Księgowi bardzo często spotykają się z koniecznością tworzenia raportów zaliczkowych przy dokonywaniu płatności gotówkowych na rzecz pracowników. Dokument ten jest niezbędny do potwierdzenia wydanej kwoty lub dokumentów pieniężnych wydanych wcześniej pracownikowi.

Podajmy prosty przykład. Pracownik otrzymał określoną kwotę na zakup biletu. Po powrocie przekazuje ten bilet księgowemu, aby potwierdzić, ile faktycznie wydał pieniędzy. Następnie księgowy sporządza na jego podstawie raport zaliczkowy.

Można podać dużo więcej przykładów. Obejmuje to zakup materiałów, towarów (artykułów papierniczych, sprzętu gospodarstwa domowego itp.), opłat, diet dziennych, opłat pocztowych i wielu innych.

W tym artykule przyjrzymy się instrukcjom tworzenia krok po kroku raport wstępny w 1C 8.3 i podaj próbkę, jak go wypełnić.

Wydanie środków

W pierwszej kolejności pracownik otrzymuje pieniądze lub dokumenty pieniężne. Operację tę można wykonać odpowiednio w 1C 8.3 za pomocą dokumentów gotówkowych i dokumentów pieniężnych. Znajdują się one w sekcji „Bank i kasjer”.

Oprócz powyższych metod można skorzystać z obciążenia rachunku bieżącego, jednak w naszym przykładzie ta opcja nie będzie brana pod uwagę, ponieważ tego typu transakcje częściej spotykane są przy płatnościach gotówkowych niż bezgotówkowych.

Poniżej znajduje się przykład wydania gotówki osobie odpowiedzialnej. Generuje księgowania dla rachunków Dt 71.01 – Kt 50.1. Konto księgowe zostaje zastąpione, ale można je zmienić podczas wypełniania dokumentu.

Dokument ten stosuje się także w przypadku nadmiernego wydatkowania wyemitowanych środków. Mówiąc najprościej, pracownik otrzymał 1000 rubli i za zgodą kierownika wydał 1500 rubli. Różnicę 500 rubli należy uiścić gotówką.

Przygotowanie raportu wstępnego w 1C

Dekoracje tego dokumentu prawie taki sam w obu wersjach 3.0 (8.3) i 2.0 (8.2), więc ten artykuł jest odpowiedni dla każdego.

Aby sporządzić nowy raport zaliczkowy, należy przejść do menu „Bank i kasjer” i wybrać „Raporty zaliczkowe”. W otwartym formularzu listy kliknij przycisk „Utwórz”.

Najpierw musisz wybrać pracownika, dla którego sporządzany jest dokument i dział.

W pierwszej zakładce znajdują się dokumenty, na podstawie których pracownik otrzymał te środki. Waluta i kwota zostaną wprowadzone automatycznie.

Przyjrzyjmy się pokrótce zawartości pozostałych zakładek:

• Zakładka „Towary” zawiera listę pozycji magazynowych, które zostały zakupione przez osobę odpowiedzialną. Po określeniu kont księgowych dla tych towarów zostaną wygenerowane transakcje przychodu.
• Trzecia zakładka zawiera dane dotyczące pojemników zwrotnych, które pracownik otrzymał od dostawcy.
• W zakładce „Płatność” znajdują się dane dotyczące kwot zapłaconych przez dostawców za wcześniej zakupiony towar, przedpłata.
• W zakładce „Inne” wskazane są pozostałe wydatki. W naszym przypadku będziemy raportować w tej zakładce.

Przed wydrukowaniem należy dokonać korekty dokumentu. Wydrukowana forma tego dokumentu znajduje się w menu „Drukuj” - „Raport wstępny (AO-1)”.

Jak widać na wydrukowanym formularzu i na dole formularza dokumentu, pracownik ten przekroczył kwotę.

Oznacza to, że wydał więcej Pieniądze niż początkowo mu dano. W naszym przykładzie różnica 100 rubli zostanie odzwierciedlona na koncie 71.01. Jak już wspomniano, różnicę w kwotach należy zwrócić pracownikowi na podstawie dokumentu kasowego w celu wypłaty gotówki.

Zobacz także instrukcje wideo dotyczące wypełniania raportu zaliczkowego w 1C:

Raport z wydatków jest na pierwszy rzut oka tak znanym i prostym dokumentem, niemniej jednak podczas pracy z nim użytkownicy programu 1C: Księgowość 8, wydanie 3 często mają różne pytania. W naszym nowym artykule przyjrzymy się, gdzie znaleźć, jak wypełnić ten dokument i jakich transakcji dokonuje.

Zacznijmy więc od tego, że z reguły najpierw przekazujemy pieniądze osobie rozliczeniowej albo z kasy, albo przelewamy je z rachunku bieżącego. Aby program działał poprawnie i automatycznie, należy to zrobić poprawnie.
Wypłata gotówki(RKO) tworzymy z rodzajem operacji Wydanie osobie odpowiedzialnej:

W przypadku obciążenia rachunku bieżącego wybieramy również odpowiedni rodzaj operacji Przekaż osobie odpowiedzialnej:

Po tym jak nasz księgowy przyniósł nam wszelkiego rodzaju dokumenty, musimy sporządzić raport zaliczkowy. Dokument ten znajduje się w dziale Bank i kasa:

Tworzymy nowy raport wydatków. Podajemy organizację, osobę odpowiedzialną, a przy nadaniu towaru pamiętajmy o wskazaniu magazynu. Po uzupełnieniu szczegółów dokumentu przystępujemy do przeglądu poszczególnych zakładek Raportu Wstępnego.
Pierwszy kredyt hipoteczny Postępy. W tym miejscu musimy wskazać dokumenty, za pomocą których pieniądze zostały wydane osobie odpowiedzialnej i na podstawie których sporządzamy raport. Może to być rozliczenie gotówkowe lub odpisanie z rachunku:

A przy wyborze dokumentów dotyczących zaliczki ważne będzie, jak sformalizowaliśmy tę kwestię w programie. Ponieważ program automatycznie wybiera polecenia gotówkowe lub obciążenia z rachunku bieżącego tylko dla danej osoby i odpowiadającego jej rodzaju transakcji!

Te. jeżeli wybraliśmy rodzaj transakcji np. inny odpis i wskazaliśmy konto 71, to oczywiście otrzymaliśmy prawidłowe zaksięgowanie, ale program nie będzie mógł wybrać tych dokumentów w raporcie z wydatków.
Przejdźmy teraz do zakładki Dobra. Zakładkę tę wypełniamy jeśli nasz pracownik kupił jakiś towar, od razu za niego zapłacił i chcemy przyjąć go do rozliczenia raportem zaliczkowym bez korzystania z konta 60. Ponadto, jeżeli dostawca przedstawił podatek VAT, który przyjmiemy do odliczenia, to tutaj , jeśli zaznaczysz checkbox SF i uzupełnisz dane do faktury, program automatycznie wygeneruje fakturę otrzymaną po wykonaniu:

Jakiego rodzaju wpisy zawiera dokument w tym przypadku? Zobacz jakie to interesujące. Skapitalizowaliśmy towary na 41 kontach, omijając 60. Nawiasem mówiąc, jeśli zamiast towarów musisz kapitalizować materiały, wystarczy zmienić konto księgowe w dokumencie lub automatycznie wypełnić konta księgowe, prowadzić księgę referencyjną przedmiotu prawidłowo. O tym, jak skonfigurować konta księgowe, możesz przeczytać w naszym artykule Księgowość pozycji.

Zakładka Opakowanie zwrotne wypełnia się w przypadku otrzymania towaru w kontenerach, który należy zwrócić dostawcy. Taka sytuacja jest niezwykle rzadka, dlatego sugeruję nie brać jej pod uwagę.
Jeśli chcemy zapłacić dostawcy poprzez raport zaliczkowy i jednocześnie osobno sporządzić dokument w programie Paragon (akt, faktura) w tym celu musisz użyć zakładki Zapłata. W tym przypadku ważne jest również prawidłowe wypełnienie danych dokumentu płatności, dostawcy i umowy. I tutaj nie wskazujemy już faktury. Znajduje to odzwierciedlenie w momencie wygenerowania faktury.

W takim przypadku wpisy w dokumencie będą następujące:

Te. Jeszcze raz zwracamy uwagę na fakt, że dla tej samej faktury należy wypełnić tylko jedną zakładkę w raporcie zaliczkowym LUB Towar LUB Płatność. W przeciwnym razie kwoty transakcji zostaną podwojone.
Cóż, ostatnia zakładka w raporcie wydatków to Inny. Tutaj z reguły uwzględniane są koszty podróży, koszty biletów, opłaty za uzyskanie niektórych certyfikatów i opłaty pocztowe. Jeśli np. musimy odliczyć podatek VAT naliczony w bilecie, to operację tę musimy wykonać w taki sam sposób, jak to zrobiliśmy w zakładce Produkty. Te. Sprawdź pudełko SF, uzupełnij wszystkie dane faktury, a podczas sporządzania raportu zaliczkowego program zrobi wszystko automatycznie: wygeneruje fakturę, zaznaczy i zaakceptuje podatek VAT do odliczenia:

W tej samej sekcji dla każdego wydatku ważne jest prawidłowe wskazanie rachunku kosztów, do którego zostaną przypisane te wydatki i wszystkie subkonta:

W takim przypadku dokument zawiera następujące wpisy:

Przyjrzyjmy się teraz drukowanej formie dokumentu. Za pomocą przycisku Foka otrzymujemy ujednolicony formularz, który odzwierciedla wysokość zaliczki wypłaconej pracownikowi, kwotę wydanych pieniędzy oraz zadłużenie osoby odpowiedzialnej.

W naszym przypadku pieniądze za raportowanie wydaliśmy w dwóch kwotach: z kasy oraz z rachunku bieżącego. Pracownik nie zgłosił się na całą kwotę, więc nadal jest nam winien 9100. Oczywiście nadal lepiej sprawdzić rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi za SALT na koncie 71:

Oznacza to, że wystarczy, że zwrócimy kasjerowi niewykorzystane środki. Najwygodniejszy i szybki sposób jest stworzenie dokumentu Odbiór gotówki na podstawie raportu wstępnego:

Tworząc dokument w ten sposób, program zrobi wszystko sam: wybierz prawidłowy pogląd operacji, osoba odpowiedzialna wprowadzi dokładnie kwotę, którą pracownik musi zwrócić, a nawet automatycznie uzupełni wszystkie dane w drukowanym formularzu:

I na koniec sprawdźmy SALT, licząc 71:

Wszystko w porządku. Wszystkie rozliczenia z odpowiedzialnym są zamknięte.
To wszystko, co chciałem powiedzieć na temat wypełniania dokumentu. Raport z wyprzedzeniem. Jak widać, jeśli dokładnie wypełnisz wszystkie szczegóły i parametry, sam program pomoże ci zrobić wszystko poprawnie.
Jeśli masz jakieś pytania, napisz do nas. Dziękujemy, że jesteście z nami.

W księgowości. Jego głównym celem jest potwierdzenie kwoty wydanej przez osobę odpowiedzialną.

Dwustronny ujednolicony formularz nr AO-1 - dla każdego jeden formularz osoba prawna jakąkolwiek formę własności. Wyjątek stanowią pracownicy państwowi, którzy od 2002 roku korzystają ze specjalnego formularza „0504049”.

Odpowiedzialność za sporządzenie raportu zaliczkowego spoczywa na każdym pracowniku, który otrzymuje pieniądze na podróż służbową lub zakup jakiegokolwiek materiału lub produktu (np. artykułów biurowych czy żywności).

Raport zaliczkowy oddelegowanego pracownika

Jak prawidłowo przygotować raport zaliczkowy, jeśli pracownik został wysłany przez organizację do wykonania jakiegoś zadania w innym mieście?

Podróż służbowa to podróż pracownika w celu wypełnienia obowiązków służbowych. odpowiedzialność zawodowa poza lokalizacją firmy. Nigdy nie obejdzie się bez wydatków, które podlegają rekompensatie dla pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Koszty podróży mogą obejmować:

• Podróż w obie strony, ale tylko jeśli pracownik posiada bilety.
• Wynajem powierzchni mieszkalnej (należy przedstawić czeki lub rachunki).
• Dodatkowe wydatki wliczone w dietę dzienną.
• Rozmowy telefoniczne, przesyłki pocztowe, wymiana walut, opłaty tranzytowe i prowizyjne, bilety bagażowe i wszelkie inne zdarzenia, bez których główny cel podróży nie zostanie osiągnięty.

Wszystkie powyższe wydatki muszą być udokumentowane. Jeśli mówimy o dietach dziennych, to ich wysokość jest zwykle określona w zarządzeniu lub w regulaminie wyjazdów służbowych wydawanym w każdym przedsiębiorstwie. Kwota może się różnić w zależności od tego, dokąd pracownik udał się: w obrębie regionu, na inny przedmiot Federacja Rosyjska lub za granicą.

Ustawodawstwo nie określa maksymalnej kwoty diety dziennej, ale jeśli jej wartość na terenie kraju przekracza 700 rubli, a poza nim - 2500 rubli, wówczas muszą one podlegać podatkowi dochodowemu od osób fizycznych. Problemy z prawidłowym sporządzeniem raportu zaliczkowego po powrocie z podróży służbowej nie powinny się pojawić. Termin na złożenie dokumentu nie przekracza trzech dni od dnia przybycia. Jeżeli kwota rozliczeniowa nie została w pełni wydana, różnicę należy zwrócić do kasy za pomocą polecenia odbioru gotówki, a jeśli wręcz przeciwnie, doszło do przekroczenia kwoty, pracownik otrzymuje za wszystko rekompensatę za pomocą polecenia odbioru gotówki.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowo wypełnionego raportu wydatków?

Pracownik musi w ciągu trzech dni dokonać prawidłowej rejestracji, w przeciwnym razie organ nadzorczy może uznać tę kwotę za dochód, od którego należy naliczyć podatek dochodowy od osób fizycznych i składki na ubezpieczenie.

Nawiasem mówiąc, przyjęcie nowej wersji ustawy nr 290-FZ z dnia 3 lipca 2016 r. wprowadza pewne dostosowania, na przykład poważną karę za przeprowadzenie niewłaściwej kontroli. Planowane jest także rozpoczęcie korzystania ze specjalnych kart bankowych spełniających międzynarodowe standardy Visa i MasterCard w celu płacenia kosztów podróży.

Główne zasady

Jak prawidłowo przygotować raport zaliczkowy? Wystarczy przestrzegać każdego z poniższych punktów:

1. Protokół należy sporządzić nie później niż w terminie trzech dni roboczych od chwili:

• upłynął termin wskazany przez pracowników we wniosku o wydanie środków;
• pracownik wrócił do pracy, jeżeli upływ okresu, na który wydano pieniądze, nastąpił z powodu urlopu lub choroby;
• pracownik wrócił z podróży służbowej.

2. Do sporządzenia raportu należy skorzystać z jednolitego formularza nr AO-1 lub formularza akceptowanego przez przedsiębiorstwo.

3. Pracownik wraz z księgowym, który wie, jak prawidłowo sporządzić zestawienia wydatków (przykład jest wyraźnie dostępny w używanym programie), musi wypełnić dokument.

4. Za zatwierdzenie dokumentu sprawozdawczego odpowiada kierownik.

5. Do każdego dokumentu zaliczkowego należy dołączyć czeki, faktury, bilety i inne dokumenty potwierdzające, że dana osoba faktycznie wydała należne środki.

Procedura napełniania

Jak prawidłowo przygotować raport zaliczkowy?

Pierwszą lub przednią część musi wypełnić księgowy. Nie da się tego zrobić bez podania szczegółów dokumentu (numeru i daty), informacji o przedsiębiorstwie i osobach odpowiedzialnych, kwoty zaliczki, informacji podsumowujących: wydanych środków i rachunków księgowych, na podstawie których można ocenić ruch i odpis. Dodatkowo należy w tym miejscu wskazać przekroczenie wydatków lub zwrot niewykorzystanych zaliczek.

Druga część to odrywany paragon wskazujący, że raport z wydatków został przyjęty do weryfikacji. Po jego wypełnieniu księgowy ma obowiązek go odciąć i przekazać pracownikowi raportującemu.

Trzecią część (odwrotna strona formularza AO-1) należy wypełnić zbiorczo. Zadaniem raportującego pracownika jest odzwierciedlenie szczegółów i dołączenie każdego prawidłowo wykonanego dowodu sprzedaży do raportu zaliczkowego. Księgowy będzie musiał jedynie wypełnić kwotę i konto księgowe, które będzie odzwierciedlać wydane pieniądze.

Dokument musi być opatrzony podpisami pracownika, księgowego i głównego księgowego. Dopiero po tym menadżer może to zatwierdzić.

Uzasadnione nadmierne wydatki

Jak prawidłowo udokumentować nadmierne wydatki w raporcie zaliczkowym? Najpierw musisz upewnić się, że jest to uzasadnione:

• wykonanie zadania w imieniu przełożonych wymagało wydania większej kwoty niż przeznaczone środki;
• Pracownik posiada dokumenty potwierdzające.

Jeżeli choć jeden warunek nie zostanie spełniony, wówczas kwota pieniędzy nie podlega zwrotowi.

Procedura kompensowania przekroczeń w kasie

W przypadku przekroczenia wydatków księgowy staje przed pytaniem: jak prawidłowo przygotować raport zaliczkowy. Nie. KO-2 można łatwo znaleźć w rozległych obszarach Internetu. Szczegóły tego dokumentu należy podać w raporcie - wiersz „Nadwyżki wydane na podstawie przekazu gotówkowego”.

Termin rekompensaty za przekroczenie środków przez pracownika nie jest określony przez prawo. Dlatego też, jeśli księgowy nie wskaże od razu informacji o zleceniu wydatku w raporcie z wydatków, nie pociągnie to za sobą żadnych kar.

Warunki rekompensaty za przekroczenie wydatków na karcie wynagrodzeń

Obecnie prawie wszystkie organizacje dokonują transferów pracowników wynagrodzenie NA karta bankowa. Czy można w ten sam sposób zwrócić pracownikowi nadpłaconą kwotę zgodnie z raportem zaliczkowym?

Ustawodawstwo nie daje jasnej odpowiedzi. Sam dokument sugeruje tylko jedną formę zwrotu przekroczonej kwoty rozliczeniowej - gotówkę.

Centralny Bank Rosji podzielił tę samą opinię w 2006 roku w swoim piśmie nr 36-3/2408. Jednocześnie w jego piśmie z dnia 24 grudnia 2008 r. nr 14-27/513 zawarta jest informacja, że ​​pytanie: czy możliwe jest użycie karty bankowej do obliczenia kwoty rozliczeniowej nie leży w kompetencjach Banku Centralnego . Następnie przedsiębiorstwo sieciowe musi w tym przypadku samodzielnie uporać się ze swoimi problemami. Aby organ regulacyjny nie miał niepotrzebnych pytań, zaleca się skorzystanie z kasy fiskalnej.

Jak zrekompensować osobiste pieniądze pracownika?

Pracownik organizacji może wyjść, aby kupić niezbędne towary (roboty, usługi) na własny koszt. W takim przypadku nie ma konieczności wypełniania raportu zaliczkowego. Jak poprawnie wykonać powyższe kroki?

Wystarczą wniosek i paragony potwierdzające zakup, faktury, ścisłe formularze meldunkowe, dokumenty podróżne itp.).

Przygotowanie raportu wstępnego w 1C

Każdy księgowy powinien znać taki dokument, jak raport z wydatków. Jak poprawnie zarejestrować się w 1C? Lokalizacja dokumentu w programie to sekcja „Bank i kasa”.

W utworzonym oknie należy najpierw wskazać informacje o organizacji i osobach odpowiedzialnych. Przycisk „Dodaj” udostępni tabelę, w której należy odzwierciedlić wszystkie informacje o wydanych środkach.

Istnieją trzy rodzaje zaliczek:

• Uwzględnia to bilety lotnicze i kolejowe, bony, znaczki pocztowe itp.
• Gotówka. Głównym celem dokumentu jest odpisanie gotówki.
• Sprawdzanie konta. Dokument niezbędny do uwzględnienia obciążenia rachunku bieżącego firmy kwotą niegotówkową.

Aby wygenerować informację o wydaniu gotówki należy rozpocząć od utworzenia nowego zlecenia odbioru gotówki. Po wypełnieniu dokument należy wydrukować i przekazać osobie rozliczeniowej, aby ta wypełniła wiersz o otrzymaniu środków i podpisała się. Dopiero potem możesz zapisać i opublikować dokument.

W części tabelarycznej zlecenia odbioru gotówki należy wskazać informacje o towarach i materiałach zakupionych przez osobę rozliczającą. Jeżeli zakupowi towaru towarzyszyło wystawienie faktury, należy zaznaczyć flagę SF, wybrać Dostawcę i uzupełnić jego dane.

Sekcja „Opakowania zwrotne” wymaga uzupełnienia informacji o opakowaniu, na które Dostawca oczekuje z powrotem.

W sekcji „Płatność” rejestrowane są kwoty zapłacone dostawcy za wcześniej zakupiony towar. Wydana zaliczka jest odzwierciedlana poprzez zaksięgowanie D 60.02 K 71.01.

Zakładka „Inne” przeznaczona jest do rozliczenia pozostałych wydatków osoby rozliczanej (podróż służbowa, podróże, wydatki na paliwo itp.).

W działalności biznesowej organizacji sporządzanie raportów wydatków jest jednym z najczęstszych działań księgowego. Większość płatności dokonywanych gotówką jest przetwarzana raporty wstępne : To i koszty podróży i różne zakupy biznesowe.

Po zgłoszeniu pracownik organizacji otrzymuje gotówkę z kasy (lub dokumenty pieniężne, na przykład bilety lotnicze). Jest to sformalizowane w formie zlecenia kasowego wydatków lub dokumentu „Wydanie dokumentów kasowych”.

Po dokonaniu wydatków pracownik zgłasza się, dostarczając do działu księgowości dokumenty potwierdzające poniesione wydatki oraz wypełnia raport zaliczkowy na dokonanie płatności końcowych.

Przyjrzyjmy się procedurze wprowadzania dokumentu ” Raport z wyprzedzeniem" Na przykład 1C Księgowość 8.2 wydanie 3.0.

Jeśli pracujesz w programie 1C Accounting Enterprise edycja 2.0, to jest w porządku - dokument „Raport wstępny” w tych wydaniach jest prawie identyczny. Istnieje pewna różnica w programie, ale dokument można znaleźć w menu programu.

Listę dokumentów „Raporty zaliczkowe” możesz otworzyć w sekcji księgowej „Bank i kasa”, podsekcji „Kasa” w panelu nawigacyjnym, pozycja „Raporty zaliczkowe”.

Za pomocą przycisku „Utwórz” wejdź nowy dokument.
W nagłówku (u góry) dokumentu należy podać główne szczegóły:

• organizacja (jeżeli w ustawieniach osobistych użytkownika została określona organizacja domyślna, jest ona wybierana automatycznie przy wprowadzaniu nowych dokumentów);
• magazyn, w którym następuje przyjęcie zakupionego towaru osoba odpowiedzialna wartości materialne;
• osoba fizyczna jest pracownikiem organizacji, która zgłasza się po środki wydane jej na konto (wypełnienie tego szczegółu jest wymagane).

Formularz dokumentu „Raport wstępny” składa się z pięciu zakładek.

W zakładce „Zaliczki” wybierz dokument, na podstawie którego wydano środki rozliczeniowe. Do wyboru są trzy rodzaje dokumentów:

• wydawanie dokumentów pieniężnych;
• nakaz gotówkowy na konto;
• debet z rachunku bieżącego.

Jeśli środki zostały wydane osobie odpowiedzialnej, musisz wybrać dokument odzwierciedlający problem.

Na liście dokumentów, która się otworzy, wybierz już utworzony lub utwórz nowy dokument.

Po wprowadzeniu zlecenia kasowego z dokumentu „Raport zaliczkowy” typ transakcji „Wydanie osobie odpowiedzialnej” jest automatycznie wstawiany do kasy, odbiorcą jest osoba odpowiedzialna wybrana w raporcie zaliczkowym oraz konto księgowe. Wystarczy, że wybierzemy pozycję przepływu środków pieniężnych i wskażemy kwotę zaliczki.

Po zaksięgowaniu dokumentu należy go zaznaczyć, a kwota i waluta wystawionej zaliczki zostaną automatycznie wpisane w sekcji tabelarycznej „Zaliczki” dokumentu „Raport zaliczki”.

Artykuły papiernicze zostały zakupione za zaliczką. Ich zakup musi zostać odzwierciedlony w zakładce „Produkty”. W zakładce tej wprowadzane są informacje o zakupionych pozycjach magazynowych.

W zakładce „Pojemniki” wpisuje się informację o pojemnikach zwrotnych otrzymanych przez osobę odpowiedzialną od dostawców (np. butelki na wodę pitną).

W zakładce „Płatność” znajdują się informacje o kwotach gotówkowych wypłaconych dostawcom za zakupione aktywa lub wydanych z góry na poczet przyszłych dostaw.

Zakładka „Inne” przeznaczona jest do wyświetlania informacji o wydatkach na podróże. Może to obejmować diety dzienne, bilety lub koszty benzyny. Wpisujesz na nim imię i nazwisko, numer, datę dokumentu (lub wydatku) oraz kwotę wydatku.

Towary, usługi i inne wydatki wybierane są z katalogu „”. W odpowiednich tabelarycznych częściach dokumentu podane są szczegóły „Konto księgowe” i „Rachunek księgowy VAT”, które są wypełniane automatycznie, jeśli w systemie skonfigurowane są konta księgowe pozycji (artykuł o tym, jak je skonfigurować -).

Jeżeli do raportu wydatków dołączona jest faktura, należy zaznaczyć pole wyboru „Faktura została przedstawiona”, w odpowiednich szczegółach linii wskazać datę i numer faktury, a podczas sporządzania raportu zaliczkowego system automatycznie wygeneruje „Fakturę otrzymany” dokument. Ten sam mechanizm generowania otrzymanej faktury znajduje się w zakładce „Produkty”.

Po zaksięgowaniu dokument wygeneruje transakcje:

Z dokumentu możesz wygenerować i wydrukować formularz AO-1 „Raport zaliczkowy”:

Tak w programie 1C Rachunkowość 8.2 są zapoznani raporty wydatków.

Film instruktażowy:

Protokół zaliczkowy to jeden z dokumentów, który pracownik delegowany ma obowiązek przedstawić pracodawcy w ciągu trzech dni roboczych po powrocie z podróży służbowej. Protokół zaliczkowy sporządza się w jednym egzemplarzu. Część raportu zaliczkowego wypełnia sam oddelegowany pracownik, a część księgowy.

Raporty zaliczkowe służą do rozliczenia środków wydanych osobom odpowiedzialnym na wydatki administracyjne i biznesowe. Raport zaliczkowy to dokument, za pomocą którego pracownik raportuje wydane kwoty.

Sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez osobę odpowiedzialną i pracownika księgowego zgodnie z ujednoliconym formularzem nr AO-1 „Raport zaliczkowy”, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.08.2001 nr 55. Zaliczka raport można sporządzić zarówno w wersji papierowej, jak i na nośniku komputerowym.

Możesz sam zdecydować, w jakim formularzu wypełnić raport zaliczkowy. Decyzja ta jest zatwierdzana przez menadżera zgodnie z polityką rachunkowości. Mogłoby być:

• ujednolicony formularz nr AO-1;
• niezależnie opracowany formularz - pod warunkiem, że zawiera wszystkie niezbędne szczegóły przewidziane w części 2 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Zasady sporządzania raportu zaliczkowego

Raport zaliczkowy jest częściowo wypełniany przez osobę odpowiedzialną. Na odwrotnej stronie formularza osoba odpowiedzialna zapisuje listę dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (certyfikat podróży, rachunki, dokumenty przewozowe, rachunki kasowe, rachunki sprzedaży i inne dokumenty potwierdzające) oraz wysokość ich wydatków ( kolumny 1 - 6). Osoba odpowiedzialna musi ponumerować dokumenty dołączone do raportu z wydatków w kolejności, w jakiej zostały zapisane w raporcie.

Na pierwszej stronie raportu z wydatków należy wskazać:

• nazwa organizacji (pełna nazwa przedsiębiorcy);
• poddział;
• nazwisko i inicjały pracownika, jego stanowisko;
• celem zaliczki są koszty podróży.

Podróżny wypełnia drugą stronę raportu z wydatków. Musi wskazać wykaz dokumentów potwierdzających wydatki, daty ich wystawienia, numery, rodzaj (czek, paragon itp.) oraz wydaną kwotę. Dokumenty załączone do raportu zaliczkowego numeruje osoba odpowiedzialna w kolejności ich zapisania w protokole.

W protokole zaliczkowym pracownik wskazuje kwoty wydane w związku z podróżą służbową, tak aby dział księgowości dokonał rozliczenia zaliczki wystawionej przed podróżą służbową (pkt 4.4 Regulaminu w sprawie trybu przeprowadzania transakcji gotówkowych banknotami i monety Banku Rosji na terytorium Federacji Rosyjskiej, zatwierdzone przez Bank Rosji w dniu 12 października 2011 r. nr 373 -P).

Księgowość z kolei sprawdza przeznaczenie środków, obecność dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, prawidłowość ich wykonania i obliczenie kwot, a także na odwrotnej stronie formularza wskazuje kwoty wydatków przyjęte do rozliczenia ( kolumny 7-8) oraz rachunki (subkonta), które są obciążane tymi kwotami (kolumna 9).

Szczegóły związane z obca waluta(wiersz 1a przedniej strony formularza oraz kolumny 6 i 8 tylnej strony formularza) wypełnia się wyłącznie w przypadku wydania środków pieniężnych w walucie obcej osobie rozliczeniowej.

Jeśli odliczasz podatek VAT od kosztów podróży, w raporcie zaliczkowym uwzględnij nie tylko całkowity koszt biletu, ale także kwotę naliczonego podatku VAT. Należy to wskazać w formularzu ścisłego raportowania. Jeżeli kwota podatku nie jest zaznaczona w formularzu, nie można odliczyć podatku VAT (art. 171 ust. 7, art. 172 ust. 1 kodeksu podatkowego). Rodzaje BSO potwierdzających opłacenie przejazdów wymienione są w zarządzeniach Ministra Transportu z dnia 8 listopada 2006 r. nr 134 z dnia 21 sierpnia 2012 r. nr 322. Są to następujące formularze:

• trasa/pokwitowanie elektronicznego biletu lotniczego pasażera i kwit bagażowy (wyciąg z automatycznego systemu informacyjnego rejestracji transportu lotniczego);
• kupon kontrolny elektronicznego dokumentu podróży (biletu) (wyciąg z zautomatyzowanego systemu kontroli przewozu osób w transporcie kolejowym).

Uważaj: wiele przesyłek podlega opodatkowaniu stawką podatku VAT wynoszącą 0 procent. W szczególności zerową stawką VAT objęte są wszelkie przewozy międzynarodowe (podpunkt 4 ust. 1 art. 164 Ordynacji podatkowej), loty krajowe na Krym (podpunkt 4 ust. 1 ust. 1 art. 164 Ordynacji podatkowej) oraz przewóz osób i bagaż koleją (podpunkt 9.2 i 9.3 ust. 1 art. 164 kodeksu podatkowego).

Na podstawie wyników wypełnienia i rozpatrzenia raportu zaliczkowego ujawniany jest wynik wzajemnych rozliczeń: saldo niewykorzystanej zaliczki lub nadwyżka na raporcie zaliczkowym.

Kierownik zatwierdza. Zweryfikowany raport zaliczkowy zatwierdza kierownik lub osoba upoważniona, jeżeli oddelegowany pracownik posiada pisemne sprawozdanie z pracy wykonanej w podróży służbowej, uzgodnione z kierownikiem jednostki strukturalnej pracodawcy.

Załączniki do raportu wstępnego

Zgodnie z procedurą sporządzania dokumentów związanych z oddelegowaniem pracowników do raportu zaliczkowego jako dokumenty uzupełniające można dołączyć:

• zaświadczenie o podróży wydane w formularzu nr T-10, zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1;
• dokumenty dotyczące wynajmu lokali mieszkalnych;
• od rzeczywistych kosztów podróży (w tym składki ubezpieczeniowej z tytułu obowiązkowego ubezpieczenia osobowego pasażerów w transporcie, płatności za usługi wydawania dokumentów podróży i zapewnienia pościeli w pociągach);
• o innych wydatkach związanych z podróżą służbową.

Zatwierdzenie raportu zaliczkowego

Datą uznania kosztów podróży służbowych jest data zatwierdzenia raportu zaliczkowego (podpunkt 5 ust. 7 art. 272 ​​Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Wydatki na podróże służbowe zalicza się do pozostałych wydatków związanych z produkcją i sprzedażą (podpunkt 12 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Rozliczanie kosztów podróży odbywa się w 1C i różnych systemach księgowych.

Jeżeli raport zaliczkowy został sporządzony z naruszeniem

Sporządzenie raportu zaliczkowego z naruszeniem wymogów określonych przez prawo, a także brak niezbędnych załączników do raportu zaliczkowego (lub ich nieprawidłowe wykonanie) pociąga za sobą niezgodność raportu zaliczkowego z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej . W związku z tym kwota wydatków wykazana w raporcie zaliczkowym nie może zostać zaliczona do wydatków dla celów podatku dochodowego, gdyż nie posiada odpowiednich dowodów w postaci dokumentów.