Стопанските операции на предприятията се документират с първични счетоводни документи. Записът се извършва в момента на транзакцията или непосредствено след нейното приключване. Предприятията попълват първични формуляри непрекъснато, като документират всички обекти и операции.

Документите се поддържат на хартиен или електронен носител с последващо извеждане на хартиен носител. Ако електронният формуляр е заверен с подпис, хартиеният формуляр е копие. След 19 юни 2015 г. е разрешен електронен документооборот между предприятия, които имат взаимно споразумение.

Дефиниция и концепция на тази документация

Под първични документи се разбират формуляри, въз основа на които вземат предвид:

• Приемане и издаване на стоки и материали, Пари, други активи, участващи в извършване на дейност.
• Регистрация на получаване на дълготрайни активи.
• Издаване на отчетни средства, ценни книжа, заплати.
• Регистрация на предоставените услуги и извършената работа.
• Поддържане на кадрови досиета.
• Други действия и операции на предприятието.

За информация относно това какви са първичните счетоводни документи вижте следното видео:

Законодателно регулиране на въпроса и основни правила за регистрация

Процедурата за изготвяне и поддържане на първична документация се регулира от Закона за счетоводството.

Съставът на информацията в документите трябва да се третира отговорно. Документите формират основата на счетоводството и данъчното облагане.

Формулярите са правно обвързващи ако са налични необходимите подробности:

• Име на формуляра.
• Дата на изготвяне.
• Данни на стопански субект.
• Съдържание на операцията.
• Натурално и парично изражение на факта на стопанската дейност.
• Данни за лицето, заверило документа.
• Подпис на отговорното лице.

Липсата на някой от реквизитите не позволява документът да се използва в счетоводството. Първичните счетоводни данни трябва да бъдат документирани и икономически обосновани.

Когато съставят формуляри, служителите на предприятието могат да допуснат грешки и неточности.

Позволен коригиране на грешен записв следния ред:

• Задраскване на неправилен текст. Данните за грешка трябва да могат да се четат.
• Въведете правилния запис до него и коментирайте: „Вярно“ или „Вярвайте на коригираното“.
• Посочва се датата на корекцията.
• Заверка на текста с подпис с препис от данните на лицето, извършило корекциите.

Поради възможността за попълване на един формуляр на машинописна и ръчно, корекции могат да се правят и в документи, отпечатани със специализирани програми.

Изходни документи мога да имамнеправилни форми на изпълнение във формата:

• Без печат. Поради въвеждането на предположението, че е възможно да се подготви документация без използване на печат, предприятието може да издава формуляри без печат. За да се предотвратят искове от данъчните власти, правото трябва да бъде заложено в местни вътрешни актове и споразумения.
• Факсимилен подпис. Правото за използване на факсимилета трябва да бъде съгласувано с партньорите. Данъчните власти не приемат факсимилни документи.
• Подписи на лица, които не са посочени в заповедите. Този пропуск може да бъде коригиран чрез посочване на правото на подписване на документи от лицата, съставящи формулярите.

Поради липса на документи счетоводствоили използването на формуляри, съставени с недостатъчно данни и използвани в данъчното облагане, подлежи на глоба по чл. 120 Данъчен кодекс на Руската федерация.

Ако все още не сте регистрирали организация, тогава най-лесният начиннаправете това с помощта на онлайн услуги, който ще ви помогне да генерирате всички необходими документи безплатно: Ако вече имате организация и мислите как да опростите и автоматизирате счетоводството и отчетността, тогава на помощ ще дойдат следните онлайн услуги, които напълно ще заменят счетоводител във вашата фирма и ще спестите много пари и време. Всички отчети се генерират автоматично, подписват се електронно и се изпращат автоматично онлайн. Идеален е за индивидуален предприемач или LLC на опростената данъчна система, UTII, PSN, TS, OSNO.
Всичко се случва с няколко клика, без опашки и стрес. Опитайте и ще се изненадатеколко лесно стана!

Характеристики на създаване на формуляри

Компанията може да използва стандартизирани формуляри или да ги разработи самостоятелно.

Списък на приложимите документи одобренив приложението към счетоводната политика на предприятието.

Не е позволеносамостоятелно разработване на документи за поддържане на:

1. Касова отчетност.
2. Изчисления с помощта на техниката PKM.
3. Транспортни превози.

Други документи, разработени от министерствата за тясно специализирано ползване, не се подменят. Например, предприятията не променят стандартните формуляри, одобрени от Министерството на транспорта.

Практиката показва, че предприятията използват предимно унифицирани формуляри. Когато фирмата разработва собствени счетоводни форми процедурата се спазва:

• Включване на необходимите подробности.
• Одобряване на формуляри в съответствие с документооборота, установен от счетоводната политика.
• Информиране на Федералната данъчна служба за използването на формуляри.
• Съгласуване на формуляри на документи с партньори и прилагане на формуляри към споразумението. За партньори, използващи формуляри за изчисляване на данъци, е необходимо да имат потвърждение за законността и правната сила на документите.

Видове използвани формизависят от профила на предприятието.

Какво е включено в списъка на тези документи

Първични счетоводни форми групирани по вид операция.

Предприятия в счетоводството използване:

Значителна група първични документи е предназначена за поддържане на кадрови записи.

Срок на годност

Предприятието трябва да гарантира безопасността на първичните счетоводни документи в продължение на 5 години. Може да са необходими формуляри за изясняване на данни и потвърждаване на коректността на счетоводството и плащането на данъци към бюджета по време на одит.

Изключение включват формуляри, потвърждаващи плащанията заплатислужители. Счетоводни карти, кадрови заповеди, извлечения се съхраняват 75 години.

Съхранението се извършва от дружеството или градския архив.

Нюансите на циркулацията на тези документи са описани в следния видеоклип:

Документпреведено от латински означава сертификат, доказателство, следователно всяка бизнес сделка се формализира с документ, който потвърждава факта на нейното завършване и прави счетоводното записване законно законно. Благодарение на документа се знае точно мястото, времето, обекта на заснемане и отговорните лица. Счетоводният документ потвърждава законността и валидността на всички разплащателни сметки.

Разграничава се съставът на счетоводните документи (фиг. 5.2):

• изходни документи;
• счетоводни регистри;
• счетоводни документи.

Ориз. 5.2. Състав на счетоводни документи

Първични счетоводни документи

Под първично счетоводстворазбират началния етап на счетоводния процес, на който данните за дадена бизнес транзакция се измерват и записват в документи. Документите трябва да бъдат съставени в момента на сделката или непосредствено след нейното приключване, те са първичните счетоводни документи, въз основа на които се води счетоводството.

Документи се приемат за регистрация, ако са коректно оформени и съдържат задължителни реквизити. Детайлите са набор от характеристики и показатели, съдържащи се в документа, а това са:

• Заглавие на документа;
• дата на изготвяне на документа;
• име на организацията, от името на която е съставен документът;
• съдържание на стопанска сделка;
• измерване на бизнес транзакции във физическо и парично изражение;
• името на длъжностните лица, отговорни за изпълнението на търговската сделка и правилността на нейното изпълнение;
• лични подписи на тези лица с преписи.

Всички първични документи имат унифицирани, т.е. стандартни формуляри. Основните първични документи включват: документи, документиращи получаването и издаването на средства (приходни и разходни касови ордери), превод на средства от разплащателна сметка (платежни нареждания), получаване и освобождаване на материали (пълномощни, заявки, приемни удостоверения), и т.н. Документите също се разделят на вътрешни, които се използват директно в предприятието, и външни, получени от други физически и юридически лица.

Въз основа на първични документи се съставят счетоводни статии и a обща информация, който се използва за последваща обработка с цел получаване на различни икономически показатели, характеризиращи дейността на предприятието.

Счетоводни регистри

След това счетоводните записи, съставени в съответствие с първичните документи, се прехвърлят и групират в счетоводни регистри. Така регистрите носят вторична информация, чийто източник са документи. Счетоводните регистри са носители на организирана информация, в която са систематизирани характеристиките и показателите на стопанските операции.

Счетоводните регистри варират според външен вид, начин на отчитане и съдържание.

от външен видсчетоводните регистри са разделени на книги, карти и безплатни листове. Първите счетоводни регистри могат да се нарекат хамбарни книги, които се водят от търговците за отчитане на техните стоки. С увеличаването на броя на бизнес транзакциите започнаха да се използват книги от други форми: за записване на постъпленията и разходите на материали, пари в брой и др. По-късно, за да се раздели труда между работниците, които водят записи, карти и насипно вместо книги започват да се използват листове. Картите са предназначени като правило за организиране на счетоводството на различни обекти на аналитичното счетоводство, например инвентарни карти за отчитане на дълготрайни активи, карти за отчитане на материали в склад. Безплатните листове са счетоводни регистри с голям формат; те съдържат повече информация в сравнение с картите. Безплатните листове включват отчети, дневници за поръчки и др.

от начин на провежданесчетоводните регистри се делят на хронологични, систематични и комбинирани. В хронологичните регистри операциите се записват в последователността на тяхното завършване; такива регистри включват регистрационни дневници. В систематичните регистри транзакциите се групират допълнително по икономическо съдържание, например касова книга, материални счетоводни карти и др.

Счетоводни документи

На въпроса какъв е резултатът от работата на счетоводителя може да се отговори с една дума - отчитане. Отчетните документи се съставят в края на всяко тримесечие според счетоводните регистри.

Докладване- това е набор от формуляри и показатели, както и обяснителни материали за тях, отразяващи резултатите от финансовата и икономическата дейност на предприятието.

В съответствие с Федералния закон „За счетоводството“ от 21 ноември 1996 г. № 129-FZ, предприятието предоставя тримесечни и годишни финансови отчети в определен брой стандартни формуляри. Посочените форми на финансови отчети се подават в данъчната служба в рамките на един месец след края на тримесечието и три месеца след края на годината. Допълнителна информация се предоставя на статистическата служба.

Междинните тримесечни финансови отчети съдържат баланс (Форма № 1) и отчет за приходите и разходите (Форма № 2). Годишният отчет трябва да включва също:

• отчет за промените в капитала (формуляр № 3);
• отчет за паричните потоци (формуляр No 4);
• Приложение към счетоводния баланс (формуляр No 5);
• обяснителна бележка към доклада.

Основните изисквания за докладване са:

• надеждност - отчитането трябва да отразява реални бизнес транзакции, които могат лесно да бъдат проверени;
• пълнота - докладването трябва да съдържа всички необходими данни за заинтересованите страни и да включва съответните коментари;
• неутралност - докладването не трябва да отразява интересите на лица;
• непрекъснатост - последователността на прилагане на отчетните форми и тяхното съдържание от един отчетен период към друг.

Документооборот

Под документооборотв счетоводството те разбират реда и пътя на документите, преминаващи през всички органи от момента на съставянето им до депозирането им в архива.

Движението на първичните документи в счетоводството се регулира от график за документооборот, който се съставя от счетоводител и се утвърждава от ръководителя на предприятието. Графикът на документооборота определя предназначението на първичните документи, реда за тяхното изпълнение и сроковете за предаване в архива. Графикът на документооборота може да бъде изготвен под формата на диаграма, график или списък на работите, като се посочват изпълнителите и времето на движение на документите. На всеки изпълнител се дава извлечение от графика на документооборота, в което са посочени документите, свързани с обхвата на дейността му и сроковете за представяне на тези документи.

Главният счетоводител следи за изпълнението на графика за документооборот.

Всички първични документи, счетоводни регистри, счетоводни отчети и баланси подлежат на предаване в архива. Преди да бъдат прехвърлени в архива, документите се съхраняват в счетоводния отдел в специални шкафове или сейфове.

Инсталиран определени правилаи срокове на съхранение на документите в архива. Например първични и счетоводни документисе съхраняват 5 години, инвентарна документация, ревизионни доклади - 3 години, счетоводни отчети и баланси, тримесечни баланси - 3 години, годишни баланси - 10 години, лични сметки на работници и служители - 75 години и др.

Коригиране на счетоводни грешки

Счетоводните документи трябва да бъдат попълнени правилно и ясно, без петна или корекции. Но понякога възникват грешки при водене на записи.

Грешките могат да бъдат локални, когато информацията е изкривена в един документ, например датата е написана неправилно, или транзитни грешки - ако грешката автоматично преминава през няколко счетоводни регистъра, например, ако сумата на транзакцията е посочена неправилно. В документи, документиращи парични транзакции, корекциите изобщо не са разрешени; такива документи се пренаписват.

Най-често срещаните методи за коригиране на грешки са:

• корекция;
• "червено обръщане";
• допълнителен запис.

При корекцияПри този метод неправилният текст или сума се зачертава с тънка линия, така че коригираният запис да се вижда, а правилният текст се изписва отгоре. Този вид корекция се отбелязва в полетата с подпис на лицето, извършило корекцията.

Метод "червен обрат"се прилага, когато изчисленията показват сума, по-голяма от необходимата. В този случай се прави с червено мастило (химикал) или се огражда в рамка допълнителен запис за изясняване на сумата, която се коригира. Червеният запис за сторниране се счита за отрицателна стойност, така че тази сума се изважда при изчисляване на общите суми.

Например, по дебита на сметка 20 и кредита на сметка 70 вместо сумата от 528 рубли. посочената сума е 582 рубли. При коригиране на грешка по метода „червено сторниране“ излишната сума (54 рубли) се въвежда във фактурите с червена паста или се огражда в рамка. Тази сума ще бъде приспадната при окончателните изчисления.

Сметка 20 „Основно производство“

Дейността на счетоводния отдел е неразделна част от функционирането на предприятието; включва служители, извършващи различни действия - от изчисления до регистрация и поддържане на първична документация. Степента на отговорност на компанията или нейната непосредствен ръководителза допуснати грешки: ако са свързани с чисто вътрешни проблеми, за глоба дори не е необходимо да се говори; ако говорим за платежни документи, въз основа на които впоследствие се плащат данъци, нарушителят може да понесе не само парична санкция, но и лишаване от свобода. Ето защо добре организираната работа с първичния сектор е една от приоритетните области на работа на юридическото лице.

Терминът „първична документация“, за разлика от или подобни, се използва изключително в счетоводството, което, когато е необходимо съвместно решаване на организационни въпроси, създава трудности за представители на други отдели на предприятието. По-долу ще опишем какво представлява първичният документ като цяло, а също така ще предоставим примерен списък на документите, включени в него.

Какво представлява първичната документация в счетоводството?

Колкото и да е странно, основният регулаторен акт, използван при организирането на работата на счетоводния отдел, Федералният закон „За счетоводството“ № 402-FZ, приет на 6 декември 2011 г. и съдържащ изменения от 29 юли 2018 г., не предоставя недвусмислено определение на тази фраза. Съгласно член 9, параграф 1 от този закон всички правилно съставени и официално заверени документи, които отразяват един или друг епизод от икономическия живот на предприятието, могат да бъдат класифицирани като първична документация.

Такива епизоди включват получаване на средства в замяна на продукти, доставени от компанията, предлагани услуги или извършена работа или, обратно, прехвърляне на пари за закупуване на инвентарни позиции. По искане на ръководителя на предприятието (клауза 4 от същия член) към списъка на основните счетоводни документиможе също така да включва информация за взаимни разплащания, които не са свързани с финансови транзакции.

Важно:Основният критерий за първична документация в счетоводството е наличието на факта на прехвърляне на средства от едно лице (служител, индивидуален предприемач, фирми) на друг. Така основните позиции няма да бъдат включени в списъка при никакви условия, но касов бон или разходен ордер ще бъде добре.

СЪСсрок на съхранение на първичните документи в счетоводството - най-малко пет годиниот годината на регистрация. Както показва практиката, най-често представители на Федералната данъчна служба изискват първичен отчет през първата година или три; В бъдеще документите могат да бъдат прехвърлени в архива за съхранение и след изтичане на определения период те могат да бъдат унищожени в съответствие с вътрешните разпоредби на предприятието и изискванията на вътрешното законодателство.

Въпреки това, тъй като в руската бюрократична практика обикновено е по-трудно да се разпореждат с документи, отколкото да продължат да ги съхраняват, първичните документи, които са станали ненужни, могат да бъдат оставени в архива, докато има достатъчно място; Не са предвидени санкции за това нито от посочения Федерален закон № 402-FZ, нито от други разпоредби.

Освен това поддържането на първична документация може да бъде възложено на един или няколко служители на предприятието, в зависимост от тяхната квалификация и численост на персонала. Ако случаят се отнася до индивидуален предприемач, който не разполага със съответните специалисти под свое ръководство, той има право по свой избор или сам да състави документите, или да привлече трети страни, предоставящи такива услуги.

Списък на първичните счетоводни документи

В последното издание на Федерален закон № 402-FZ (по-точно в параграф 4 на член 9 от документа) правото да определя коя документация е основна се прехвърля на управителя ( до главен изпълнителен директор, директор) на предприятието. В съответствие с установената практика той подписва вече изготвения от главния счетоводител списък, въпреки че може да поеме работата (от анализиране на дейностите до обобщаване на резултатите) изцяло върху себе си.

Следователно не е необходимо да се говори за единен списък от първични документи; можем само да посочим най-често включваните в този списък документи:

1. споразумение. Най-противоречивият момент по отношение на собствеността на документите: доста често договорите се съхраняват не в счетоводния отдел, а в правния отдел или дори в отдела за персонал. От друга страна, именно подписването на договор става първата стъпка към нов факт от икономическия живот на предприятието, поради което много мениджъри, по свои заповеди, класифицират договори за покупко-продажба, предоставяне на услуги, изпълнение на работа, лизинг и други, пряко свързани с движението на паричните потоци като основни. По същество, правилно изготвен договор съдържа всички характеристики на първичен документ, изброени в параграф 2 на член 9 от Федералния закон № 402-FZ - което означава, че в този случай няма очевидно нарушение.
2. Проверете. Въз основа на предложената фактура купувачът (потребителят), преди или след получаване на стоките или услугите, превежда средства на продавача (доставчика). Приемането на фактурата може да се счита за действително съгласие за нейното плащане. В допълнение, този първичен документ може да съдържа (или да дублира в съответствие с договора) условията за предоставяне на инвентар или работа, както и методи за уреждане с продавача и дори процедурата за връщане на средства в случай на неуспех на един или двете страни по сделката да изпълнят задълженията си.
3. Опаковъчен лист. Този документ, неизменно включен в първичния, съдържа пълен списъкосвободени или прехвърлени инвентарни позиции: как Завършени продукти, както и отделни елементи или суровини. Броят на копията на товарителницата не е регламентиран: той трябва да съответства на броя на страните по сделката. И, разбира се, всяко копие трябва да бъде заверено с подписите на всички контрагенти; в този случай не се изискват печати или печати.
4. Удостоверение за приемане. Първичен документ, съставен въз основа на резултатите от предоставянето на услуги, работа или доставка на инвентар. Подписан от представители на двата контрагента; ако някой от тях (обикновено приемащата страна) откаже да подпише, документът може да бъде заверен едностранно (задължително в присъствието на наблюдатели). Сертификатът за приемане може да съдържа и допълнителни коментари, пояснения или пояснения, въведени от страните в съответната таблица. Използването на печати или печати на организации за сертифициране не е задължително. Разновидност на този документ, също включена в първичния документ, е актът за приемане и предаване на дълготрайни активи (OS-1), отразяващ движението на основните активи на предприятието.
5. Фиш за заплата. Той предоставя данни за заплатите на всички наети служители на компанията, включително стимули и компенсационни плащания: бонуси, допълнителни плащания и т.н. Този първичен документ се заверява с подписите на главния счетоводител и ръководителя на предприятието; също така, за разлика от двете точки, изброени по-горе, за потвърждаване на правната валидност на изявлението, върху него се поставя „жив“ отпечатък на печата или печата на организацията.
6. Касови документи. Те включват входящи и изходящи нареждания и касова книга. Именно от тяхното съдържание може да се получи най-пълна представа за движението на финансовите потоци. КО-1, КО-2 и КО-4 съдържат информация за всеки факт от икономическия живот - следователно упълномощените лица ще се съсредоточат предимно върху тях при проверка. Допълнителните касови документи, използвани с малко по-малка интензивност (касов ордер KO-3 и книга за отчитане на паричните потоци KO-5), също принадлежат към първичната документация и се съставят и съхраняват в съответствие с общите правила.

Най-често първичният документ е организиран на хронологичен принцип – от първия транзакционен документ до последния; Възможни са и други варианти - по аксесоар, комбинирани и др.

Как се оформя първичната документация в счетоводството?

Необходимите компоненти на всеки първичен документ са:

• заглавие в съответствие с установената унифицирана форма;
• дата на подписване (хартията може да бъде съставена и отпечатана по всяко удобно време);
• пълно официално наименование на организацията или предприятието (можете да добавите съкратено);
• описание и обяснение на епизод на движение на средства или факт на икономическа дейност;
• цената на сделката във физическо (от една страна) и парично (от друга) изражение със задължително посочване на мерните единици;
• имена в съответствие с вътрешни правилакорпоративни или държавни стандарти за длъжностите на лицата, отговорни за сключване на споразумение и извършване на сделка;
• подписи с препис на представители на страните по сделката, участвали в сключването на договора.

Както следва от параграф 5 от същия член, първичната документация в счетоводството понастоящем може да се съставя както на хартиен носител, така и на електронен носител; във втория случай той се удостоверява с помощта на квалифицирани електронни цифрови подписи на страните и се предава на контрагентите на всеки подходящ носител или се изпраща по имейл.

Повечето първични документи се издават въз основа на унифицирани формуляри, които не подлежат на промяна; изключенията включват договори, актове за приемане и предаване и редица други документи, разработването на формата и структурата на които се извършва пряко от стопанския субект.

Някои съвети за подготовка на първична документация:

1. Разрешено е ръчно вписване във формуляра с химикалки и гел химикалки със синя или черна паста; За корекции се използва червено мастило. За попълване на първична документация в електронен вид е допустимо да се използва всеки електронен компютър, който е подходящ от технологична гледна точка.
2. Всеки от основните документи, включени в списъка, трябва да бъде попълнен в срок. Попълването и подписването на документи със задна дата по взаимно съгласие на страните е напълно възможно, но информирането на регулаторните органи за това е силно непрепоръчително.
3. Ако процедурата за въвеждане на данни във формуляра включва писмено дублиране на цифрова информация (например сумата на плащането), нито единият, нито другият компонент не могат да бъдат пренебрегнати, в противен случай документът може да бъде обявен за невалиден.
4. Когато изготвяте първичен отчетен документ, не можете да оставяте празни полета. Ако няма какво да въведете в тях, трябва да използвате тире или още по-добре универсален знак, който представлява двойно зачеркната латинска буква Z.

Важно:Не се допуска използването на коригиращи ленти, течност, бръсначи за коригиране на грешки или просто зачеркване на неправилно въведени данни до невъзможност за разчитането им в първичната документация в счетоводството. В зависимост от ситуацията можете да използвате контурни корекции, които допълват основния текст на записа и сторнирането. В първия случай грешната информация се зачертава с тънка линия, върху нея се прави запис, отразяващ реалното състояние на нещата, а отстрани на страницата има надпис „Коригираните (може да бъдат) доверен”, придружен с подпис на отговорното лице и печат или печат на организацията. Във втория съществуващата информация се допълва с нова информация, необходима за получаване на цялостна картина на сделката. В третия, особено често използван, когато в първичния източник се открие преувеличена информация, данни, които не отговарят на действителността, се дублират в червено, а правилните се дават до тях, което вече е нормално. В този случай също е необходим подпис за проверка.

Първичният документ, както и другите документи, трябва да бъде съставен ясно, четливо и красиво. Това ще помогне в бъдеще, в случай на спор, бързо да се установи истината, да се докаже в съдебен процес или да се контролира работата на упълномощени лица. И допълнителен стимул за добросъвестното и навременно освобождаване на документацията ще бъде параграф 3 от член 327 от Наказателния кодекс на Русия, според който използването на фалшиви документи се наказва с глоба до 80 хиляди рубли или до шест месеца от печалбата на извършителя, арест до шест месеца, задължителен или поправителен труд съответно до 480 часа и 24 месеца.

Доказването на невинността или липсата на състав на престъпление е трудно и отнема много повече време и нерви, отколкото качественото оформяне на първичната документация.

Нека обобщим

Първичните документи включват документи, отразяващи епизоди от икономическата дейност на предприятие или организация. Регистрацията им се извършва от служители на счетоводния отдел, а ако няма такъв, самият предприемач или фирми, предоставящи подобни услуги. Пълният списък на първичната документация, използвана в дейността на дружеството, се одобрява от неговия ръководител и обикновено се съставя от главния счетоводител.

Обикновено основните активи включват договори, сметки, актове за приемане и предаване, включително дълготрайни активи, касови документи и други документи. Те трябва да включват блоковете, изброени в параграф 2 на член 9 от Федералния закон № 402-FZ. Допускат се корекции в документи по строго определени начини: сторно, очертание или допълнителни надписи.

Но почти всяка предприемаческа дейност е придружена от значително количество различни документи. Възниква резонен въпрос кои са първичните документи?

Основна информация

Под първично счетоводство се разбира началният етап на обобщаване на отделните стопански операции, които характеризират основните процеси в организацията.

За счетоводни обекти се признават:

• осигуряване на суровини за производствения процес;
• закупуване на материални ресурси и последващото им изразходване;
• разходи за производствена дейност;
• движение на произведена продукция и незавършено производство;
• обем на готовата продукция;
• доставка и продажба на продукти;
• сетълмент сделки с доставчици, клиенти и купувачи;
• отчитане пред банки, учредители и финансови институции;
• друго.

Всички тези операции са придружени от документация. Информацията за бизнес процесите и свързаните с тях нюанси се показва в първичната документация.

Основни понятия

Определението за първичен документ е документ, който обхваща първоначалната информация за резултатите от дадена дейност.

Първичният документ е писмено доказателство за извършване на стопанска сделка. Компилиран този документпо време на операцията или веднага след нейното приключване.

Тоест счетоводните документи, които потвърждават факта на стопанска сделка, се считат за първични. Всяка информация, присъстваща в първичните документи, е необходима за отразяване в счетоводството.

За натрупването и систематизирането му се използват счетоводни регистри. Те съдържат данни за всички бизнес операции, извършвани в организацията.

След определен период информацията от счетоводните регистри в групиран вид се прехвърля във финансовите отчети.

Основните видове първични документи са:

• парични преводи;
• / и т.н.

Тези документи съдържат информация за извършената стопанска операция. В някои случаи формулярите на първичните документи се класифицират като форми на стриктно отчитане.

В зависимост от вида на транзакциите, първичната документация се разделя на счетоводни документи за дълготрайни активи, заплати, касови операции, пари в брой и др.

Заслужава специално внимание. Всъщност този документ едва ли е първичен, тъй като не очертава конкретна бизнес сделка, а е приложение към първичния документ.

Необходимостта от фактура възниква в процеса на събиране на ДДС. В същото време обаче ще трябва да представите фактура или акт.

В същото време Данъчният кодекс споменава фактура в пряка връзка с първичните документи.

Какви са техните функции

Основното предназначение на първичния документ е да потвърди правната сила на търговската сделка.

В същото време за провеждането на операции се установява отговорност за някои изпълнители за извършените операции.

Първичният документ съхранява цялата необходима информация за конкретна бизнес сделка, а фактът на съществуването на документа потвърждава изпълнението на действието.

Тоест данните за всички икономически дейности на организацията се съхраняват в първичните документи. Първичната документация се съхранява за задоволяване на личните нужди на предприятието, както и за осигуряване на контролни структури.

Счетоводството се извършва въз основа на първични документи. Въз основа на наличните в документите данни се създава финансова и данъчна отчетност.

Актуална нормативна уредба

Основните правила за първичните счетоводни документи са определени във Федералния закон № 402 от 6 декември 2011 г. „За счетоводството“.

Но въпреки че използването на някои унифицирани форми не се счита за задължително, нищо не пречи на тяхното използване.

Решението по този въпрос се взема от ръководителя на икономическия субект. Той утвърждава формулярите за първични документи по предложение на отговорника по счетоводството.

На формуляра кодът се намира в горния десен ъгъл. Ако дадена бизнес операция е завършена, като се използва не стандартен формуляр, а с помощта на независимо разработен формуляр, тогава не е необходимо да се регистрира „кодът“.

В съответствие с клауза 19 от тази разпоредба не се допуска наличието на корекции, петна и изтривания или използването на коригиращи средства в банкова документация, касови бележки/разходни ордери, прикачени разписки и документи, които ги заместват.

Ако бъде открита грешка, банкови и касови документи не могат да бъдат приети за изпълнение. Те трябва да бъдат преработени, като се вземат предвид основните изисквания.

Важно е, че неправилно изпълнени или повредени касови документи не могат да бъдат унищожени. Те трябва да бъдат задраскани и след това прикрепени към касовия отчет (регистър) за деня, в който са издадени.

Възникващи нюанси

В процеса на изготвяне и обработка на първични документи възникват много различни нюанси. Сред основните са следните:

Какво е двустранен документ

В някои случаи при изготвянето на първична документация е разрешено използването на двустранен първичен документ. Това е формата на универсален документ за прехвърляне (UDD).

Видео: първични документи

Формата UPD е действаща форма на фактура, която е допълнена със съществени показатели от първичната документация.

Състоянието „1“ на UPD позволява на този документ да замени не само фактура, но и документ или фактура.

В същото време UTD се използва едновременно при изчисления за и при признаване на разходи в процеса на облагане на печалбата. UPD със статус “2” замества само акта или фактурата.

UPD съчетава елементи от фактура и първичен документ, потвърждаващ изпълнението на бизнес транзакция. Законодателството не забранява издаването на фактури или приемо-предавателни документи от двете страни на един хартиен носител.

Трябва ли да го подпечатам?

Печатите не са сред задължителните реквизити на първичните документи. Не се споменава за това в член 9, част 2 от Федералния закон № 402.

Следователно е необходимо да поставите печат, ако организацията използва собствен документ, който изисква печат.

Но в същото време е наложително да се удостоверят с печат онези документи, за които наличието на печат е предвидено от закона. Например, те включват фактури и.

Също така необходимостта от печат може да се определи от счетоводната политика на организацията или по споразумение на страните.

Кой е отговорен за тяхната безопасност?

Член 17 от Федералния закон „За счетоводството“ задължава организациите да съхраняват първичната документация, счетоводните регистри и финансовите отчети за определен период.

Според стандартите на държавната организация на архивното дело този срок не може да бъде по-малък от пет години. По време на съхранение трябва да се осигури защита срещу неоторизирани редакции.

Всички корекции трябва да бъдат обосновани и надлежно удостоверени. Съдържанието на счетоводните регистри и финансовите отчети е търговска тайна.

За разкриването му лицата, които имат достъп до информация, носят отговорност в съответствие с нормите на законодателството на Руската федерация. Първичните счетоводни документи се съхраняват първоначално в затворени шкафовепод ръководството на главния счетоводител на организацията.

Правилно обработените документи се предават за съхранение в архива. Собственикът на предприятието е пряко отговорен за тяхната безопасност.

Наличието на първични счетоводни документи е неразделна част от дейността на всяка организация.

Без тях нормалното съществуване на едно предприятие е практически невъзможно. Ето защо е толкова важно да знаете и да следвате процедурата за съставяне и обработка на първични документи.

Всяка компания трябва да използва стандартни формуляри за отразяване на фактите на бизнес транзакциите. Нека да разгледаме кои унифицирани форми на първични счетоводни документи са одобрени от правителството. СъдържаниеВажни аспекти Какви форми на първични счетоводни документи се използват (избройте)? Какъв е срокът им на годност...

IN федерален закон 402-FZ „За счетоводството“ описва всички счетоводни и първични документи. Те са необходими основно за данъчни цели - като документи, които потвърждават направените от вас разходи и правилността на определяне на данъчната основа.

Първичните документи трябва да се съхраняват 4 години. През това време данъчната служба може да поиска от тях по всяко време да проверят вас или вашите контрагенти. „Първичен“ се използва и при съдебни спорове с контрагенти.

Първичните счетоводни документи се съставят в момента на извършване на стопански операции и показват тяхното приключване. Списъкът с документи, придружаващи конкретна сделка, може да варира в зависимост от вида на сделката. Изготвянето на всички необходими първични документи обикновено се извършва от доставчика. Специално вниманиеТрябва да обърнете внимание на тези документи, които възникват по време на сделки, при които вие сте купувач, защото това са ваши разходи и следователно вие сте по-заинтересовани да спазвате буквата на закона, отколкото вашия доставчик.

Разделяне на първични документи по бизнес етапи

Всички транзакции могат да бъдат разделени на 3 етапа:

Етап 1. Съгласявате се с условията на сделката

Резултатът ще бъде:

• договор;
• фактура за плащане.

Етап 2. Извършва се плащане за транзакцията

Потвърдете плащането:

извлечение от разплащателната сметка, ако плащането е извършено по банков път, чрез придобиване или чрез платежни системи, където се прехвърлят пари от вашата разплащателна сметка;

• касови бележки, разписки за приходни касови ордери, формуляри за стриктна отчетност - ако плащането е извършено в брой. В повечето случаи този метод на плащане се използва от вашите служители, когато вземат пари по сметка. Разплащанията между организациите рядко са под формата на пари в брой.

Етап 3. Получаване на стоки или услуги

Задължително е да потвърдите, че стоката е действително получена и услугата е предоставена. Без това данъчната служба няма да ви позволи да намалите данъка върху изразходваните пари. Потвърдете получаването:

• товарителница - за стоки;
• касова бележка - обикновено се издава заедно с касова бележка или ако продуктът се продава от индивидуален предприемач;
• удостоверение за извършена работа/извършена услуга.

Задължителни първични документи

Въпреки променливостта на транзакциите, има списък от задължителни документи, които се изготвят за всеки вид транзакция:

• договор;
• проверка;
• формуляри за стриктна отчетност, касов апарат, касова бележка;
• фактура;
• удостоверение за извършена работа (извършени услуги).

споразумение

При извършване на сделка с клиента се сключва споразумение, което уточнява всички подробности за предстоящите бизнес транзакции: процедури за плащане, доставка на стоки, срокове за изпълнение на работата или условия за предоставяне на услуги.

Договорът урежда правата и задълженията на страните. В идеалния случай всяка сделка трябва да бъде придружена от отделно споразумение за доставка на стоки или услуги. Въпреки това, при дългосрочно сътрудничество и изпълнение на подобни операции, може да се сключи едно общо споразумение. Споразумението е съставено в два екземпляра с печати и подписи на всяка от страните.

Някои сделки не изискват писмен договор. Например, договорът за продажба се сключва от момента, в който купувачът получи касова или касова бележка.

Фактура за плащане

Фактурата е споразумение, съгласно което доставчикът определя цената на своите стоки или услуги.

Купувачът приема условията на споразумението, като извърши съответното плащане. Формата на фактурата за плащане не е строго регламентирана, така че всяка компания има право да разработи своя собствена форма на този документ. Във фактурата можете да посочите условията на сделката: условия, известие за авансово плащане, процедури за плащане и доставка и др.

В съответствие с член 9-FZ „Относно счетоводството“ за този документ не се изисква подпис на директора или главния счетоводител и печат. Но те не трябва да се пренебрегват, за да се избегнат въпроси от страна на контрагентите и държавата. Фактурата не ви позволява да предявявате изисквания към доставчика - тя само фиксира цената на продукта или услугата. Същевременно купувачът си запазва правото да поиска връщане на сумата в случай на неоснователно обогатяване на доставчика.

Платежни документи: касови бележки, формуляри за строга отчетност (SSR)

Тази група първични документи ви позволява да потвърдите факта на плащане за закупените стоки или услуги.

Платежните документи включват продажби и касови бележки, финансови отчети, искания за плащане и нареждания. Купувачът може да получи поръчката от банката чрез плащане по банков път. Купувачът получава касова или стокова бележка от доставчика при плащане в брой.

Товарителница или разписка за продажба

Разписките за продажба, както казахме по-горе, се издават при продажба на стоки на физически лица или от самите лица.

Фактурите се използват предимно от юридически лица за регистриране на освобождаване/продажба на стоки или стоково-материални запаси и по-нататъшното им получаване от клиента.

Фактурата трябва да бъде изготвена в два екземпляра. Първият остава при доставчика като документ, потвърждаващ факта на прехвърляне на стоките, а вторият екземпляр се прехвърля на купувача.

Данните във фактурата трябва да съвпадат с номерата във фактурата.

Упълномощеното лице, отговорно за освобождаването на стоките, трябва да постави подписа си и печата на организацията върху фактурата. Страната, която получава стоката, е длъжна също така да подпише и завери с печат протокола за доставка. Използването на факсимилен подпис е разрешено, но това трябва да бъде записано в договора.

Сертификат за предоставени услуги (извършена работа)

е двустранен първичен документ, който потвърждава факта на сделката, цената и времето на услугите или работата.

Актът се издава от изпълнителя на неговия клиент въз основа на резултатите от предоставянето на услуги или извършената работа. Този първичен документ потвърждава съответствието на предоставените услуги (извършената работа) с условията на сключения договор.

Фактура

Фактурата е документ, който е необходим единствено за контрол на движението на ДДС. Фактурите обикновено се издават заедно с протоколи за доставка или актове. Има фактури за авансови плащания.

Този първичен документ е строго регламентиран. Той съдържа:

• информация за размера на средствата;
• текстурна част.

Основание за приемане на представените суми на ДДС за приспадане е фактура. Всички предприятия, които плащат ДДС, са длъжни да го изпишат.

Напоследък стана популярен универсалният документ за превод (UPD). Този документ замества двойката фактура + фактура или акт + фактура.

Правете бизнес в удобна онлайн услуга за изчисляване на заплати и изпращане на отчети до Федералната данъчна служба, Пенсионен фонд и Фонд за социално осигуряване. Услугата автоматично генерира първични документи и UPD.