Jeśli Twoja instytucja prowadzi rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi (np. zakup określonych towarów lub usług za pośrednictwem osób odpowiedzialnych lub zwrot kosztów pracownikom w trakcie wykonywania obowiązków służbowych), to prawdopodobnie korzystasz w swojej pracy z raportów zaliczkowych. W tym artykule chciałbym porozmawiać o poprawności wypełnienia tych dokumentów w programie „1C: Rachunkowość instytucji rządowej, wydanie 2.0”.

Co to jest raport zaliczkowy? W programie jest to dokument potwierdzający fakt wystawienia pracownikowi zaliczki oraz zestawienie wydatków. Dlatego metodycznie poprawne jest najpierw utworzenie w programie dokumentu „Wniosek o zaliczkę”, a następnie wprowadzenie „Raportu zaliczkowego”, który będzie odzwierciedlał raportowanie osoby odpowiedzialnej.
Aplikację można znaleźć:

Stwórzmy dokument:

Wypełnij dokument następującymi danymi:

Zwrócę uwagę na obowiązek: bardziej poprawne jest utworzenie obowiązku dla każdego oświadczenia osoby odpowiedzialnej, więc w naszym przykładzie stworzymy obowiązek:

Aby nasze zaangażowanie było widoczne na liście należy usunąć flagę:

Po ukończeniu dokument wygląda następująco:

Zaksięgowany dokument generuje następujące ruchy na rachunku:

Następnie na tej podstawie tworzony jest dokument „Raport wstępny”:

Dokument składa się z czterech zakładek. Rozważmy każdy z nich po kolei
1. Zaliczka
W tej zakładce znajdują się wszystkie informacje dotyczące zaliczki wypłaconej pracownikowi. W przypadku wygenerowania na podstawie zakładki, główne dane zostaną uzupełnione automatycznie.

Jeśli wystąpi nadwyżka lub saldo z poprzedniej zaliczki, musisz użyć przycisku wypełnienia:

Ważne jest również wypełnienie części tabelarycznej, w której należy wskazać dokument wydatków pieniężnych w celu wydania środków księgowemu w formie zaliczki:

Stwórzmy nową linię. Jak widać na rysunku, otwiera się lista dokumentów pieniężnych z wyborem kontrahenta (w naszym przykładzie jest to pracownik Olga Konstantinowna Zajcewa). Ponieważ jednak nie udało nam się jeszcze stworzyć dokumentu wpłaty zaliczki, lista jest pusta. W związku z tym wypłacimy pracownikowi zaliczkę:

Stwórzmy dokument płatności Pieniądze:

Wypełnijmy dokument:

Wybierzmy odpowiednią transakcję księgową:

Wypłacimy pracownikowi pieniądze, ustalimy termin wykonania dokumentu i przeprowadzimy:

Dokument generuje następujące transakcje:

Dokument został utworzony i opublikowany. Wróćmy teraz do naszego raportu zaliczkowego i spróbujmy ponownie dodać dokument wydatku gotówkowego do części tabelarycznej zakładki „Zaliczka”:

Jak widać, możliwe jest teraz dodanie dokumentu pieniężnego:

Na tym kończy się wypełnianie pierwszej zakładki. Po przejęciu przez jednostkę sprawozdawczą niezbędne materiały, środki trwałe, usługi i zgłosi się wraz z odpowiednimi dokumentami do działu księgowości - wypełniona jest druga zakładka „Wydane”.
2. Wydane.
Ponownie, dzięki kreacji opartej na aplikacji, zakładka jest częściowo wypełniona. Tabela w tej zakładce wskazuje wydatki osoby odpowiedzialnej. Możesz po prostu dodać linie opisujące koszty lub podlinkować dokument przychodzący (w tym celu musisz ustawić flagę w pierwszej linii):

Ponieważ w naszym przykładowym przypadku książki są kupowane do biblioteki, utworzymy i wskażemy dokument odbioru środków trwałych:

Dokument ten generuje następujące transakcje:

Po przygotowaniu dokumentu paragonu wskazujemy go w części tabelarycznej:

Ponieważ dokument odbioru środków trwałych w części tabelarycznej odzwierciedla już szczegóły transakcji księgowej, w raporcie zaliczkowym automatycznie wprowadzany jest następujący wpis:

Jeśli nie podasz żadnego dokumentu paragonu, ale odszyfrujesz wydatki osoby odpowiedzialnej w części tabelarycznej raport wstępny, w kolumnach zapisu księgowego szczegóły są w pełni wskazane. Dodajmy na przykład następujący wpis:

Tego typu wydatki można zaliczyć do ogólnych wydatków służbowych - konto 109.80 lub bezpośrednio do wydatków bieżącego roku budżetowego - konto 401.20:

Chciałbym również zwrócić uwagę na fakt, że podczas wypełniania zapisu księgowego w tej wersji zestawienia wydatków, gdy spróbujemy otworzyć listę rachunków księgowych, zobaczymy, że lista jest pusta. Faktem jest, że selekcja opiera się na prawidłowych kontach:

Usuńmy zaznaczenie:

Po wycofaniu lista zapełnia się kontami.
Rozważaliśmy opcję ze sprawozdaniem bez dokumentów parafialnych, ale ponieważ nie jest ona odpowiednia dla naszego przykładu, usuniemy tę linijkę. Druga zakładka będzie wyglądać następująco:

3. Informacja o wpłacie salda, wystawieniu przekroczeń.
Zakładkę tę wypełnia się w przypadku, gdy kwota zaliczki nie jest równa kwocie wydatków osoby odpowiedzialnej (mniej lub więcej). Jeżeli kwota jest mniejsza, osoba odpowiedzialna zwraca pozostałą część kwoty (wyciągany jest również dokument paragonu); jeśli kwota wydatków jest większa i uwzględniona jest cała kwota, osoba odpowiedzialna otrzymuje nadwyżkę ( sporządzany jest dokument kasowy o charakterze wydatkowym). A w raporcie zaliczkowym, na tej zakładce w części tabelarycznej, wskazany jest dokument potwierdzający kwestię nadmiernych wydatków lub zwrotu salda. W naszym przykładzie zakupiono środki trwałe za całą kwotę, dlatego ta zakładka pozostanie pusta.

4. Operacja księgowa.
Na tej karcie, podobnie jak w innych dokumentach, jest to wskazane transakcja księgowa, co pozwoli Ci wygenerować niezbędne transakcje podczas przeprowadzania. Domyślnie dokument zawiera następującą transakcję księgową:

Stało się tak, ponieważ tego dokumentu Dostawca dostarcza tylko jedną transakcję księgową:

Po jego wypełnieniu składamy dokument. Musisz zobaczyć, jakie transakcje zostaną wygenerowane przez dokument:

W naszym przykładzie nie utworzono żadnych transakcji. Zobaczmy, czy to jest poprawne:
- pierwszym dokumentem, który wygenerowaliśmy był wniosek o wpłatę zaliczki. Generuje transakcje przyjęcia zobowiązań pieniężnych. Oznacza to, że musimy zapłacić osobie odpowiedzialnej pieniądze teraz, a nie kiedyś, gdy towary dotrą, ale teraz, co oznacza, że ​​przyjmujemy zobowiązania finansowe.
- wówczas generowany jest dokument wydatku - w naszym przykładzie był to wniosek o wydatki gotówkowe. Dokument ten generował transakcje, które „oddawały” środki w wysokości 10 000 rubli. z odpowiednią analityką (subkonto „Kontrahent”) do konta 208.31 „Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi za nabycie środków trwałych”. Zapisy w tym dokumencie są prawidłowe.
- po zgłoszeniu osoby odpowiedzialnej stworzyliśmy dokument odbioru środków trwałych, który wygenerował zaksięgowanie, w którym wskazano rachunek 208.31 dla pożyczki, zaksięgowanie to zamyka rachunek 208 i kończy operację rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi. Osoba odpowiedzialna nie ma już długów.
- w odniesieniu do rachunków działu 5 „Sankcje”, w szczególności – zobowiązań pieniężnych – rachunki te zamykane są na koniec roku, w ciągu roku, w którym kumulują się kwoty na tych rachunkach.
Dlatego dokument „Raport wstępny” nie wygenerował żadnych księgowań po zaksięgowaniu.
Przyjrzyjmy się aktualnej sytuacji w raporcie „Bilans Obrotów”:

Użyjmy następujących ustawień:

Wygenerujmy raport:

Jak wynika z raportu, w wyniku przeprowadzonych operacji pozostało nam saldo debetowe na rachunku 106 – są to nasze dopłaty do majątku trwałego, które nabyliśmy za pośrednictwem podmiotu rozliczalnego. Należy wziąć pod uwagę z tego konta konto 101, a nowo nabyty środek trwały pojawi się w rachunkowości.
Należy również pamiętać, że konto 208 zostało zamknięte. Oznacza to, że osoba odpowiedzialna w pełni rozliczyła się z wystawionej zaliczki.
Salda na rachunkach autoryzacyjnych są zatrzymywane, ale jak już wspomniałem, jest to normalne, ponieważ... zamknięcie następuje z końcem roku.
I na koniec chciałbym zwrócić Waszą uwagę na jedną rzecz ważny niuans wypełnianie dokumentów: podczas formowania i wypełniania potrzebne dokumenty W przypadku podraportowania należy zwrócić uwagę na kolejność podaną według daty dokumentu. Oznacza to, że data złożenia wniosku o zaliczkę powinna być najwcześniejsza, data zaliczki powinna być najpóźniejsza. Daty dokumentów wydania i przyjęcia środków, dokumentów odbioru towarów i materiałów oraz usług muszą mieścić się w tym przedziale.

Protokół zaliczkowy to jeden z dokumentów, który pracownik delegowany ma obowiązek przedstawić pracodawcy w ciągu trzech dni roboczych po powrocie z podróży służbowej. Protokół zaliczkowy sporządza się w jednym egzemplarzu. Część raportu zaliczkowego wypełnia sam oddelegowany pracownik, a część księgowy.

Raporty zaliczkowe służą do rozliczenia środków wydanych osobom odpowiedzialnym na wydatki administracyjne i biznesowe. Raport zaliczkowy to dokument, za pomocą którego pracownik raportuje wydane kwoty.

Sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez osobę odpowiedzialną i pracownika księgowego zgodnie z ujednoliconym formularzem nr AO-1 „Raport zaliczkowy”, zatwierdzonym dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.08.2001 nr 55. Zaliczka raport można sporządzić zarówno w wersji papierowej, jak i na nośniku komputerowym.

Możesz sam zdecydować, w jakim formularzu wypełnić raport zaliczkowy. Decyzja ta jest zatwierdzana przez menadżera zgodnie z polityką rachunkowości. Mogłoby być:

• ujednolicony formularz nr AO-1;
• niezależnie opracowany formularz - pod warunkiem, że zawiera wszystkie niezbędne szczegóły przewidziane w części 2 art. 9 ustawy z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ.

Zasady sporządzania raportu zaliczkowego

Raport zaliczkowy jest częściowo wypełniany przez osobę odpowiedzialną. Na odwrotnej stronie formularza osoba odpowiedzialna zapisuje listę dokumentów potwierdzających poniesione wydatki (certyfikat podróży, rachunki, dokumenty przewozowe, rachunki kasowe, rachunki sprzedaży i inne dokumenty potwierdzające) oraz wysokość ich wydatków ( kolumny 1 - 6). Osoba odpowiedzialna musi ponumerować dokumenty dołączone do raportu z wydatków w kolejności, w jakiej zostały zapisane w raporcie.

Na pierwszej stronie raportu z wydatków należy wskazać:

• nazwa organizacji (pełna nazwa przedsiębiorcy);
• poddział;
• nazwisko i inicjały pracownika, jego stanowisko;
• celem zaliczki są koszty podróży.

Podróżny wypełnia drugą stronę raportu z wydatków. Musi wskazać wykaz dokumentów potwierdzających wydatki, daty ich wystawienia, numery, rodzaj (czek, paragon itp.) oraz wydaną kwotę. Dokumenty załączone do raportu zaliczkowego numeruje osoba odpowiedzialna w kolejności ich zapisania w protokole.

W raporcie zaliczkowym pracownik wskazuje kwoty wydane w związku z podróżą służbową, aby dział księgowości mógł rozliczyć zaliczkę wystawioną przed podróżą służbową (pkt 4.4 Regulaminu w sprawie trybu przeprowadzania transakcji gotówkowych banknotami i monety Banku Rosji na tym terytorium Federacja Rosyjska, zatwierdzony przez Bank Rosji w dniu 12 października 2011 r. nr 373-P).

Księgowość z kolei sprawdza przeznaczenie środków, obecność dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, prawidłowość ich wykonania i obliczenie kwot, a także na odwrotnej stronie formularza wskazuje kwoty wydatków przyjęte do rozliczenia ( kolumny 7-8) oraz rachunki (subkonta), które są obciążane tymi kwotami (kolumna 9).

Szczegóły związane z obca waluta(wiersz 1a przedniej strony formularza oraz kolumny 6 i 8 tylnej strony formularza) wypełnia się wyłącznie w przypadku wydania środków pieniężnych w walucie obcej osobie rozliczeniowej.

Jeśli odliczasz podatek VAT od kosztów podróży, w raporcie zaliczkowym uwzględnij nie tylko całkowity koszt biletu, ale także kwotę naliczonego podatku VAT. Należy to wskazać w formularzu ścisłego raportowania. Jeżeli kwota podatku nie jest zaznaczona w formularzu, nie można odliczyć podatku VAT (art. 171 ust. 7, art. 172 ust. 1 kodeksu podatkowego). Rodzaje BSO potwierdzających opłacenie przejazdów wymienione są w zarządzeniach Ministra Transportu z dnia 8 listopada 2006 r. nr 134 z dnia 21 sierpnia 2012 r. nr 322. Są to następujące formularze:

• trasa/pokwitowanie elektronicznego biletu lotniczego pasażera i kwit bagażowy (wyciąg z automatycznego systemu informacyjnego rejestracji transportu lotniczego);
• kupon kontrolny elektronicznego dokumentu podróży (biletu) (wyciąg z zautomatyzowanego systemu kontroli przewozu osób w transporcie kolejowym).

Uważaj: wiele przesyłek podlega opodatkowaniu stawką podatku VAT wynoszącą 0 procent. W szczególności zerową stawką VAT objęte są wszelkie przewozy międzynarodowe (podpunkt 4 ust. 1 art. 164 Ordynacji podatkowej), loty krajowe na Krym (podpunkt 4 ust. 1 ust. 1 art. 164 Ordynacji podatkowej) oraz przewóz osób i bagaż koleją (podpunkt 9.2 i 9.3 ust. 1 art. 164 kodeksu podatkowego).

Na podstawie wyników wypełnienia i rozpatrzenia raportu zaliczkowego ujawniany jest wynik wzajemnych rozliczeń: saldo niewykorzystanej zaliczki lub nadwyżka na raporcie zaliczkowym.

Kierownik zatwierdza. Zweryfikowany raport zaliczkowy zatwierdza kierownik lub osoba upoważniona, jeżeli oddelegowany pracownik posiada pisemne sprawozdanie z pracy wykonanej w podróży służbowej, uzgodnione z kierownikiem jednostki strukturalnej pracodawcy.

Załączniki do raportu wstępnego

Zgodnie z procedurą sporządzania dokumentów związanych z oddelegowaniem pracowników do raportu zaliczkowego jako dokumenty uzupełniające można dołączyć:

• zaświadczenie o podróży wydane w formularzu nr T-10, zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1;
• dokumenty dotyczące wynajmu lokali mieszkalnych;
• od rzeczywistych kosztów podróży (w tym składki ubezpieczeniowej z tytułu obowiązkowego ubezpieczenia osobowego pasażerów w transporcie, płatności za usługi wydawania dokumentów podróży i zapewnienia pościeli w pociągach);
• o innych wydatkach związanych z podróżą służbową.

Zatwierdzenie raportu zaliczkowego

Datą uznania kosztów podróży służbowych jest data zatwierdzenia raportu zaliczkowego (podpunkt 5 ust. 7 art. 272 ​​Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Wydatki na podróże służbowe zalicza się do pozostałych wydatków związanych z produkcją i sprzedażą (podpunkt 12 ust. 1 art. 264 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej).

Rozliczanie kosztów podróży odbywa się w 1C i różnych systemach księgowych.

Jeżeli raport zaliczkowy został sporządzony z naruszeniem

Sporządzenie raportu zaliczkowego z naruszeniem wymogów określonych przez prawo, a także brak niezbędnych załączników do raportu zaliczkowego (lub ich niewłaściwe wykonanie) pociąga za sobą niezgodność raportu zaliczkowego z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej . W związku z tym kwota wydatków wykazana w raporcie zaliczkowym nie może zostać zaliczona do wydatków dla celów podatku dochodowego, gdyż nie posiada odpowiednich dokumentów potwierdzających.

Jeśli wypełnisz raport zaliczkowy w 1C, będziesz mógł śledzić rozliczalne środki, które wydajesz pracownikom. Dokument pokazuje wydatki na podróże, służbowe i inne. Lepiej przechowywać i przesyłać je w formie elektronicznej. A program ułatwiający pracę księgowych jest do tego idealny.

1C jest optymalny do tworzenia raportu z wydatków.

Informacje ogólne

Raport zaliczkowy 1C należy sporządzić po przekazaniu środków pracownikowi raportującemu. W ten sposób możesz śledzić wydatki i od razu przygotować dokumenty towarzyszące. Określają jednocześnie cele, na które przeznaczone zostaną przeznaczone pieniądze. Na przykład:

• Zakup towarów potrzebnych firmie.
• Płatność dla dostawców.
• Koszty podróży.

OA jest pisane przez samego pracownika i załącza dokumentację wskazującą, że otrzymał pieniądze. Księgowy następnie wprowadza te informacje do bazy danych przedsiębiorstwa użyteczności publicznej.

Dodanie raportu

Aby zrozumieć, jak sporządzić raport z wydatków w 1C, musisz trochę zrozumieć tę aplikację. Dodanie spółki akcyjnej jest dość proste – tworzy się je poprzez opcje programu. Ale wypełniając, musisz poprawnie podać szczegóły, informacje o osobie odpowiedzialnej i przydzielonych środkach. A to wymaga umiejętności pracy z programem. Aby utworzyć taką spółkę JSC:

W tym artykule przyjrzymy się, jak wypełnić raport zaliczkowy w programie księgowym 1C na Ukrainie.

Wypełnianie raportu wydatków przebiega identycznie jak we wcześniejszych wersjach programu, jednak są pewne różnice.

Otwórzmy dokument „Raport zaliczkowy” poprzez panel funkcyjny przechodząc do jednej z zakładek panelu funkcyjnego „Gotówka” i wybierając odpowiedni typ dokumentu, lub poprzez menu główne „Gotówka”.

Dziennik dokumentów „Raport wstępny” otworzy się przed nami. W tym dzienniku musisz utworzyć nowy dokument naciskając klawisz Insert lub używając przycisku menu „+” (Dodaj)

Wypełnianie dokumentu rozpoczynamy od uzupełnienia szczegółów nagłówka dokumentu, wskazując wartości:

· Organizacja – zostanie automatycznie uzupełniona organizacją skonfigurowaną jako Podstawowa. Jeśli system prowadzi rejestry dla kilku organizacji, należy wybrać inną organizację z katalogu organizacji.

· Magazyn – jeżeli konieczne jest uwzględnienie zakupu towarów/materiałów/sprzętu w raporcie rozchodowym, w tym polu należy wskazać miejsce składowania, do którego zostaną one zaksięgowane.

· Cel – opcjonalne dane do wypełnienia

· Osoba fizyczna jest wymaganym szczegółem. Konieczne jest wybranie osoby odpowiedzialnej za wykorzystaną zaliczkę. Jeżeli w katalogu osób nie ma wymaganego indywidualny odpowiadający pracownikowi, można go utworzyć od razu, nie przerywając procesu wypełniania dokumentu.

W dokumencie znajduje się kilka zakładek (części tabelarycznych), które różnią się przeznaczeniem.

Są to zakładki: „Zaliczka”, „Towary”, „Kontener”, „Płatność”, „Inne”.

W zakładce „Zaliczki” należy wskazać dokumenty, na podstawie których środki zostały wydane osobie odpowiedzialnej. Mogą to być następujące rodzaje dokumentów: „ Nakaz zapłaty wychodzące”, „Polecenie wypłaty środków” lub „Polecenie wypłaty gotówki”.

Wypełnij zakładkę „Zaliczki”.

W sekcji tabelarycznej dodaj nowy wiersz, klikając przycisk „+” i uzupełnij szczegóły wiersza:

Rozważmy przykład, w którym pieniądze zostały wydane za pośrednictwem kasy fiskalnej przy użyciu usług rozliczeń gotówkowych.

· Dokument zaliczki – w pierwszej kolejności z rozwijanej listy możliwych typów dokumentów należy wybrać żądany typ dokumentu „Zamówienie wychodzące gotówki”.

W otwartym arkuszu zamówień gotówkowych wybierz wymagany dokument, po czym w zakładce Zaliczki wszystkie kolumny w nowej linii zostaną automatycznie wypełnione danymi wybranego Zlecenia Wychodu Gotówkowego.

Jeśli pracownik nie zgłosi całej kwoty wskazanej w raporcie, należy ręcznie skorygować kwotę w kolumnie Wydane.

Tutaj wskazujemy te zakupione przez osobę odpowiedzialną za wydaną zaliczkę. W naszym przypadku będą to na przykład Książki. Podobnie jak w przypadku pierwszej zakładki, dodaj produkt klikając na przycisk „+”.

Jeżeli produkt został już utworzony w katalogu artykułów ze wskazaniem wszystkich niezbędnych danych, to kolumny (jednostka miary, rachunek rozliczeniowy, rachunek VAT, cel podatkowy) dla linii produktów w raporcie zaliczkowym zostaną uzupełnione automatycznie z produktu karta.

Wskaż ilość zakupionego towaru. Jeżeli produktów było kilka to tworzymy tyle linii ile jest zakupionych produktów.

W przypadku zakupu od znanego kontrahenta można wpisać w odpowiednim polu nazwę tej organizacji, wpisać umowę, ręcznie wpisać nazwę dokumentu handlowego wystawionego przez kontrahenta, jego numer i datę, jeżeli rozliczenia w ramach umowa jest realizowana według dokumentów rozliczeniowych, należy wówczas wskazać dokument rozliczeń z kontrahentem.

Jeżeli podczas zakupu korzystałeś z pojemników zwrotnych, przejdź do wypełnienia odpowiedniej zakładki „Pojemniki”.

Wybieramy lub napełniamy pojemnik w taki sam sposób jak napełnianie produktu na poprzedniej zakładce.

Zakładka „Płatność”.

Wypełnia się tylko wtedy, gdy towary zostały zakupione nie za rozliczeniowe środki, ale na własny koszt i/lub materiały otrzymano za pośrednictwem 631 kont. W naszym przypadku nie ma konieczności wypełniania tej zakładki.

Zakładka „Inne”.

Ta zakładka wskazuje wydatki osoby odpowiedzialnej, które poniósł w związku z nabyciem różnych dodatkowe usługi lub towary. W tej zakładce wskazujemy również wydatki, jeśli osoba zgłaszająca zgłasza koszty podróży. Na przykład: bilety, benzyna, zakwaterowanie, podróże itp.

Obowiązkowe jest wskazanie rachunku i analityki kosztowej dla wszystkich linii; jeśli wydatki zawierają podatek VAT, należy wskazać stawkę VAT, rachunek VAT oraz wypełnić kontrahenta i umowę

Należy pamiętać, że za pomocą przycisku menu „Ceny i waluta” w dodatkowym oknie można ustawić waluty i wymiary cen obowiązujące w dokumencie. Podczas zmiany wartości w dokumencie zostaną automatycznie przeliczone.

Opublikuj dokument, klikając przycisk „Opublikuj”.

Sprawdzamy, czy całe okablowanie jest prawidłowo uformowane. W tym celu należy otworzyć wynik dokumentu za pomocą przycisku DtKt

Wydrukowaną formę raportu wyświetlamy za pomocą przycisku „Drukuj” lub przycisku „Raport wstępny”.

Zwrot pieniędzy do kasjera

Jeżeli osoba odpowiedzialna nie wydała wszystkich pieniędzy i istnieje potrzeba zwrotu ich kasjerowi, na podstawie dokumentu „Raport zaliczkowy”, tworzony jest dokument „Polecenie odbioru gotówki”.

W tym celu będąc w dokumencie Raport zaliczkowy należy kliknąć przycisk „Wprowadź na podstawie” i wybrać typ dokumentu „Zlecenie odbioru gotówki”.

W rezultacie zostanie otwarty nowy dokument rozliczenia gotówkowego z wypełnionymi danymi organizacji, kwotą rozliczeniową i niewydaną kwotą. Pozostaje tylko wskazać pozycję przepływu środków pieniężnych z odpowiedniego katalogu i zaksięgować dokument.

W toku prowadzenia działalności każde przedsiębiorstwo ma prawo do wydawania środków swoim pracownikom na rachunek. Pracownik, w tym przypadku zwany osobą odpowiedzialną, ma obowiązek złożyć sprawozdanie z wykorzystania wydanych środków i dołączyć do niego dokumenty potwierdzające wydatki. W tym artykule zapoznamy Cię z funkcjami rozliczeń z osobami odpowiedzialnymi, a także procedurą uwzględniania raportów zaliczkowych w transakcjach.

Zgodnie z kodeksem podatkowym środki na podstawie raportu mogą zostać wydane pracownikowi wyłącznie w celu prowadzenia działalności produkcyjnej organizacji. Osoba odpowiedzialna może przeznaczyć pieniądze otrzymane w trakcie podróży służbowej lub bezpośrednio na potrzeby służbowe. Po poniesieniu wydatków pracownik składa raport zaliczkowy w formie AO-1. Należy do niego dołączyć faktury, paragony i inne dokumenty potwierdzające, że pracownik poniósł wydatki w związku z potrzebami produkcyjnymi.

Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi są transakcjami dość powszechnymi. Trudno znaleźć księgowego, który choć raz nie spotkał się z wydaniem pracownikowi środków lub raportem zaliczkowym. Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać w tym przypadku, jest staranność i skrupulatność podczas sprawdzania dokumentów potwierdzających fakt i wysokość poniesionych przez pracownika wydatków.