Днес в счетоводството важно място заема правилната регистрация първична документация. Ето защо всеки счетоводител трябва да знае как правилно да изготви този тип документи. Тази статия ще бъде посветена на този въпрос.

Основата за вписване в счетоводството и вписването му в регистъра се считат за първични документи. Тези документи, които се използват в счетоводството, се считат за част от управленската документационна система.

В счетоводството документите могат да бъдат включени в регистъра на първичната документация само когато са съставени съгласно структура, която се намира в определени албуми, съдържащи унифицирани формуляри. Създадени са специално за първична документация. В тези форми можете да намерите примерен дизайн необходими документи. Тази форма е определена от закона Руска федерация. Формулярът е потвърден в Русия със заповед на Министерството на финансите.

Те са класифицирани според Общоруската класификация на управленската документация, съкращение OKUD. Съгласно тази класификация на всеки първичен документ се присвоява код OKUD.

В счетоводния отдел, ако е необходимо, има стандартна форма за обработка на такава информация. Има възможност за включване на допълнителни и нови линии. Тези нови подробности, които бяха предвидени в предишната узаконена форма, трябва да се запазят непроменени. Новите промени, които са направени, се изготвят в съответствие със съществуващия указ (заповед). Тези промени във формулярите, свързани със счетоводни и касови операции, не се прилагат.

Формулярите, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, съдържат определени зони с кодирана информация. Те се попълват в пълно съответствие с класификаторите, приети в Руската федерация. Трябва да се помни, че кодовете, които нямат връзки в съответствие с приетия класификатор (това се отнася за колоната, наречена „Вид процедури“ и други), се използват за обобщаване и класифициране на информацията, получена при обработка на данни с помощта на компютърно оборудване. Те се поставят в строго съответствие с избраната система за кодиране, която е легализирана от тази организация.

В допълнение, счетоводната документация, която е разработена от предприятието независимо, е включена в счетоводството. Това са специални формуляри в счетоводството, които имат необходимите реквизити. Те са предвидени от руското законодателство. Счетоводството позволява самостоятелно разработване, но само на информация, която не съдържа стандартизирани образци в албуми.

Днес в счетоводството задължителните реквизити за обработка на първична информация са:

• дата на регистрация на документацията;
• име;
• Име на организацията. Посочена е организацията, от името на която е съставена тази информация;
• името на длъжността на лицето/лицата, които отговарят за изпълнението на бизнес процедурите и коректността на регистрацията;
• съдържанието на бизнес процедурата се изразява в посочване на себестойност, както и натурален израз;
• Трябва да има лични подписи на всички лица, посочени в документа.

Качественото, навременно изпълнение на цялата първична документация (не забравяйте за надеждността на данните, посочени в тях), както и по-нататъшното прехвърляне към счетоводния отдел трябва да се извършват в рамките на строго определени срокове.Това се прави, за да се отрази датата в счетоводството. Тези процедури се формализират от хората, които са съставили и подписали документите.

Трябва да знаете, че в счетоводството списъкът на тези лица, които имат право да подписват първичния документ, може да бъде установен само от ръководителя на организацията (с предварително споразумение с главния счетоводител). Само тези лица могат да определят списъка на длъжностните лица, които имат право на подпис. Документацията, върху която се извършват различни бизнес процедури, свързани с парични средства, може да бъде подписана само от управителя и главния счетоводител. Освен посочените по-горе лица, се допускат подписи и на други лица. Трябва да се помни, че всички те трябва да бъдат предварително одобрени от управителя и главния счетоводител.

Следователно в счетоводството първичните документи са пряко доказателство за изпълнението на следните видове бизнес процедури: издаване на пари в брой, плащане на стоки и др. Те се съставят директно по време на процедурата или след нейното приключване (ако е невъзможно да се съставят по време на самата процедура).

Съгласно съществуващата класификация първичните счетоводни документи се разделят на следните видове:

• счетоводна регистрация;
• оневиняващ;
• организационно-административни.

Нека разгледаме последните две групи по-подробно:

За да се поддържа правилно списък на първичната документация в счетоводния отдел, беше разработен и след това одобрен определен график на документооборота. Той определя времето на движение, процедурата за прехвърляне на първичната документация в предприятието и по-нататъшното й получаване от счетоводния отдел.

Всички тези документи, получени от счетоводителя, трябва да бъдат проверени съгласно следните точки:

• аритметична точка. Предполага изчисляване на сумата;
• според семантичното съдържание. Документът трябва да проследи връзката между отделните му показатели. Не трябва да съдържа вътрешни противоречия;
• по формат. Проверява се верността и пълнотата на документа, както и коректността на попълване на реквизитите в него.

Ако в документа се открият несъответствия по някакви параметри, те трябва да бъдат коригирани. Човекът, който го е проектирал, трябва да го редактира. Понякога е необходимо да реконструирате целия документ.

Само след проверка документацията се предава в счетоводството. Информацията от тях се прехвърля в счетоводни регистри. Самият документ получава знак, който елиминира възможността за повторното му използване. Този знак може да представлява датата на вписване и вписване в счетоводния регистър.

В счетоводството е разрешено съставянето на първична документация на компютърен или хартиен носител. Когато е използван машинен носител, трябва да се направи копие на хартия.

Цялата информация се архивира само хронологично. Попълва се, след това се подвързва и архивира в папки. Тази процедура е съпроводена с издаване на удостоверение. По време на съхранение в сградата на архива информацията трябва да бъде защитена от неразрешени корекции. Процесът на коригиране може да се извърши само ако причината е оправдана. Направените корекции се потвърждават с подписа на длъжностното лице. Трябва да се въведе датата на корекцията.

Срок на годност

Съхранението на първичната документация се извършва в съответствие с определени периоди, които са предвидени в законодателството на Руската федерация. Съгласно него организацията трябва да съхранява всички първични документи, както и счетоводни и отчетни регистри за период от най-малко 5 години. В този случай информацията, необходима за плащане и изчисляване на данъци, трябва да се съхранява в продължение на 4 години. Освен това документацията, потвърждаваща загубата, се съхранява през целия период на намаляване на облагаемата печалба на предприятието с размера на загубата, получена преди това. Документация, която записва персонала и личните сметки на всички служители, се съхранява в архивите в продължение на 75 години.

Трябва да се помни, че периодът на съхранение започва да се начислява на 1 януари на годината, следваща годината, в която е изготвена документацията.

Законодателството не предвижда ясни правила относно прилагането на процедурата за възстановяване на такива документи. Този аспект е важен в ситуации, когато нещо е повредено или изгубено.

Някои разпоредби съдържат ясни изисквания за срока на съхранение на счетоводната документация с основно предназначение. Но процедурата стъпка по стъпка, която трябва да се извърши в случай на загуба, не е дефинирана. В тази ситуация е необходимо със заповед да се назначи комисия, която да извърши разследване за установяване на причините за повреда, загуба или нарушаване на целостта на документа. В проучването е възможно да се включат представители на следствените органи, охрана и противопожарна служба. Това е последвано от мерки за възстановяване.

Корекция на грешка

Говорихме накратко за коригиране на грешки в първичната документация по-горе. Коригирането на съществуващи грешки в документи и счетоводни регистри е предписано от руското законодателство.

Съгласно тези законодателни норми е строго забранено да се правят корекции в документацията, свързана с банкова и касова информация. В други ситуации корекциите се правят само когато има споразумение с всички участници в бизнес процедурата. Това споразумение трябва да бъде заверено с подписите на всички участници в корекцията. Също така не забравяйте да посочите датата на всички корекции.

Не забравяйте, че в счетоводството данните от документа, които трябва да бъдат коригирани, трябва да бъдат задраскани с тънка и ясна линия, така че задрасканото оригинално съдържание/смисъл на направената корекция да остане ясно видимо. В близост до реквизита трябва да направите бележка „Вярвайте на коригираното“. След това корекцията трябва да бъде удостоверена с подписа на длъжностното лице, извършило корекцията. В документа трябва да бъдат посочени неговите инициали и фамилия.

Познаването на горните разпоредби ще ви помогне правилно и бързо да подготвите първична документация за счетоводство.

Видео "Какви са първичните счетоводни документи"

След като гледате записа, ще научите как да подадете първична документация в данъчната служба в Русия.

първичен счетоводен документ

В основата на всичко стоят първичните документи счетоводство. Финансовата и икономическата дейност на една организация е придружена от множество операции. За целта се използва елемент от счетоводния метод - документиране. Документацията е основният метод за счетоводно наблюдение на стопанската дейност на организацията, нейният първичен контрол. документ - Това е писмено доказателство за извършена стопанска операция, придаващо правна сила на счетоводните данни. Документацията служи като основа за последващи счетоводни записи и осигурява точността, надеждността и безспорността на счетоводните показатели, както и възможността за техния контрол.

Документите трябва да имат юридическа сила, т.е. да съдържат редица задължителни данни (индикатори):

• - Заглавие на документа;
• - дата на;
• - наименование на организацията, от името на която е съставен документът;
• - Съдържание на операцията;
• - количествени и разходни мерки;
• - името и длъжността на лицата, отговорни за неговото изпълнение и правилността на неговото изпълнение;
• - лични подписи на тези лица и техни преписи;
• - печати на организации, печати.

Документите трябва да бъдат изготвени по такъв начин, че да гарантират запазването на записите. дълго време(мастило, химикал, пишеща машина, принтер). Първичните документи трябва да бъдат съставени или в момента на транзакцията (в брой, банка) или веднага след нейното приключване. Съставителите и подписалите документа носят отговорност за своевременното и качествено създаване, за верността на данните и предаването им на крайни сроковеза отразяване в счетоводните регистри.

Документите включват:

• - първични (фактури, фактури, входящи и изходящи касови ордери, оградни платнаи т.н.);
• - счетоводни регистри (касови отчети, дневници за поръчки, главна книга, стокови отчети и др.);
• - отчетност (счетоводен баланс и приложения към него).

Всички счетоводни записи се водят въз основа на първични документи, след което информацията от тях се прехвърля в счетоводни регистри, където се систематизират, тоест записват в счетоводни сметки. В края на отчетния период отчетността на предприятието се попълва според счетоводните регистри.

Първичната документация поражда движението на счетоводна информация, предоставя на счетоводството необходимата информация за непрекъснато и непрекъснато отразяване на стопанската дейност на предприятието.

Според предназначението си всички първични документи се делят на: организационно-разпорядителни документи, разходооправдателни документи, счетоводни документи и комбинирани документи.

• - организационно-административните (заповеди, инструкции, указания, пълномощни) позволяват извършване на операции и съдържащата се в тях информация не се отразява в счетоводните регистри;
• - оправдателните документи (фактури, рекламации, разписки и др.) отразяват факта на сделката, информацията, съдържаща се в тях, се записва в счетоводните регистри. Съществуват редица документи, които съчетават разрешителен и оневиняващ характер (разходни касови ордери, фишове за плащане заплати), съдържащите се в тях данни се въвеждат в счетоводни регистри;
• - счетоводните документи се съставят в счетоводния отдел въз основа на административни или подкрепящи документи за обобщаване на счетоводни записи, такива документи са счетоводни сертификати, изчисления на режийните разходи, таблици за развитие.
• - комбинираните документи изпълняват едновременно функциите на административни и оправдателни и счетоводни документи. Например, фактура за освобождаване на материални активи съдържа заповед за освобождаване на материали от склада в цеха, както и регистрация на действителното им издаване и др.

Въз основа на метода на записване на транзакциите документите се разделят на еднократни и кумулативни.

Еднократните документи се използват само веднъж за отразяване на една сделка или няколко едновременно извършени операции. След регистрацията еднократният документ отива в счетоводния отдел и служи като основа за отразяване в счетоводството. Например входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати и др.

Кумулативните документи се съставят за определен период (седмица, десетилетие, месец), за да отразяват хомогенни повтарящи се транзакции, които се записват в тях, когато се случват. В края на периода се изчисляват сумите за показателите, използвани за сметките. Документите за натрупване включват лимитни карти, двуседмични или месечни поръчки и др.

В зависимост от мястото, където се съставят, документите биват вътрешни и външни.

Домашнив предприятието се съставят документи за отразяване на вътрешните операции. Например приходни и разходни касови ордери, фактури, актове, ведомости за заплати и др.

Външендокументи се попълват извън границите на даденото предприятие и пристигат във формализиран вид. Например фактури, банкови извлечения, товарителници и др.

Според реда на съставяне на документите биват първични и обобщени документи.

Първичендокументи се съставят за всяка отделна сделка в момента на нейното приключване. Например касова бележка, платежни нареждания, актове за отписване на дълготрайни активи и др.

Резюмедокументи се съставят въз основа на предварително съставени първични документи. Използването им улеснява контрола на хомогенните операции. Те могат да бъдат изпълнителски, счетоводни или комбинирани. Например авансови и касови отчети, групови и сборни отчети. По-специално, авансовият отчет, като комбиниран, изпълнява функциите на подкрепящ и счетоводен документ. Това дава пълни характеристикиразплащания с отговорни лица: остатъкът или преразходът на предишния аванс, размерът на този аванс, изразходваната сума, салдото и датата на въвеждането му в касата или преразходът и датата на възстановяването му от предприятието. Освен това авансовият отчет дава описание на производствените разходи по сметките след проверка и одобрение на отчета. На обратната страна на отчета има списък на отделните разходи и подкрепящите ги документи.

Според реда на попълване документите могат да бъдат класифицирани на съставени ръчно и с помощта на компютърни технологии.

Изготвени документи ръчно,попълва се ръчно или на пишеща машина.

Документи, изпълнени с помощта на компютърна технология,автоматично записване на информация за производствените операции в момента на тяхното завършване.

Приемане, проверка и счетоводна обработка на документи. Постъпилите в счетоводството документи се обработват за подготовката им за вписване в счетоводните регистри. Основният етап от счетоводната обработка на документи в организацията е проверката на получените документи по същество, форма и аритметика.

При проверка на документите по същество е необходимо да се установи законосъобразността, правилността и целесъобразността на извършената стопанска сделка. Съгласно действащия счетоводен ред първични документи за стопански операции, които противоречат на закона и установения ред за получаване, съхраняване и разходване Пари, стоково-материални и други ценности да не се приемат за изпълнение. Ако такива първични документи бъдат получени от счетоводния отдел, главният счетоводител трябва да уведоми ръководителя на организацията за незаконността на конкретна бизнес сделка.

Предварителният контрол се извършва от счетоводния отдел при изготвяне на документи. Важно е и защото повечето документи се съставят от финансово отговорни лица, а не от счетоводни служители.

Проверката на формуляра ви позволява да се уверите, че за извършване на конкретна бизнес транзакция е използван формуляр от подходящия формуляр, всички числа са ясно въведени, съдържанието на транзакцията и всички подробности са отразени.

След това счетоводителят извършва аритметична проверка, която се свежда до проверка на правилността на аритметичните изчисления и изчисления и данъчното облагане на документите. Данъчното облагане се извършва чрез умножаване на количеството по цената. Аритметичната проверка ви позволява да контролирате аритметичните изчисления на сумите, правилността на отразяването на количествените и разходните показатели.

След проверка счетоводителят обработва документите. Присвояването на сметки на документи се състои в определяне на сметките, към които бизнес операциите, записани в документите, трябва да бъдат записани като дебити и кредити.

Основните насоки за подобряване на документацията са унификация и стандартизация .

Първичен счетоводни документисе приемат за счетоводство, ако са съставени съгласно формуляра, съдържащ се в албума на унифицирани форми на първична счетоводна документация.

Унифицирането на формите на първичната счетоводна документация е от голямо значение за подобряване на счетоводството, тъй като установява и консолидира единни изисквания за документиране на стопанската дейност на организациите, систематизира счетоводството, изключва остарелите и свободни форми, насърчава рационална организациясчетоводство.

Унифицирани документи- това са стандартни документи, одобрени по предписания начин и предназначени за регистриране на хомогенни транзакции в организации с различни формисобственост и различни индустриални характеристики.

Стандартизация -установяване на същото стандартни размериза стандартни документи, което намалява потреблението на хартия за производството на документи, опростява тяхната обработка и съхранение.

Изискванията, съдържащи се в Закона за счетоводството, гласят, че всеки факт от стопанския живот подлежи на регистрация в първичен счетоводен документ. Какво представлява „първичният документ“, как се съставя и на кого в компанията трябва да бъде поверена отговорността за изготвянето на документи, ще разгледаме в статията.

Какво представлява първичната документация и с каква цел се съставя?

Основният документ е документация, която потвърждава извършването на бизнес транзакции. Документите трябва да бъдат съставени в същата последователност като настъпилите събития.

Декорпървични документи в счетоводството е необходимо изискване за водене на стопанско счетоводство. Днес обаче изискванията за първична документация са напълно различни. По този начин, считано от 2013 г., е премахнато задължението за използване на унифицирани форми на основни счетоводни документи. Сега компаниите имат избор да използват вече разработени от държавата документи в своята дейност или да ги одобряват самостоятелно, като се вземат предвид нуждите на организацията. Въпреки това, в случай, че използването на първичния документ се определя не от Goskomstat, а от други нормативни документи, например „Процедура за извършване на касови операции“, тези формуляри са задължителни за използване.

Важността на първичните счетоводни документи на организацията не може да бъде подценявана. Установените грешки в първичните данни не ни позволяват да определим правилната данъчна основа, необходима за изчисляване на данъчните плащания. В резултат на това могат да възникнат не само недоразумения с проверката, но и основания за налагане на санкции.

За да не се налага компанията да защитава позицията си в спор с данъчните власти, е необходимо да се обърне достатъчно внимание на процедурата за изготвяне на счетоводни документи.

Изисквания за регистрация на „основно“

Основното изискване за регистрация на „основния“ е задължителното присъствие на всички подробности.

Всички документи, съдържащи се в Албума на унифицираните документи, вече съдържат задължителна информация. Въпреки това, ако една компания използва свои собствени примерни формуляри, е необходимо да се гарантира, че те съдържат цялата информация, която трябва да бъде разкрита.

В по-голямата си част всеки първичен документ се състои от три части:

• Заглавка;
• Главна част;
• Дизайнерска част.

Заглавието е предназначено да отразява информация за изготвяния документ, организацията, която го е издала и неговия контрагент, а именно:

• Име на първичния документ;
• Кодът на този формуляр е в съответствие с класификатора OKUD. На практика това поле често се оставя празно поради факта, че няма санкции за това от данъчните власти;
• Датата на настъпилия факт на стопански живот;
• Име на организацията, съставила документа;
• Код на организацията в съответствие с класификатора на OKPO;
• Име на звеното, отговорно за бизнес транзакцията (посочено, ако е налично);
• Името на мерната единица в съответствие с класификатора OKEI, както и валутата на извършената транзакция.

Основната част на първичния счетоводен документ може да бъде представена както в табличен, така и в текстов формат. Този елемент на документа изисква да бъдат отразени следните идентификационни данни:

• Подробно съдържание на настъпилия факт на стопанския живот. Компанията ще трябва да напише тази точка по такъв начин, че да съдържа максимално количество полезна информация в минимален брой думи;
• Кодове и показатели в парично и физическо изражение.
• Сумите на транзакцията и, ако има данък, се показват на отделен ред.

Последният етап от изготвянето на първичния документ е събирането на подписи на лица, отговорни за факта на икономическия живот. В допълнение към пълното име на служителя е необходимо да посочите:

• Длъжности на служители, отговорни за правилното изпълнение на документа, пълнотата и точността на информацията, отразена в него;
• Оригинални подписи на страните;
• Датата на изготвяне на първичния документ, длъжността на действителния изпълнител на операцията, неговият подпис и пълно име, както и информация за контакт.

Имам ли нужда от печат върху първични счетоводни документи?

При изготвянето на счетоводни документи възникват много въпроси относно отпечатъка на печата. Съмненията на организациите станаха особено актуални, след като през 2015 г. беше отменено изискването за задължително наличие на печат.

Що се отнася до определен списък от първични документи, върху които е необходим печат, на практика това изискване се прилага в няколко случая:

1. Когато документът съдържа обозначение „М.П.“, указващо мястото за отпечатъка на печата;
2. Когато изискването за отпечатък се определя на нивото на руското законодателство;
3. Когато изискването за отпечатък е предвидено в първичния документ.

Важно е обаче да се отбележи, че определянето дали се изисква отпечатване върху конкретен първичен документ или не е необходимо само за онези компании, които продължават да извършват дейността си с помощта на печат.

Типични грешки в първичната документация

Поради факта, че въз основа на първичната счетоводна документация в дружеството се формира данъчната основа и се изчисляват данъците, данъчните власти следят внимателно за коректността на документите и достоверността на отразената в тях информация. Повечето типични грешкипри подготовката на „първичните“ са:

• Използване на формуляри, които не са одобрени от компанията. Когато данъчната инспекция дойде в организация с одит, първият документ, който искат, е счетоводната политика. Именно в него трябва да се запише фактът на използване на самостоятелно разработени формуляри на документи;
• Липса на задължителни данни за разкриване във формуляра;
• Липса на задължителна информация в клетките на формуляра;
• Аритметични грешки по време на компилация. Това нарушение често се случва само в „първичния“ формуляр, който се попълва не електронно, а ръчно, тъй като генерирането на документ с помощта на компютърни програми ви позволява да предотвратите грешки в изчисленията;
• Корекцията е извършена в касова документация в противоречие със законовите изисквания;
• В клетките, които са задължителни за попълване, но за които липсва информация или числените стойности на показателите са равни на нула, тирета не се поставят.
• Документът е подписан от неупълномощено лице. На практика дружеството трябва да има заповед на управителя, определяща списъка на лицата, които имат право да подписват определени първични счетоводни документи. Съответно, ако „първичният документ“ е подписан от лице, което няма такова право, документът се счита за невалиден и няма правна сила.

Как да коригираме грешки в първичната документация

На първо място, отбелязваме, че е възможно и необходимо да се коригира „първичният“ документ, тъй като ненадеждно отразената информация представлява по-голяма опасност за компаниите от коригирания документ. Не е възможно обаче да се правят корекции във всички счетоводни форми на документи.

В съответствие с изискванията, установени за изготвяне на първични парични и банкови документи, корекциите на тази категория формуляри са забранени.

По отношение на всички останали първични документи корекциите са разрешени.

В този случай е необходимо да следвате прости правила, които ви позволяват да коригирате документа, без да нарушавате визуалното му представяне.

Долната линия се свежда до това:

• Неправилно въведено трябва да бъде внимателно задраскано.
• Моля, включете най-новата информация до корекцията.

Само упълномощени служители могат да правят корекции в първичните документи. В резултат на това направената корекция трябва да бъде заверена с подписа на отговорен служител на компанията.

Продължителност х загуба на първични документи в организацията

Организацията отговаря за съхраняването на първичните документи. Но за различните категории документи се установяват различни периоди, през които попълнените документи трябва да се съхраняват във фирмата.

Минималният срок на годност на „първичния“ е пет години. За кадровите досиета обаче периодът, през който документите трябва да останат във фирмата, е 75 години.

В същото време организацията трябва да осигури подходящи условия за съхранение на документи, както и да предотврати извършването на неразрешени корекции във формулярите. Като цяло отговорността за безопасността на първичната счетоводна документация трябва да бъде възложена на ръководителя на компанията.

Ежедневно предприятието извършва десетки операции. Счетоводителите изпращат пари на контрагенти, фондове и учредители, изчисляват заплати, получават компютри и мебели, начисляват неустойки, изчисляват амортизации и др. За всяка такава операция е необходимо да се състави първичен документ (клауза 1, член 9 Федерален законот 06.12.2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“, по-нататък Закон № 402-FZ).

Първичният документ се създава по време на транзакцията или след нейното приключване като потвърждение на факта на транзакцията (клауза 3 на член 9 от Закон № 402-FZ). Въз основа на първичните данни счетоводителите правят записи.

Фактура, акт за предоставяне на услуги за създаване на уеб сайт, счетоводна справка – всичко това са първични документи, които счетоводителите използват в ежедневната си работа. Има много видове първични продукти, като тяхното разнообразие зависи от характеристиките на дейността на компанията. Например в транспортна компанияЕдин от основните видове първична документация ще бъде товарителницата, а в библиотеката - актът за отписване на литература.

Първичните документи трябва да се съхраняват в предприятието най-малко пет години, като периодът започва да се брои след отчетната година (клауза 1, член 29 от Закон № 402-FZ). Тоест документ от 03.07.2016 г. трябва да се съхранява поне до 2021 г. включително. Отделни срокове за съхранение на първичните материали са установени от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата от 25 август 2010 г. № 558. За да запазят счетоводните документи, предприятията често създават специални архиви.

Първичният документ може да бъде хартиен или електронен. На практика все повече компании използват електронно управление на документи (EDM). По-конкретно фирмите обменят договори, фактури за плащане, актове, разписки за доставка и фактури.

EDI значително опростява процедурата за обработка на първични документи от момента на тяхното създаване до момента на записването им и ускорява работата между контрагентите. Голям плюс е, че електронните документи не трябва да се отпечатват, ако това не противоречи на закона или условията на договора (клауза 6, член 9 от Закон № 402).

Електронният документ е удостоверен с квалифициран електронен подпис. Ако страните вземат подходящо решение, първичният документ може да бъде подписан с обикновен или неквалифициран подпис (писмо на Департамента по данъчна и митническа политика на Министерството на финансите на Русия от 12 септември 2016 г. № 03-03-06/ 2/53176).

Липсата на първични документи във фирма може да доведе до сериозна глоба от 10 000 до 30 000 рубли (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Данъчните власти също ще налагат глоби за грешки в регистрацията. Освен това лицата, отговорни за обработката на документи, могат да бъдат глобени съгласно член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация в размер от 2000 до 3000 рубли. Има и друга опасност: ако по време на ревизията данъчните власти не установят необходимия документ, те могат да премахнат част от разходите от данъчната основа, следователно компанията ще трябва да плати допълнителен данък върху дохода.

Задължителни реквизити на първичния документ

Само първичният документ с всички необходими данни има правна сила (клауза 4 на член 9 от Закон № 402-FZ):

1. име (например „Акт за предоставени услуги“, „ Платежно нареждане“, „Счетоводна информация“);
2. Дата на изготвяне;
3. име на създателя на документа (например OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. съдържанието на документа или бизнес транзакцията (например „Услуги за достъп до Интернет“, „Предадени материали за обработка“, „Плащане на фактура за офис консумативи“, „Начислена лихва по договора за заем“);
5. натурални и парични показатели (парчета, метри, рубли и др.);
6. отговорни позиции (например „Счетоводител“, „Складовник“, „Човешки ресурси“, „Ръководител отдел „Продажби“ и др.);
7. лични подписи на страните.

Правилно изпълнен документ ще помогне, ако е необходимо, в съдебно производство, например, когато купувачът не плати дълга или се опита да анулира сделката. Но документ с грешки или фиктивни подписи може да изиграе жестока шега - така че никога не трябва да подписвате за доставчика, ако той внезапно е забравил да подпише. Внимателно съхранявайте всички първични документи и винаги внимателно проверявайте всички подробности във входящите документи.

На практика все още е възможно да се срещнете с оплаквания от клиенти относно липсата на пломба. Нека ви напомним, че от 07.04.2015 г. печатът е отменен за повечето организации и може да се използва по желание (Федерален закон от 06.04.2015 г. № 82-FZ). Информацията за печата на организацията трябва да бъде посочена в устава. Ако контрагентът настоява да постави печат, а вие нямате такъв законно, можете да уведомите контрагента писмено за липсата му и да предоставите извлечение от счетоводната политика.

Формуляри на първични документи

В работата си можете да използвате унифицирани и свои собствени форми на първични документи (клауза 4, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“). В този случай домашният първичен документ трябва да има всички необходими данни. Много компании са принудени да разработят своя собствена версия на акта за отписване на материали, тъй като няма унифицирана форма на документа.

Допустимо е използването на комбиниран формуляр на първичния документ, когато унифицираният формуляр се взема за основа и се допълва с необходимите колони или редове. В този случай трябва да се запазят всички задължителни данни (Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 24 март 1999 г. № 20).

Изборът на дружеството по отношение на използваните форми на първично счетоводно отчитане трябва да бъде посочен в неговата счетоводна политика.

В процеса на дейност може да възникне необходимост от нови първични документи, тогава те могат да бъдат разработени и одобрени от счетоводната политика.

Забележка! Тъй като вашият контрагент може да използва и самостоятелно разработен първичен документ, вашата счетоводна политика трябва да показва, че вие ​​също приемате тези документи за счетоводство.

За повечето документи имате право да не използвате унифицирани формуляри, но касовите операции трябва да се извършват само съгласно одобрени формуляри на документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012).

Видове първични документи

Специалистите могат да намерят основните форми на първични документи в албуми с унифицирани формуляри, одобрени с решения на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Ето най-често срещаните.

Документи за осчетоводяване на търговски сделки

• ТОРГ-12;
• Продуктов етикет;
• Универсален преводен документ.

Документи за счетоводно отчитане на ДМА

• OS-1 „Акт за приемане и предаване на дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции)“;
• OS-4 "Акт за отписване на дълготрайни активи";
• OS-6 "Инвентарна карта за отчитане на дълготрайни активи."

Първичен касов апарат

Паричните транзакции се извършват изключително в съответствие с Процедурата за извършване на касови операции (Инструкция на Централната банка на Руската федерация от 11 март 2014 г. № 3210-U). Не можете например да проектирате „консумативи“ в свободна форма или да разработите своя собствена версия.

Формулярите на първичните касови документи са одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88:

• КО-1 "Входящ касов ордер";
• КО-2 "Разходен касов ордер";
• КО-3 "Дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи";
• КО-4 “Касова книга”;
• KO-5 "Книга за отчитане на средствата, получени и издадени от касата."

Касовите документи трябва да се проверяват много внимателно, тъй като такива първични документи са пряко свързани с движението на пари в брой и винаги привличат вниманието на контролните органи. Например данъчните власти определено ще обърнат внимание на PKO, в който сумата надвишава 100 000 рубли. И всичко това, защото не можете да плащате в брой с един контрагент в размер над 100 000 рубли. Липсата на подписи в касовите документи също ще бъде причина за производство пред Федералната данъчна служба.

Нека да обобщим. И така, първичните документи са неразделна част от счетоводството и данъчното счетоводство. Транзакциите не могат да се извършват без оправдателни документи. Често счетоводителите създават счетоводни записи въз основа на копие или сканиране на първичния документ. Много е важно копията да се заменят с оригинални документи своевременно, в противен случай регулаторните органи могат да сметнат операцията или транзакцията за фиктивни. Само изготвените в съответствие със закона документи са гаранция за сигурността и надеждността на счетоводството във фирмата.