Изходни документинеобходими за потвърждаване на изпълнението на бизнес транзакции. По същество това е източник на данни за счетоводството в една фирма. Наличието и правилното изпълнение на първичния отчет е ключът към успешното преминаване на данъчни проверки, ревизии и правилното отразяване на оборота в счетоводните сметки и съответно точното отчитане.

Изискванията, на които трябва да отговарят първичните документи, са посочени в член 9 от Федералния закон № 402 „За счетоводството“. Съгласно него следните реквизити са задължителни:

• име на документа
• Дата на изготвяне
• име на предприятието или индивидуален предприемач
• описание, отразяващо същността на търговската сделка
• парична и/или стойност в натура на бизнес транзакция
• единици
• с разбивка и посочване на позиции

Най-често на документа се присвоява номер, в много форми поставянето му е задължително. Номерирането обикновено се извършва от началото на годината.

Моля, имайте предвид, че необходимостта от изготвяне на определени формуляри зависи от спецификата на дейността, формата на данъчно облагане и специфичните счетоводни политики на конкретна организация.

Първична регистрация

Документирането на фактите на стопанската дейност става в момента на извършването им или непосредствено след приключване на хартиен и/или електронен носител. Една компания може да разработва формуляри на документи независимо, с изключение на държавните организации, които са задължени да използват законово одобрени формуляри. Важно е да запомните, че унифицираните документи, чието използване е предвидено от закона, трябва да бъдат попълнени.

Ако е необходимо да се направят промени, те трябва да бъдат заверени с подписа на отговорното лице, като се посочва и датата. Има документи, в които поправките са забранени от закона.

Различните цели са различни, най-често е поне пет години. Повечето от документите относно заплати, се съхраняват до 75 години.

Според мястото на образуване първичните документи се делят на външни и вътрешни, а според предназначението им - на административни и оправдателни документи. Пример за административен документ е. Придружаващ документ потвърждава конкретна операция, пример е сертификат за приемане на извършена работа. Има документи, които съчетават както административни, така и оневиняващи свойства, т.е. комбинирано, пример е удостоверение за изчисляване на заплащане за отпуск.

Документи за счетоводно отчитане на дълготрайни активи и материални запаси

Товарителницата (TN) е документ, записващ продажба или освобождаване. Продавачът изготвя два формуляра TN, като запазва единия за себе си като основа за отписване, а другия прехвърля на купувача, на когото този формуляр дава право да приеме инвентарни позиции за счетоводство.

Унифицираната форма на TN е TORG-12. Горният десен ъгъл съдържа статистически кодове. Ако пратката се извършва от клон, адресът му трябва да бъде посочен в графата „действителен адрес“. TN съдържа и цялата информация за продукта - наименование, артикули, код на продукта, форма на опаковката, брой места в партидата, мерна единица и нейния код, тегло на едно място и общо, нето и бруто тегло, цена и обща себестойност . Ако инвентарната позиция е , тя също трябва да бъде отразена в техническата спецификация. TN има колони с общи стойности на колони, където е необходимо. Броят на TN листовете е фиксиран, ако има няколко от тях. В долната част трябва да въведете данните за отговорните лица.

Регистриране на транзакции в счетоводството на ОС

Регистриране на транзакции в счетоводството на материалите

Услуги счетоводни документи

Съставя се с акт, който може да се нарича по различен начин - извършени услуги, извършена работа, приемане и предаване на работа; важно е подходящата формулировка да бъде записана в договора за тези услуги. Клиентът получава един екземпляр от формуляра, а другият остава при изпълнителя. Няма унифицирана форма на акта.

В акта, освен други задължителни реквизити, трябва да бъде записан периодът, за който са предоставени услугите, ако се предоставят с определена периодичност. Пример за запис: „Предоставяне на услуги по почистване за януари 2018 г.“

Касови документи

Документи за осчетоводяване на банкови операции

Документи за заплати

Основните документи, които служат като основа за изчисляване на заплатите, са изброени по-долу:

Документи за осчетоводяване на данъци и такси

Повечето от описаните по-горе документи са първични за данъчно счетоводство. Например сумите за извършени услуги и фактурите са включени в изчисляването на данъка върху дохода, а вноските във фондовете също се изчисляват въз основа на документи за заплати.

Искам да кажа нещо и за фактурата. Това е формата, която се използва за изчисляване на ДДС. Важно е всички данни да бъдат попълнени правилно и напълно на този документ, в противен случай данъчните власти могат да откажат да приемат сумата за приспадане. Важна подробност - ако пратката се извършва от клон, е необходимо да се посочи неговия пункт, а не организацията-майка. Едно копие от документа остава при изпълнителя (продавача), второто се съхранява при купувача.

Вниманието към изготвянето на първичните счетоводни документи е ключът към правилното формиране на счетоводните регистри.

Счетоводни регистри

Счетоводните регистри са средство за систематизиране и организиране на данни за стопанската дейност на фирмата, получени от първичните документи. Изискванията за регистрите се регулират от член 10 от Федерален закон № 402. Едно предприятие може самостоятелно да реши кои видове регистри да използва. Поддръжката може да се извършва на хартиен носител или по електронен път с помощта на електронен подпис. Тази информация се записва в счетоводната политика.

Примери за счетоводни регистри са главната книга, регистърът на издадените фактури и др.

В регистрите са посочени следните данни:

• регистрирайте име
• Период
• име на компания
• хронологично и/или систематично групиране на счетоводни обекти (дати, имена на разходни пера, раздели и др.)
• единици
• подпис на отговорното лице/лица и тяхната длъжност

Има няколко класификации на счетоводни регистри:

• По естеството на записите:

1. Хронологично - данните се отразяват при извършване на бизнес операции (пример - регистри).
2. Систематичен - информацията се групира въз основа на приписване на конкретни счетоводни сметки (подконто анализ).
3. Комбинирано - записването се извършва на базата на систематичен принцип в хронологичен ред, като се комбинират първите две точки (пример - главна книга).

• от външен вид:

1. Книги.
2. Безплатни чаршафи.
3. Карти.

Проблемът с първичните стоки сега се дължи преди всичко на факта, че значително място в оборота заемат сделките с лицаи индивидуални предприемачи, чиито документални удостоверения често не са унифицирани, специалните счетоводни програми са голяма помощ тук, но не всеки предприемач може да си ги позволи.

Отговор

СЧЕТОВОДНА ДОКУМЕНТАЦИЯ

Документът (от латински documentum, поучителен пример, сертификат, доказателство) е писмено доказателство, потвърждаващо факта на търговска сделка и правото да я извърши.

Документацията е поток от информация за финансово-икономическата дейност на организацията и се използва в управлението на организацията за предварителен, текущ и последващ контрол.

Документацията служи като основа за последващи счетоводни записи и осигурява точността, надеждността и безспорността на счетоводните показатели, както и възможността за техния контрол.

Съгласно Наредбите за счетоводство и финансова отчетност в Руската федерация всички бизнес транзакции се документират с подкрепящи документи. Тези документи служат като първични счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството.

Значението на счетоводните документи във финансовите и икономическите дейности се определя не само от факта, че те служат като основа и потвърждение на правилността на счетоводните данни. Документите са средствата, чрез които се извършва самата финансово-стопанска дейност. Използват се за оперативно управление и управление на организацията. Въз основа на документите се извършва ежедневно наблюдение на движението на стоково-материалните запаси, Париорганизация, установява се законосъобразността и целесъобразността на определени операции. Документите, потвърждаващи точността на счетоводните данни, помагат да се идентифицират грешки в счетоводството.

Документите имат правно значение, те се използват като доказателство при спорове между организации и лица. Само коректните и навременни документи имат доказателствена сила в арбитраж и съдилища. Документите служат като основа за съдебно-счетоводна експертиза, извършена по решение на прокуратурата, съда, арбитража или по решение на следствените органи.

Документите имат контролна стойност, тъй като позволяват да се контролира безопасността на ценностите и да се предотвратят случаи на кражба. Документите са от голямо значение при извършване на документални проверки и одити на икономическата и финансовата дейност на организацията. Документите се използват за анализ на резултатите от работата

организации. Това е документът, който е в основата на информационната система на организацията, която се използва в организацията. В закона Руска федерацияЗа информацията, информатизацията и защитата на информацията се казва: Документирането на информацията е предпоставка за включването на информацията в информационните ресурси. Документирането на информацията се извършва по начина, установен от държавните органи, отговорни за организирането на деловодството, стандартизирането на документите, техните масиви и сигурността на Руската федерация.

Счетоводен документ е писмено удостоверение, удостоверяващо факта на стопанска операция.

Основната цел на счетоводните документи е: писмена обосновка и отразяване на стопански операции (активи), основа и източник на счетоводни записи, изпълнение на контролни функции и осъществимост на бизнес транзакциите. Този контрол се осъществява от отговорни лица при извършване на сделки (предварителен контрол), от счетоводни служители при обработка на документи, както и от одитори при документални ревизии и проучвания.

Първичният счетоводен документ трябва да се състави при извършване на стопански факт, а ако това е невъзможно - веднага след приключването му. Първичният счетоводен документ се съставя на хартиен носител и (или) под формата на електронен документ, подписан с електронен подпис.

Електронен документ - документирана информация, представена в електронен вид, т.е. във вид, подходящ за възприемане от човека с помощта на електронни компютри, както и за предаване по информационни и телекомуникационни мрежи или обработка в информационни системи.

Федералният закон „За електронния подпис“ от 6 април 2011 г. № 63-FZ определя електронния подпис като информация в електронна форма, която е прикрепена към друга информация в електронна форма (подписана информация) и която се използва за конкретно лице, подписващо информацията .

Ако в съответствие със законодателството на Руската федерация са иззети първични счетоводни документи, включително под формата на електронен документ, копия на иззетите документи, направени по начина, установен от законодателството на Руската федерация, се включват в счетоводните документи.

Ако законодателството на Руската федерация или споразумение предвижда предоставянето на първичен счетоводен документ на друго лице или на държавен орган на хартиен носител, икономическият субект (организация) е длъжен по искане на друго лице или държавен орган на за своя сметка да направи копия на хартиен носител на първичния счетоводен документ, съставен под формата на електронен документ.

Счетоводният документ във външната си форма е формуляр, върху който се записва съдържанието на стопанска операция, времето и мястото на нейното извършване, натурални показатели, сумата на сделката и др.. Тази и много друга информация, записана в документа са нейните съставни елементи, наричани на практика детайли.

Всеки документ трябва напълно да отговаря на предназначението си, трябва да съдържа определени показатели. Показателите, характеризиращи дадена стопанска операция, отразена в документ, се наричат ​​подробности.

Формулярите на първичните счетоводни документи се одобряват от ръководителя на икономическия субект по препоръка на длъжностното лице, отговорно за поддържането на счетоводната документация. Новият закон „За счетоводството“ премахна понятието „унифицирани формуляри“, сега организациите могат да разработват всички форми на първични документи независимо. За да станат легитимни формите на първичните документи, въз основа на които се записва фактът на стопанска операция, те трябва да бъдат одобрени със заповед на ръководителя (възможно като част от счетоводната политика) и да имат задължителни реквизити

Подробности за документа

Всеки документ трябва напълно да отговаря на предназначението си, трябва да съдържа определени показатели. Показателите, характеризиращи дадена стопанска операция, отразена в документ, се наричат ​​подробности. Реквизит - от лат. requisitum - необходим, необходим.

Детайлите могат да бъдат задължителни, допълнителни или специални. Първичните счетоводни документи трябва да съдържат следните задължителни реквизити.

Необходимите реквизити на първичния счетоводен документ са:

Заглавие на документа;

дата на изготвяне на документа;

наименование на икономическия субект, съставил документа;

стойността на естественото и (или) паричното измерване на факт от икономическия живот, като се посочват мерните единици;

името на длъжността на лицето (лицата), извършило сделката, операцията, и лицето (лицата), отговорно за коректността на нейното изпълнение;

подписи на лицата, предвидени в параграф 6, с посочване на техните фамилни имена и инициали.

За допълнителни подробностиможе да включва: адрес и телефонен номер на организацията, посочени са страните, участващи в сделката и др.

Специалните подробности включват:, съответстваща на конкретна счетоводна област.

Изисквания за попълване на документи

Документите трябва да бъдат съставени своевременно, като правило, в момента на сделката или, ако по някаква причина това е невъзможно, веднага след приключване на сделката.

При продажба на стоки, продукти, работи и услуги с помощта на касови апарати е разрешено съставянето на първичен счетоводен документ поне веднъж на ден след приключването му въз основа на касови бележки.

Документите трябва да съдържат всички подробности, които отразяват надеждни данни. Документите могат да се попълват с химикалка, химически молив, пишеща машина или напълно автоматизирано. Документът трябва да бъде съставен ясно, ясно, без петна, да се правят записи в документите с обикновен моливне е позволено. Окончателните записи, свързани с прехвърлянето на ценности, трябва да бъдат написани с думи. Свободните линии трябва да бъдат задраскани.

Списъкът на лицата, упълномощени да подписват първични счетоводни документи, се одобрява от ръководителя на организацията в съгласие с главния счетоводител. Документите, използвани за документиране на факти от икономическия живот, свързани с паричните средства, се подписват от ръководителя на организацията и главния счетоводител или упълномощени от тях лица.

Коригиране на грешни записи в документи

Допускат се корекции в първичния счетоводен документ, освен ако не е посочено друго федерални закониили регулаторни правни актове на държавни счетоводни регулаторни органи. Корекцията трябва да съдържа датата на корекцията, както и подписите на лицата, съставили документа, с посочване на техните фамилни имена и инициали или други данни, необходими за идентифициране на тези лица.

Могат да се правят корекции на първични счетоводни документи (с изключение на банкови и касови документи). В текста и цифровите данни на първичните документи не се допускат изтривания и неуточнени корекции. Грешките в първичните документи, създадени ръчно, се коригират, както следва: неправилният текст или сума се задраскват, коригираният текст и (или) сума се изписват. Зачерква се с един ред, за да може да се прочете поправката. Коригирането на грешка в първичния документ трябва да бъде обозначено с надписа „Коригирано“, датата на коригиране трябва да бъде посочена и потвърдена от подписа на лицата, подписващи документа. (Например, ако в документ погрешно е изписано числото 429 вместо 439, не можете да задраскате само числото 2 и да напишете числото 3 над него. Числото 429 е напълно зачертано, написано е 439, написано е „Коригирано“, датата е поставена на 29, 20 май, а подписите: Свиридов, Зайцев.)

Законът на Руската федерация „За счетоводството“ и Наредбите за въвеждане на счетоводство и счетоводни отчети в Руската федерация предвиждат, че не се допуска извършването на корекции в парични и банкови документи. В този случай той трябва да бъде съставен нов документ.

Класификация на документите

Използва се за отразяване на бизнес транзакции голям бройразлични документи. За правилно приложениеДокументите обикновено са групирани, т.е. съставят консолидирани счетоводни документи, които са класифицирани по хомогенни критерии: по предназначение, ред на изготвяне, начин на записване на операциите, място на изготвяне, ред на попълване.

Според предназначението си документите се делят на разпоредителни, изпълнителни (оправдателни), отчетни и сборни.

Административните документи съдържат заповед (инструкция) за извършване на стопанска сделка. Те обаче не потвърждават факта на неговото изпълнение и следователно не са основа за сметки. Например нареждания, платежно нареждане към банката за превод на данъци и др.

Оправдателните документи потвърждават факта на стопанска сделка и служат като основа в счетоводството за отразяване на бизнес транзакциите. Например фактури, потвърждаващи направените разходи, актове за приемане и предаване на дълготрайни активи и др.

Счетоводните документи се съставят от счетоводните служители в случаите, когато няма други документи за отразяване на стопанска операция или с цел изготвяне на разпоредителни и потвърждаващи документи за отразяване в счетоводството. Например натрупващи отчети, изчисления на действителните производствени разходи, различни видовеудостоверения и калкулации, изготвени от счетоводния отдел и др.

Комбинираните документи изпълняват едновременно функциите на административни и оправдателни, оправдателни и счетоводни формалности. Например, фактура за освобождаване на материални активи съдържа заповед за освобождаване на материали от склада в цеха, както и регистрация на действителното издаване.

Според реда на съставяне на документите биват първични и обобщени документи.

Първичните документи се съставят за всяка отделна сделка в момента на нейното приключване. Например входящ касов ордер, изходящ касов ордер, платежни заявки, актове за отписване на ДМА и др.

Консолидираните документи се съставят въз основа на предварително съставени първични документи. Използването им улеснява контрола на хомогенните операции. Те могат да бъдат изпълнителски, счетоводни или комбинирани. Например авансови и касови отчети, групови и сборни отчети. По-специално, авансовият отчет, като комбиниран, изпълнява функциите на подкрепящ и счетоводен документ. Това дава пълни характеристикиразплащания с отговорни лица: остатъкът или преразходът на предишния аванс, размерът на този аванс, изразходваната сума, салдото и датата на въвеждането му в касата или преразходът и датата на възстановяването му от предприятието. Освен това авансовият отчет предоставя описание на фактурираните производствени разходи след преглед и одобрение на отчета. На обратната страна на отчета има списък на отделните разходи и подкрепящите ги документи.

Въз основа на метода на записване на транзакциите документите се разделят на еднократни и кумулативни.

Еднократните документи се използват само веднъж за отразяване на една сделка или няколко едновременно извършени операции. След регистрацията еднократният документ отива в счетоводния отдел и служи като основа за отразяване в счетоводството. Например входящи и изходящи касови ордери, ведомости за заплати и др.

Кумулативните документи се съставят за определен период (седмица, десетилетие, месец), за да отразяват хомогенни повтарящи се транзакции, които се записват в тях, когато се случват. В края на периода се изчисляват сумите за показателите, използвани за сметките. Трябва да се отбележи, че кумулативните документи се различават от обобщените документи по това, че обобщеният документ се съставя въз основа на първични документи и е тяхното обобщение, докато кумулативният документ е първичен документ, съставен постепенно чрез натрупване на транзакции. Документите за натрупване включват лимитирани карти, двуседмични или месечни поръчки и др.

В зависимост от мястото, където се съставят, документите биват вътрешни и външни.

В предприятието се съставят вътрешни документи за отразяване на вътрешните операции. Например приходни и разходни касови ордери, фактури, актове, ведомости за заплати и др.

Външните документи се попълват извън границите на даденото предприятие и се получават във формализиран вид. Например фактури, банкови извлечения, разписки за доставка и др.

Според реда на попълване документите могат да бъдат класифицирани на съставени ръчно и с помощта на компютърни технологии. Някои документи трябва да бъдат попълнени ръчно, като касови чекове

Документите, съставени с помощта на компютърна технология, автоматично записват информация за извършените транзакции в момента на тяхното приключване.

Приемане, проверка и счетоводна обработка на документи

Постъпилите в счетоводството документи се обработват за подготовката им за вписване в счетоводните регистри. Основният етап от счетоводната обработка на документи в организацията е проверката на получените документи по същество, форма и аритметика.

При проверка на документите по същество е необходимо да се установи законосъобразността, правилността и целесъобразността на извършената стопанска сделка. Съгласно действащата счетоводна процедура не трябва да се приемат за изпълнение първични документи за стопански операции, които противоречат на закона и установения ред за получаване, съхраняване и разходване на средства, инвентар и други ценности. Ако такива първични документи бъдат получени от счетоводния отдел, главният счетоводител трябва да уведоми ръководителя на организацията за незаконността на конкретна бизнес сделка. В случай на разногласия между ръководителя на организацията и главния счетоводител при извършване на определени бизнес операции, първичните счетоводни документи по тях могат да бъдат приети за изпълнение с писмена заповед на ръководителя на организацията, който в тази връзка е натоварен с пълна отговорност за последиците от такива сделки и включването на данни за тях в счетоводната и финансовата отчетност. Документите, получени като основа за изчисляване на заплатите или приложени към касови бележки и дебитни нареждания, подлежат на задължително анулиране с печат или собственоръчен подпис „Получено“ или „Платено“ с посочване на датата (ден, месец, година). Проверката на документите по същество е продължение на предварителния контрол, който предхожда сделката. Предварителният контрол се извършва от счетоводния отдел при изготвяне на документи. Важно е и защото повечето документи се съставят от финансово отговорни лица, а не от счетоводни служители.

Проверката на формуляра ви позволява да се уверите, че за извършване на конкретна бизнес транзакция е използван формуляр от подходящия формуляр, всички числа са ясно въведени, съдържанието на транзакцията и всички подробности са отразени.

След това счетоводителят извършва аритметична проверка, която се свежда до проверка на правилността на аритметичните изчисления и изчисления и данъчното облагане на документите. Данъчното облагане се извършва чрез умножаване на количеството по цената. Аритметичната проверка ви позволява да контролирате аритметичните изчисления на сумите, правилността на отразяването на количествените и разходните показатели.

След проверка счетоводителят обработва документите. Присвояването на сметки на документи се състои в определяне на сметките, към които бизнес операциите, записани в документите, трябва да бъдат записани като дебити и кредити.

Организация на документооборота

Документопотокът е пътят на движение на документа от момента на първите записи до предаването му в архива.

Концепцията за документооборот включва изготвяне на график за преминаване на документи, наблюдение на правилността на изпълнение на документите и правилното отразяване на операциите в счетоводните сметки. Оптимизирането на документооборота ви позволява да зададете количеството необходими документии броя на хората, работещи с тези документи.

При изготвянето на график трябва да бъдат изпълнени следните изисквания:

първичните счетоводни документи, приети от счетоводния отдел, трябва да съдържат всички необходими реквизити;

при приемане на документи трябва да се провери правилността на аритметичните изчисления;

документите трябва да бъдат съставени в съответствие с изискванията на законодателни и регулаторни актове (например фактурите за получаване на стоки трябва да посочват сумата на ДДС, за да могат да приемат ДДС за възстановяване);

всички корекции в документи трябва да бъдат удостоверени с подписите на лицата, отговорни за изготвянето им, като се посочва датата на корекцията;

За всяка сделка трябва да бъдат представени всички необходими документи (договор и промени в него, фактура или акт за изпълнение, фактура, платежно нареждане).

В началния етап на изготвяне на графика на документооборота главният счетоводител установява кръга от хора, работещи с първични документи (служители на отдела за доставки, лица, отговорни за изпълнението - маркетинг специалисти). По официален начин те са информирани за правилата за изготвяне на първични документи и сроковете за подаване на тези документи в счетоводния отдел. Съответната заповед на ръководителя на организацията също трябва да установи отговорност за късно подаване на документи в счетоводния отдел.

Със заповедта си за счетоводството главният счетоводител се задължава да приема само документи, съставени по предписания начин. Счетоводител, който приема документи, съставени в нарушение на правилата, носи лична отговорност.

Правилността на отразяването на операциите в счетоводните сметки също подлежи на контрол, за което всеки първичен счетоводен документ е придружен от списък на счетоводните записи, посочващ датата и името на отговорния счетоводител. На този етап се установява контрол върху правилното съставяне на първичните счетоводни документи и отразяването на стопанските операции по счетоводните сметки въз основа на тях.

Главният счетоводител трябва да оптимизира документооборота. Това задава:

списък на първичните документи, използвани в предприятието;

кой служител на предприятието има право да подписва тези документи и отговаря за правилността на тяхното изпълнение и навременното им представяне в счетоводния отдел;

работна схема на съществуващите отдели на организацията;

редът на движение на всеки документ между отделите на организацията и крайният срок за подаване на документи до крайния потребител на информация (например счетоводство);

график за движение на документите в счетоводния отдел, позволяващ своевременно организиране на данъчните изчисления и изготвяне на финансови отчети.

След изготвяне на графика на всяко лице, участващо в документооборота, се издава съответен извлечение и се определя отговорността за неспазване на изискванията за документооборот.

Графикът на документооборота позволява подобрен контрол от страна на счетоводния отдел върху цялостната работа на организацията, т.е. повишава ефективността на цялата счетоводна работа на организацията.

При изготвянето на графика на документооборота се вземат предвид изискванията за рационална организация на документооборота: най-краткият път за движение на документи, посочване на конкретни изпълнители, минимални срокове за преминаване през органи.

Рационална организациядокументооборотът укрепва контролните функции на счетоводството, ускорява времевата рамка за изготвяне на финансови отчети и повишава ефективността на счетоводството, необходимо за управление на предприятието.

Ред и условия за съхранение на счетоводни документи

След окончателната счетоводна обработка всички документи се подреждат в папки и се прехвърлят за съхранение в текущия архив, където се гарантира тяхната безопасност и лекота на съхранение. За бързо намиране на необходимия документ се създава списък с дела. Всеки получен документ, след като бъде обработен, се архивира във файлова папка. Всички папки, намиращи се в счетоводния отдел, формират номенклатурата на счетоводните въпроси. Списъкът със задачи е форматиран, както следва:

Индекс на дела (номера на папки) Име на дело (заглавие) Брой дела в папката Срок на съхранение и номер на папка според списъка Бележки

Номерът на делото се състои от две части - номера на отдела и поредния номер в счетоводството. Колоната „Брой дела в папката” се попълва в края на годината.

Бележките посочват въз основа на кой от списъците се установява срокът на съхранение на документа: списък на стандартни документи, генерирани в дейността на държавни комитети, министерства, ведомства и други институции, организации, предприятия (с посочване на сроковете на съхранение) или списък на управленски документи с постоянен срок на съхранение, генерирани в дейността на недържавни търговски организации.

Делата от архива се издават с писмена заповед на главния счетоводител. Изземването на документи може да се извършва само от органите на разследването, предварителното разследване и прокуратурата, съдилищата, данъчните инспекции и данъчната полиция въз основа на техните решения в съответствие със законодателството на Руската федерация.

Изземването се оформя с протокол, екземпляр от който се връчва срещу разписка на съответното длъжностно лице от предприятието или учреждението. С разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването, главният счетоводител или друго длъжностно лице на организацията има право да прави копия на иззетите документи, като посочва основанието и датата на тяхното изземване. Ако се изземват незавършени томове документи (некартотекирани, неномерирани и др.), тогава с разрешение и в присъствието на представители на органите, извършващи изземването, съответните служители на предприятието или учреждението могат да допълнят тези томове (да направят опис, номерират листовете, подпечатват, заверяват с подпис, печат).

Първичните счетоводни документи, счетоводните регистри, счетоводните (финансови) отчети подлежат на съхранение от икономическия субект за периоди, установени в съответствие с правилата за организиране на държавните архивни дела, но не по-малко от пет години след отчетната година.

Документи за счетоводна политика, стандарти на икономически субект, други документи, свързани с организацията и поддържането на счетоводството, включително инструменти, които осигуряват възпроизвеждане на електронни документи, както и проверка на автентичността на електронен подпис, подлежат на съхранение от икономически субект най-малко пет години след годината, в която са изготвяли за последен път счетоводни (финансови) отчети.

Икономическият субект трябва да осигури безопасни условия за съхранение на счетоводните документи и тяхната защита от промени.

В случай на прекратяване на дейността на организацията, документите за изчисляване и изплащане на заплатите на служителите трябва да бъдат предадени в държавния архив.

Всеки ден една компания претърпява много операции. Счетоводителите издават фактури на контрагентите и им изпращат пари, изчисляват заплати, неустойки, начисляват амортизации, изготвят отчети и др. Ежедневно се съставят десетки документи от различни видове: разпоредителни, изпълнителни, първични. Последната група е от голямо значение за дейността на предприятието.

Какво представляват "първичните документи"?

Всяко събитие в икономическия живот на една организация трябва да бъде потвърдено на хартия. Формира се в момента на сделката или непосредствено след нейното приключване. Подготовката на записи и поддържането на отчетност се извършва въз основа на информацията, посочена в първичните счетоводни документи. Списъкът с тях е голям. В тази статия ще разгледаме основните, най-често използвани документи.

Защо е необходим първичен?

Първичната документация е неразделна част от счетоводството. Както бе споменато по-горе, той се формира в момента на приключване или непосредствено след приключване на операцията и е доказателство за реалността на един или друг факт от икономическия живот на предприятието.

Списъкът на първичните счетоводни документи за една сделка може да включва:

1. споразумение.
2. Проверете.
3. Касов чек или друг платежен документ.
4. Товарителница.
5. Свидетелство за завършен.

Задължителни подробности

В момента има унифицирани форми на първични счетоводни документи. Те се използват за отразяване на информация за различни операции, съответно списъкът на колоните в тях е различен. Междувременно всички първични документи съдържат еднакви задължителни данни. Между тях:

1. Име на фирмата.
2. Заглавие на документа (до
3. Дата на образуване.
4. Съдържание на операцията, за която е съставен документът. Например, когато попълвате фактура, в съответната колона може да се посочи „Предаване на материали за обработка“.
5. Парични и натурални показатели. Първите се използват за отразяване на себестойност, вторите - количество, тегло и др.
6. Длъжности на отговорни служители ("главен счетоводител", "складодържател" и др.).
7. Подписи на лицата, участващи в сделката.

Важен момент

Първичният документ, съдържащ всички необходими данни, има юридическа сила.

Моля, имайте предвид, че правилно оформените документи могат да се използват в съдебни производства като доказателство за валидността (или не) на исковете. Много документи се изготвят от контрагентите. Необходимо е внимателно да се проверява правилността на регистрацията и в никакъв случай да не се подписва за доставчици (изпълнители и др.), ако те не са го направили.

Необходимо е внимателно да се съхранява първичната документация.

Имате ли нужда от печат на първичната?

На практика много контрагенти правят оплаквания относно липсата му във формуляра TTN и някои други документи. Припомняме, че от 2015 г. повечето организации са освободени от задължението да имат печат. Такива предприятия могат да го използват по свое усмотрение. Ако съществува, тогава информацията за неговото наличие трябва да бъде посочена в счетоводната политика.

В случай, че контрагентът настоява за използване на печат при регистриране на първичния документ и предприятието има право да не го постави на правно основание, на контрагента трябва да бъде изпратено подходящо писмено известие с връзки към разпоредбите, регулиращи този въпрос.

споразумение

Ако контрагентът е дългогодишен партньор, тогава е напълно възможно да се сключи споразумение за няколко сделки. В този случай е важно ясно да се посочат сроковете за изпълнение на задълженията, последователността и процедурата на изчисление и други нюанси. Може да се сключи споразумение за продажба на стоки, предоставяне на услуги или извършване на работа. Струва си да се каже, че гражданското право също позволява устно сключване на споразумение. В стопанската дейност обаче по правило се използват писмени форми на договори.

Проверете

В този документ доставчикът посочва сумата, която трябва да бъде преведена на контрагента за продукта, услугата или работата. При извършване на плащане по подразбиране се приема, че субектът е съгласен с транзакцията.

Фактурата трябва да включва:

1. Заглавие на документа.
2. Име на услугите (стоки, работи), за които се извършва плащане.
3. Цена.
4. Обща сума.
5. Подробности на плащане.

В момента целият списък от счетоводни документи се съдържа в програмата 1C, така че те се обработват автоматично.

Моля, имайте предвид, че акаунтът няма специална стойност за регулаторните органи. При него продавачът фиксира определена цена. От позицията на счетоводителя партидата е най-важният първичен документ, въз основа на който се формират счетоводни записи.

Фактурата е вид фактура. Този документ съдържа специален ред за посочване на сумите на ДДС.

Документация за плащане

Можете да потвърдите факта на плащане с касова бележка или друг подобен документ. Плащането потвърждава факта на плащане за доставка на продукти, услуги или работа. Конкретният вид документ се избира в зависимост от начина на плащане: в брой или по банков път.

Един от най-популярните платежни документи е платежното нареждане. Представлява нареждане от собственика на сметката банката да преведе средства по посочената сметка. Документът може да се използва при плащане на услуги, стоки, за авансово плащане, погасяване на кредит и др.

При вноски към бюджета се попълва поле 22 „Код”. IN платежно нарежданеТази колона показва UIN (уникален идентификатор). Благодарение на него данъчният орган разпознава платеца.

Полето "Код" в платежно нареждане може да бъде попълнено по различен начин. Това зависи от това как точно предприятието изпълнява задължението си към бюджета: доброволно или по искане на регулаторния орган.

Товарителница

Формулярът TTN се издава от изпращача. е основание за предаване на товара на получателя. Документът се съставя в 4 екземпляра. Съгласно ТТН продавачът отчита продажбата, а купувачът – доставката на стоката.

Моля, имайте предвид, че формулярът за превоз на товари се съставя при транспортиране на товари. самипредприятия. Ако транспортът се извършва от трета компания, се издава формуляр 1-T.

Друг важен момент: информацията в TTN трябва да съвпада с информацията във фактурата.

Свидетелство за завършен

Този документ се съставя между клиента и доставчика. Актът е потвърждение за завършване на работата и предоставяне на услуги на договорената цена в рамките на срока, определен от споразумението. Просто казано, това е отчетът на изпълнителя пред клиента.

Към момента унифицираната форма на акта не е утвърдена. Предприятието има право да разработи формуляр самостоятелно и да го консолидира в своите счетоводни политики.

Основните детайли на акта са:

1. Номер и дата на регистрация в счетоводна документация.
2. Дата на изготвяне.
3. Подробности за споразумението, в съответствие с което е съставен актът.
4. Продължителност, обем, цена на работа.
5. Данни за сметката, чрез която ще се извършва плащането.
6. Име на клиента и изпълнителя.
7. Подписи на страните по сделката.

Актът винаги се съставя в два екземпляра.

Формуляр М-15

Това съкращение се използва за обозначаване на фактура за освобождаване на материали настрани. Трябва да се отбележи, че този документ не е задължителен, но често се използва от предприятията.

Фактура за освобождаване на материали на трета страна се издава, когато е необходимо да се прехвърлят ценности от главния (централния) офис на отдалечени подразделения или други компании (предмет на специално споразумение).

Правила за регистрация f. М-15

Първата част на документа съдържа номер в съответствие с документооборота на предприятието. Тук трябва да посочите и пълното име на компанията и OKPO.

Първата таблица отразява датата на съставяне на документа, кода на сделката (ако се използва подходящата система), името на структурната единица и сферата на дейност на предприятието, издаващо фактурата.

По същия начин се посочва информация за получателя и лицето, отговорно за доставката. Следва линк към документа, по който се издава фактурата. Това може да бъде споразумение, поръчка и др.

В основната таблица в колони 1 и 2 се посочват счетоводната подсметка и аналитичният счетоводен код за всички материали, които трябва да бъдат отписани.

• име на материалите, посочващи индивидуални характеристики, марка, размер, клас;
• номер на артикул (ако го няма, клетката не се попълва);
• код на единица;
• наименование на мерната единица;
• количество на прехвърлените стоки;
• информация за реално освободени от склада обекти (попълва се от складодържателя);
• обща цена на материалите;
• Цена без ДДС;
• размер на разпределения ДДС;
• обща стойност с ДДС;
• инвентарен номер на материалите;
• номер на паспорт (ако има такъв);
• регистрационен номер в съответствие с регистрационната карта.

Фактурата се подписва от счетоводителя, служителя, отговорен за освобождаване на ценности от склада, и получателя.

Предварителни отчети в "1C"

Генерирането на отчетни документи е една от най-честите дейности на счетоводителя. Много плащания, направени в брой, са документирани предварително. Те включват пътни разходи, бизнес покупки и др.

Често служителите на компанията получават средства от касата за бизнес разходи. След закупуване на необходимите ценности (например канцеларски материали), служителите докладват и предоставят на счетоводния отдел оправдателни документи.

Счетоводителят от своя страна трябва да записва всички разходи в счетоводната система. Отворете " Справки за разходите" в "1C" можете да намерите в раздела "Банка и каса", подраздел "Каса". Нов документ се въвежда с помощта на бутона "Създаване".

В горната част на формуляра посочете:

1. Име на фирмата.
2. Складът, в който ще бъдат капитализирани новопостъпилите ценности.
3. Служител, който се отчита за получените средства по отчета.

Документът съдържа 5 отметки. В секцията „Аванси“ трябва да изберете документа, за който са издадени средствата:

1. Паричен документ.
2. Касова гаранция по сметка.
3. Дебитиране от сметката.

Ако стоките са закупени с издадените средства, те се отразяват в раздела със същото име. В секцията „Контейнер“ посочете информация за контейнери за връщане (например бутилки за вода). В раздела "Плащане" се отразява информация за парични средства, изплатени на доставчици за закупуване на обект или издадени срещу предстояща доставка.

В раздел „Други“ се посочват данни за пътните разходи: дневни, разходи за гориво, билети и др.

"Универсална" форма

В списъка на първичните счетоводни документи има един документ, който може да се използва в различни ситуации. Използва се при изготвянето както на счетоводна, така и на данъчна отчетност. Говорим за счетоводен документ. Формулярът е задължителен, ако е необходимо да се коригира грешка. Освен това документът е необходим при извършване на транзакции, които изискват обяснения, отразяване на изчисления, потвърждение на транзакции, ако липсват други документи.

Нюанс

Струва си да се каже, че предприятието има право да потвърди извършването на транзакции, които не изискват изпълнението на стандартни (стандартни, унифицирани) формуляри, не с помощта на сертификат, а чрез независимо разработени първични счетоводни документи. Списъкът с тях обаче трябва да бъде заложен във финансовата политика на компанията.

Правила за изготвяне на сертификат

За този документ не е одобрен единен унифициран формуляр. Съответно специалистите могат да го съставят в свободна форма или да използват шаблони, разработени в предприятието. Сред задължителната информация, която сертификатът трябва да съдържа, трябва да се отбележи следното:

1. Информация за предприятието.
2. Дата и причини за съставяне.
3. Първични счетоводни документи и счетоводни регистри, към които се прилага удостоверение.
4. Подпис на отговорния служител.

Можете да го напишете на обикновен бял лист А4 или на фирмена бланка.

Когато компилирате, трябва да сте много внимателни, за да избегнете грешки. Колкото по-подробен е сертификатът, толкова по-малко допълнителни въпроси ще имат инспекторите.

Документът, разбира се, трябва да съдържа само надеждна информация. Ако се открият грешки по време на писането, препоръчително е да изготвите сертификата отново.

Функции за съхранение

Всичко, свързано с първичните счетоводни документи, трябва да се съхранява в предприятието най-малко 5 години. Изчисляването на този период започва от крайната дата на отчетния период, през който са издадени книжата.

Допълнително

Първичният формуляр може да бъде издаден на хартиен или електронен носител. Напоследък все повече предприятия предпочитат електронното управление на документи. Това е разбираемо: отнема много по-малко време за попълване и изпращане на документи.

Електронните документи трябва да бъдат заверени с електронен подпис (усилен или обикновен - по договореност между контрагентите).

Отговорност

Първичната документация е най-важният елемент от икономическия живот на предприятието. При липсата му фирмата ще понесе сериозни санкции от регулаторните органи. Глоби ще се налагат и при установяване на грешки или неточна информация в първичната документация.

Нарушаването на разпоредбите води до наказание не само по Данъчния кодекс, но и по Кодекса за административните нарушения. При наличие на основание извършителите могат да бъдат привлечени и към наказателна отговорност.

Заключение

В работата на едно предприятие могат да се използват различни документи. Освен това някои от тях могат да имат унифицирана форма, а други могат да бъдат разработени самостоятелно от компанията. Независимо от това обаче, всички необходими данни трябва да присъстват в документите.

Някои предприятия практикуват използването на комбинирани документи. Говорим за унифицирани форми, допълвани в съответствие със спецификата на дейността на организацията.

Важно е да се отразят избраните видове първична документация в счетоводната политика на предприятието. В хода на дейността на фирмата може да възникне необходимост от нови документи. Ако те са разработени от предприятието, те трябва да бъдат посочени в счетоводната политика.

Моля, имайте предвид, че контрагентът може също самостоятелно да разработи определени форми на документи. Във финансовата политика трябва да се посочи, че дружеството приема такива документи от контрагенти.

За записване на много транзакции организациите може да не използват унифицирани форми на първична документация. Ако обаче говорим за парични транзакции, те се извършват изключително чрез одобрени нареждания и други платежни документи.

Счетоводството е научно организирана система, предназначена за събиране, обработка, запис и анализ на информация, използвана във финансовите и икономическите дейности. Счетоводството отразява стопанските операции, изразени в парично изражение.

Накратко за счетоводството можем да кажем: “Всичко си има цена!” Всякакви сделки за покупко-продажба на стоки и услуги, договорни отношения между партньори, доставчици и клиенти, трудови отношения, свързани с отчитане на работното време и възнаграждение - всичко може да бъде сведено до паричен „знаменател“.

С помощта на счетоводството се отразява извършването на различни стопански операции, които отразява дейността на всяко предприятие, независимо от формата на собственост и вида на дейността.

Съвкупността от счетоводни данни ви позволява да определите крайния финансов резултат от работата, да извършите анализ и да определите перспективите за по-нататъшна работа за подобряване на показателите за ефективност.

Първична документация в счетоводството: какво е това?

Основата на счетоводството е първичната документация в счетоводството. Ако визуално си представите счетоводната система като разпространено дърво с гъста зеленина, тогава листата са основните счетоводни документи.

Листата се събират в "клони" - регистри, от които се създава мощна "корона" на дървото - синтетично счетоводство за счетоводни сметки, а мощната зелена корона е обезпечението цъфтящо дърво, тези. правилно и пълно счетоводно отчитане на предприятието.

В какъв ред се извършва, можете да разберете в новата ни публикация на линка.

Какво е първичен документ в счетоводството?

Първичният документ естандартен формуляр по определен образец, попълнен в съответствие със счетоводните изисквания, методически препоръкистатистически, данъчни, застрахователни, банкови и други органи.

Утвърдени са типови форми на първични документи държавни органистатистика. Различни тясно насочени документи се одобряват от министерства и ведомства по вид дейност.

Първичните документи са необходими за регистриране на бизнес транзакции; те потвърждават извършването на сделка за покупко-продажба, лизинг, получаване и разход на пари, плащане на доставчици. Основата на счетоводството в организацията са първичните документи.

Корекции в първични документи

1. Ако това не е строг формуляр за отчитане, тогава документът трябва да бъде пренаписан правилно и повреденият документ трябва да бъде унищожен.

2. Зачеркнете формуляра за строг отчет с червена наклонена линия от единия ъгъл на листа до другия и направете вписването „отменено“. Не унищожавайте повредената форма.

Първичната документация заема доста важно място сред цялата документация, поддържана от счетоводния отдел. Той постоянно се проверява от данъчната служба и трябва да бъде съставен в съответствие с необходимите норми и закони, действащи в Руската федерация. Ще обсъдим в нашата статия какво се отнася до първичната документация, как да я формализираме и изготвим правилно, за да нямаме проблеми с данъчната инспекция по-късно.

Първична документация в счетоводството - какво е това?

Първичните документи са основата, върху която могат да се извършват счетоводни записвания и да се вписват в общия регистър. Това е важна част от управленската документация на предприятие или организация.

Във всички предприятия, които държавата принуди да водят счетоводни записи, бизнес транзакциите трябва да бъдат формализирани в съответствие с първичната документация. Под бизнес транзакция се разбира всяка дейност на предприятие, която включва движението на средства или структурата на неговите активи.

Съгласно закона за счетоводството изготвянето на първична документация трябва да се извършва едновременно с бизнес действията, тоест трябва да бъде незабавно документирано. Но ако това не е възможно, можете да направите документация веднага след края на действието.

Първичната документация може да се изготвя както на хартиен носител, така и в електронен вид. Но във втория вариант всички документи трябва да бъдат сертифицирани с електронен подпис, в противен случай те просто няма да имат правна сила. Но ако договорът ясно посочва наличието на хартиена версия на документа, тогава той трябва да е наличен.

Първичните документи ще се съхраняват 4 години. През този период данъчната служба има право да поиска от тях по всяко време да проверят Вас и Вашия контрагент. Трябва да сте особено внимателни към документите, в които купувате каквото и да било. Не забравяйте, че благодарение на тях ще можете да се обърнете към съда, ако възникне необходимост.

Разделяне на документи по бизнес етап

Всички транзакции, извършвани от предприятие или организация, могат да бъдат разделени на 3 етапа:

1. Обсъждане на условията по сделката. По това време трябва да обсъдите всички нюанси и да стигнете до общо мнение. Резултатът от този етап ще бъде подписване на договор и издаване на фактура за плащане.
2. Заплащане според сделката. То трябва да бъде потвърдено с извлечение от разплащателната ви сметка, ако плащането е извършено по банков път, или с чекове и формуляри за строга отчетност, ако плащането е извършено в брой.
   Вторият вариант често се използва от служители на организация, когато вземат средства по сметка.
3. Получаване на платени стоки или услуги. Трябва да има доказателства, които потвърждават, че стоките са получени или услугата е предоставена, в противен случай данъчната служба просто няма да ви позволи да намалите размера на събирането на данъци.

Потвърждението може да бъде товарителница или разписка в случай на получаване на стоки или сертификат за завършена работа в случай на предоставяне на услуга.

Какви документи са необходими?

В зависимост от операцията, която ще се извършва, списъкът с необходимите документи може да варира. Нека да разгледаме най-често срещания списък с необходими документи. Обикновено всички документи се изготвят или от изпълнителя, или от доставчика на стоките.

Списъкът с документи изглежда така:

Характеристики на счетоводния регистър

След изготвянето на първичните документи се извършва проверка на формата и съдържанието им. След това, ако всичко е направено правилно, те се формализират и се извършва икономическото групиране на данните, които съдържа в общата счетоводна система. За да направите това, цялата информация за баланса на имуществото, паричните средства и бизнес транзакциите на дружеството от първични (безплатни) документи се прехвърля в счетоводни регистри.

Самите счетоводни регистри са специализирани таблици, които се съставят в строго определена форма, в пълно съответствие с икономическата групировка на информацията за имуществото на фирмата и източниците на нейното възникване.

Всички съществуващи регистри са разделени на 3 групи:

• С уговорка. В зависимост от този критерий регистрите се делят на хронологични, систематични и комбинирани. Всеки отделни видовеима собствен ред за запазване на данни.
• Въз основа на обобщението на данните регистрите се разделят на интегрирани и диференцирани. Всеки може да се разглежда от конкретното към общото или обратно, от отчета към първичните документи.
• По външен вид. Те могат да имат почти свободна форма: книга, списание, картичка, печатни листове.

Счетоводните регистри трябва да съдържат:

• Пълно заглавие.
• Посоченият период от време за регистриране на бизнес транзакции и за кой период на фактуриране се отнася.
• Подписи и инициали на отговорните лица. Това дава възможност при спорни въпроси да се открият и посочат лицата, участвали в сделката.

Извършените стопански операции трябва да бъдат отразени именно в периода, в който са извършени. Ако документалното отразяване не може да се извърши директно по време на бизнес транзакция, тогава регистрацията трябва да се извърши веднага след нейното приключване.

Като цяло счетоводните регистри се създават с цел натрупване и систематизиране на информация за приетите за регистрация първични документи с цел изобразяване на финансови отчети. Ако финансовата и първичната документация на предприятието се съхранява в печатна форма, тогава по искане на други участници в стопански операции или правоприлагащи органи (ако това е в рамките на тяхната компетентност) копия трябва да бъдат предоставени от лицето, което ги е съставило и ги представи за подпис.

1в счетоводна първична документация

Докато извършвате финансови и бизнес дейности, счетоводителят ще трябва да работи с огромно количестводокументация. Това са различни форми, договори, отчетна документация, оценки и изчисления. Някои от тях не са от голямо значение и са второстепенни, но има и много важни документи, при които дори една дребна грешка може да доведе до пагубни последици както за цялото предприятие, така и за отделни служители. Това са основните документи на организацията.

С помощта на програмата 1C ще можете да ги контролирате и управлявате много по-лесно. Функциите му включват управление на товарителни и парични документи, складови документи и такива, свързани с търговията на дребно.

Днес фирменият софтуер 1C заема водеща позиция сред програмите за счетоводство, които постоянно се използват у нас.

Сред най-популярните функции на 1C са следните:

• Пълна автоматизация на всички видове счетоводство.
• Изчисляване на заплатите на служителите.
• Управление на счетоводството на персонала и производството.

Програмата има голям брой режими и настройки, с които можете напълно да я персонализирате за себе си, да я настроите по удобен за вас начин.

Подготовката на първична документация е сложна и старателна задача, но просто необходима. Съвременните компютърни технологии и висококвалифицираните служители ще ви помогнат. Ако подходите с цялата отговорност и познаване на въпроса, тогава няма да има проблеми.

Във връзка с