изпращане на отчет:

Съхранение в организацията

Периодът, през който се съхраняват предварителните отчети, се определя от законодателството на Руската федерация.

Има едно „Но“ - има 3 такива периода.Документацията с информация за периодите на съхранение може да бъде разделена на следните групи:

• данък (при изчисляване на данъчни плащания);
• счетоводство.

Сроковете са посочени в следните разпоредби:

Компанията трябва да гарантира безопасността на такива документи и да осигури безопасни условия.

При смяна на ръководството документите трябва да бъдат прехвърлени в съответствие с правилата, предписани в местните документи на предприятието ().

Основният източник е, който гласи, че докладът трябва да се съхранява най-малко 5 години (подточка 4, клауза 4 от втория раздел).

Наличие на документи, потвърждаващи разходите

Ако трябва да изпратите служител в командировка, се издават следните удостоверения:

• документ, потвърждаващ насочването на служителя към;
• на фирми.

След представяне на поръчката и съставяне на приходния касов ордер, отговорно лицеполучава пари от касата.

Ако такъв служител изразходва издадените средства, той трябва да получи сертификати, потвърждаващи разходите.

След завръщането си командированият служител трябва да представи предварителен отчет и свързаните с него документи в счетоводния отдел.

Ако служителят харчи повече пари и то неоснователно, излишната сума от отчета за разходите се приспада от дохода на такъв служител.

Всички сертификати се изготвят в съответствие с изискванията, посочени в нормативните документи. Ако ги нарушите, ще бъдете изправени пред искове от представители на данъчните власти и глоби.

ЧЗВ

Има редица нюанси, които си струва да запомните за компании, които практикуват издаване на отчетни средства на своя персонал.

Например, не всеки знае какво да прави с номерирането на отчетите за разходите или какви са характеристиките на съставянето на документ за бизнес нужди. Начинаещите също правят грешки при попълване на формуляра в програмата 1C.

Как да създадете акционерно дружество за нуждите на бизнеса?

Например, на служител се дават пари за бизнес нужди на касата. Той подписва.

След изпълнение на задачата се представя удостоверение за свършена работа, което се подписва от комисията. Трябва ли счетоводният отдел да предостави документ, потвърждаващ приключването на авансовото плащане?

Но за да получат отчетната сума, всички служители трябва да напишат декларация, отразяваща следните данни:

• размер на сумата;
• периода, за който се получават средствата;
• дата на;
• подписи на ръководството.

Преди това директорът отбеляза сумата и сроковете за всеки. През 2019 г. такава информация може да бъде въведена на персонален компютър.

От управителя се изисква само подпис. Примерно приложение:

Ако служителят не отчете средствата, които са били отчетени преди това, той няма право да получи друга сума.

Правото за извършване на преводи по разплащателни сметки на отчетни средства се появи след одобрение.

За да прехвърлите към карта е необходимо:

1. Поставете отметка счетоводна документациябележка, показваща, че парите от касата са прехвърлени на картата на служителя.
2. Получаване на извлечение от служителя със същия знак и данни за сметката.
3. трябва да съдържа бележка, че средствата са отчетни.
4. В счетоводната политика на счетоводния отдел е разработен и фиксиран формуляр за авансов отчет, където ще има позиция за отразяване на парите, които се прехвърлят на картата.
5. Помолете служителя да запази фиша след извършване на плащането.

Паричните средства вече трябва да бъдат отразени в данъчни и счетоводни записи:

Разрешено е отразяването на отчетни пари, които се прехвърлят на корпоративни карти. Изготвя се декларация в свободна форма и се издава заповед от управителя.

Не забравяйте, че не е необходимо да отписвате отчетни суми за данък върху доходите, докато служителят не представи авансов отчет с всички необходими документи.

Също така не трябва да таксувате застрахователни премиии удържа данък върху личните доходи. ДДС може да бъде включено в самолетните билети. В противен случай просто следвайте простите правила.

Ако попълните авансов отчет в 1C, ще можете да следите отчетните средства, които издавате на служителите. Документът показва пътни, бизнес и други разходи. По-добре е да го съхранявате и изпращате по електронен път. И програма, която улеснява работата на счетоводителите, е идеална за това.

1C е оптимален за създаване на отчет за разходите.

Главна информация

Предварителният отчет 1C трябва да бъде изготвен след прехвърлянето на средствата на служителя, който отчита. По този начин можете да следите разходите и веднага да подготвите съпътстващи документи. В същото време те определят целите, за които ще бъдат насочени отпуснатите пари. Например:

• Закупуване на стоки, необходими на компанията.
• Плащане към доставчици.
• Пътни разходи.

АП се пише от самия служител и към него се прилага документация, че са му дадени пари. След това счетоводителят въвежда тази информация в базата данни на комуналното предприятие.

Добавяне на отчет

За да разберете как да направите отчет за разходите в 1C, трябва да разберете малко за това приложение. Добавянето на акционерно дружество е съвсем просто – създава се чрез опциите на програмата. Но когато попълвате, трябва правилно да посочите данните, информацията за отговорното лице и отпуснатите средства. А това изисква умения за работа с програмата. За да създадете такова АД:

Общите правила за попълване на предварителен отчет са следните:

1. Докладът се изготвя в рамките на 3 работни дни от датата на:

• изтичането на периода, за който са издадени средствата, посочен в заявлението на служителя за издаване на пари по сметка;
• служителят се връща на работа, ако периодът, за който са издадени парите, е изтекъл по време на болестта или ваканцията му;
• връщане на служителя от командировка.

За неспазване на срока служителят може да бъде наказан финансово.

„Служителят отново забави основната работа? Наказание с рубла" .

1. Докладът се съставя в унифициран формуляр AO-1 или във формата, приета от организацията.

Можете да изтеглите формуляра за отчет на нашия уебсайт - вж. „Унифициран формуляр № AO-1 - авансов отчет (изтегляне)“ .

1. Попълва се съвместно от служителя и счетоводителя.
2. Одобрено от управителя.
3. Като приложения към отчета се изискват документи, потвърждаващи направените от служителя разходи - чекове, фактури, билети и др.

Как да попълните правилно авансов отчет

Предварителният отчет може да бъде разделен на 3 части:

• Първата (предната) част се попълва от счетоводителя. Тук се отразяват данните на документа (неговият номер и дата), информация за организацията и отговорното лице, за издадения му аванс, обобщена информация за изразходваните средства и счетоводни сметки, които отразяват тяхното движение и отписване, т.к. както и информация за издаването на преразход на служителя или получаването от него на неизползван аванс.
• Втората част е разписка за разкъсване, потвърждаваща приемането на доклада за проверка. Счетоводителят го попълва, отрязва го и го дава на счетоводителя.
• Третата част на документа (обратната страна на формуляр AO-1) се попълва колективно. Служителят-отчетник отразява в него ред по ред данните за документите, с които потвърждава направените от него разходи, както и размера на разхода „според отчета“. И счетоводителят въвежда приетата за осчетоводяване сума и счетоводната сметка, в която разходът ще бъде „осчетоводен“.

Докладът се подписва от служителя, счетоводителя и главния счетоводител. След това се предава на управителя за одобрение - съответният печат е на лицевата страна на документа.

ЗАБЕЛЕЖКА! Предварителен отчет може да бъде изготвен не само на хартиен носител, но и в електронен вид.

За повече информация относно това вижте статията „Авансовият отчет може да бъде подписан електронно“ .

Предварителни отчети през 2019 г.: къде да видите пример и да изтеглите безплатен примерен формуляр

През 2019 г. (както и през 2017-2018 г.) няма промени в предварителните отчети - този документ все още трябва да бъде попълнен. Ако авансовият отчет се съставя в електронен вид, е необходимо използването на електронен подпис от всички служители, участващи в попълването му (писмо на Министерството на финансите от 20 август 2015 г. № 03-03-06/2/48232 ).

Можете да се запознаете с пример и пример за попълване на предварителен отчет на нашия уебсайт. Нека да разгледаме един хипотетичен пример.

Да кажем, че на 21 януари 2019 г. IKS LLC даде на своя служител О. Д. Смирнов пари в размер на 20 000 рубли. за закупуване на 5 касети за принтер. Зад него нямаше неизползвани аванси. Покупката е извършена на същия ден, а служителят е подал отчета на следващия ден, тоест 22 януари.

Служителят е похарчил само 18 950 рубли. (Покупката не подлежи на облагане с ДДС, тъй като продавачът прилага опростената данъчна система). Неизползвани средства в размер на 1050 рубли. го върнал на касата веднага след предаване на отчета в счетоводството.

Ето пример за попълване на предварителен отчет за тази ситуация.

Счетоводен документ, потвърждаващ разхода на средства, дадени на служител предварително, е посочен като авансов отчет - формуляр, състоящ се от две страни: предна и задна.

Формулярът се попълва от отговорното лице, като към отчета се прилагат документи, потвърждаващи разходите.

Счетоводителят, след като получи набор от документи, ги проверява и ги записва във формуляра за отчет на разходите на местата, определени за попълване от счетоводителите.

Докладът трябва да бъде подписан от ръководителя, отчетните суми да бъдат отписани

Впоследствие отчетът се поставя в албума с унифицирани формуляри, като се вземат предвид като касови операции, въведени в унифицирания формуляр № AO-1.

Авансови средства се издават на служителите на предприятието, ако са планирани развлечения или бизнес разходи.

За издаване на определена сума пари е необходима заповед на управителя за отговорни лица, в която се посочва списък на лицата и причините за издаването.

Отговорно лице са служителите, които имат право на сума за бъдещи разходи по сметка.

Има определени срокове, в които лицето е длъжно да състави авансов отчет за изразходваните средства.

Изготвяне на предварителен отчет, примери

Ние пишем отчет за разходите, като използваме примера на служител, който отива в командировка.

Счетоводство и отдел Човешки ресурси събират и обработват Задължителни документив командировка:

1. потвърждение за назначението на служителя в командировка,
2. служебно назначение.
3. Препоръчва се да се състави споразумение за отговорност с отговорното лице, ако това е одобрено в счетоводната политика на организацията.

При представяне на ордер и при наличие на касов ордер на подотчетното лице се дават средства от касата. В случай на определени отпадъци, служителят трябва да запази оправдателни документи.

След като служител се върне от командировка, той трябва да изготви предварителен отчет в същия ден и да го представи в счетоводния отдел.

Счетоводителят, след като провери отчета, го прехвърля в специална програма и го отписва, потвърждавайки валидността на отпадъците.

Ако има неизразходвана сума, служителят внася останалите средства в касата или в противен случай средствата могат да бъдат преизразходвани, тогава се извършва възстановяване на средствата на отговорното лице.

Ако има липси от предходния авансов отчет на служителя, следващото авансово плащане е забранено да се издава.

Служителят няма право да прехвърля аванс на друго лице

Всички документи трябва да бъдат изготвени в съответствие с изискванията, установени от закона ( федералният закон„Относно счетоводството“), за да избегнете искове от данъчните власти и последващи глоби.

Формулярите за предварителен отчет се попълват само чрез унифициран формуляр № AO-1, ​​те могат да бъдат изтеглени от официални източници в Интернет.

Инструкции за попълване на авансов отчет, примери

Има няколко начина за попълване: чрез специални счетоводни програми или електронен файл във формат Excel, който може да бъде изтеглен от Интернет. Едната част се съставя от подотчетното лице, а другата от счетоводителя.

На първата страница на формуляра за отчет служителят трябва да посочи необходимите подробности:

• Име на фирмата,
• дата на доклада,
• позиция и инициали.

Целите, за които са издадени средствата, са посочени в колоната за авансово предназначение.

Целият списък на подкрепящите документи е посочен на обратната страна. Задължителните колони за попълване са от 1 до 6.

Последователността на уточняване на списъка се извършва по ред, включително в самия доклад с посочване на документите.

Осчетоводявания в авансовия отчет: сумите на разходите за всяка операция, дебитна сметка, подсметка се посочват последователно.

След посочване на всички общи суми формулярът се подписва и дешифрира. На лицевата страна в колона “разходвани” се вписват сумите, а в колона “общо” посочените на предната страна.

След получаване на документа за проверка на отчета за разходите, счетоводителят трябва да състави разписка за получаване и да я предаде на отговорното лице.

Счетоводителят проверява транзакциите и приетите суми, номерата на сметки, за които се дебитират разходите, и ги посочва на гърба на формуляра.

Ако са установени преразходи или остатъци от получено или текущо авансово плащане и от счетоводните им операции, счетоводителят прави бележки на първата страница на формуляра за отчет.

Ако средствата се изразходват за бизнес нужди, се препоръчва да се попълни отделен авансов отчет

Документи за чужд езиктрябва да бъдат преведени на руски език в съответствие с разпоредбите за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация.

След всички необходими формалности и проверки от счетоводителя, отчетът за разходите се представя на ръководителя на организацията за одобрение.

Ръководителят записва длъжността на лицевата страна на формуляра, подписва с препис и датата на одобрение. Едва след това отчетът ще бъде приет за счетоводство.

Неспазване на срокове за подаване на предварителни отчети

При неподаване на авансов отчет в срок се установява нарушение на касовата дисциплина.

За да разгледате възможни случаи на неспазване на сроковете за подаване на предварителен доклад, можете да потърсите помощ от член 15.1 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация.

Следва да се отбележи, че отговорност за предварителния доклад не се установява, но нарушението се записва. Следователно организацията може да не очаква санкции от данъчните власти.

Контролът на разпределените средства за разходи е задача, поставена пред организацията, тъй като това е чисто вътрешен контрол на управлението.

Ако отговорното лице не върне сумата, организацията има право да я отпише от заплатислужител, има само ограничения за размера на приспадането (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация). Ако служителят не е съгласен с мерките на работодателя, ситуацията се разрешава чрез съда.

Тъй като директорът е отговорно лице за всички средства в касата, дългът за невръщане на отчетните средства може да бъде приписан не на служителя, а на директора. И тогава счетоводителят е на загуба: какво да прави с това авансово плащане, за което директорът не е дал отчет?

Трябва да разберете къде да включите авансовата сума, за която няма авансова справка (от служител или директор).

Какво да правим с факта, че служител не подаде авансов отчет навреме?

Преди това данъчната служба заяви, че данъкът върху доходите се отписва от такива отчетни суми. Но, както се оказа, това твърдение не е норма на закона.

Тъй като средствата са регистрирани при служителя като дълг към организацията, но не са негов доход.

След това служителят, предоставил авансовия отчет, погасява дълга. Съответно данъкът върху доходите на физическите лица не се отписва от този доход.

Грешно е да се твърди, че в момента, в който служителят не представи отчет, той автоматично получава доход. След тези мерки не се изискват застрахователни премии.

Тъй като те могат да се начисляват само върху плащания в полза на лицаи техните награди. Следователно служителят ще бъде задлъжнял и няма да има начисления.

Примерен формуляр за предварителен отчет, изтегляне