Pod raportem (lub) podraportem - co jest poprawnesą nazywane gotówka wydawane pracownikom w celu rozwiązania określonych problemów produkcyjnych? Jak przygotować raport zaliczkowy? Czy możliwe jest wydawanie środków pieniężnych na rachunek osobom trzecim? Odpowiedzi na wszystkie te pytania znajdziesz w tym artykule.

Komu można wystawiać kwoty do celów raportowania?

Aby rozwiązać wszelkie problemy produkcyjne, pracodawca może przekazać pracownikowi pieniądze. Ponieważ pracownik musi rozliczyć te środki, składając pracodawcy raport zaliczkowy, uważa się, że są one wydawane na konto.

Do 2014 roku panowało przekonanie, że gotówkę należy odbierać wyłącznie na konto z kasy pracodawcy i mogą to robić wyłącznie pracownicy zatrudnieni na pełen etat.

Od 2014 roku sytuacja uległa zmianie:

• Pracodawcy mają możliwość wydawania sum pieniężnych na konto bezgotówkowe poprzez przelew karta bankowa pracownik (jego konto osobiste). Zostało to potwierdzone przez Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 25 sierpnia 2014 roku nr 03-11-11/42288.
• Teraz freelancerzy pracujący na podstawie umów cywilnych mogą być również osobami odpowiedzialnymi. Nazywani są oni także pracownikami w paragrafie 5 Dyrektywy Banku Rosji nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r.

Przydatne byłoby także dla pracodawcy ustalenie listy osób, które mogą otrzymywać kwoty pieniężne na konto. Lista taka jest zatwierdzana zarządzeniem kierownika przedsiębiorstwa lub jest zawarta w polityce rachunkowości.

Osoby, które otrzymały pieniądze na konto, muszą sporządzić raport zaliczkowy na kwoty, które wydały, a także przedstawić dokumenty źródłowe, udowadniając wydatki. Zasada ta pozostaje niezmieniona.

Księgowy sprawdza raport z wydatków

• Koniec okresu, na który przyznano mu gotówkę. Jest to wskazane albo we wniosku danej osoby o wydanie środków na rachunek, zatwierdzonym przez zarządzającego, który do 19 sierpnia 2017 r. był jedynym dokumentem dającym prawo do otrzymania pieniędzy, albo w dyspozycji zarządzającego od 19 sierpnia 2017 r. 2017 (dyrektywa Banku Rosji nr 4416-U z dnia 19 czerwca 2017 r.), która stała się niezależnym dokumentem, na podstawie którego można wystawiać kwoty rozliczeniowe.
• Powrót osoby odpowiedzialnej z podróży służbowej, powrót do pracy po urlopie lub chorobie, jeżeli w tym okresie upłynął termin na złożenie sprawozdania.

Wniosek musi posiadać wizę od kierownika przedsiębiorstwa w celu uzyskania zgody na wydawanie kwot pieniężnych na konto.

Przedsiębiorstwo ma prawo wyznaczyć własny termin przekazywania raportów zaliczkowych do działu księgowości. Musi to znaleźć odzwierciedlenie w wewnętrznych, lokalnych aktach prawnych, np. w zasadach rachunkowości czy regulaminach podróży służbowych.

Raport zaliczkowy sporządza osoba odpowiedzialna w formularzu AO-1. Możesz także skorzystać z formularza samodzielnie opracowanego i zatwierdzonego przez przedsiębiorstwo. Nie może to być sprzeczne z wymogami ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ w zakresie obowiązkowych szczegółów pierwotnego dokumentu księgowego.

Na odwrotnej stronie raportu formularza AO-1 pracownik wymienia poniesione przez siebie wydatki, wskazując szczegóły dokumentów uzupełniających i kwoty. Dokumenty uzupełniające są potrzebne dla każdej linii i mogą być reprezentowane przez dowolne dokumenty zawierające wskazanie faktu zapłaty za nie.

Formularz raportu wstępnego można pobrać na naszej stronie internetowej, korzystając z łącza .

Księgowy sprawdza poprawność kwot wpisanych do raportu zaliczkowego zgodnie z przedłożonymi dokumentami uzupełniającymi i w razie potrzeby dzieli je i wprowadza faktury księgowość. Księgowy wypełnia również przednią stronę raportu. Osoba odpowiedzialna otrzymuje odrywany paragon potwierdzający złożenie raportu zaliczkowego.

Niewykorzystane kwoty rozliczeniowe pracownik musi zwrócić do kasy firmy. Jeżeli jednak pracownik nie zwrócił salda niewydanych środków zgodnie ze złożonym raportem zaliczkowym, od 19.08.2017 r. nie stanowi to podstawy do niewydawania mu pieniędzy na regularne wydatki.

W przypadku uzasadnionego przekroczenia kwoty (pracownik wydał więcej niż wydał, a kierownik wyraził na to zgodę) kwoty zwracane są osobie odpowiedzialnej. Łącznie raport z wydatków musi zawierać 4 podpisy: osoba zgłaszająca; księgowy, który sprawdził raport; główny księgowy i kierownik, który to zatwierdza.

Próbkę wypełnienia raportu zaliczkowego można zobaczyć w materiale .

Księgowanie raportów zaliczkowych

Przyjrzyjmy się niektórym zapisom księgowym dotyczącym rozliczania raportów zaliczkowych.

Przykład

Spółka z oo „Zagadka” wbrew protokołowi kasy przekazała swojemu pracownikowi gotówkę w wysokości 50 000 rubli. na wydatki służbowe (zakup materiałów budowlanych). Raport zaliczkowy został złożony przez pracownika w terminie wyznaczonym przez przedsiębiorstwo, wydatki zostały udokumentowane. Pracownik wydał 38 000 rubli, w tym podatek VAT w wysokości 5797 rubli. Pozostała gotówka została zwrócona do kasy spółki.

W księgowości zostaną dokonane następujące wpisy:

• Dt 71 Kt 50 - wydanie z kasy kwoty 50 000 rubli za zgłoszenie pracownikowi zlecenia kasowego na wydatki.
• Dt 10 Kt 71 - nabyte przez osobę odpowiedzialną kapitalizuje się Materiały budowlane zgodnie z dowodem dostawy w wysokości 32 203 rubli.
• Dt 19 Kt 71 - VAT naliczony od zakupionych materiałów w wysokości 5.797 RUB.
• Dt 50 Kt 71 - niewykorzystane przez osobę rozliczeniową środki w wysokości 12 000 rubli zostały zwrócone do kasy przedsiębiorstwa zgodnie z poleceniem odbioru gotówki.
• Dt 68 Kt 19 - podatek VAT w wysokości 5797 RUB. przyjęty do zwrotu z budżetu (jeżeli jest faktura od dostawcy i kwota podatku VAT jest ujęta w osobnej pozycji w kasie fiskalnej/paragonie, zleceniu paragonu).
• Dt 91 Kt 19 - podatek VAT w wysokości 5797 RUB. odpisane w ciężar pozostałych wydatków przedsiębiorstwa (w przypadku braku możliwości przyjęcia do refundacji z budżetu ze względu na brak faktury).

Więcej szczegółów na temat zasad rozliczania podatku VAT wg raporty wstępne Przeczytaj artykuł .

Wyniki

Raport zaliczkowy jest podsumowaniem informacji o środkach otrzymanych przez pracownika, kwotach wydanych z tych środków oraz pozostałym niewykorzystanym saldzie pieniędzy (lub nadwyżkach). Każdą z wydanych kwot potwierdza dokument potwierdzający, na podstawie którego księgowy dokonuje odpowiedniego zapisu księgowego lub zapisów, jeżeli kwota wymaga rozbicia (np. przy rozliczeniu podatku VAT lub podzieleniu kwoty zapłaconej jednocześnie za materiały i usługi) .

Wydając pracownikowi rozliczeniowe kwoty pieniężne w przedsiębiorstwie, konieczne staje się sporządzenie raportu zaliczkowego.

Zastanówmy się, jaka procedura sporządzania takiego dokumentu obowiązuje w 2019 roku, aby nie naruszyć prawa i nie narazić się na roszczenia ze strony struktur kontrolnych.

Obowiązkiem pracownika zgłaszającego jest poddanie się terminy raport i dokumenty mogące uzasadnić poniesione wydatki.

Ale przygotowując takie raporty, warto kierować się jasnymi zasadami, które ustanawia nie tylko rosyjskie ustawodawstwo, ale także szef firmy poprzez zatwierdzanie lokalnych dokumentów.

Ogólne uwagi

Protokół zaliczkowy to jeden z dokumentów sporządzanych w przedsiębiorstwie, którego sporządzenie powinno być zgodne z przepisami prawa.

Zastanówmy się co dokumenty regulacyjne podana jest definicja oraz na jakich przepisach prawa muszą polegać księgowi i odpowiedzialni pracownicy spółki.

Co to jest?

Przez raport zaliczkowy rozumie się rodzaj dokumentu księgowego, który jest niezbędny pracownikowi firmy do raportowania wydatków pieniężnych na zakup towarów, usług i pracy.

Dokument taki należy dostarczyć księgowemu wraz z dokumentacją, która potwierdzi zasadność poniesionych kosztów.

Kwoty zaliczek mogą być wydawane wyłącznie w publikacji zawierającej wykaz osób odpowiedzialnych, odzwierciedlającej warunki, cele, na jakie można wydawać pieniądze oraz ich wysokość.

Cel dokumentu

Za pomocą raportu zaliczkowego pracownicy firmy potwierdzają wydane kwoty, które zostały wcześniej wydane na zlecenie pracodawcy.

Jak prawidłowo wypełnić raport zaliczkowy?

Raporty zaliczkowe wypełniają pracownicy, którym organizacja przekazała celowe środki. Wypełniony formularz przekazywany jest pracownikowi działu księgowości firmy, jest sprawdzany i podpisywany przez upoważnione osoby.

Zgłaszający pracownik ma obowiązek zwrócić wszystkie pozostałe środki do kasy firmy zgodnie z zatwierdzonymi zasadami.

Kwota przekraczająca ustalony limit wydawana jest o godz. Na podstawie raportów zaliczkowych wypłacone przez konto pieniądze są odpisywane.

Ujednolicona nowa forma formularza (AO-1)

Korzystają z regulowanej formy podstawowej dokumentacji księgowej AO-1 (OKUD 0302001), która została przyjęta przez rząd (zgodnie z).

Użyjmy tego formularza do zarejestrowania pieniędzy przekazywanych osobie, która jest uważana za odpowiedzialną za wydatki służbowe lub inne.

Po zatwierdzeniu przygotowanego formularza raportu zaliczkowego księgowy odpisuje go i ewidencjonuje w księgowości.

W razie potrzeby dokonywany jest zwrot wydatków przekraczających limity. Dokument taki powinien być sporządzony w jednym egzemplarzu w formie papierowej lub elektronicznej.

Aby temu zapobiec, dowiedzmy się, kiedy zgłosić to kierownictwu i jak długo takie formularze należy przechowywać w przedsiębiorstwie.

Zgłoszenie do księgowości

Osoba, która otrzymała pieniądze rozliczeniowe, ma obowiązek złożyć sprawozdanie w terminie 3 dni od zakończenia okresu, na który zostały wydane. Wszelkie terminy dostarczenia dokumentacji ustala kierownik przedsiębiorstwa.

Takie cechy omówiono w punkcie 11 przyjętych zasad przeprowadzania wszystkich transakcji gotówkowych w Rosji.

Przesyłanie raportu:

Przechowywanie w organizacji

Okres przechowywania raportów zaliczkowych określa ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Jest jedno „Ale” – są 3 takie okresy.Dokumentację zawierającą informacje o okresach przechowywania można podzielić na następujące grupy:

• podatek (przy obliczaniu płatności podatkowych);
• księgowość.

Terminy określone są w następujących przepisach:

Firma musi zapewnić bezpieczeństwo takich dokumentów i zapewnić bezpieczne warunki.

Przy zmianie kierownictwa dokumenty należy przekazać zgodnie z zasadami określonymi w lokalnych dokumentach przedsiębiorstwa ().

Głównym źródłem jest, które podaje, że raport musi być przechowywany przez co najmniej 5 lat (podpunkt 4, ust. 4 sekcji drugiej).

Dostępność dokumentów potwierdzających wydatki

W przypadku konieczności wysłania pracownika w podróż służbową wydawane są następujące zaświadczenia:

• dokument potwierdzający skierowanie pracownika do;
• do firm.

Po złożeniu zamówienia i sporządzeniu dyspozycji odbioru gotówkowego, osoba odpowiedzialna otrzymuje pieniądze z kasy.

Jeżeli taki pracownik wydaje wydane środki, musi uzyskać zaświadczenia potwierdzające poniesienie wydatków.

Po powrocie pracownik delegowany ma obowiązek złożyć w księgowości raport zaliczkowy i powiązane z nim dokumenty.

Jeżeli pracownik wyda więcej pieniędzy i to nieuzasadnioną, nadwyżkę z rachunku wydatków potrąca się z dochodu takiego pracownika.

Wszystkie certyfikaty przygotowywane są zgodnie z wymogami określonymi w dokumentach legislacyjnych. Jeśli je naruszysz, grożą Ci roszczenia ze strony przedstawicieli organów podatkowych i kary pieniężne.

Często zadawane pytania

Istnieje wiele niuansów, o których warto pamiętać w przypadku firm, które praktykują wydawanie rozliczalnych środków swoim pracownikom.

Na przykład nie każdy wie, co zrobić z numeracją raportów wydatków lub jakie są cechy sporządzania dokumentu na potrzeby biznesowe. Początkujący również popełniają błędy podczas wypełniania formularza w programie 1C.

Jak założyć spółkę akcyjną na potrzeby biznesowe?

Przykładowo, pracownik przy kasie otrzymuje pieniądze na potrzeby służbowe. Podpisuje.

Po wykonaniu zadania przedstawiany jest certyfikat zakończenia pracy, który podpisuje komisja. Czy dział księgowości powinien dostarczyć dokument potwierdzający zamknięcie zaliczki?

Aby jednak otrzymać kwotę raportowania, wszyscy pracownicy muszą napisać oświadczenie zawierające następujące dane:

• wielkość kwoty;
• okres, na który otrzymywane są środki;
• data;
• podpisy kierownictwa.

Wcześniej dyrektor wyznaczał dla każdego kwotę i terminy. W 2019 roku takie informacje będzie można wpisać na komputerze osobistym.

Menedżer musi jedynie podpisać. Przykładowa aplikacja:

Jeżeli pracownik nie zgłosi środków, które zostały wcześniej zgłoszone, nie ma prawa otrzymać kolejnej kwoty.

Prawo do dokonywania przelewów na rachunki bieżące środków rozliczeniowych pojawiło się po zatwierdzeniu.

Aby przenieść na kartę potrzebujesz:

1. Umieść znacznik wyboru dokumentacja księgowa notatkę wskazującą, że środki pieniężne z kasy zostały przelane na kartę pracownika.
2. Otrzymaj oświadczenie od pracownika z tym samym znakiem i danymi konta.
3. musi zawierać wzmiankę o rozliczeniu środków.
4. W polityce rachunkowości działu księgowości opracowano i ustalono formularz raportu zaliczkowego, w którym będzie pozycja odzwierciedlająca pieniądze przesłane na kartę.
5. Poproś pracownika o zachowanie odcinka po dokonaniu płatności.

Gotówka musi teraz znaleźć odzwierciedlenie w księgach podatkowych i księgowych:

Dozwolone jest odzwierciedlanie środków pieniężnych przekazywanych na karty firmowe. Oświadczenie sporządzane jest w dowolnej formie, a polecenie wydaje kierownik.

Pamiętaj, że nie musisz odpisywać kwot należnych na podatek dochodowy, dopóki pracownik nie złoży raportu zaliczkowego ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami.

Nie należy również ładować Składki ubezpieczeniowe i pobierać podatek od dochodów osobistych. Do biletów lotniczych może być doliczony podatek VAT. W przeciwnym razie po prostu postępuj zgodnie z prostymi zasadami.

Jeśli wypełnisz raport zaliczkowy w 1C, będziesz mógł śledzić rozliczalne środki, które wydajesz pracownikom. Dokument pokazuje wydatki na podróże, służbowe i inne. Lepiej przechowywać i przesyłać je w formie elektronicznej. A program ułatwiający pracę księgowych jest do tego idealny.

1C jest optymalny do tworzenia raportu z wydatków.

Informacje ogólne

Raport zaliczkowy 1C należy sporządzić po przekazaniu środków pracownikowi raportującemu. W ten sposób możesz śledzić wydatki i od razu przygotować dokumenty towarzyszące. Określają jednocześnie cele, na które przeznaczone zostaną przeznaczone pieniądze. Na przykład:

• Zakup towarów potrzebnych firmie.
• Płatność dla dostawców.
• Koszty podróży.

OA jest pisane przez samego pracownika i załącza dokumentację wskazującą, że otrzymał pieniądze. Księgowy następnie wprowadza te informacje do bazy danych przedsiębiorstwa użyteczności publicznej.

Dodanie raportu

Aby zrozumieć, jak sporządzić raport z wydatków w 1C, musisz trochę zrozumieć tę aplikację. Dodanie spółki akcyjnej jest dość proste – tworzy się je poprzez opcje programu. Ale wypełniając, musisz poprawnie podać szczegóły, informacje o osobie odpowiedzialnej i przydzielonych środkach. A to wymaga umiejętności pracy z programem. Aby utworzyć taką spółkę JSC:

Ogólne zasady wypełniania raportu zaliczkowego są następujące:

1. Raport sporządzany jest w terminie 3 dni roboczych od daty:

• upływem okresu, na który wydano środki, określonego we wniosku pracownika o wydanie środków na rachunek;
• pracownikowi powracającemu do pracy, jeżeli okres, na który zostały wydane pieniądze, upłynął w czasie jego choroby lub urlopu;
• powrót pracownika z podróży służbowej.

Za naruszenie terminu pracownik może zostać ukarany finansowo.

„Pracownik ponownie opóźnił podstawową pracę? Ukarać rublem” .

1. Raport sporządzany jest w ujednoliconej formie AO-1 lub w formie przyjętej przez organizację.

Formularz raportu można pobrać na naszej stronie internetowej - patrz. „Formularz ujednolicony nr AO-1 – raport zaliczkowy (pobierz)” .

1. Wypełniane wspólnie przez pracownika i księgowego.
2. Zatwierdzone przez menadżera.
3. Jako załączniki do raportu wymagane są dokumenty potwierdzające poniesione przez pracownika wydatki - czeki, faktury, bilety itp.

Jak prawidłowo wypełnić raport zaliczkowy

Raport zaliczkowy można podzielić na 3 części:

• Pierwszą (przednią) część wypełnia księgowy. Tutaj odzwierciedlają się szczegóły dokumentu (jego numer i data), informacje o organizacji i osobie odpowiedzialnej, o wydanej mu zaliczce, podsumowanie informacji o wydanych środkach oraz kontach księgowych, które odzwierciedlają ich ruch i odpis, jak a także informację o wydaniu pracownikowi nadpłaty lub otrzymaniu od niego niewykorzystanej zaliczki.
• Drugą częścią jest odrywany paragon potwierdzający przyjęcie raportu do weryfikacji. Księgowy wypełnia go, wycina i przekazuje księgowemu.
• Trzecią część dokumentu (odwrotna strona formularza AO-1) wypełnia się zbiorczo. Pracownik raportujący szczegółowo odzwierciedla w nim szczegóły dokumentów, którymi potwierdza poniesione przez siebie wydatki, a także kwotę wydatku „zgodnie z raportem”. Księgowy wprowadza kwotę przyjętą do rozliczenia oraz konto księgowe, na które wydatek zostanie „zaksięgowany”.

Protokół podpisuje pracownik, księgowy i główny księgowy. Następnie jest przekazywany kierownikowi do zatwierdzenia - odpowiednia pieczęć znajduje się na przedniej stronie dokumentu.

NOTATKA! Raport zaliczkowy można sporządzić nie tylko w formie papierowej, ale także elektronicznej.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule „Raport zaliczkowy można podpisać elektronicznie” .

Raporty zaliczkowe w 2019 r.: gdzie zobaczyć przykład i pobrać bezpłatny formularz próbki

W roku 2019 (jak również w latach 2017-2018) nie zaszły żadne zmiany w sprawozdaniach zaliczkowych – dokument ten nadal wymaga uzupełnienia. Jeżeli raport zaliczkowy sporządzany jest w formie elektronicznej, konieczne jest złożenie podpisu elektronicznego przez wszystkich pracowników biorących udział w jego wypełnianiu (pismo Ministra Finansów z dnia 20 sierpnia 2015 r. nr 03-03-06/2/48232 ).

Z przykładem i próbką wypełnienia raportu zaliczkowego możesz zapoznać się na naszej stronie internetowej. Spójrzmy na hipotetyczny przykład.

Załóżmy, że 21 stycznia 2019 r. IKS LLC przekazała swojemu pracownikowi O.D. Smirnovowi pieniądze w wysokości 20 000 rubli. na zakup 5 wkładów do drukarek. Nie pozostały za nim żadne niewykorzystane zaliczki. Zakupu dokonano tego samego dnia, a raport pracownik złożył następnego dnia, czyli 22 stycznia.

Pracownik wydał tylko 18 950 rubli. (Zakup nie podlegał opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ sprzedawca stosuje uproszczony system podatkowy). Niewykorzystane środki w wysokości 1050 RUB. zwrócił go kasjerowi niezwłocznie po złożeniu raportu do działu księgowości.

Oto przykład wypełnienia raportu zaliczkowego na tę sytuację.

Dokument księgowy potwierdzający wydatkowanie środków przekazanych pracownikowi z góry wykazywany jest jako raport zaliczkowy – formularz składający się z dwóch stron: przedniej i tylnej.

Formularz wypełnia osoba odpowiedzialna, dołączając do raportu dokumenty potwierdzające wydatki.

Księgowy po otrzymaniu kompletu dokumentów sprawdza je i zapisuje w formularzu sprawozdania z wydatków w miejscach wyznaczonych do uzupełnienia przez księgowych.

Protokół powinien zostać podpisany przez kierownika, kwoty księgowe spisane

Następnie raport umieszczany jest w albumie formularzy ujednoliconych, uwzględniając transakcje gotówkowe wprowadzone do formularza ujednoliconego nr AO-1.

Zaliczki są wydawane pracownikom przedsiębiorstwa, jeśli planowane są wydatki na rozrywkę lub służbę.

Aby wyemitować określoną kwotę pieniędzy, wymagane jest polecenie menedżera dotyczące osób odpowiedzialnych, które określa listę osób i przyczyny wydania.

Osobą odpowiedzialną są pracownicy, którym przysługuje zaliczka na poczet przyszłych wydatków.

Istnieją określone terminy, w których osoba ma obowiązek sporządzić zaliczkowe sprawozdanie z wydatkowanych środków.

Sporządzenie raportu zaliczkowego, przykłady

Raport z wydatków sporządzamy na przykładzie pracownika udającego się w podróż służbową.

Dział księgowości i kadr zbiera i przetwarza Wymagane dokumenty w podróży służbowej:

1. potwierdzenie delegowania pracownika w podróż służbową,
2. oficjalne zadanie.
3. Zaleca się zawarcie umowy o odpowiedzialności z osobą odpowiedzialną, jeśli jest to zatwierdzone w Polityce rachunkowości organizacji.

Po przedstawieniu zamówienia i w przypadku zamówienia gotówkowego osoba odpowiedzialna otrzymuje środki z kasy. W przypadku niektórych odpadów pracownik ma obowiązek zachować dokumenty potwierdzające.

Po powrocie pracownika z podróży służbowej musi jeszcze tego samego dnia sporządzić raport zaliczkowy i przekazać go do działu księgowości.

Księgowy po sprawdzeniu raportu przenosi go do specjalnego programu i odpisuje, potwierdzając ważność odpadu.

Jeżeli pozostała kwota niewydana, pracownik wpłaca pozostałe środki do kasy fiskalnej lub, w przeciwnym przypadku, środki mogą zostać przekroczone, wówczas następuje zwrot pieniędzy osobie odpowiedzialnej.

W przypadku braków w poprzednim rozliczeniu zaliczkowym pracownika, wypłata kolejnej zaliczki nie jest możliwa.

Pracownik nie ma prawa przenieść zaliczki na inną osobę

Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone zgodnie z wymogami określonymi przez prawo ( prawo federalne„O rachunkowości”), aby uniknąć roszczeń ze strony organów podatkowych i późniejszych kar finansowych.

Formularze raportów zaliczkowych wypełnia się wyłącznie przy użyciu ujednoliconego formularza nr AO-1, ​​można je pobrać z oficjalnych źródeł w Internecie.

Instrukcje wypełniania raportu zaliczkowego, przykłady

Można go wypełnić na kilka sposobów: za pomocą specjalnych programów księgowych lub pliku elektronicznego w formacie Excel, który można pobrać z Internetu. Jedną część sporządza osoba odpowiedzialna, drugą zaś księgowy.

Na pierwszej stronie formularza raportu pracownik musi podać wymagane dane:

• Nazwa firmy,
• data raportu,
• stanowisko i inicjały.

Cele, na które środki zostały wydane, wskazane są w kolumnie Cel zaliczki.

Cała lista dokumentów uzupełniających jest podana na odwrotnej stronie. Wymagane kolumny do wypełnienia to od 1 do 6.

Kolejność określania listy odbywa się w kolejności, w tym w samym raporcie ze wskazaniem dokumentów.

Księgowania w raporcie zaliczkowym: kwoty wydatków dla każdej operacji, rachunku debetowego, subkonta są wskazywane sekwencyjnie.

Po wskazaniu wszystkich łącznych kwot formularz zostaje podpisany i odszyfrowany. Z przodu kwoty wpisuje się w kolumnie „wydane”, kwoty wskazane na poprzedniej stronie w kolumnie „ogółem”.

Po otrzymaniu dokumentu do weryfikacji raportu z wydatków księgowy musi sporządzić pokwitowanie odbioru i przekazać je osobie odpowiedzialnej.

Księgowy sprawdza transakcje i przyjęte kwoty, numery rachunków, z których obciążane są wydatki, i wskazuje je na odwrocie formularza.

Jeżeli na podstawie wcześniej otrzymanej lub bieżącej zaliczki oraz transakcji księgowych wykryto nadmierne wydatki lub salda, księgowy dokonuje zaznaczenia na pierwszej stronie formularza raportu.

W przypadku wydatkowania środków na potrzeby biznesowe zaleca się wypełnienie osobnego raportu zaliczkowego

Dokumenty dla język obcy muszą zostać przetłumaczone na język rosyjski, zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości i sprawozdawczości finansowej obowiązującymi w Federacji Rosyjskiej.

Po wszystkich niezbędnych formalnościach i kontroli księgowego raport z wydatków jest przekazywany kierownikowi organizacji do zatwierdzenia.

Kierownik zapisuje stanowisko na przedniej stronie formularza, podpisuje się transkrypcją i datą zatwierdzenia. Dopiero po tym raport zostanie przyjęty do rozliczenia.

Niedotrzymanie terminów na złożenie raportów zaliczkowych

W przypadku niezłożenia raportu zaliczkowego w terminie, stwierdza się naruszenie dyscypliny kasowej.

Aby rozważyć możliwe przypadki nieprzestrzegania terminów złożenia raportu zaliczkowego, możesz zwrócić się o pomoc do art. 15 ust. 1 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej.

Należy zauważyć, że odpowiedzialność za raport z wyprzedzeniem nie jest ustalana, ale naruszenie jest rejestrowane. Dlatego organizacja nie może spodziewać się kar ze strony organów podatkowych.

Kontrolowanie przyznanych środków na wydatki jest zadaniem postawionym przed organizacją, ponieważ jest to czysto wewnętrzna kontrola zarządzania.

Jeżeli osoba odpowiedzialna nie zwróci kwoty, organizacja ma prawo ją odpisać wynagrodzenie pracownik, istnieją jedynie ograniczenia dotyczące kwot odliczeń (art. 137 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Jeżeli pracownik nie zgadza się ze środkami pracodawcy, sytuację rozstrzyga sąd.

Ponieważ dyrektor jest osobą odpowiedzialną za wszystkie środki w kasie fiskalnej, dług z tytułu niespłacenia środków podlegających rozliczeniu można przypisać nie pracownikowi, ale dyrektorowi. I wtedy księgowy jest w rozterce: co zrobić z tą zaliczką, o której dyrektor nie złożył raportu?

Musisz dowiedzieć się, gdzie uwzględnić kwotę zaliczki, dla której nie ma raportu zaliczkowego (od pracownika lub dyrektora).

Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik nie złoży w terminie raportu zaliczkowego?

Wcześniej służba podatkowa stwierdziła, że ​​​​podatek dochodowy jest odpisywany od takich kwot księgowych. Jednak, jak się okazało, stwierdzenie to nie jest normą prawa.

Ponieważ fundusze są zarejestrowane u pracownika jako dług wobec organizacji, ale nie stanowią jego dochodu.

Pracownik, który dostarczył raport zaliczkowy, następnie spłaca dług. W związku z tym od tego dochodu nie jest odliczany podatek dochodowy od osób fizycznych.

Błędem jest twierdzenie, że w chwili, gdy pracownik nie złoży raportu, automatycznie otrzymuje dochód. Po zastosowaniu tych środków nie są wymagane żadne składki ubezpieczeniowe.

Ponieważ można je naliczyć tylko w przypadku płatności na rzecz osoby i ich nagrody. W rezultacie pracownik będzie zadłużony i nie wystąpią żadne rozliczenia międzyokresowe.

Przykładowy formularz raportu wstępnego, pobierz