Най-важната част от работата на счетоводството е осчетоводяването на дългови задължения. Дългът, който купувачите и клиентите са длъжни да платят на предприятието, значително влияе върху финансовото състояние на организацията, използването на средствата в обращение и размера на действително получената печалба през отчетния период.

Предприятията често имат добри сметки, но с увеличаване на вземанията, недостатъчно ясно управление на сетълментите с купувачи и клиенти и неефективен мониторинг на състоянието на вземанията, те могат да претърпят загуби, които биха могли да бъдат избегнати. Следователно значението на правилното отчитане на разплащанията с длъжниците нараства неизмеримо.

В областта на отчитането на разплащанията с купувачи и клиенти се отразяват и обобщават тези икономически задължения, които могат да бъдат признати и оценени. Основните видове икономически задължения включват вземания.

Отчитане на разплащанията с купувачи и клиенти

Вземания е сумата на отложените плащания, дължими на организация от купувачите в резултат на прехвърлянето на собствеността върху изпратените продукти от продавача на купувача и възникващи в резултат на забавяне във времето на изпращане и плащане за доставените стоки преди края на сетълментите по взаимни задължения или, с други думи, отклоняване на оборотни средства от организацията - продавач и използването им от други организации - купувачи.

В това отношение важна роля принадлежи на счетоводното отчитане на разплащанията с купувачи и клиенти, както и управлението и контрола на вземанията. С това се занимава пряко счетоводният отдел на предприятието. Задачите на този раздел от счетоводството са показани на диаграмата.

Задачи на осчетоводяване на сетълменти с купувачи и клиенти

За да изпълните тези задачи, ще ви трябва следното:

• организиране на точни, пълни и навременни транзакции за тяхното движение в рамките на сетълментите;
• определяне на структурата на вземанията по падеж, по вид дълг, по степен на основателност на дълга;
• определяне на състава и структурата на просрочените вземания, дела им в общия обем на вземанията;
• определяне на правилността на сетълментите с купувачи и клиенти, идентифициране на резерви за изплащане на съществуващ дълг, както и възможности за събиране на дълг (включително чрез съд) от длъжници.

Дългът на купувачите и клиентите е отклоняване на средства от обращение, по-малко ефективно използване на тези средства, което може да доведе до напрегнато финансово състояние на предприятието. Ето защо е необходимо да се намали времето за получаването му, а за регулиране на вземанията е необходимо да се извърши анализ и одит.

Задълженията на купувачи и клиенти на икономически, сетълмент и правни основания се разделят по продължителност, състав на дълга, валута на дълга и съдържание на задълженията.

Според сроковете се разграничават:

• дългосрочен дълг, чийто период на погасяване надвишава 12 месеца,
• краткосрочен дълг с падеж под 12 месеца.

В същото време, както за краткосрочен, така и за дългосрочен дълг, непросрочен дълг (крайният срок за изпълнение на условията на договора не е изтекъл), просрочен (крайният срок за изпълнение е изтекъл) и отсрочен (крайният срок за изпълнението е удължено) се отличават.

Групиране и състав на вземанията

За да увеличи пазара на продажби за своите продукти, предприятието умишлено увеличава вземанията при разплащания с купувачи и клиенти, поемайки всички рискове в случай на забавено плащане за изпратени продукти, отклонявайки собствените си средства от обращение, което изисква внимателно внимание и одит до разплащания с купувачи и клиенти.

Синтетично и аналитично отчитане на разчети с купувачи и клиенти

отговорното лице не е върнало издадените му средства

Разчети с персонал за други операции

възникване на задължения на служители по предоставени заеми, обезщетение за материални щети и др.

Разплащания с учредители

възникването на дълг на учредителите по вноски в уставния капитал

Разплащания с различни длъжници и кредитори

при просрочие на обезщетение за вреди по застрахователно събитие; уреждане на искове в полза на организацията; уреждане на дължимите дивиденти

В областта на отчитането на сетълменти с купувачи и клиенти, вземанията възникват, когато стоки, работи и услуги се продават за последващо плащане.

С течение на времето този дълг трябва да бъде изплатен на организацията и ако длъжникът е погасил дълга, тези транзакции се отразяват в счетоводните записи, както следва:

• Дебит 51 "Разплащателни сметки"
• Кредит 62 "Разплащания с купувачи и клиенти"

По сметка 62 могат да бъдат открити няколко подсметки:

1. Подсметка 1 – за осчетоводяване на калкулации в общия случай;
2. Подсметка 2 – за отчитане на получените аванси.

Аналитичното отчитане на сетълментите с купувачи и клиенти се извършва в две посоки:

1. За всяка издадена фактура на купувачи и клиенти;
2. За всеки купувач и клиент.

Такова аналитично счетоводство позволява да се получи обективна информация за купувачите и клиентите, включително по фактури, по платени и неплатени фактури. В същото време е възможно да се подчертаят неплатени фактури, чийто краен срок за плащане все още не е настъпил.

Вземанията в хода на финансово-икономическата дейност на предприятието са естествен и обективен процес. Това се случва главно при следните обстоятелства:

1. Търговско кредитиране от доставчика на купувача, т.е. при отсрочване на плащането
2. Забавено плащане, т.е. при забавено плащане

Счетоводното отчитане на вземанията се извършва в следните области:

• по време на възникване: 0–45 дни, от 45 до 90 дни, над 90 дни (в съответствие с глава 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация);
• според списъка на длъжниците въз основа на неговия размер за всеки длъжник (повече от 14% от общия дълг, от 7 до 12%)
• по списък на длъжниците по видове вземания (с разсрочено плащане, с просрочие,);
• върху оборота на вземанията както общо, така и за отделни длъжници.

Документация за осчетоводяване на сетълменти с купувачи и клиенти

Отчетните форми отразяват:

• информация за вземанията и задълженията - в Счетоводния баланс (формуляр No 1);
• информация за движението на вземанията и задълженията (т.е. баланса в началото и края на годината) - в раздела „Вземания и задължения“ на приложението към баланса (формуляр № 5).

Съгласно параграф 11 от PBU 10/99, в счетоводството се признават суми на дългове, които са нереалистични за събиране, за отчитане на такива суми се използва сметка 91, подсметка 91-2 „Други разходи“.

В рамките на пет години от датата на отписването сумата на отписания дълг се взема предвид в баланса по сметка 007 „Дълг на несъстоятелни длъжници, отписан на загуба“, предназначена да обобщи информация за състоянието на отписани вземания поради неплатежоспособност на длъжници.

Анализ на разплащанията с купувачи и клиенти

Стабилността и ефективността на предприятието пряко зависи както от способността му да изплаща задълженията си към доставчиците и бюджета, така и от навременното получаване на дължимите му средства от продажбата на собствените си продукти, за непрекъснато поддържане на производствения цикъл, следователно задачите на одита на вземанията, свързани с поддържането на оптимален обем и структура на текущите активи и източниците на тяхното покритие, един от необходимите компоненти за осигуряване на стабилна и ефективна работа на предприятието.

Анализът на състоянието на сетълментите с купувачи и клиенти се извършва на три етапа:

1. Анализ на динамиката и структурата на вземанията;
2. Анализ на обръщаемостта на вземанията;
3. Анализ на показателите за платежоспособност и финансова стабилност.

Извършва се анализ на динамиката на дълга през последните няколко периода, за да се идентифицират тенденциите и възможните структурни промени.

Основните показатели за оборота са оборот в дни и коефициент на оборот.

Счетоводните данни дават на фирмата най-пълна картина за състоянието на нейните вземания.

Трябва да се отбележи, че предприятията обръщат голямо внимание на вземанията по вид длъжник и по време на вземанията.

Въз основа на резултатите от анализа и счетоводните данни за длъжниците се взема решение колко спешно е необходимо да се предприемат действия спрямо определени длъжници.

Оборотът на вземанията за отделни длъжници се изчислява, както следва.

Така средният оборот на вземанията за този длъжник е 27 дни (8297/307).

Например, ако периодът на сетълмент по договора е 30 дни, тогава чрез сравняване на получения резултат заключете, че Iskra LLC изпълнява своите договорни задължения.

Отчитането на вземанията по възраст позволява на компанията да направи следното:

• разработване на оптимална политика за управление на вземанията, включително отлагане на плащането
• по-точно прогнозиране на получаването на пари за плащане на този дълг
• да получите представа за качеството на вземанията

Дори фирмата да е стабилна, но повече от половината вземания, както е в дадения пример, са задължения с падеж до 45 дни (повечето от които спешни), това е повод да се вземат мерки. В същото време трябва да се отбележи, че дългът над 90 дни, който представлява 6,8% от общата сума, е тревожен и предприятието трябва да приеме по-строги изисквания към длъжниците, дори да се обърне към арбитражен съд.

Пример за счетоводно отчитане на вземанията според списъка на длъжниците въз основа на неговия размер за всеки длъжник е представен в таблицата.

Счетоводните данни ни позволяват да направим следните изводи. Делът на първите трима длъжници е доста висок – 46,6%. Но най-важното е, че делът на задълженията им над 90 дни е 98,8%. Това е много, така че е необходимо да се изясни напълно ситуацията и да се набележат необходимите мерки. Длъжниците, всеки от които има дълг от 7 до 12%, нямат изразени отклонения. Но в същото време е необходим контрол върху всеки от тях. Що се отнася до останалите длъжници, чийто дял е 4,1% от общия дълг, е необходимо да се изясни поведението на всеки един. В зависимост от това трябва да се разработят подходящи мерки. Делът на вземанията с падеж над 90 дни е сравнително малък, но е особено тревожен за Vysota LLC, Mir LLC, Луч LLC, дори тези предприятия са дългогодишни партньори.

Основни насоки за подобряване на отчитането на разплащанията с купувачи и клиенти

Приоритетна мярка е повишаване на ефективността на контрола върху плащанията, тъй като проблемът с намаляването на нивото на вземанията е един от най-важните.

Необходимо е стриктно да се разпредели отговорността за одитиране и наблюдение на вземанията, особено по отношение на разплащанията с купувачи и клиенти, между търговски, финансови и правни служби.

За прилагане на планове за намаляване на дълга се предлага следният алгоритъм на работа:

1. Организиране на събирането на аналитични части от информация (в допълнение към съществуващите) с цел структуриране на данни и изготвяне на прогнози за бъдещото състояние на актива.
2. Сегментен и цялостен анализ на вземанията.
3. Практическо прилагане на мерки за намаляване на обема на вземанията въз основа на използването на нови елементи за работа с клиенти заедно с вече съществуващите в предприятието.
4. Анализ на резултатите, получени след събитията.

Несъвършенството на договорните отношения и липсата на професионален опит на служителите в работата с клиенти до голяма степен допринасят за високото ниво на вземанията, но при решаването на тези проблеми има нов потенциал за работа на управленско, финансово и юридическо ниво.

Дълговете на купувачите и клиентите са активи на предприятието и с подходяща работа е възможно да се формират ефективни финансови инструменти и да се използват в полза на компанията.

Така че един от тези инструменти е схема, при която дългът на купувачите и клиентите се отписва от баланса на предприятието, отделя се от останалото имущество и се прехвърля на специално създаден финансов посредник, след което се рефинансира на капиталовия пазар. . Рефинансирането се извършва или чрез издаване на обезпечени ценни книжа, или чрез получаване на синдикиран заем. В същото време неликвидните активи се трансформират в първокласни, ликвидни и търгуеми ценни книжа с високо кредитно качество. Характеристиките на платежния поток на тези ценни книжа може да се различават значително от тези, генерирани от първичните активи. Този инструмент се използва широко в САЩ и Европа.

Използваните в момента методи за управление на вземанията показват доста тесен основен набор от инструменти. Производните финансови инструменти като факторинг и обръщение на сметки също не се използват широко.

Във връзка с руските условия се предлагат следните мерки за подобряване на системата за отчитане на разплащанията с купувачи и клиенти:

• изключване на високорискови предприятия от списъка на партньорите;
• периодичен преглед на максималния размер на търговския кредит;
• използване на възможността за приемане на бонове и ценни книжа като плащане на вземания, с последващата им продажба;
• определяне на принципите на разплащане между предприятието и неговите контрагенти за следващия период;
• определяне на възможния размер на текущите активи, пренасочени към вземания за търговски кредити, както и за издадени аванси;
• формиране на условия за осигуряване събираемостта на задълженията;
• формиране на система от санкции за забавено изпълнение на задължения от контрагенти;
• използване на съвременни форми на рефинансиране на дълга;
• диверсификация на клиентите с цел намаляване на риска от неплащане от монополен клиент.

Използването на нови инструменти, заедно със съществуващите, може да има положително въздействие върху ефективността на одита и управлението на вземанията. Разбира се, когато се вземат решения за използването на определени схеми и методи за работа с вземания и използването на финансови инструменти, свързани с този актив, е необходимо да се вземат предвид всички данъчни, правни, управленски и други рискове.

Решението за използване на определени инструменти трябва да бъде балансирано и обосновано, а всички иновативни методи за управление на вземанията трябва да бъдат обосновани преди всичко от икономическа гледна точка.

Приложението показва графика на документооборота за счетоводни разплащания с купувачи и клиенти, използван в LLC "Rudnichnoye" (Приложение 13).

Нека разгледаме бизнес транзакциите в първичните документи:

И така, на 14 декември 2007 г. стоки на стойност 1 780 770-73 рубли бяха изпратени до Horten LLC. LLC "Rudnichnoe" издаде ваканционна фактура № 483 (Приложение 12) и фактура № 07870 от 14 декември 2007 г.

Таблица 7

Пускане на продукти от Rudnichnoye LLC към Khorten LLC на 14.12.07.

Това се отразява в счетоводството, както следва:

Дебит на сметка 62-1 „Получени аванси“ Кредит на сметка 90 подсметка 90-1 „Приходи от продажби“ - отразява сумата на приходите от продажбата на продукти.

Дебит на сметка 62-1 „Получени аванси” Кредит на сметка 68 „Изчисления за данъци” - ДДС върху сумата по фактура.

Въз основа на фактури за освобождаване на готови продукти и други подобни първични счетоводни документи, организацията (обикновено търговският отдел) издава фактури в установената форма в два екземпляра, първият от които се изпраща (прехвърля) не по-късно от 10 дни от дата на изпращане на продукта (стоки) на купувача, а втората остава в организацията доставчик за отразяване в книгата за продажби и изчисляване на данъка върху добавената стойност.

Продавачите поддържат дневник на фактурите, издадени на клиентите, в който техните втори екземпляри се съхраняват в хронологичен ред, и регистър на продажбите, предназначен да записва фактури, съставени от продавача по време на транзакции. Регистрирането на фактурите се извършва в хронологичен ред в данъчния период, през който възниква данъчното задължение. При получаване на средства под формата на аванси или други плащания за предстоящи доставки на продукти (извършване на работа, предоставяне на услуги), продавачът съставя фактура, която се регистрира в книгата за продажби. В същото време при изпращане на продукти (извършване на работа, предоставяне на услуги) срещу получени авансови или други плащания се прави корекционен запис в книгата за продажби, намалявайки предварително начислената сума на данъка върху тези плащания.

При частично плащане на изпратени продукти (извършена работа, извършена услуга), при приемане на счетоводна политика за данъчни цели, при получаване на средства продавачът регистрира в книгата за продажби фактура за всяка получена сума като частично плащане, като посочва данните за фактурата за тези изпратени продукти (извършена работа, предоставени услуги) и отбелязване на „частично плащане“ за всяка сума.

Регистрирането на фактури със същите данни в книгата за продажби на продавача е разрешено само в случаите на получаване на средства под формата на частично плащане, както и изпращане на продукти (извършване на работа, предоставяне на услуги) срещу получената сума на аванса или други плащания със съответната корекция (прихващане) на предварително начислени суми данък върху плащането.

В книгата за продажби се записват всички фактури, съставени от продавача при извършване на сделки, признати за облагаеми обекти. В края на месеца се показват и резултатите от книгата за продажби.

Организацията поддържа синтетично счетоводство на сетълменти с купувачи и клиенти за изпратени продукти, извършена работа и предоставени услуги по сметка 62 „Разплащания с купувачи и клиенти“. Сметка 62 „Разплащания с купувачи и клиенти“ отразява информация за разплащания с купувачи и клиенти, по-специално плащания за: електричество, пара, вода и др., доставени на абонати; извършена работа за клиенти (доставена или документирана по установения ред) и предоставени услуги; материални активи и други активи, изпратени до клиенти. Сметка 62 „Разплащания с купувачи и клиенти“ се дебитира в кореспонденция със сметки 90 „Продажби“, 91 „Други приходи и разходи“ и др. За сумите, за които са представени документи за сетълмент.

D-t 62 D-t 90-1 - отразява дълга на купувачите и клиентите при продажба на продукти, работи и услуги.

Сметка 62 „Разплащания с купувачи и клиенти“ се кредитира в кореспонденция със сметките за парични средства, сетълменти за сумата на получените плащания, включително сумата на получените аванси и др.

Д-т 50-1, 51, 52-2 К-т 62 – отразява плащане на задължение от купувача (клиента).

В случай на споразумение за погасяване на задължения чрез прихващане на взаимни искове, сметка 62 „Разплащания с купувачи и клиенти“ се кредитира в съответствие с дебита на сметка 60 „Доставчици и изпълнители“ или сметка 76 „Разплащания с различни длъжници и кредитори“.

Документен поток (Приложение 1) е движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението: изпращане и (или) препращане към делото.

Има пет основни етапа на документооборота в счетоводството:

• 1. Съставяне на документ по време на търговска сделка.
• 2. Предаване на документа в счетоводния отдел.
• 3. Проверка на приетите документи от счетоводител по форма, съдържание и аритметична проверка.
• 4. Обработка на документи в счетоводството, което включва: данъчно облагане (цена), групиране, контиране (индикация за съответствие на сметките в първичния документ)
• 5. Предаване на документи за съхранение в архива

Правна основа за отчитане и контрол на разплащанията с доставчици, изпълнители и клиенти

Предприятията могат да имат отношения за разплащане с различни организации (съюзи, асоциации) за различни плащания. По този начин разчетните отношения между стокопроизводителите са доста разнообразни. Те включват разплащания с доставчици, изпълнители, купувачи, клиенти, както и с други организации и финансови органи.

Следователно счетоводството, включително счетоводството за разплащателни взаимоотношения с доставчици и клиенти в предприятията, се организира въз основа на единна регулаторна рамка на Руската федерация, която законово определя основните граници на държавното регулиране и саморегулиране на счетоводството и неговата организация, както и контрол в предприятията на Руската федерация.

Общото правно и методологическо управление на счетоводството в Руската федерация се осъществява от правителството на Руската федерация, както и от Министерството на финансите на Руската федерация, което регулира всички въпроси, свързани с методологията и организацията на счетоводството в Руската федерация. .

Понастоящем, в съответствие с МСФО, се работи постоянно за подобряване на системата за правно и методологично счетоводство, базирано на поддържане на четиристепенна система от нормативни документи.

Първото ниво на системата се състои от кодекси на Руската федерация, законодателни актове, приети от Държавната дума, укази на президента на Руската федерация и постановления на правителството на Руската федерация, регулиращи пряко или косвено организацията на счетоводството в организации, контрол и одит на дейността му и много други.

Основният нормативен документ в Руската федерация е Конституцията на Руската федерация, която има върховна юридическа сила, пряко действие и се прилага на цялата територия на Руската федерация. Всички закони, както и разпоредби, прилагани в Русия, не трябва да противоречат на Конституцията на Руската федерация.

Всички правоотношения, възникващи между икономическите субекти от всички форми на собственост, се регулират преди всичко от Гражданския кодекс на Руската федерация. Този документ урежда отношенията, възникващи в процеса на стопанска дейност и други дейности, основани на права на собственост.

Нарушенията, свързани с осъществяването на отношенията на сетълмент от предприятия с контрагенти, както и мерките и методите за отстраняване на такива нарушения се регулират от Данъчния кодекс на Руската федерация, Наказателния кодекс на Руската федерация, Кодекса за административните нарушения на Руската федерация Федерация, които също се отнасят до документи от първо ниво.

В съответствие с член 71 от Конституцията на Руската федерация счетоводството е под юрисдикцията на Руската федерация, поради което е разработен Федералният закон „За счетоводството“ от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ, който е основният нормативен документ от първо ниво, регулиращ организацията на счетоводството и отчитането. Този закон установява единни разпоредби и общи принципи за организацията и поддържането на счетоводството, правата и задълженията, както и отговорностите на юридическите лица, управленския персонал, мерките за осигуряване на надеждността на счетоводната информация, процедурата за публикуване на финансови отчети и държавно регулиране на цялата счетоводна система.

Основните принципи на отчитане на разплащанията с доставчици и клиенти също са залегнали в закона във Федералния закон № 129-FZ.

Първото ниво на регулаторно регулиране включва и Федерален закон № 119 от 7 август 2001 г. Това е пряко приложим закон, който включва 22 члена, които отразяват основните понятия и аспекти на одиторските дейности, услугите, свързани с одита, концепциите за индивидуален одитор и одиторска организация.

Документът, определящ процедурата за лицензиране на одиторски дейности, извършвани на територията на Руската федерация от одиторски организации и индивидуални одитори, а именно условията за издаване на лицензи за тях, изискванията за лицензиране при извършване на одиторски дейности, контрол върху тях от лицензиращия орган, е Правителствен указ „За лицензиране на одиторски дейности“ от 29 март 2002 г.

Плащанията в брой на територията на Руската федерация се регулират от Федералния закон „За използването на касово оборудване при извършване на плащания в брой и / или плащания с пластмасови карти“ от 22 май 2003 г. № 54-FZ, както и Федерален закон № 86 от 10 юли 2002 г. Същият закон регулира безналичните плащания.

Една от обещаващите форми на безналични плащания е менителничната форма на плащане, която понастоящем се регулира от Федералния закон „За менителниците и записа на заповед“ от 11 март 1997 г. № 48-ФЗ.

Всички отношения на сетълмент, свързани с плащане на стоки (работа, услуги) в чуждестранна валута, например внос или износ на стоки (работа, услуги), се регулират от Федералния закон „За валутното регулиране и валутния контрол“ от 10 декември 2003 г. № 173-ФЗ.

Основният платежен документ с доставчици и купувачи за стоки по правило е фактура. Затова на този документ се обръща специално внимание, както от експерти, така и от държавата. Така например, съгласно постановление на правителството на Руската федерация от 2 декември 2000 г. № 914 са утвърдени Правила за водене на дневник за получени и издадени фактури, книги за покупки и книги за продажби за начисляване на ДДС. И през 2004г Последните промени са направени в тези правила в съответствие с постановление на правителството на Руската федерация от 16 февруари 2004 г. № 84.

След влизането в сила на Федералния закон от 29 май 2002 г. № 57-FZ бяха направени изменения в член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация, според който от 1 януари 2002 г. Няма задължение за заверка на фактури с печат.

Друг регулаторен документ, който принадлежи към първото ниво, е Концепцията за развитие на счетоводството и отчетността в Руската федерация в средносрочен план. Тази концепция определя основата за изграждане на счетоводна система в новата икономическа среда, възникваща в страната, основата за системата за нормативно регулиране на счетоводството за организации във всички сектори на икономиката, видове дейности и организационни и правни форми.

Това ниво включва и Федералните правила (стандарти) за одит.

Второто ниво на системата се състои от руски стандарти - Правила за счетоводство (PBU), установяващи принципи, основни правила за поддържане на счетоводни записи на отделни обекти и в отделните му раздели, възможни счетоводни техники, без да се разкрива конкретен механизъм за прилагането им към определен тип на дейност, реда за съставяне и подаване на счетоводна отчетност. На това ниво основният регулаторен орган е Министерството на финансите на Руската федерация.

• 1. В момента в Руската федерация са приети 20 PBU. Във връзка с изучаваната тема помислете за следното:
• 2. Заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 29 юли 1998 г. N 34n (с измененията от 26 март 2007 г.) „За одобряване на Правилника за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация“ (Регистриран в Министерството на Правосъдието на Руската федерация от 27 август 1998 г. N 1598). Този PBU определя процедурата за организиране и поддържане на счетоводна документация, съставяне и подаване на финансови отчети от юридически лица съгласно законодателството на Руската федерация, независимо от тяхната организационна и правна форма, както и отношенията с външни потребители на информация.
• 3. Наредби за счетоводството "Счетоводна политика на организацията" (PBU 1/98). Този PBU установява основата за формиране и разкриване (оповестяване) на счетоводната политика на организации, които са юридически лица съгласно законодателството на Руската федерация.
• 4. Наредби за счетоводството „Счетоводни отчети на организация“ (PBU 4/99). Настоящият регламент установява състава, съдържанието и методологичната основа за изготвяне на финансовите отчети на организацията.
• 5. Наредби за счетоводството „Отчитане на материалните запаси“ (PBU 5/01). Тази наредба установява правилата за формиране в счетоводството на информация за материалните запаси на организацията.
• 6. Наредби за счетоводството „Приходи на организацията“ (PBU 9/99). Настоящият регламент установява правилата за формиране в счетоводството на информация за приходите на търговски организации (с изключение на кредитни и застрахователни организации), които са юридически лица съгласно законодателството на Руската федерация.
• 7. Наредби за счетоводството „Разходи на организацията“ (PBU 10/99). Настоящият регламент установява правилата за формиране в счетоводството на информация за разходите на търговски организации (с изключение на кредитни и застрахователни организации), които са юридически лица съгласно законодателството на Руската федерация.

Третото ниво на системата се състои от методически препоръки за счетоводство, инструкции, инструкции и др. Те могат да бъдат разработени от всеки, който се интересува от тълкуване и детайлизиране на разпоредбите на регулаторни правни актове от първо и второ ниво (Министерство на финансите на Руската федерация, Министерство на данъците на Руската федерация и др.)

Най-важните документи от това ниво включват сметкоплана за счетоводни финансови и стопански дейности и Инструкции за неговото използване.

На същото ниво са включени Методически препоръки за инвентаризация на имуществото и финансовите задължения. Настоящите Методически препоръки установяват процедурата за извършване на инвентаризация на имуществото и финансовите задължения и отразяване на резултатите от нея.

Това включва и Методически указания за отчитане на материалните запаси, които определят процедурата за организиране на счетоводното отчитане на запасите въз основа на PBU 5/01 „Отчитане на материалните запаси“, както и Инструкции за реда за извършване на одити и проверки от контролни и одитни органи , Методически препоръки за използването на журнални форми на счетоводство в агропромишлените предприятия. Те препоръчват и уточняват общите положения на стандартна журнално-ордерна форма на счетоводство, която съдържа над 90 регистъра за организация на отрасъла, инструкции за тяхното поддържане, схема за вписвания в регистрите, както и схема за сверка на регистрите.

В допълнение към Федералния закон е в сила Наредбата „За правилата за организиране на паричното обращение на територията на Руската федерация“ от 5 януари 1998 г. № 14-П.

Лимитите за плащания в брой са отразени в Постановление на Централната банка на Руската федерация от 14 ноември 2001 г. № 1050-U „За установяване на лимити за плащания в брой в Руската федерация между юридически лица“.

Разплащанията под формата на безналични плащания се регулират от Правилника на Централната банка на Руската федерация от 3 октомври 2002 г. № 2-P „За безналичните плащания в Руската федерация“. Отразяването в счетоводството на операции, свързани с обращение на менителници, се извършва в съответствие с писмото на Министерството на финансите на Руската федерация от 31 октомври 1994 г. № 142 „За процедурата за записване на транзакции с менителници, използвани при сетълменти с организации за доставка на стоки (работа, услуги)“. Процедурата за записване на бартерни сделки е определена в писмото на Министерството на финансите на Руската федерация от 30 октомври 1992 г. № 16-05/n „За реда за отразяване в счетоводството на борсови операции, извършвани на бартерна основа.“

Това ниво включва такива документи като писмото на Министерството на финансите на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 16-00-17/2 „Относно използването на касово оборудване“, Писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 10 март 2005 г. № 03-03-01-04/1/103 „За отчитане на транспортните разходи“, Писмо на Министерството на данъците и данъците на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. № 03-1-08/296311-AL268 „За реда за издаване на фактури и данъчни облекчения за данък върху добавената стойност“ (във връзка с приемането на Федерален закон № 54-FZ от 22 март 2003 г.), както и Писмо от Министерството на финансите на Руската федерация и Министерството на данъците и данъците на Руската федерация от 27 януари 2004 г. № ОС-6-03/86 „За особеностите на воденето на книги за покупки и книги за продажби при изчисляване на данъка върху добавената стойност“ (във връзка с промяната на ставката на ДДС от 1 януари 2004 г.).

В края на отчетния (данъчен) период, независимо дали е месец, тримесечие, година или друг период, всяко предприятие е длъжно да изготви и представи финансови отчети. Този факт е регламентиран с Методически препоръки за реда за генериране на показатели за финансова отчетност. Тези Методически препоръки установяват процедурата за изготвяне на финансови отчети на организация, която е юридическо лице съгласно законодателството на Руската федерация (с изключение на кредитни, застрахователни и бюджетни организации).

Четвъртото ниво на системата се състои от така наречените работни документи на организациите, в които въз основа на общоприети правила и принципи те формулират счетоводни политики и подходи за разкриване на счетоводна информация в отчети, предоставяни на заинтересовани потребители.

Обобщавайки този раздел, трябва да се отбележи, че изследваните регулаторни документи доста ясно регулират отношенията на сетълмент с доставчици и клиенти. Не трябва обаче да забравяме, че тези взаимоотношения са доста сложни, всяка година те се променят и усложняват, следователно, ако е необходимо, е необходимо своевременно да се попълни и допълни съществуващата регулаторна рамка за счетоводство (по отношение на изчисленията).

О.В. Кулагина, данъчен експерт

Документооборот: изграждаме го „счетоводно“

Документите се създават както в организацията, така и се получават отвън. Лъвският пай от документи е първичен, който задължително трябва да премине през счетоводния отдел. И понякога счетоводителят трябва буквално да „разтърси“ тези документи от други отдели. Ще ви кажем как да организирате документооборота, така че документите да стигнат до счетоводния отдел навреме.

Какво е документооборот и защо е необходим?

По време на своя „жизнен” път един документ преминава през няколко етапа: създаване, обработка, предаване за съхранение и унищожаване. Това е документооборот. Този процес може да се регулира с помощта на график на документооборота, инструкции за документооборот, регламенти за документооборот и т.н. Но повечето организации използват график на документооборота Правилник за документите и документооборота в счетоводството, утв. Министерство на финансите на СССР 29.07.83 г. № 105.

КАЗВАМЕ НА УПРАВИТЕЛЯ

Графикът на документооборота е един от елементите на системата за вътрешен контрол(SVK) клауза 41 от Федералното правило (стандарт) за одит № 8, одобрено. ПМС № 696 от 23 септември 2002 г. Колкото по-висока е надеждността на системата за вътрешен контрол, толкова по-голяма е вероятността да се получи одитен доклад с минимален брой коментари.

Счетоводството, повече от всеки друг отдел, се интересува от наличието на такъв документ и спазването на установените от него правила, тъй като поради ненавременно получаване на първичното счетоводство транзакциите не се отразяват в периода, в който са извършени, и понякога дори възникват грешки, които трябва да бъдат коригирани съгласно правилата на PBU 22 /2010. Например, ако спедиторът не е подал фактури на счетоводния отдел навреме, тогава това впоследствие ще трябва да бъде коригирано като грешка, тъй като по принцип това не е нова информация за организацията и е нова само за счетоводителя които са получили документа със закъснение. Освен това, за да се приспадне ДДС по фактури, получени от организацията навреме, но които се озовават в счетоводния отдел едва през следващото тримесечие, според данъчните власти е необходимо да се представи актуализация от Писмо на Федералната данъчна служба от 30 март 2012 г. № ED-3-3/1057@.

С помощта на графика на документооборота можете да назначите лица, отговорни за подготовката и прехвърлянето на документи, както и да зададете конкретни срокове за прехвърляне на първични документи към счетоводния отдел. Това ще позволи на счетоводителя да получава документи навреме. Освен това счетоводителят няма да трябва да обяснява на всеки служител какви документи трябва да бъдат представени в счетоводния отдел и кога.

Между другото, графикът на документооборота е част от системата за вътрешен контрол и всяка организация трябва да установи вътрешен контрол на бизнес дейностите. Това изисква новият Закон за счетоводството Изкуство. 19 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ.

Разработваме график за документооборот

Няма унифицирана форма на графика - всяка организация трябва да го разработи самостоятелно. И колкото по-голяма е организацията, колкото повече видове дейности има, толкова по-подробен трябва да бъде графикът.

Вземане на решение за документите

На първия етап трябва да очертаете набора от документи, които се генерират в процеса на дейността на организацията. В допълнение към ежедневния първичен касов апарат, инвентар и записи на персонала, включете в графика документи за операции, които се случват рядко (например развлекателни събития и промоции). Правилното изпълнение на тези документи е от съществено значение за признаването на разходите.

Графикът трябва също така да описва процеса на движение на документи, потвърждаващи определени факти от икономическия живот, за чието възникване счетоводителят може да не знае, но които трябва да бъдат отразени в счетоводството.

Нека обясним с пример. В счетоводството и данъчното счетоводство задълженията към ликвидиран доставчик трябва да бъдат отписани като приход към датата на вписване в Единния държавен регистър на юридическите лица за неговата ликвидация. клауза 6 PBU 4/99; клауза 16 PBU 9/99; подп. 18-ти век 250 Данъчен кодекс на Руската федерация. Но счетоводителят не е длъжен да наблюдава процеса на ликвидация на контрагента, просто защото това не е негова задача. Това означава, че служителят, чиято компетентност включва работа със задължения, трябва да докладва ликвидацията. И има много такива ситуации. Такава информация може да бъде предоставена на счетоводния отдел под формата на удостоверения или бележки, които също трябва да бъдат включени в графика на документооборота. В нашия пример отговорният служител трябва да представи извлечение от Единния държавен регистър на юридическите лица.

Назначаваме отговорни лица

Всичко е просто с първичните документи. Служителите, чиито служебни задължения включват изготвяне на първичния доклад, носят отговорност за правилното му изпълнение клауза 6, част 2, чл. 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ. Същите тези служители трябва да бъдат назначени отговорни за прехвърлянето на документи към счетоводния отдел. Колкото по-малко са посредниците между документоизготвящия и счетоводния отдел, толкова по-голям е шансът документът да не се загуби и да пристигне навреме.

За да разпределите отговорността за изготвянето и предаването на служебни бележки или удостоверения, назначете отговорник във всеки отдел. Например:

• проблемни длъжници - старши мениджър продажби;
• решения на събранието на участниците в организацията - старши юрисконсулт;
• определяне на пазарната стойност на имуществото - водещ специалист на маркетинговия отдел в съгласие с ръководителя на производствено-техническия отдел;
• данни за редовни ваканции за изчисляване на размера на съответното прогнозно задължение (резерв) - ръководител на отдела за персонал;
• определяне на полезния живот на дълготраен актив - водещ специалист производствено-технически отдел.

Ако не назначите отговорно длъжностно лице, то при изгубен документ или пропуснат срок за подаването му няма да има кого да попитате. Това означава, че счетоводителят няма да постигне целите си.

Определяне на срокове

Срокът, в който даден служител трябва да подаде документи в счетоводния отдел, е може би най-важният в графика на документооборота. Този период може да бъде зададен като определен ден от месеца или броя на дните, изминали от датата на изготвяне или изпълнение на документа. Необходимо е също така да се вземе предвид, че счетоводителят може да се нуждае от повече от един ден, за да обработи получените документи и да прехвърли данните от тях в регистъра. Например в една организация денят на заплата е определен на 7-ми. Счетоводителят на счетоводната група изчислява заплатите за всички отдели и всички документи за отчитане на работното време трябва да бъдат обработени, например, до 5-то число на месеца. Следователно графиките за работно време, заповедите за бонуси и др. трябва да бъдат получени в счетоводния отдел не по-късно от 1-во число на месеца.

Не забравяйте отделно да посочите в графика сроковете за предаване на документи за командировки. Не е тайна, че някои служители имат навика да пазят документи със себе си до последния момент и да се отчитат със закъснение, без дори да подозират, че срокът за подаване на отчета е установен от закона. Затова в графика за документооборот запишете задължението им да се явят до три дни след приключване на командировките и клауза 26 от Постановление на правителството № 749 от 13 октомври 2008 г.

И така, списъкът с документи е изготвен, сроковете за преминаване през отделите са определени, отговорниците са назначени. Нека да преминем към дизайна.

Избор на метод за проектиране

Графикът на документооборота може да бъде представен под формата на текст, таблици или диаграми. Ако организацията е малка и има малко документи, тогава е подходяща текстова форма. Някои счетоводители предпочитат да съставят диаграма за всеки документ, защото е ясна, проста и информативна. Но класическият начин за проектиране на графика е таблица, където всеки ред съдържа информация за един документ. По-добре е да разработите графика в Excel, тъй като е удобно да използвате някои от неговите функции при обработка на данни.

Какъвто и метод да изберете, информацията трябва да бъде представена по такъв начин, че графикът да е лесен за четене от вашите служители, отговорни за движението на документи. Следователно документите в графика трябва да бъдат подредени по определен принцип, например по азбучен ред, тогава всеки документ може лесно да бъде намерен.

Тази опция за дизайн е удобна, защото таблицата обхваща целия списък с документи и ще се използва от всички служители. Но ако има много документи, тогава графикът ще бъде тромав и труден за разбиране. Следователно тази форма е оптимална за малки организации.

Графикът на документооборота (според документните формуляри) може да изглежда така.

Друг вариант е да подредите документите с котва:

• <или>към бизнес сделка;
• <или>към длъжности и професии;
• <или>към структурни подразделения.

Например, за всяка бизнес операция се описва блок от документи, които трябва да бъдат съставени, тяхното движение, отговорни лица, срокове и места за съхранение. Самите документи в блока могат да бъдат подредени в реда, в който са били съставени. Такъв график е лесен за разбиране, тъй като цялата необходима информация за конкретен служител или структурно звено е групирана на едно място. Недостатъците на такова представяне на информация са многократното повторение на едни и същи първични документи за различни операции, например касови ордери, платежни нареждания, счетоводни отчети, фактури. Следователно изготвянето на такъв график ще отнеме повече време, но е лесно да се направи извлечение от него за конкретен служител. Можете да използвате тази графика като пример.

Готовият график трябва да бъде одобрен и въведен в действие от ръководителя с негова заповед.

Ние го прилагаме на практика

Сега преминаваме към етапа „уведомяване“. Всеки служител, участващ в документооборота, трябва да знае какво, как и кога е длъжен да направи. Има две възможности:

• <или>съставете допълнителен лист към графика на документооборота, където служителите ще оставят своите подписи, показващи запознаване с графика.

Разходите за труд на счетоводителя за тази опция са минимални, но за служителя ще бъде трудно да запомни какво, на кого и в какъв срок трябва да прехвърли;

• <или>изготвят извлечения от графика за всеки служител и ги раздават срещу подпис. Функцията на Excel „Данни - Филтър - Автофилтър“ ще ви помогне бързо да направите извлечение от графика за служител. Документи, които се отнасят за всички служители наведнъж, например отпуск по болест, отчети за разходи, също трябва да бъдат включени в извлечението чрез поставяне на няколко филтъра с условието „или“.

Извадка от графика на документооборота, използвайки едновременно два филтъра „специалист от сервизния отдел“ и „служител“ с условието „или“ в колоната „Подаване на документи → Кой“ в програмата изглежда така.

Но това не е достатъчно, документът трябва да се спазва стриктно от всички ведомства. За успешно внедряване на иновациите:

• <или>направете промени в длъжностните характеристики на служителите: дайте връзка към графика на документооборота, включете в отговорностите спазването на сроковете за подаване на документи. Например длъжностната характеристика на складодържател след извършване на промени може да изглежда така (промените са в курсив).

ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА
складодържател

2. Длъжностни задължения:

Приема материални ценности;

- проверява съответствието на приетите за съхранение материали с придружителните документи;

- изготвя документи в съответствие с графика на документооборота за получаване и отписване на материали;

Води отчет за наличността на материалите в склада и поддържа отчетна документация за тяхното движение;

Участва в провеждането на инвентаризации.

Складодържателят е длъжен:

Носете специално облекло на работното място;

Спазва правилника за вътрешния трудов ред;

- спазват сроковете за подаване на документи, установени от графика за документооборот.

• <или>установете задължението да спазвате сроковете за предаване на документи по заповед на организацията, ако нямате длъжностни характеристики.

С цел организиране на рационален документооборот

ЗАПОВЯДВАМ:

1. Всички служители на Kalinka LLC при изготвяне, получаване, обработка и прехвърляне на документи трябва да се ръководят от графика на документооборота.

2. Стриктно спазване на сроковете за предаване на документи, установени с графика за документооборот.

3. Поверете контрола върху изпълнението на поръчката на главния счетоводител.

В правилата за бонусите е възможно да се включи условие за намаляване на размера на бонуса или намаляване на бонусите, ако сроковете за прехвърляне на документи са нарушени. Това е крайна мярка, но наказанието в рубли обикновено е най-ефективно.

ОБМЕН НА ОПИТ

Главен счетоводител на MM Industry LLC

„Друга трудност при прилагането на график за документооборот е, че не всички служители са готови да го спазват. Един от ефективните начини да задължите служителите да спазват графика е да променяте размера на бонуса. Например в нашата компания правилата за бонусите установяват процедурата за изчисляване на бонусите в зависимост от получените резултати. И също така определя случаите кога и с колко може да бъде намалена премията. По-специално, ние посочихме следното като едно от основанията за намаляване на размера на бонуса: „Нарушаване на сроковете, установени със заповеди и инструкции на администрацията при подаване на финансови документи в счетоводния отдел.“ Тази мярка даде възможност да се постигне 100% прехвърляне на фактурите към счетоводството до 15-то число на месец а.”

При използване на график на документооборота често се разкрива дисбаланс на някои срокове. Например, документ е в процес на одобрение от дълго време и крайният срок за представянето му вече е изтекъл. Често срещана ситуация: появяват се нови видове дейности, документите за които не се вземат предвид в графика на документооборота. Например една организация започва да работи с менителници или електронни пари. Невъзможно е да се предвидят всички нюанси предварително, но в това няма нищо лошо: можете да правите промени в графика, като постепенно го подобрявате.

Като цяло, съществуващото счетоводство на организацията за сетълменти с купувачи и клиенти се извършва в съответствие с действащото законодателство, което е залегнало в счетоводната политика на организацията. Не са констатирани груби нарушения при воденето на отчет за разчети с купувачи и клиенти. Въпреки това е необходимо да се подчертаят редица коментари и да се предложат препоръки, които трябва да помогнат за подобряване на нивото на отчитане на сетълментите с купувачи и клиенти в тази компания (виж Таблица 10).

Таблица 10 - Подобряване на отчитането на сетълментите с купувачи и клиенти в Temp LLC

Организацията използва автоматизирана счетоводна система, но не отпечатва необходимата счетоводна информация на хартия. По-специално регистри за издадени фактури и фактури, които трябва да бъдат разпечатани в края на всеки отчетен месец.

Дружеството нарушава изискването на ал.2 на чл. 9 от Федералния закон „За счетоводството“, че всички първични счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени във формата и съдържат задължителни данни, по-специално имената на длъжностите на лицата, отговорни за извършването на стопанска операция. Много често фактурата (образец № 116-а) не съдържа тези данни.

Анализът на финансовите показатели на дружеството през последните три години показва, че вземанията в общия обем на текущите активи са огромни, което означава, че неполучаването на дял от приходите на организацията е от голямо значение, поради което е необходимо за темп. LLC за създаване на резерв за съмнителни дългове, който се отчита в сметка 63 „Резерв за съмнителни дългове“, който, въпреки че намалява предварително печалбата на организацията, също така намалява риска от отписване на дългове, които са нереалистични за събиране в за сметка на печалбата за текущата година.

Съгласно счетоводната политика на организацията веднъж месечно се извършва инвентаризация на сетълментите и се съставят актове за съгласуване на сетълментите с купувачи и клиенти. Инвентаризацията на изчисленията включва изготвяне не само на доклади за съгласуване, но и на тяхна база изготвяне на отчет за инвентаризация на изчисленията в унифициран формуляр № 17-INV, което не се прави в организацията.

Повечето от констатираните недостатъци са свързани с липсата на вътрешен одит в организацията. Затова предлагаме да създадем служба за вътрешен одит. За да направите това, е необходимо да осигурите в щатното разписание позицията на вътрешен одитор, който ще одитира:

Съответствие на системата от организационни аспекти на дейността на дружеството с действащите разпоредби и учредителни документи;

Правилността на подготовката и изпълнението на бизнес договори, първични документи и действащи правни актове;

Своевременно въвеждане на данък добавена стойност и други данъци в бюджета;

Методологии и техники за счетоводство като цяло.

В условията на пазарна икономика възниква ситуация, когато ниската платежоспособност на организациите води до образуването на големи обеми вземания в баланса на производителите. За да предотвратите такава ситуация в Temp LLC, препоръчваме дори на етапа на сключване на споразумение да помислите как можете да насърчите длъжника да изпълни възложените му задължения за сетълменти. Тоест включете в договора един от следните начини за обезпечаване на задълженията: банкова гаранция, поръчителство, залог, депозит и отразете в други условия.