Najważniejszą częścią pracy księgowej jest księgowanie zobowiązań dłużnych. Dług, jaki kupujący i klienci są zobowiązani zapłacić przedsiębiorstwu, znacząco wpływa na sytuację finansową organizacji, wykorzystanie środków w obiegu oraz wysokość faktycznie uzyskanego zysku w okresie sprawozdawczym.

Przedsiębiorstwa często posiadają dobre rachunki, jednak przy wzroście należności, niewystarczająco przejrzystym zarządzaniu rozliczeniami z odbiorcami i klientami oraz nieefektywnym monitorowaniu stanu należności, mogą ponieść straty, których można było uniknąć. W związku z tym niepomiernie wzrasta znaczenie prawidłowego rozliczania rozliczeń z dłużnikami.

W obszarze rozliczania rozliczeń z nabywcami i klientami odzwierciedlane i podsumowywane są te zobowiązania gospodarcze, które można rozpoznać i ocenić. Do głównych rodzajów zobowiązań gospodarczych zaliczają się należności.

Księgowanie rozliczeń z odbiorcami i klientami

Należności to kwota odroczonych płatności należnych organizacji od kupujących w wyniku przeniesienia własności wysłanych produktów ze sprzedawcy na kupującego i powstała w wyniku opóźnienia w czasie wysyłki i płatności za dostarczony towary przed zakończeniem rozliczeń wzajemnych zobowiązań, czyli innymi słowy przekierowanie kapitału obrotowego z organizacji - sprzedającego i jego wykorzystanie przez inne organizacje - kupujących.

W tym zakresie ważną rolę odgrywa księgowanie rozliczeń z odbiorcami i klientami, a także zarządzanie i kontrola należności. Zajmuje się tym bezpośrednio dział księgowości przedsiębiorstwa. Zadania tej części rachunkowości pokazano na schemacie.

Zadania rozliczania rozliczeń z odbiorcami i klientami

Aby wykonać te zadania, będziesz potrzebować:

• organizacja dokładnych, kompletnych i terminowych transakcji ich przemieszczania w ramach rozliczeń;
• określenie struktury należności według terminu zapadalności, rodzaju zadłużenia, stopnia uzasadnienia zadłużenia;
• określenie składu i struktury należności przeterminowanych, ich udziału w całkowitym wolumenie należności;
• ustalanie prawidłowości rozliczeń z nabywcami i klientami, identyfikowanie rezerw na spłatę istniejącego zadłużenia, a także możliwości odzyskania długu (w tym na drodze sądowej) od dłużników.

Zadłużenie nabywców i klientów to wycofywanie środków z obiegu, mniej efektywne ich wykorzystanie, co może skutkować napiętą sytuacją finansową przedsiębiorstwa. Dlatego też konieczne jest skrócenie czasu jej otrzymania, a dla uregulowania należności konieczne jest przeprowadzenie jej analizy i audytu.

Zadłużenie kupujących i klientów na podstawie ekonomicznej, rozliczeniowej i prawnej dzieli się według czasu trwania, struktury długu, waluty długu i treści zobowiązań.

Zgodnie z warunkami:

• zadłużenie długoterminowe, którego okres spłaty przekracza 12 miesięcy,
• zadłużenie krótkoterminowe o terminie zapadalności krótszym niż 12 miesięcy.

Jednocześnie zarówno w przypadku zadłużenia krótkoterminowego, jak i długoterminowego, zadłużenia nieprzeterminowanego (nie upłynął termin na dotrzymanie warunków umowy), przeterminowanego (upłynął termin realizacji) oraz odroczonego (termin na wykonanie zostało przedłużone) są wyróżnione.

Grupowanie i kompozycja należności

W celu zwiększenia rynku zbytu swoich produktów przedsiębiorstwo celowo zwiększa należności w rozliczeniach z odbiorcami i klientami, biorąc na siebie wszelkie ryzyko w przypadku opóźnień w płatnościach za wysłane produkty, wycofując własne środki z obiegu, co wymaga szczególnej uwagi i audyt rozliczeń z odbiorcami i klientami.

Syntetyczne i analityczne rozliczanie rozliczeń z odbiorcami i klientami

osoba odpowiedzialna nie zwróciła wydanych mu środków

Rozliczenia z personelem do pozostałych operacji

wystąpienie zadłużenia pracownika z tytułu udzielonych pożyczek, odszkodowanie za szkody materialne itp.

Rozliczenia z założycielami

powstanie długu założycieli z tytułu wpłat na kapitał zakładowy

Rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami

w przypadku zaległości w naprawieniu szkody spowodowanej zdarzeniem ubezpieczeniowym; rozliczanie roszczeń na rzecz organizacji; rozliczenie należnych dywidend

W obszarze rozliczania rozliczeń z nabywcami i klientami należności powstają w momencie sprzedaży towarów, robót i usług w celu późniejszej zapłaty.

Z czasem dług ten należy spłacić organizacji, a jeśli dłużnik spłacił dług, transakcje te są odzwierciedlone w księgach rachunkowych w następujący sposób:

• Debet 51 „Rachunki bieżące”
• Kredyt 62 „Rozliczenia z kupującymi i klientami”

Na koncie 62 można otworzyć kilka subkont:

1. Subkonto 1 – do rozliczania obliczeń w przypadku ogólnym;
2. Subkonto 2 – do rozliczania otrzymanych zaliczek.

Analityczne rozliczanie rozliczeń z nabywcami i klientami odbywa się w dwóch kierunkach:

1. Za każdą fakturę wystawioną kupującym i klientom;
2. Dla każdego kupującego i klienta.

Taka rachunkowość analityczna umożliwia uzyskanie obiektywnych informacji o kupujących i klientach, w tym na podstawie faktury, o zapłaconych i niezapłaconych fakturach. Jednocześnie istnieje możliwość wyróżnienia niezapłaconych faktur, których termin płatności jeszcze nie nadszedł.

Należności w toku działalności finansowo-gospodarczej przedsiębiorstwa są procesem naturalnym i obiektywnym. Występuje głównie w następujących okolicznościach:

1. Użyczenie komercyjne przez dostawcę kupującemu, tj. po odroczeniu płatności
2. Opóźnienie w płatnościach, tj. w przypadku opóźnienia w płatności

Księgowość należności prowadzona jest w następujących obszarach:

• według czasu wystąpienia: 0–45 dni, od 45 do 90 dni, powyżej 90 dni (zgodnie z rozdziałem 25 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej);
• według listy dłużników w oparciu o jej wielkość w przeliczeniu na każdego dłużnika (ponad 14% całości długu, od 7 do 12%),
• według wykazu dłużników według rodzaju należności (z odroczonym terminem płatności, przeterminowaną spłatą);
• dotyczące obrotu wierzytelnościami zarówno ogółem, jak i indywidualnymi dłużnikami.

Dokumentacja rozliczeń z odbiorcami i klientami

Formularze raportowania odzwierciedlają:

• informacje o należnościach i zobowiązaniach - w Bilansie (formularz nr 1);
• informacje o stanie należności i zobowiązań (tj. salda na początek i koniec roku) - w sekcji „Należności i zobowiązania” Załącznika do bilansu (formularz nr 5).

Zgodnie z paragrafem 11 PBU 10/99 w rachunkowości rozpoznaje się kwoty długów, które są nierealne do odzyskania; do rozliczenia takich kwot stosuje się konto 91, subkonto 91-2 „Inne wydatki”.

W ciągu pięciu lat od dnia umorzenia kwotę umorzonego zadłużenia uwzględnia się w bilansie na rachunku 007 „Dług niewypłacalnych dłużników umorzonych ze stratą”, mającym na celu podsumowanie informacji o stanie należności umorzone w związku z niewypłacalnością dłużników.

Analiza rozliczeń z odbiorcami i klientami

Stabilność i efektywność przedsiębiorstwa zależy bezpośrednio zarówno od jego zdolności do regulowania swoich zobowiązań wobec dostawców i budżetu, jak i terminowego otrzymywania należnych mu środków ze sprzedaży własnych produktów na ciągłe utrzymanie cyklu produkcyjnego, dlatego zadania audytu należności związane z utrzymaniem optymalnej wielkości i struktury majątku obrotowego oraz źródeł ich pokrycia, jednego z niezbędnych elementów zapewniających stabilne i efektywne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Analiza stanu rozliczeń z nabywcami i klientami odbywa się w trzech etapach:

1. Analiza dynamiki i struktury należności;
2. Analiza rotacji należności;
3. Analiza wskaźników wypłacalności i stabilności finansowej.

Na przestrzeni kilku ostatnich okresów przeprowadzana jest analiza dynamiki zadłużenia w celu identyfikacji trendów i ewentualnych zmian strukturalnych.

Głównymi wskaźnikami obrotów są obroty w dniach i wskaźnik obrotów.

Dane księgowe dają spółce najpełniejszy obraz stanu jej należności.

Należy zaznaczyć, że przedsiębiorstwa przywiązują dużą wagę do należności ze względu na rodzaj dłużnika oraz termin spłaty należności.

Na podstawie wyników analiz i danych księgowych dotyczących dłużników podejmowana jest decyzja o tym, jak pilna jest konieczność podjęcia działań wobec określonych dłużników.

Obrót należnościami poszczególnych dłużników oblicza się w następujący sposób.

Zatem średni obrót wierzytelnościami dla tego dłużnika wynosi 27 dni (8297/307).

Przykładowo, jeśli okres rozliczeniowy w ramach umowy wynosi 30 dni, to porównując uzyskany wynik, stwierdzamy, że Iskra LLC wywiązuje się ze swoich zobowiązań umownych.

Rachunkowość należności według wieku pozwala firmie wykonać następujące czynności:

• opracować optymalną politykę zarządzania należnościami, w tym odroczenia płatności
• dokładniej przewidzieć otrzymanie pieniędzy na spłatę tego długu
• mieć pojęcie o jakości należności

Nawet jeśli firma jest stabilna, ale ponad połowa wszystkich należności, jak w podanym przykładzie, to należności wymagalne do 45 dni (w większości pilne), to jest powód do podjęcia działań. Należy jednocześnie zaznaczyć, że zadłużenie powyżej 90 dni, stanowiące 6,8% całości, jest niepokojące i przedsiębiorstwo musi zaakceptować bardziej rygorystyczne wymagania wobec dłużników, nawet skierować sprawę do sądu polubownego.

Przykładowe rozliczenie należności według listy dłużników w oparciu o jej wielkość w przeliczeniu na każdego dłużnika przedstawiono w tabeli.

Dane księgowe pozwalają na wyciągnięcie następujących wniosków. Udział trzech pierwszych dłużników jest dość wysoki – 46,6%. Ale co najważniejsze, udział ich zadłużenia w okresie 90 dni wynosi 98,8%. To dużo, dlatego konieczne jest pełne wyjaśnienie sytuacji i nakreślenie niezbędnych środków. Dłużnicy, z których każdy ma zadłużenie od 7 do 12%, nie mają wyraźnych odchyleń. Ale jednocześnie konieczna jest kontrola nad każdym z nich. Jeśli chodzi o pozostałych dłużników, których udział w całości długu wynosi 4,1%, konieczne jest doprecyzowanie zachowania każdego z nich. W zależności od tego należy opracować odpowiednie działania. Udział należności o terminie wymagalności powyżej 90 dni jest stosunkowo niewielki, jednak jest to szczególnie niepokojące dla firm Vysota LLC, Mir LLC, Luch LLC, nawet te przedsiębiorstwa są wieloletnimi partnerami.

Główne kierunki usprawnienia rozliczania rozliczeń z odbiorcami i klientami

Priorytetowym działaniem jest zwiększenie efektywności kontroli płatności, gdyż problem zmniejszania poziomu należności jest jednym z najważniejszych.

Konieczne jest ścisłe rozdzielenie odpowiedzialności za badanie i monitorowanie należności, szczególnie w zakresie rozliczeń z odbiorcami i klientami, pomiędzy służby handlowe, finansowe i prawne.

Do realizacji planów redukcji zadłużenia proponuje się następujący algorytm pracy:

1. Organizowanie gromadzenia analitycznych sekcji informacji (oprócz już istniejących) w celu ustrukturyzowania danych i prognozowania przyszłego stanu majątku.
2. Segmentowa i kompleksowa analiza należności.
3. Praktyczne wdrażanie działań ograniczających wolumen należności w oparciu o wykorzystanie nowych elementów pracy z klientami obok tych już istniejących w przedsiębiorstwie.
4. Analiza wyników uzyskanych po wydarzeniach.

Niedoskonałość relacji kontraktowych oraz brak doświadczenia zawodowego wśród pracowników we współpracy z klientami w dużej mierze przyczyniają się do wysokiego poziomu należności, jednak w rozwiązywaniu tych problemów pojawia się nowy potencjał pracy na poziomie menadżerskim, finansowym i prawnym.

Dług nabywców i klientów jest aktywem przedsiębiorstwa, a przy odpowiedniej pracy można zbudować efektywne instrumenty finansowe i wykorzystać je na korzyść firmy.

Zatem jednym z takich narzędzi jest schemat, w którym zadłużenie kupujących i klientów zostaje spisane z bilansu przedsiębiorstwa, wyodrębnione z reszty majątku i przekazane specjalnie utworzonemu pośrednikowi finansowemu, a następnie refinansowane na rynku kapitałowym . Refinansowanie odbywa się albo poprzez emisję zabezpieczonych papierów wartościowych, albo poprzez uzyskanie kredytu konsorcjalnego. Jednocześnie niepłynne aktywa przekształcane są w najwyższej klasy, płynne i zbywalne papiery wartościowe o wysokiej jakości kredytowej. Charakterystyka przepływu płatności tych papierów wartościowych może znacznie różnić się od przepływów generowanych przez aktywa pierwotne. Narzędzie to jest szeroko stosowane w USA i Europie.

Obecnie stosowane metody zarządzania należnościami wskazują na dość wąski podstawowy zestaw narzędzi. Pochodne instrumenty finansowe, takie jak faktoring i obieg weksli, również nie są powszechnie stosowane.

W odniesieniu do warunków rosyjskich proponuje się następujące działania mające na celu ulepszenie systemu rozliczania rozliczeń z nabywcami i klientami:

• wykluczenie przedsiębiorstw wysokiego ryzyka z listy partnerów;
• okresowy przegląd maksymalnej kwoty kredytu kupieckiego;
• wykorzystanie możliwości przyjmowania weksli i papierów wartościowych jako zapłaty za wierzytelności, a następnie ich sprzedaż;
• ustalenie zasad rozliczeń przedsiębiorcy z kontrahentami na nadchodzący okres;
• określenie możliwej kwoty majątku obrotowego przeznaczonego na należności z tytułu kredytu kupieckiego oraz z tytułu wydanych zaliczek;
• tworzenie warunków zapewniających windykację;
• utworzenie systemu kar za nieterminowe wypełnianie zobowiązań przez kontrahentów;
• wykorzystanie nowoczesnych form refinansowania zadłużenia;
• dywersyfikacja klientów w celu ograniczenia ryzyka braku płatności przez klienta monopolistycznego.

Zastosowanie nowych narzędzi wraz z już istniejącymi może pozytywnie wpłynąć na efektywność audytu i zarządzania należnościami. Oczywiście podejmując decyzje dotyczące stosowania określonych schematów i metod pracy z należnościami oraz korzystania z instrumentów finansowych związanych z tym aktywem, należy wziąć pod uwagę wszelkie ryzyka podatkowe, prawne, zarządcze i inne.

Decyzja o zastosowaniu określonych narzędzi musi być wyważona i uzasadniona, a wszelkie innowacyjne sposoby zarządzania należnościami muszą być uzasadnione przede wszystkim ekonomicznie.

W załączniku przedstawiono harmonogram obiegu dokumentów dotyczących rozliczeń księgowych z nabywcami i klientami stosowany w Rudnichnoe LLC (załącznik 13).

Rozważmy transakcje biznesowe w dokumentach podstawowych:

Tak więc 14 grudnia 2007 r. Do Horten LLC wysłano towary o wartości 1 780 770–73 rubli. Spółka z oo „Rudnichnoe” wystawiła fakturę urlopową nr 483 (załącznik nr 12) oraz fakturę nr 07870 z dnia 14 grudnia 2007 roku.

Tabela 7

Wydanie produktów z Rudnichnoe LLC do Khorten LLC 14.12.07.

Znajduje to odzwierciedlenie w rachunkowości w następujący sposób:

Obciążenie rachunku 62-1 „Otrzymane zaliczki” Uznanie rachunku 90 subkonta 90-1 „Przychody ze sprzedaży” - odzwierciedla kwotę przychodów ze sprzedaży produktów.

Obciążenie rachunku 62-1 „Otrzymane zaliczki” Uznanie rachunku 68 „Obliczenia podatków” - podatek VAT od kwoty z faktury.

Na podstawie faktur za wydanie gotowych produktów i innych podobnych podstawowych dokumentów księgowych organizacja (zwykle dział sprzedaży) wystawia faktury w ustalonej formie w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy jest wysyłany (przekazywany) nie później niż 10 dni od dnia data wysyłki produktu (towaru) do kupującego, a druga pozostaje w organizacji dostawcy w celu odzwierciedlenia w księdze sprzedaży i obliczenia podatku od wartości dodanej.

Sprzedawcy prowadzą dziennik faktur wystawianych klientom, w którym przechowywane są ich drugie egzemplarze w porządku chronologicznym, oraz księgę sprzedaży, służącą do ewidencjonowania faktur wystawianych przez sprzedawcę w trakcie transakcji. Rejestracja faktur odbywa się w kolejności chronologicznej, w okresie rozliczeniowym, w którym powstaje obowiązek podatkowy. Otrzymując środki w formie zaliczki lub innych płatności na poczet nadchodzących dostaw produktów (wykonanie pracy, świadczenie usług), sprzedawca wystawia fakturę, która jest rejestrowana w księdze sprzedaży. Jednocześnie przy wysyłce produktów (wykonaniu pracy, świadczeniu usług) w zamian za otrzymaną zaliczkę lub inne płatności, w księdze sprzedaży dokonuje się zapisu korygującego, pomniejszającego naliczoną wcześniej kwotę podatku od tych płatności.

W przypadku częściowej zapłaty za wysłane produkty (wykonaną pracę, świadczone usługi), przyjmując politykę rachunkowości dla celów podatkowych, w momencie otrzymania środków sprzedający rejestruje w księdze sprzedaży fakturę na każdą kwotę otrzymaną w ramach częściowej zapłaty, wskazując dane do faktury za wysłane produkty (wykonane prace, wykonane usługi) i oznaczenie „częściowej płatności” dla każdej kwoty.

Rejestracja faktur z tymi samymi danymi w księdze sprzedaży sprzedawcy jest dozwolona wyłącznie w przypadku otrzymania środków w formie częściowej zapłaty, a także wysyłki produktów (wykonanie pracy, świadczenie usług) w zamian za otrzymaną kwotę zaliczki lub inne płatności z odpowiednią korektą (potrąceniem) wcześniej naliczonych kwot podatku od płatności.

W księdze sprzedaży rejestrowane są wszystkie faktury wystawione przez sprzedającego podczas dokonywania transakcji, które są uznawane za przedmioty podlegające opodatkowaniu. Na koniec miesiąca wyświetlane są także wyniki księgi sprzedaży.

Organizacja prowadzi syntetyczną księgowość rozliczeń z odbiorcami i klientami z tytułu wysłanych produktów, wykonanej pracy i świadczonych usług na rachunku 62 „Rozliczenia z odbiorcami i klientami”. Rachunek 62 „Rozliczenia z odbiorcami i odbiorcami” zawiera informacje dotyczące rozliczeń z odbiorcami i odbiorcami, w szczególności płatności za: energię elektryczną, parę wodną, ​​wodę itp. dostarczaną abonentom; prace wykonane dla klientów (dostarczone lub udokumentowane zgodnie z ustaloną procedurą) i świadczone usługi; środki trwałe i inne aktywa wysyłane do klientów. Konto 62 „Rozliczenia z odbiorcami i klientami” obciążane jest w korespondencji z rachunkami 90 „Sprzedaż”, 91 „Pozostałe przychody i koszty” itp. kwotami, na które przedstawiono dokumenty rozliczeniowe.

D-t 62 D-t 90-1 – odzwierciedla zadłużenie kupujących i klientów przy sprzedaży produktów, robót budowlanych i usług.

Konto 62 „Rozliczenia z nabywcami i klientami” uznawane jest w korespondencji z rachunkami gotówkowymi, rozliczeniami kwot otrzymanych wpłat, w tym kwotą otrzymanych zaliczek itp.

D-t 50-1, 51, 52-2 K-t 62 – odzwierciedla spłatę długu przez kupującego (klienta).

W przypadku umowy o spłatę zobowiązań w drodze potrącenia wzajemnych roszczeń, rachunek 62 „Rozliczenia z odbiorcami i odbiorcami” uznawany jest w korespondencji z obciążeniem rachunku 60 „Dostawcy i kontrahenci” lub rachunku 76 „Rozliczenia z różnymi dłużnikami i wierzycielami”.

Obieg dokumentów (Załącznik nr 1) to przepływ dokumentów w organizacji od momentu ich utworzenia lub otrzymania aż do zakończenia realizacji: wysłania i (lub) przekazania do akt.

W rachunkowości wyróżnia się pięć głównych etapów obiegu dokumentów:

• 1. Sporządzenie dokumentu podczas transakcji handlowej.
• 2. Przekazanie dokumentu do działu księgowości.
• 3. Weryfikacja przyjętych dokumentów przez księgowego pod względem formy, treści i weryfikacji arytmetycznej.
• 4. Przetwarzanie dokumentów w rachunkowości, które obejmuje: opodatkowanie (cenę), grupowanie, cesję kont (wskazanie zgodności rachunków w dokumencie pierwotnym)
• 5. Złożenie dokumentów do przechowywania w archiwum

Podstawy prawne rachunkowości i kontroli rozliczeń z dostawcami, kontrahentami i klientami

Przedsiębiorstwa mogą prowadzić rozliczenia z różnymi organizacjami (związkami, stowarzyszeniami) w zakresie różnych płatności. Zatem relacje rozliczeniowe pomiędzy producentami towarów są dość zróżnicowane. Obejmują rozliczenia z dostawcami, wykonawcami, odbiorcami, klientami, a także z innymi organizacjami i organami finansowymi.

Dlatego rachunkowość, w tym rozliczanie relacji rozliczeniowych z dostawcami i klientami w przedsiębiorstwach, jest zorganizowana w oparciu o jednolite ramy regulacyjne Federacji Rosyjskiej, które prawnie określają podstawowe granice regulacji państwowych oraz samoregulacji rachunkowości i jej organizacji, a także kontrola w przedsiębiorstwach Federacji Rosyjskiej.

Ogólne zarządzanie prawne i metodologiczne rachunkowością w Federacji Rosyjskiej prowadzone jest przez Rząd Federacji Rosyjskiej, a także Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej, które reguluje wszystkie kwestie związane z metodologią i organizacją rachunkowości w Federacji Rosyjskiej .

Obecnie, zgodnie z MSSF, trwają ciągłe prace nad udoskonaleniem systemu rachunkowości prawnej i metodologicznej, w oparciu o utrzymanie czteropoziomowego systemu dokumentów regulacyjnych.

Na pierwszy poziom systemu składają się kodeksy Federacji Rosyjskiej, akty prawne przyjęte przez Dumę Państwową, dekrety Prezydenta Federacji Rosyjskiej oraz uchwały Rządu Federacji Rosyjskiej, regulujące bezpośrednio lub pośrednio organizację rachunkowości w organizacji, kontrola i audyt jej działalności i wiele więcej.

Podstawowym dokumentem normatywnym w Federacji Rosyjskiej jest Konstytucja Federacji Rosyjskiej, która ma najwyższą moc prawną, skutek bezpośredni i jest stosowana na całym terytorium Federacji Rosyjskiej. Wszelkie ustawy i rozporządzenia stosowane w Rosji nie mogą być sprzeczne z Konstytucją Federacji Rosyjskiej.

Wszelkie stosunki prawne powstałe pomiędzy podmiotami gospodarczymi wszelkich form własności reguluje przede wszystkim Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej. Dokument ten reguluje stosunki powstające w procesie działalności gospodarczej oraz innej działalności opartej na prawach majątkowych.

Przestępstwa związane z realizacją stosunków rozliczeniowych przez przedsiębiorstwa z kontrahentami, a także środki i metody eliminacji takich naruszeń regulują Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej, Kodeks karny Federacji Rosyjskiej, Kodeks wykroczeń administracyjnych Rosji Federacji, które dotyczą również dokumentów pierwszego stopnia.

Zgodnie z art. 71 Konstytucji Federacji Rosyjskiej rachunkowość podlega jurysdykcji Federacji Rosyjskiej, dlatego opracowano ustawę federalną „O rachunkowości” z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ, który jest głównym dokumentem regulacyjnym pierwszego poziomu regulującym organizację rachunkowości i raportowania. Ustawa ta ustanawia jednolite przepisy i ogólne zasady organizacji i prowadzenia rachunkowości, prawa i obowiązki, a także obowiązki osób prawnych, kadry kierowniczej, środki zapewniające wiarygodność informacji księgowych, procedurę publikowania sprawozdań finansowych oraz regulacje państwowe całego systemu księgowego.

Podstawowe zasady rozliczania rozliczeń z dostawcami i klientami są również zapisane w ustawie federalnej nr 129-FZ.

Pierwszy poziom regulacji prawnych obejmuje także ustawę federalną nr 119 z dnia 7 sierpnia 2001 r. Jest to ustawa bezpośrednio stosowana, która zawiera 22 artykuły odzwierciedlające podstawowe pojęcia i aspekty działalności audytorskiej, usług związanych z audytem, ​​koncepcji indywidualny audytor i organizacja audytorska.

Dokument określający tryb licencjonowania działalności audytorskiej prowadzonej na terytorium Federacji Rosyjskiej przez organizacje audytorskie i indywidualnych audytorów, a mianowicie warunki wydawania im licencji, wymagania licencyjne przy wykonywaniu czynności audytorskich, kontrola nad nimi przez organ wydający licencje, jest Rozporządzenie Rządu „W sprawie licencjonowania działalności rewizyjnej” z dnia 29 marca 2002 r.

Płatności gotówkowe na terytorium Federacji Rosyjskiej reguluje Ustawa Federalna „O korzystaniu z urządzeń kasowych przy dokonywaniu płatności gotówkowych i/lub płatności kartami plastikowymi” z dnia 22 maja 2003 r. Nr 54-FZ, a także ustawa federalna nr 86 z dnia 10 lipca 2002 r. Ta sama ustawa reguluje płatności bezgotówkowe.

Jedną z obiecujących form płatności bezgotówkowych jest forma płatności wekselem, która jest obecnie regulowana przez ustawę federalną „O wekslach i wekslach” z dnia 11 marca 1997 r. Nr 48-FZ.

Wszystkie stosunki rozliczeniowe związane z płatnością za towary (pracę, usługi) w walucie obcej, na przykład import lub eksport towarów (praca, usługi) reguluje ustawa federalna „O regulacji walutowej i kontroli waluty” z dnia 10 grudnia 2003 r. Nr 173-FZ.

Głównym dokumentem płatności wobec dostawców i odbiorców za towar jest z reguły faktura. Dlatego temu dokumentowi poświęca się szczególną uwagę zarówno ekspertów, jak i państwa. Na przykład zgodnie z dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 2 grudnia 2000 r. Nr 914 zatwierdzono Zasady prowadzenia ewidencji otrzymanych i wystawionych faktur, ksiąg zakupów i ksiąg sprzedaży dla celów obliczenia podatku VAT. A w 2004 roku Ostatnie zmiany w niniejszym Regulaminie zostały dokonane zgodnie z Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 lutego 2004 roku. Nr 84.

Po wejściu w życie ustawy federalnej z dnia 29 maja 2002 r. Nr 57-FZ, w art. 169 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej wprowadzono zmiany, zgodnie z którymi od 1 stycznia 2002 r. Nie ma obowiązku poświadczania faktur pieczęcią.

Kolejnym dokumentem regulacyjnym należącym do pierwszego poziomu jest Koncepcja rozwoju rachunkowości i sprawozdawczości w Federacji Rosyjskiej w perspektywie średnioterminowej. Koncepcja ta określa podstawy budowy systemu rachunkowości w nowym środowisku gospodarczym powstającym w kraju, podstawy systemu regulacji regulacyjnych rachunkowości organizacji we wszystkich sektorach gospodarki, rodzaje działalności oraz formy organizacyjno-prawne.

Poziom ten obejmuje również federalne zasady (standardy) dotyczące działań audytowych.

Drugi poziom systemu składa się z rosyjskich standardów - Regulaminu rachunkowości (PBU), ustalania zasad, podstawowych zasad prowadzenia ewidencji księgowej poszczególnych obiektów oraz w jego poszczególnych sekcjach, możliwych technik księgowych bez ujawniania konkretnego mechanizmu ich stosowania do określonego typu działalności, tryb sporządzania i składania sprawozdań księgowych. Na tym poziomie głównym organem regulacyjnym jest Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej.

• 1. Obecnie w Federacji Rosyjskiej przyjęto 20 PBU. W odniesieniu do badanego tematu rozważ następujące kwestie:
• 2. Zarządzenie Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n (zmienione w dniu 26 marca 2007 r.) „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej” (zarejestrowane w Ministerstwie Sprawozdawczości Sędzia Federacji Rosyjskiej z 27 sierpnia 1998 r. N 1598). Niniejsza PBU określa procedurę organizacji i prowadzenia ksiąg rachunkowych, sporządzania i składania sprawozdań finansowych przez osoby prawne zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej, a także relacje z zewnętrznymi odbiorcami informacji.
• 3. Regulamin rachunkowości „Polityka rachunkowości organizacji” (PBU 1/98). Niniejsza PBU ustanawia podstawę do tworzenia i ujawniania (upubliczniania) zasad rachunkowości organizacji będących osobami prawnymi zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
• 4. Regulamin rachunkowości „Sprawozdania księgowe organizacji” (PBU 4/99). Niniejsze rozporządzenie określa skład, treść i podstawy metodologiczne sporządzania sprawozdań finansowych organizacji.
• 5. Regulamin rachunkowości „Rachunkowość zapasów” (PBU 5/01). Niniejsze rozporządzenie ustanawia zasady tworzenia w rachunkowości informacji o zapasach organizacji.
• 6. Przepisy dotyczące rachunkowości „Dochodów organizacji” (PBU 9/99). Niniejsze rozporządzenie ustanawia zasady tworzenia w rachunkowości informacji o dochodach organizacji komercyjnych (z wyjątkiem organizacji kredytowych i ubezpieczeniowych), które są osobami prawnymi zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
• 7. Regulamin rachunkowości „Wydatki organizacji” (PBU 10/99). Niniejsze rozporządzenie ustanawia zasady tworzenia w rachunkowości informacji o wydatkach organizacji komercyjnych (z wyjątkiem organizacji kredytowych i ubezpieczeniowych), które są osobami prawnymi zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

Trzeci poziom systemu składa się z zaleceń metodologicznych dotyczących rachunkowości, instrukcji, instrukcji itp. Może je opracować każdy, kto jest zainteresowany interpretacją i uszczegółowieniem przepisów regulacyjnych aktów prawnych pierwszego i drugiego poziomu (Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej, Ministerstwo Podatków Federacji Rosyjskiej itp.)

Do najważniejszych dokumentów tego poziomu zalicza się Plan kont do rozliczania działalności finansowo-gospodarczej oraz Instrukcję jego stosowania.

Na tym samym poziomie znajdują się Zalecenia metodologiczne dotyczące inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych. Niniejsze Zalecenia Metodyczne ustanawiają tryb przeprowadzania inwentaryzacji majątku i zobowiązań finansowych oraz ewidencji jej wyników.

Obejmuje to również Instrukcje metodologiczne dotyczące księgowania zapasów, które określają procedurę organizacji księgowania zapasów w oparciu o PBU 5/01 „Rachunkowość zapasów”, a także Instrukcje dotyczące trybu przeprowadzania audytów i inspekcji przez organy kontrolne i audytorskie , Zalecenia metodologiczne dotyczące stosowania dziennikowych form rachunkowości w przedsiębiorstwach rolno-przemysłowych. Polecają i precyzują ogólne postanowienia standardowej dziennikowej formy rachunkowości, która zawiera ponad 90 rejestrów do organizacji branży, instrukcje ich prowadzenia, schemat wpisów do rejestrów, a także schemat uzgadniania rejestrów.

Oprócz ustawy federalnej obowiązuje rozporządzenie „W sprawie zasad organizacji obrotu gotówkowego na terytorium Federacji Rosyjskiej” z dnia 5 stycznia 1998 r. Nr 14-P.

Limity płatności gotówkowych znajdują odzwierciedlenie w dekrecie Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 14 listopada 2001 r. Nr 1050-U „W sprawie ustalenia limitów płatności gotówkowych w Federacji Rosyjskiej pomiędzy osobami prawnymi”.

Rozliczenia w formie płatności bezgotówkowych regulują Regulamin Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 3 października 2002 roku. Nr 2-P „O płatnościach bezgotówkowych w Federacji Rosyjskiej”. Refleksja w księgowaniu transakcji związanych z obiegiem weksli odbywa się zgodnie z Listem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 31 października 1994 r. Nr 142 „W sprawie procedury rejestrowania transakcji wekslami stosowanymi w rozliczeniach z organizacjami dotyczącymi dostaw towarów (robót budowlanych, usług)”. Procedurę rejestrowania transakcji barterowych określa Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 października 1992 r. Nr 16-05/n „W sprawie sposobu uwzględniania w rachunkowości transakcji giełdowych przeprowadzanych na zasadzie barteru”.

Na tym poziomie znajdują się takie dokumenty jak Pismo Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 16-00-17/2 „W sprawie użytkowania urządzeń kasowych”, Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 10 marca 2005 r. Nr 03-03-01-04/1/103 „W sprawie rozliczania kosztów transportu”, Pismo Ministerstwa Podatków i Podatków Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. Nr 03-1-08/296311-AL268 „W sprawie procedury wystawiania faktur i odliczeń podatkowych z tytułu podatku od wartości dodanej” (w związku z przyjęciem ustawy federalnej nr 54-FZ z dnia 22 marca 2003 r.), a także Pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej oraz Ministerstwa Podatków i Podatków Federacji Rosyjskiej z dnia 27 stycznia 2004 r. Nr OS-6-03/86 „O specyfice prowadzenia ksiąg zakupu i ksiąg sprzedaży przy obliczaniu podatku od towarów i usług” (w związku ze zmianą stawki podatku VAT od 1 stycznia 2004 r.).

Na koniec okresu sprawozdawczego (podatkowego), czy to miesiąca, kwartału, roku czy innego okresu, każde przedsiębiorstwo ma obowiązek sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego. Fakt ten regulują Zalecenia Metodologiczne dotyczące sposobu generowania wskaźników sprawozdawczości finansowej. Niniejsze Zalecenia Metodologiczne ustanawiają procedurę sporządzania sprawozdań finansowych organizacji będącej osobą prawną zgodnie z prawem Federacji Rosyjskiej (z wyjątkiem organizacji kredytowych, ubezpieczeniowych i budżetowych).

Czwarty poziom systemu stanowią tzw. dokumenty robocze organizacji, w których na podstawie ogólnie ustalonych zasad i zasad formułują one zasady rachunkowości oraz ich podejście do ujawniania informacji księgowych w raportach przekazywanych zainteresowanym użytkownikom.

Podsumowując tę ​​sekcję, należy zauważyć, że badane dokumenty regulacyjne dość wyraźnie regulują stosunki rozliczeniowe z dostawcami i klientami. Nie powinniśmy jednak zapominać, że relacje te są dość złożone, co roku zmieniają się i stają się coraz bardziej skomplikowane, dlatego w razie potrzeby konieczne jest szybkie uzupełnienie i uzupełnienie istniejących ram regulacyjnych rachunkowości (pod względem obliczeń).

O.V. Kulagina, ekspert podatkowy

Obieg dokumentów: budujemy go „według księgowości”

Dokumenty powstają zarówno wewnątrz organizacji, jak i odbierane są z zewnątrz. Lwia część dokumentów to dokumenty pierwotne, które muszą koniecznie przejść przez dział księgowości. Czasami księgowy musi dosłownie „wytrząsnąć” te dokumenty z innych działów. Podpowiemy Ci jak zorganizować obieg dokumentów, aby dokumenty dotarły do ​​działu księgowości na czas.

Czym jest obieg dokumentów i dlaczego jest potrzebny?

W swojej „życiowej” podróży dokument przechodzi przez kilka etapów: utworzenie, przetwarzanie, przekazanie do przechowywania i zniszczenie. To jest obieg dokumentów. Proces ten można regulować za pomocą harmonogramu przepływu dokumentów, instrukcji przepływu dokumentów, przepisów dotyczących przepływu dokumentów itp. Jednak większość organizacji korzysta z harmonogramu przepływu dokumentów Zatwierdzony Regulamin dokumentów i obiegu dokumentów w rachunkowości. Ministerstwo Finansów ZSRR 29.07.83 nr 105.

POWIEMY MENEDŻEROWI

Harmonogram obiegu dokumentów jest jednym z elementów systemu kontroli wewnętrznej(SVK) klauzula 41 federalnej zasady (standardu) audytu nr 8, zatwierdzona. Dekret Rządu nr 696 z dnia 23 września 2002 r. Im wyższa wiarygodność systemu kontroli wewnętrznej, tym większe prawdopodobieństwo uzyskania raportu z audytu z minimalną liczbą uwag.

Księgowość, bardziej niż jakikolwiek inny dział, jest zainteresowana dostępnością takiego dokumentu i zgodnością z ustalonymi przez niego zasadami, ponieważ z powodu przedwczesnego otrzymania pierwotnej księgowości transakcje nie są odzwierciedlane w okresie, w którym zostały dokonane, oraz czasami pojawiają się nawet błędy, które należy poprawić zgodnie z przepisami PBU 22/2010. Na przykład, jeśli kierowca spedytor nie przesłał na czas faktur do działu księgowości, wówczas będzie to musiało zostać poprawione jako błąd, ponieważ generalnie nie jest to nowa informacja dla organizacji i jest nowa tylko dla księgowego który otrzymał dokument z opóźnieniem. Ponadto, aby odliczyć podatek VAT od faktur otrzymanych przez organizację w terminie, ale które, zdaniem fiskusa, trafiają do księgowości dopiero w kolejnym kwartale, konieczne jest, zdaniem organów podatkowych, złożenie aktualizacji z Pismo Federalnej Służby Podatkowej z dnia 30 marca 2012 r. nr ED-3-3/1057@.

To za pomocą harmonogramu obiegu dokumentów możesz wyznaczyć osoby odpowiedzialne za przygotowanie i przekazanie dokumentów, a także wyznaczyć konkretne terminy przekazania dokumentów pierwotnych do działu księgowości. Umożliwi to księgowemu otrzymanie dokumentów na czas. Ponadto księgowy nie będzie musiał każdemu pracownikowi tłumaczyć, jakie dokumenty i kiedy należy złożyć do działu księgowości.

Nawiasem mówiąc, harmonogram przepływu dokumentów jest częścią systemu kontroli wewnętrznej i każda organizacja musi ustanowić wewnętrzną kontrolę działalności biznesowej. Wymaga tego nowa ustawa o rachunkowości Sztuka. 19 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Opracowujemy harmonogram obiegu dokumentów

Nie ma jednolitej formy harmonogramu – każda organizacja musi go opracować niezależnie. Im większa organizacja, im więcej rodzajów działań ma, tym bardziej szczegółowy powinien być harmonogram.

Decydując się na dokumenty

W pierwszym etapie należy nakreślić zakres dokumentów, które powstają w procesie działalności organizacji. Oprócz codziennej podstawowej kasy, ewidencji zapasów i personelu, uwzględnij w harmonogramie dokumenty dotyczące operacji, które występują rzadko (na przykład wydarzenia rozrywkowe i promocje). Prawidłowe sporządzenie tych dokumentów jest niezbędne do rozpoznania wydatków.

Harmonogram musi również opisywać proces przepływu dokumentów potwierdzających pewne fakty z życia gospodarczego, o których wystąpieniu księgowy może nie wiedzieć, ale które muszą znaleźć odzwierciedlenie w rachunkowości.

Wyjaśnijmy na przykładzie. W rachunkowości i rachunkowości podatkowej zobowiązania wobec zlikwidowanego dostawcy należy odpisać jako dochód w dniu wpisu do Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych o jego likwidacji. klauzula 6 PBU 4/99; klauzula 16 PBU 9/99; podpunkt 18 wiek 250 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej. Ale księgowy nie jest zobowiązany do monitorowania procesu likwidacji kontrahenta tylko dlatego, że nie jest to jego zadaniem. Oznacza to, że pracownik, którego kompetencje obejmują pracę ze zobowiązaniami, musi zgłosić likwidację. A takich sytuacji jest wiele. Informacje takie można przekazać do działu księgowości w formie zaświadczeń lub notatek, które również należy uwzględnić w harmonogramie obiegu dokumentów. W naszym przykładzie odpowiedzialny pracownik musi złożyć wyciąg z Jednolitego Państwowego Rejestru Podmiotów Prawnych.

Wyznaczamy osoby odpowiedzialne

Z podstawowymi dokumentami wszystko jest proste. Za jego prawidłowe wykonanie odpowiadają pracownicy, których obowiązki służbowe obejmują sporządzenie raportu pierwotnego ust. 6 ust. 2, art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ. Należy wyznaczyć tych samych pracowników odpowiedzialnych za przekazywanie dokumentów do działu księgowości. Im mniej pośredników pomiędzy sporządzającym dokumenty a działem księgowości, tym większa szansa, że ​​dokument nie zaginie i dotrze na czas.

Aby rozdzielić odpowiedzialność za przygotowanie i przekazywanie oficjalnych notatek lub zaświadczeń, należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną w każdym dziale. Na przykład:

• dłużnicy problematyczni – starszy kierownik sprzedaży;
• uchwały zgromadzenia uczestników organizacji – starszy radca prawny;
• określenie wartości rynkowej nieruchomości – wiodący specjalista działu marketingu w porozumieniu z kierownikiem działu produkcyjno-technicznego;
• dane dotyczące regularnych urlopów w celu obliczenia kwoty odpowiedniego szacowanego zobowiązania (rezerwy) - kierownik działu personalnego;
• ustalanie okresu użytkowania środka trwałego – wiodący specjalista działu produkcyjno-technicznego.

Jeśli nie wyznaczysz odpowiedzialnego urzędnika, to w przypadku zagubienia dokumentu lub przekroczenia terminu jego złożenia nie będzie kogo zapytać. Oznacza to, że księgowy nie osiągnie swoich celów.

Ustalanie terminów

Termin, w jakim konkretny pracownik musi przekazać dokumenty do działu księgowości, jest bodaj najważniejszy w harmonogramie obiegu dokumentów. Okresem tym można ustawić konkretny dzień miesiąca lub liczbę dni, jakie upłynęły od dnia sporządzenia lub wykonania dokumentu. Należy również wziąć pod uwagę, że księgowy może potrzebować więcej niż jednego dnia na przetworzenie otrzymanych dokumentów i przeniesienie z nich danych do rejestru. Na przykład w organizacji dzień wypłaty ustala się na 7. Księgowy grupy księgowej oblicza wynagrodzenia dla wszystkich działów, a wszystkie dokumenty rejestrujące godziny pracy muszą zostać przetworzone na przykład do 5 dnia miesiąca. Dlatego karty czasu pracy, zamówienia na premie itp. muszą wpłynąć do działu księgowości nie później niż pierwszego dnia miesiąca.

Nie zapomnij osobno wskazać w harmonogramie terminów przesyłania dokumentów w przypadku podróży służbowych. Nie jest tajemnicą, że niektórzy pracownicy mają zwyczaj trzymać dokumenty przy sobie do ostatniej chwili i zgłaszać się z opóźnieniem, nawet nie podejrzewając, że termin na złożenie raportu jest określony przepisami prawa. Dlatego w harmonogramie obiegu dokumentów zapisz ich obowiązek zgłoszenia się w terminie trzech dni od zakończenia podróży służbowych oraz klauzula 26 Dekretu Rządu nr 749 z dnia 13 października 2008 r.

Przygotowano więc listę dokumentów, ustalono terminy przejścia przez wydziały i wyznaczono osoby odpowiedzialne. Przejdźmy do projektu.

Wybór metody projektowania

Schemat obiegu dokumentów można przedstawić w formie tekstu, tabel lub diagramów. Jeśli organizacja jest mała i jest niewiele dokumentów, odpowiedni jest formularz tekstowy. Niektórzy księgowi wolą sporządzić schemat blokowy dla każdego dokumentu, ponieważ jest on jasny, prosty i zawiera wiele informacji. Ale klasycznym sposobem zaprojektowania wykresu jest tabela, w której każda linia zawiera informacje o jednym dokumencie. Lepiej jest opracować wykres w programie Excel, ponieważ wygodnie jest korzystać z niektórych jego funkcji podczas przetwarzania danych.

Niezależnie od tego, jaką metodę wybierzesz, informacje muszą być przedstawione w taki sposób, aby harmonogram był czytelny dla Twoich pracowników odpowiedzialnych za obieg dokumentów. Dlatego dokumenty w harmonogramie muszą być ułożone według określonej zasady, np. w kolejności alfabetycznej, wtedy każdy dokument będzie można łatwo znaleźć.

Ta opcja projektowania jest wygodna, ponieważ tabela obejmuje całą listę dokumentów i będzie używana przez wszystkich pracowników. Ale jeśli dokumentów jest dużo, harmonogram będzie uciążliwy i trudny do zrozumienia. Dlatego ta forma jest optymalna dla małych organizacji.

Harmonogram obiegu dokumentów (wg formularzy dokumentów) może wyglądać następująco.

Inną opcją jest ułożenie dokumentów za pomocą kotwicy:

• <или>do transakcji biznesowej;
• <или>do stanowisk i zawodów;
• <или>do podziałów strukturalnych.

Na przykład dla każdej transakcji biznesowej opisano blok dokumentów, które należy skompilować, ich przepływ, osoby odpowiedzialne, warunki i miejsca przechowywania. Same dokumenty w bloku można ułożyć w kolejności, w jakiej zostały skompilowane. Taki harmonogram jest łatwy do zrozumienia, ponieważ wszystkie niezbędne informacje dla konkretnego pracownika lub komórki strukturalnej są zgrupowane w jednym miejscu. Wadą takiej prezentacji informacji jest wielokrotne powtarzanie tych samych dokumentów podstawowych dla różnych operacji, na przykład zleceń gotówkowych, poleceń zapłaty, wyciągów księgowych, faktur. Dlatego sporządzenie takiego harmonogramu zajmie więcej czasu, ale łatwo jest sporządzić z niego wyciąg dla konkretnego pracownika. Możesz użyć tego wykresu jako przykładu.

Gotowy harmonogram musi zostać zatwierdzony i wprowadzony w życie przez kierownika na jego polecenie.

Wcielamy to w życie

Teraz przechodzimy do etapu „powiadomienia”. Każdy pracownik zajmujący się obiegiem dokumentów musi wiedzieć, co, jak i kiedy ma obowiązek zrobić. Istnieją dwie opcje:

• <или>sporządzić dodatkową kartę do harmonogramu obiegu dokumentów, na której pracownicy będą zostawiać swoje podpisy potwierdzające zapoznanie się z harmonogramem.

Koszty pracy księgowego w przypadku tej opcji są minimalne, ale pracownikowi będzie trudno zapamiętać, co, komu i w jakim terminie musi przekazać;

• <или>sporządzaj wyciągi z harmonogramu dla każdego pracownika i rozdawaj je za podpisem. Funkcja Excela „Dane – Filtr – AutoFiltr” pomoże Ci szybko dokonać wyciągu z grafiku dla pracownika. Dokumenty, które dotyczą wszystkich pracowników jednocześnie, np. zwolnienia lekarskie, zestawienia wydatków, również należy uwzględnić w zestawieniu, umieszczając kilka filtrów z warunkiem „lub”.

Wyciąg z harmonogramu obiegu dokumentów przy jednoczesnym zastosowaniu dwóch filtrów „specjalista działu obsługi” i „pracownik” z warunkiem „lub” w kolumnie „Przesłanie dokumentu → Kto” w programie wygląda następująco.

Ale to nie wystarczy; wszystkie działy muszą ściśle przestrzegać dokumentu. Aby pomyślnie wdrożyć innowacje:

• <или>dokonać zmian w opisach stanowisk pracowników: podać link do harmonogramu obiegu dokumentów, uwzględnić w obowiązkach przestrzeganie terminów składania dokumentów. Przykładowo opis stanowiska magazyniera po dokonaniu zmian może wyglądać tak (zmiany pisane są kursywą).

OPIS PRACY
magazynier

2. Obowiązki zawodowe:

Akceptuje wartości materialne;

- sprawdza zgodność materiałów przyjętych do składowania z dokumentacją towarzyszącą;

- sporządza dokumenty zgodnie z harmonogramem obiegu dokumentów dotyczących przyjęcia i spisywania materiałów;

Prowadzi ewidencję dostępności materiałów w magazynie oraz prowadzi dokumentację sprawozdawczą dotyczącą ich przemieszczania się;

Uczestniczy w przeprowadzaniu inwentaryzacji.

Magazynier jest zobowiązany:

Noś specjalną odzież w miejscu pracy;

Przestrzegać wewnętrznych przepisów pracy;

- dotrzymywać terminów składania dokumentów określonych w harmonogramie obiegu dokumentów.

• <или>ustal obowiązek dotrzymania terminów przekazania dokumentów na zlecenie organizacji, jeśli nie masz opisów stanowisk.

W celu zorganizowania racjonalnego obiegu dokumentów

ZAMAWIAM:

1. Wszyscy pracownicy Kalinka LLC przy sporządzaniu, odbiorze, przetwarzaniu i przekazywaniu dokumentów muszą kierować się harmonogramem obiegu dokumentów.

2. Ściśle przestrzegać terminów przekazywania dokumentów określonych w harmonogramie obiegu dokumentów.

3. Powierz kontrolę nad wykonaniem zlecenia głównemu księgowemu.

Istnieje możliwość zawarcia w regulaminie premii warunku dotyczącego zmniejszenia wysokości premii lub obniżenia premii w przypadku niedotrzymania terminów przekazania dokumentów. Jest to środek skrajny, ale kara w rublach jest zwykle najskuteczniejsza.

WYMIANA DOŚWIADCZEŃ

Główny księgowy MM Industry LLC

„Kolejną trudnością we wdrażaniu harmonogramu obiegu dokumentów jest to, że nie wszyscy pracownicy są gotowi go przestrzegać. Jednym ze skutecznych sposobów zobowiązania pracowników do przestrzegania harmonogramu jest różnicowanie wysokości premii. Przykładowo w naszej firmie regulamin premiowania określa procedurę naliczania premii w zależności od uzyskanych wyników. Określa także przypadki, kiedy i o ile składka może zostać obniżona. W szczególności jako jedną z podstaw zmniejszenia wielkości premii wskazaliśmy: „Naruszenie terminów określonych w zarządzeniach i instrukcjach administracji przy składaniu dokumentów finansowych do działu księgowości”. Dzięki temu działaniu możliwe było osiągnięcie 100% przekazania faktur do działu księgowości do 15 dnia miesiąca a.”

Stosując harmonogram obiegu dokumentów często ujawnia się brak równowagi w niektórych terminach. Przykładowo, dokument był w trakcie zatwierdzania przez długi czas, a termin jego złożenia już minął. Częsta sytuacja: pojawiają się nowe rodzaje czynności, których dokumenty nie są uwzględniane w harmonogramie obiegu dokumentów. Na przykład organizacja zaczęła pracować z wekslami lub pieniędzmi elektronicznymi. Nie da się przewidzieć wszystkich niuansów z góry, ale nie ma w tym nic złego: możesz wprowadzać zmiany w harmonogramie, stopniowo go ulepszając.

Ogólnie rzecz biorąc, istniejąca księgowość organizacji w zakresie rozliczeń z nabywcami i klientami odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, które są zapisane w polityce rachunkowości organizacji. Nie stwierdzono rażących naruszeń w zakresie prowadzenia ewidencji rozliczeń z odbiorcami i klientami. Należy jednak podkreślić szereg uwag i przedstawić rekomendacje, które powinny przyczynić się do poprawy poziomu rozliczania rozliczeń z nabywcami i klientami w tej Spółce (patrz tabela 10).

Tabela 10 - Poprawa rozliczania rozliczeń z nabywcami i klientami w Temp LLC

Organizacja korzysta z zautomatyzowanego systemu księgowego, ale nie drukuje niezbędnych informacji księgowych na papierze. W szczególności ewidencje wystawionych faktur oraz faktur, które należy wydrukować na koniec każdego miesiąca sprawozdawczego.

Spółka narusza wymóg ust. 2 art. 9 ustawy federalnej „O rachunkowości”, że wszystkie podstawowe dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone w formie i zawierają obowiązkowe dane, w szczególności nazwiska stanowisk osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie transakcji biznesowej. Bardzo często faktura (formularz nr 116-a) nie zawiera tych danych.

Analiza wskaźników finansowych Spółki z ostatnich trzech lat sugeruje, że należności w całym wolumenie majątku obrotowego są ogromne, co oznacza, że ​​nieotrzymanie udziału w dochodach organizacji ma ogromne znaczenie, dlatego konieczne jest Temp LLC o utworzeniu rezerwy na długi wątpliwe, która jest ujęta na rachunku 63 „Rezerwa na długi wątpliwe”, co choć z góry zmniejsza zysk organizacji, zmniejsza także ryzyko umorzenia długów, których windykacja jest nierealistyczna kosztem zysku roku bieżącego.

Zgodnie z polityką rachunkowości organizacji raz w miesiącu przeprowadzana jest inwentaryzacja rozliczeń i sporządzane są akty uzgadniania rozliczeń z nabywcami i klientami. Inwentaryzacja obliczeń polega na sporządzeniu nie tylko raportów uzgodnień, ale także na ich podstawie sporządzenie zestawienia inwentaryzacji obliczeń w ujednoliconym formularzu nr 17-INV, co nie jest wykonywane w organizacji.

Większość zidentyfikowanych braków ma związek z brakiem audytu wewnętrznego w organizacji. Dlatego proponujemy utworzenie usługi audytu wewnętrznego. Aby to zrobić, konieczne jest zabezpieczenie w tabeli personelu stanowiska audytora wewnętrznego, który przeprowadzi audyt:

Zgodność systemu aspektów organizacyjnych działalności Spółki z obowiązującymi przepisami i dokumentami założycielskimi;

Prawidłowość sporządzania i realizacji umów handlowych, dokumentów podstawowych i aktualnych aktów prawnych;

Terminowe wprowadzenie do budżetu podatku od towarów i usług oraz innych podatków;

Metodologie i techniki rachunkowości w ogólności.

W gospodarce rynkowej ma miejsce sytuacja, gdy niska wypłacalność organizacji powoduje powstawanie dużych wolumenów należności w bilansach producentów. Aby zapobiec takiej sytuacji w Temp LLC, zalecamy, aby już na etapie zawierania umowy zastanowić się, w jaki sposób można zachęcić dłużnika do wywiązania się z powierzonych mu obowiązków w ramach rozliczeń. Oznacza to, że należy uwzględnić w umowie jedną z następujących metod zabezpieczenia zobowiązań: gwarancję bankową, poręczenie, zastaw, depozyt i uwzględnić inne warunki.