Instrukcje

Przed włączeniem nowej jednostki sprawdź szacunkową liczbę funduszy wynagrodzenie(do określenia w kosztorysie). Podczas sporządzania nowej tabeli personelu należy również wskazać całkowitą liczbę jednostek kadrowych.

Sporządź nową tabelę personelu z numerem rejestracyjnym, który zostanie zatwierdzony na podstawie zamówienia. Zamówienie musi uzasadniać potrzebę wprowadzenia i/lub nowego urządzenia. Nie ma zatwierdzonego formularza dla takich zamówień. Dlatego jej tytuł można nazwać „O zmianach kadrowych” itp. Taka sama kolejność jest konieczna nawet jeśli zmiany w harmonogramie nie są bardzo znaczące.

Przed wprowadzeniem nowego stanowiska napisz odpowiednią petycję do wyższego wydziału (jeśli taki istnieje). Petycja musi zawierać przedstawienie nowego stanowiska. I dopiero potem złóż zamówienie.

W zleceniu wskaż, od jakiego dnia wprowadzasz nowe stanowisko, dla jakiego działu (jeśli go nie ma, będziesz musiał go najpierw utworzyć i wydać w tej sprawie osobne zarządzenie) i z jakim wynagrodzeniem. Zapoznaj się ze wszystkimi zamówieniami księgowego organizacji. Wyznacz osobę odpowiedzialną za wykonanie zarządzenia (najczęściej jednego z zastępców dyrektora).

Po wydaniu polecenia wprowadzenia nowego stanowiska sporządź opis stanowiska, w którym określisz wszystkie obowiązki pracownika. I dopiero wtedy będziesz mógł zatrudnić nowego pracownika na dane stanowisko lub przenieść na nie pracownika, który już pracuje w Twojej organizacji, z innego stanowiska.

Źródła:

• wchodząc do jednostek kadrowych

Regularny harmonogram to dokument organizacyjno-administracyjny określający strukturę przedsiębiorstwa, wykaz stanowisk, wysokość oficjalnych wynagrodzeń, dodatków i dodatków dla każdego konkretnego stanowiska. sporządzone w jednolitej formie dla różne organizacje. Liczbę pracowników ustala kierownictwo przedsiębiorstwa na określony czas. Istnieją cechy wprowadzenia tabeli personelu.

Instrukcje

Określ jednostkę strukturalną, która opracuje tabelę personelu. Ustawodawstwo nie pozwala nam jednoznacznie wskazać, kto dokładnie powinien sporządzić ten dokument. Zazwyczaj kierownictwo bierze pod uwagę wielkość organizacji i obowiązki funkcjonalne podziały strukturalne. Jeżeli nie ma działu z personelem lub działu organizacji pracy, przygotowanie tabeli personelu powierza się działowi księgowości lub jednemu z kierowników przedsiębiorstwa.

Określ strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, w której schematycznie przedstawisz wszystkie działy i usługi, wskazując kolejność podporządkowania. Zaleca się odzwierciedlenie pionowych i poziomych połączeń między działami na schemacie strukturalnym.

Ustal nazwy podziałów konstrukcyjnych. Nazwy jednostek strukturalnych podano grupami w kolejności ich ważności: zarządzanie (administracja, ), jednostki produkcyjne, usługi pomocnicze. W przypadku braku usług (na przykład w przedsiębiorstwach handlowych) można przydzielić działy i działy handlowe ściśle powiązane z jednostkami logistycznymi.

Wypełnij ujednolicony formularz T-3 („Tabela personelu”), zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Aby uniknąć pytań i sytuacji kontrowersyjnych, zasady uzupełniania danych określ w regulaminie spółki regulującym. Pamiętaj, że możesz wprowadzić do formularza dodatkowe dane, pozostawiając dane zatwierdzone przez Państwową Komisję Statystyczną bez zmian.

Pamiętaj, aby podać datę sporządzenia tabeli personelu w specjalnej kolumnie, ponieważ harmonogram może rozpocząć się natychmiast po jego przygotowaniu.

Zatwierdź sporządzony harmonogram zatrudnienia na specjalne zamówienie dla organizacji (przedsiębiorstwa).

Źródła:

• Tabela personelu

Kodeks Pracy Federacja Rosyjska zapewnia i reguluje możliwość zatrudnienia. Jeśli mają charakter globalny, wygodniej jest opracować nową tabelę personelu. W przypadku, gdy sprawa dotyczy jednorazowych korekt, np. konieczności wprowadzenia nowego stanowiska, wówczas kierownik organizacji lub inna upoważniona osoba ma prawo tego dokonać na podstawie zarządzenia.

Instrukcje

Zgodnie z artykułem Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nazwa wprowadzonego stanowiska musi ściśle odpowiadać nazwom obowiązującym na terytorium państwa podręczniki kwalifikacji, które są zatwierdzane w sposób przewidziany przez prawo. Wpisz nazwę zgodnie z listą znajdującą się w ujednoliconym katalogu taryf i kwalifikacji, zatwierdzoną dekretem nr 787 rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 31 października 2002 r.

Nie ma jednolitej formy zlecenia wprowadzania zmian w tabeli personelu, dlatego szef przedsiębiorstwa ma prawo ją samodzielnie rozwijać. Jego wykonanie musi spełniać wymagania określone w GOST R 6.30-2003 dotyczące dokumentacji biznesowej.

Sporządzając zamówienie, pamiętaj o wskazaniu w jego tytule, że zmiany w tabeli personelu wynikają z wprowadzenia nowego stanowiska. W nagłówku dokumentu wpisz pełną nazwę swojej firmy, numer i datę zamówienia. Nie zapomnij wskazać w ostatnim akapicie głównego tekstu tego dokumentu urzędnika, któremu powierzono kontrolę nad wykonaniem tego zarządzenia.

Pomocna rada

Dokonując zmian w tabeli personelu związanych z wprowadzeniem nowego stanowiska, pracodawca ma prawo nie zapoznawać pracowników z tym dokumentem i nie uzgadniać tych zmian ze swoim organem przedstawicielskim lub związkiem zawodowym.
Należy pamiętać, że data wprowadzenia nowego stanowiska może być późniejsza niż data publikacji zarządzenia.

W ostatnim czasie menedżerowie HR zaczęli przywiązywać dużą wagę do adaptacji nowych pracowników do przedsiębiorstwa. Dla niektórych osób ten proces jest dość bolesny, dlatego warto wejść nowy pracownik, jego adaptacja do zespołu powinna być kontrolowana przez dział personalny. Taka pomoc pozwoli osobie znacznie wcześniej dołączyć do zespołu i zaakceptować obecne warunki pracy, a także szybko ujawnić swój potencjał twórczy.

Instrukcje

Jeśli jesteś kierownikiem działu lub kierownikiem działu, wpisz nowy pracownik zacząć od . Pozwoli Ci to ocenić cechy osobiste i zawodowe nowicjusza, a jednocześnie dostarczyć mu podstawowych informacji o przedsiębiorstwie i jego perspektywach. Prosimy o zapoznanie się z tym pracownik z firmą, jej strukturą organizacyjną, miejscem, w którym będzie w tej strukturze.

Pozyskiwanie nowych będzie skuteczniejsze i szybsze, jeśli pracownik zrozumie swoją rolę procesy technologiczne występujące w tej jednostce. Jeśli szybko zrozumie funkcje przypisane działowi, w którym przyszedł do pracy, jeśli od pierwszych dni nauczy się monitorować interakcję z powiązanymi działami. Przedstaw mu hierarchię usług, tradycje korporacyjne i odpowiedz na jego pytania.

Opowiedz mu o ustalonych normach relacji i zapoznaj go ze środowiskiem, w którym będzie musiał pracować. Postaraj się poprowadzić to spotkanie w taki sposób, aby przezwyciężył poczucie wyobcowania. Przedstawiając go współpracownikom, podaj dane osobowe. Wymień organizacje, w których pracował i stanowiska, jakie w nich zajmował. Opowiedz nam o jego funkcjach nowy pracownik wystąpi i przedstawi mu tych, z którymi będziesz musiał bezpośrednio współpracować.

Przedstaw go osobom zajmującym kluczowe stanowiska w dziale i wyznacz osobę – mentora, do którego będzie mógł początkowo zwrócić się z pytaniami oraz osobę, która zapewni mu wszystko, czego potrzebuje – artykuły biurowe, narzędzia czy inne materiały. Pokaż nowemu pracownikowi jego miejsce pracy.

Unikanie problemów i kar administracyjnych ze strony organów regulacyjnych jest jednym z zadań profesjonalnego menedżera. Na przykład odpowiedź na pytanie, jak wprowadzić kogoś na nowe stanowisko, ma wiele niuansów. Nasz artykuł ujawni je wszystkie.

Informacje wstępne

W prostym, nieoficjalnym języku tabela personelu (SH) to lista stanowisk każdego funkcjonującego przedsiębiorstwa. Rzeczywistość jest taka, że ​​przy minimalnej liczbie pracowników menedżerowie nie dbają o jej dostępność. Pracownicy opierają się wyłącznie na umowie o pracę podpisanej przez obie strony. Nowi i starzy pracownicy czasami nawet nie zdają sobie sprawy, że brak dokumentu może prowadzić do sporów, które można rozstrzygnąć jedynie na drodze sądowej.

W Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej art. 57, wykaz stanowisk wymieniony jest tylko raz, rzekomo w celu określenia funkcji każdego z pracowników przedsiębiorstwa. W rzeczywistości bez tabeli personelu nie można określić, jakie kwoty są potrzebne do zapłaty pracownikom. Każde konkretne stanowisko zawsze oznacza, że:

• Osoba ją zajmująca zna swój „front” pracy.
• Pracownik zgadza się z wysokością wynagrodzenia.
• Pracownik ma świadomość wszelkich przywilejów, zaliczek, premii i świadczeń przysługujących mu w danym miejscu pracy.

Odpowiedzialne osoby

Ekonomista, księgowy lub dowolny pracownik, któremu zostanie to powierzone, może sporządzić tabelę personelu. W małych przedsiębiorstwach funkcję tę pełni sam menadżer. Najczęściej funkcję tę deleguje się księgowemu:

• Pracownik ten zajmuje się rozliczeniami międzyokresowymi i obrotem gotówkowym firmy lub firmy.
• Zna liczbę pracowników, którym przysługuje wynagrodzenie.
• Potrafi pracować ze specjalistycznymi niezbędnymi programami.

Nie jest to jednak do końca prawdą, ponieważ księgowość zajmuje się rzeczywistymi transakcjami biznesowymi. Najlepsza opcja Uznaje się, że w sporządzanie harmonogramu zaangażowany jest pracownik działu personalnego lub ekonomista. W dużych przedsiębiorstwach o złożonej, wieloetapowej strukturze można dodatkowo zaangażować księgowego.

Najlepszym rozwiązaniem jest zaangażowanie w ustalanie harmonogramu pracownika działu personalnego lub ekonomisty.

Niuanse przy zatrudnianiu nowego pracownika

Wprowadzeniu stanowiska pracowniczego towarzyszą określone działania ze strony kierownika, działu kadr i księgowego. Prześledźmy niezbędną sekwencję:

1. Krok pierwszy. Menedżer lub osoba odpowiedzialna musi wybrać, w jaki sposób zmieni się ustalona tabela personelu. W pierwszym wariancie jest to polecenie dodania nowego stanowiska do istniejącej tabeli personelu. W drugim - zmiana i zatwierdzenie nowego ShR. Uwaga: dodanie nowego stanowiska do tabeli personelu jest możliwe tylko wtedy, gdy znajduje się w nim wymagane stanowisko i odpowiednio jest dla niego wolny wakat. Jeśli nie ma stanowiska, lepiej sporządzić nowy SR, w którym zostanie on uwzględniony (lepiej najpierw zapoznać się z funduszem wynagrodzeń wskazanym w szacunkach przedsiębiorstwa).
2. Krok drugi. Być może trzeba będzie napisać petycję (jeśli istnieje wyższy podział, co jest typowe dla dużych koncernów) w celu przedstawienia tego stanowiska.
3. Krok trzeci. Piszemy zlecenie, w którym szczegółowo uzasadniamy potrzebę dodania nowej komórki do obsady, a także zatwierdzamy nowo utworzony HR (nie zapomnij o numerze rejestracyjnym). Dokument ten musi wskazywać datę wprowadzenia nowego stanowiska, wynagrodzenie oraz dział, w którym przyszły pracownik będzie pracował.
4. Krok czwarty. Trzeba pokazać zlecenie księgowemu i wyznaczyć osobę, która będzie odpowiedzialna za jego wykonanie.
5. Krok piąty. Pamiętaj o sporządzeniu instrukcji, w której opisujesz wszystkie obowiązki pracownika zajmującego nowe stanowisko.
6. Krok szósty. Zatrudnij osobę zapoznając się z instrukcją i sporządzając umowę o pracę. Możliwe jest także przeniesienie na stanowisko pracownika już pracującego w przedsiębiorstwie.

Ponieważ ShR jest dokumentem wewnętrznym, można go sporządzić dowolna forma. Wszystko zależy od wygody menadżera. Zaniedbania w dokumentacji wewnętrznej mogą jednak skutkować karami finansowymi i administracyjnymi dla szefa.

W różnych przypadkach pracodawca może potrzebować nowej tabeli personelu. Ale nie wszystkie zmiany kadrowe wymagają przyjęcia nowego dokumentu. Czasami wystarczy dokonać zmian w już istniejącym.

Przeczytaj nasz artykuł:

Uzasadnienie wprowadzenia zmian w tabeli personelu

W rzadkich organizacjach struktura jest na tyle statyczna, że ​​nie wymaga korekt w ciągu roku kalendarzowego. Najczęściej dochodzi do zmian kadrowych. Mogą one wiązać się albo z rewizją struktury organizacyjnej i podporządkowaniem działów, albo ze zwiększeniem lub zmniejszeniem liczby personelu.

Wskazana jest zmiana tabeli personelu podczas redukcji pracowników i pracowników tylko w przypadku przeprowadzenia oficjalnej procedury redukcji. W innych przypadkach, gdy przez przypadek zwolniło się kilka stanowisk pracy, nic nie da się zrobić. Zwłaszcza jeśli planujesz obsadzić wolne stanowiska.

Jak wprowadzić zmiany w tabeli personelu

Wielu specjalistów jest zainteresowanych tym, jak wprowadzić zmiany w SR. Procedura zależy przede wszystkim od tego, co chcemy zmienić w „personelu”. Niektóre zmiany wymagają powiadomienia i zgody pracowników. Inni mogą przejść bez uwzględnienia ich opinii. W niektórych przypadkach może być wymagane uzasadnienie zmian w personelu.

Przeczytaj także:

Przeanalizujemy szczegółowo każdy z możliwych przypadków wymagających korekty.

Jak wprowadzić pozycję do tabeli personelu

Wprowadzenie nowego stanowiska w HR ma miejsce właśnie wtedy, gdy nie jest wymagana zgoda pracowników ani ich zapoznanie się z dostosowaniami. To najprostsza opcja.

Niezwłocznie po podjęciu decyzji o wprowadzeniu stanowiska wydawane jest zarządzenie o zmianie tabeli personelu. Zamówienie jest sporządzane w dowolnej formie, nie ma jednolitej formy. Podpisuje go kierownik firmy lub osoba wyznaczona jako odpowiedzialna.

Zamówienie musi zawierać:

• nazwa wprowadzanego stanowiska,
• liczba jednostek pracowniczych;
• stała pensja;
• niezbędne dodatki;
• data i numer ShR, w którym wprowadzane są zmiany.

Podpisane zamówienie jest odnotowywane w dzienniku i trwale przechowywane w przedsiębiorstwie.

Przeczytaj także:

Zwiększ lub obniż wynagrodzenie

Decyzja o zmianie części wynagrodzenia jest nieco bardziej skomplikowana i wymaga zgody osób zatrudnionych na danym stanowisku. Jeśli mówimy o zwiększeniu kwoty płatności, jest mało prawdopodobne, że napotkasz tutaj jakiekolwiek trudności. Jednak zmiany w mniejszym stopniu z pewnością wywołają burzę oburzenia ze strony zespołu.

W każdym przypadku pracodawca musi przestrzegać warunków art. 74 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z Kodeksem firma może jednostronnie wprowadzać zmiany tylko w przypadku zmiany organizacyjnych lub technologicznych warunków pracy, np. przy zakupie nowego, bardziej zaawansowanego technologicznie sprzętu, który pozwala na odciążenie pracownika od dotychczasowego nakładu pracy.

Przeczytaj także:

Na dwa miesiące przed dokonaniem zmian pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika na piśmie o zmianie warunków umowy o pracę. W przypadku odmowy pracodawca udostępnia wolne stanowiska pracy zgodne z kwalifikacjami pracownika. Jeżeli odmowa się powtórzy, pracownik musi zostać zwolniony. Klauzulę 7 ust. 1 art. wpisuje się do zeszytu ćwiczeń. 77 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Jeżeli stanowisko, dla którego dokonywane są zmiany, jest wolne, nie są wymagane żadne zgody zespołu roboczego.

Mniejszy rozmiar

Po podjęciu decyzji o redukcji personelu zmiany w tabeli personelu dokonywane są na podstawie zarządzenia. Data wydania postanowienia i data dokonania zmian muszą różnić się o dwa miesiące, z uwzględnieniem regulowanego okresu ostrzegawczego dla zwalnianych pracowników.

• Zwolnioną część zespołu powiadamiamy na 2 miesiące przed zwolnieniem.
• Oferujemy

  Przeczytaj także, jak bezpiecznie płacić za pracę w święta i dni wolne, jak zachować się podczas kontroli GIT i jakie warunki należy pilnie usunąć z umów o pracę Twoich pracowników.

  Przedstaw nowe stanowisko kadrowe

  Wprowadzenie nowej komórki kadrowej odbywa się na podstawie zarządzenia. Nie są wymagane żadne zgody zespołu roboczego. Zarządzenie określa, w jakim stopniu zostanie zwiększona liczba pracowników na danym stanowisku.

Aby dowiedzieć się, jakie zawody istnieją i ile zarabiają pracujący w nich pracownicy, należy spojrzeć na tabelę personelu. Dokument ten jest jednym z głównych w przedsiębiorstwie, ustala nie tylko wynagrodzenie, ale także liczbę pracowników niezbędnych do prowadzenia działalności. Ze względu na wagę dokumentu tabela personelu na 2019 rok została sporządzona według wszystkich zasad.

Tabela personelu w formularzu T-3 jest lokalnym aktem prawnym ustalającym strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.

Oraz wykaz zawodów istniejących w firmie, ze wskazaniem liczby osób potrzebnych do danej działalności. W rzeczywistości dokument składa się w całości z tabeli, w której dane są pogrupowane według działów.

Wynagrodzenie jest w nim uwzględniane za miesiąc kalendarzowy w podziale na jego części składowe. Na podstawie tych wskaźników określane są wydatki firmy na pozyskanie pracowników najemnych, sporządzane są różne plany i podejmowane są najważniejsze decyzje w zakresie zarządzania firmą.

Tabela personelu służy do kierowania wprowadzaniem danych o pracownikach - umowa ta musi zawierać nazwę zawodu pracownika, odpowiadającą ściśle zatwierdzonej tabeli personelu, a także określoną kwotę wynagrodzenia.

Na podstawie tego dokumentu specjalista ds. personalnych może również określić dostępność wolnych stanowisk pracy. Aby to zrobić, muszą porównać informacje z tabeli personelu z rzeczywistą liczbą zatrudnionych pracowników. Jeżeli w przedsiębiorstwie jest taka potrzeba, inspektor personalny składa wniosek do urzędu pracy.

Uwaga! Przepisy nie uznają tego lokalnego aktu za część obowiązkowych standardów, które musi posiadać każda firma. Jeśli jednak przedsiębiorstwo zdecyduje się na przeprowadzenie procedur ustanowionych przez państwo (na przykład zwolnienie z powodu redukcji personelu), wówczas musi istnieć tabela personelu.

Ponadto inne lokalne ustawy spółki mogą przewidywać jej obowiązkową obecność w spółce. Przede wszystkim dotyczy to ich. A także potrzebę istnienia tabeli personelu w przedsiębiorstwie można ustalić poprzez odniesienie do niej w umowie o pracę z pracownikiem.

Jednocześnie każdy menedżer powinien pamiętać, że jego firma może zostać pociągnięta do odpowiedzialności nie za brak tabeli personelu, ale za jej nieprawidłowe wykonanie.

LLC a przedsiębiorca indywidualny – kto powinien tworzyć kadrę?

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, regulując obowiązkowe warunki, ustanawia potrzebę zgodności zawodu określonego w umowie i odpowiedniego wynagrodzenia z danymi z tabeli personelu podmiotu gospodarczego.

Z tego możemy wywnioskować, że firma lub przedsiębiorca musi posiadać tabelę personelu, jeśli ma umowę o pracę.

Zatem jeśli indywidualny przedsiębiorca pracuje samodzielnie, nie zatrudniając pracowników, nie powinien sporządzać tabeli personelu. Zaangażowanie wykonawców na podstawie umów cywilnych również nie będzie wymagało wykonania tej ustawy.

LLC i inne formy organizacji osoba prawna którzy mają przynajmniej umowę z dyrektorem firmy, powinni już opracować i stosować tabelę personelu.

Tworzenie tabeli personelu w firmach powierza się głównie specjalistom firmy personalnej, którzy wykonują szereg czynności mających na celu określenie kosztów pracy dla każdego zawodu określonego w tej ustawie. Na podstawie uzyskanych badań ustalana jest wymagana liczba pracowników, aby przedsiębiorstwo mogło prowadzić swoją działalność.

Jeżeli liczba pracowników w przedsiębiorstwie jest niewielka, odpowiedzialność tę można przypisać księgowemu, ekonomiście, prawnikowi lub samemu menadżerowi.

Wymagania dotyczące dokumentów

Prawo nie wymaga żadnych szczególnych zasad dotyczących rozkładu zatrudnienia, z tym wyjątkiem, że określone w nim stanowisko lub zawód musi odpowiadać stanowiskom i zawodom, które pracodawca wpisuje w umowie o pracę zawieranej z każdym pracownikiem.

• Zaleca się stosowanie formularza kadrowego ustalonego przez Rosstat (formularz T-3).
• Ustawa lokalna musi zostać zatwierdzona zarządzeniem zarządcy.
• Dopuszcza się sporządzenie tabeli personelu na kilku arkuszach, ale nie jest konieczne sznurowanie i pieczętowanie ich podpisem i pieczęcią. Arkusze można po prostu przymocować spinaczem do papieru.
• W niektórych sytuacjach zawody odzwierciedlone w tabeli personelu muszą koniecznie odpowiadać katalogom zawodów i stanowisk, a oprócz nazwy ich kody muszą być również odzwierciedlone w dokumentach (na przykład obecność zawodów z czynnikami niebezpiecznymi i szkodliwymi) .
• Obecność pieczęci firmowej na stole personelu nie jest obowiązkowa.
• Zmieniając tabelę personelu, jeśli są one niewielkie, możesz po prostu wydać zamówienie na te korekty i pozostawić sam personel bez zmian.

Pobierz formularz i przykład wypełnienia formularza T-3 na rok 2019

Próbka wypełnienia tabeli personelu

Aby przygotować tabelę personelu, opracowano specjalny formularz T-3. Nie jest on jednak rygorystyczny w zastosowaniu – firma może go zmieniać w oparciu o własne potrzeby lub opracować własny, wykorzystując wymagane detale. Tabelę kadrową na rok 2019 sporządzamy według wszelkich zasad, zgodnie z instrukcją podaną poniżej.

Wprowadzanie informacji do tabeli personelu rozpoczyna się od wskazania nazwy firmy, a w specjalnym polu po prawej stronie - zgodnie z jej katalogiem.

Następnie wprowadź numer aktualnej tabeli personelu. Należy go przypisać na podstawie liczby dokumentów, które były wcześniej wykorzystywane w tym roku. Obok jest podana data sporządzenia tego harmonogramu.

Następna jest data, od której dokument wchodzi w życie. Może być ona zbliżona do daty kompilacji lub może nastąpić później. Niedopuszczalne jest jednak, aby data rozpoczęcia czynności była wcześniejsza niż dzień wykonania dokumentu.

Po prawej stronie tego pola znajdują się kolumny, w których zapisana jest informacja o zamówieniu, które zatwierdziło dokument (jego numer i data), a także o łącznej liczbie znajdujących się w nim jednostek pracowniczych.

Sam dokument wygląda jak duży stół.

Liczyć tabele „Podział konstrukcyjny” musi zawierać nazwę działu, zgodnie z opracowanym struktura organizacyjna. W przypadku, gdy wraz z pisemnym oznaczeniem wydziału wpisane jest także oznaczenie cyfrowe, należy je wskazać w kolejnej kolumnie.

Z reguły kod składa się z cyfr lub pierwszych liter nazwy działu. Jeśli jednak firma ma kilka oddziałów lub odrębnych oddziałów, wówczas kod departamentu może zawierać także nazwę miasta, kod regionu itp.

W kolumna „Pozycja” Konieczne jest spisanie nazw stanowisk, które występują w firmie. Bardzo ważne jest takie ułożenie struktury dokumentu, aby po wskazaniu w poprzedniej kolumnie nazwy działu, zawarte w nim stanowiska zostały wyszczególnione w kolumnie.

Przy podawaniu stanowisk pracy zaleca się korzystanie z katalogu OKPDTR. Jednak w przypadku spółek handlowych zasada ta nie jest obowiązkowa. Jednocześnie instytucje budżetowe mają obowiązek uwzględniać pozycje w tabeli personelu tylko z tego katalogu i dodatkowo wskazywać stopień lub klasę pracownika.

bukhproffi

Ważny! Spółka handlowa ma obowiązek wskazać rangę i klasę tych stanowisk, które zostały zakwalifikowane jako szkodliwe lub niebezpieczne. Fakt ten ma znaczenie przy ustalaniu preferencyjnego stażu pracy i czasu wcześniejszej emerytury.

W kolumna „Liczba jednostek pracowniczych” wpisana jest liczba pracowników, których należy zatrudnić na to stanowisko. Jeżeli przewiduje również przyjmowanie pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, wówczas ich liczbę zapisuje się w wyrażeniu ułamkowym odpowiadającym wielkości płaconej stawki - na przykład 0,5.

W kolumna „Wysokość wynagrodzenia” rejestrowane jest wynagrodzenie, które pracownik otrzyma pracując na tym stanowisku. Należy pamiętać, że dokładnie takie samo wynagrodzenie jest zapisane w umowie o pracę z pracownikiem.

Powinieneś także rozważyć:

• Jeżeli przedsiębiorstwo lub dane stanowisko przyjęło akordową formę płatności, wówczas w kolumnie tej zapisuje się kwotę dochodu uzyskaną poprzez pomnożenie stawki taryfowej przez ilość produktów wytworzonych w ciągu miesiąca.
• Jeżeli dla tego stanowiska wprowadzono stawki godzinowe, to w tej kolumnie możesz wpisać wysokość wynagrodzenia za godzinę. Następnie w tym samym wierszu, ale w kolumnie „Uwaga” należy wskazać „Wynagrodzenia godzinowe”, a także odnieść się do dokumentu administracyjnego, który ustalił tę funkcję.

Poniżej znajduje się kilka kolumn połączonych jednym podtytułem „Dodatki”. W tym miejscu należy zapisać informacje o różnych płatnościach motywacyjnych, jeśli takie istnieją, określonych w Regulaminie wynagrodzeń, Regulaminie premii lub innych aktach wewnętrznych. Wielkość składki można zapisać nie tylko jako kwotę stałą, ale także jako procent, współczynnik itp.

Całkowity fundusz wynagrodzeń na tym stanowisku jest rejestrowany w kolumnie „Razem”. Oblicza się go poprzez pomnożenie wynagrodzenia przez liczbę stanowisk pracy.

W kolumna „Uwaga” należy wprowadzić różne noty wyjaśniające. Na przykład, jeśli w momencie rejestracji nowej tabeli personelu jest wakat na dowolnym stanowisku, fakt ten należy odzwierciedlić w tej kolumnie.

Dokument uzupełnia się poprzez policzenie i wskazanie całkowitej liczby jednostek pracowniczych oraz całkowitego funduszu wynagrodzeń.

Następnie w pełni wypełniony dokument musi zostać podpisany przez głównego księgowego i urzędnika odpowiedzialnego za jego wykonanie.

Procedura zatwierdzania tabeli personelu

Krok 1. Opracuj dokument

Przede wszystkim należy zidentyfikować wszystkie potrzeby kadrowe organizacji i sporządzić proponowany do rozpatrzenia formularz kadrowy.

Krok 2. Wydaj polecenie od menedżera

Tabela personelu jest wprowadzana w życie poprzez wydanie zamówienia zatwierdzanego przez kierownika firmy. Nie ma na to obowiązkowego formularza – takie zamówienie można sporządzić na papierze firmowym w dowolnej formie. Najważniejsze jest to, że zamówienie zatwierdzające tabelę personelu zawiera datę, od której zaczyna ona działać nowy dokument.

Co więcej, data taka może być zbieżna z datą wydania postanowienia lub może nastąpić zauważalnie później. Jednakże tabeli personelu nie można wprowadzić w życie z mocą wsteczną. W zamówieniu nie będzie możliwości wskazania daty, która w chwili jego przyjęcia już upłynęła.

Jeśli firma zaakceptuje, że co roku numeracja wszystkich znaczących dokumentów zaczyna się od nowa, wówczas numerację tabeli personelu można wykonać według tej samej zasady. Co więcej, będzie to najbardziej odpowiednie, jeśli zmiany w tabeli personelu co roku będą ogromne - wyeliminuje to w przyszłości dużą liczbę dokumentów.

Uwaga! Jeżeli zostanie wprowadzona w życie nowa tabela personelu, wskazane jest zawarcie w niej klauzuli o anulowaniu starej, która do tego czasu kierowała obsługą personelu.

Krok 3. Zapoznaj pracowników firmy z przyjętym dokumentem

Wszyscy pracownicy zatrudnieni przez firmę muszą znać obowiązujące przepisy lokalne, które mają wpływ na działalność pracowniczą. Dokument ten nie wpływa bezpośrednio na aktywność zawodową i zdaniem Rostrud nie jest konieczne zapoznawanie się z nim pracowników.

Uwaga! Jeżeli w umowie o pracę lub układzie zbiorowym wynagrodzenie pracowników ustalane jest na podstawie zatwierdzonej przez firmę tabeli personelu, konieczne jest, aby wszyscy pracownicy się z nią zapoznali. Do tego możesz użyć.

Procedura wprowadzania zmian w tabeli personelu

Dokument ten musi być zawsze aktualny. Ponieważ personel jest okresowo wzywany podczas kontroli organy rządowe, konieczne jest wprowadzenie w nim zmian w odpowiednim czasie.

Procedura wprowadzania zmian w tabeli personelu będzie bezpośrednio zależeć od tego, ile zmian należy odzwierciedlić w dokumencie:

• Jeśli oni duża liczba, wtedy łatwiej jest całkowicie anulować starą tabelę personelu i wprowadzić w życie nowy dokument, który uwzględnia wszystkie niezbędne zmiany.
• Jeśli liczba zmian, które należy wprowadzić w tabeli personelu, jest niewielka, najlepiej, aby odpowiedzialny pracownik sporządził polecenie wprowadzenia zmian w tabeli personelu.

Zazwyczaj można zidentyfikować następujące sytuacje, w których należy wprowadzić zmiany w dokumencie:

• Tworzenie nowych działów lub oddziałów;
• Organizacja nowych stanowisk;
• Zmiana tytułów istniejących stanowisk;
• Zmiany wynagrodzeń lub stawek pracowników;
• Zamknięcie działu, oddziału, komórki kadrowej.

Jeżeli zmiana personelu pociąga za sobą zmianę warunków pracy pracownika (zmiana wynagrodzenia, stanowiska itp.), konieczne jest wcześniejsze uzyskanie jego pisemnej zgody. A po wejściu w życie nowego dokumentu z pracownikiem sporządzana jest dodatkowa umowa do umowy, która uwzględnia wszystkie wprowadzone zmiany.

Z nowym zarządzeniem należy zapoznać się ze wszystkimi pracownikami, którzy będą później zaangażowani w rejestrację potrzebne dokumenty. Możesz także dodać do listy zapoznawczej tych pracowników, których wprowadzane zmiany będą bezpośrednio dotyczyć.

Jeśli zamówienie wprowadza nowe stanowiska, należy podać ich nazwę, a także liczbę organizowanych jednostek kadrowych. Dokument ten zostaje przyjęty niezwłocznie, jeżeli nie narusza interesów któregokolwiek z już zatrudnionych pracowników.

Uwaga! Jeżeli liczba jednostek ulega zmniejszeniu, w sporządzonym dokumencie należy wpisać nazwę, liczbę wycofywanych jednostek oraz datę wejścia w życie zarządzenia. Należy pamiętać, że proces redukcji to proces długotrwały, w którym konieczne jest terminowe powiadomienie zarówno samych pracowników, jak i właściwych organów.

Okres wypowiedzenia może wynosić 2-3 miesiące, w zależności od liczby zwalnianych osób. Ustawa określa także rodzaje pracowników, których nie można zwolnić.

Częstotliwość przygotowywania i przechowywania dokumentów

Zazwyczaj tabela personelu jest sporządzana na okres jednego roku i obowiązuje przez cały ten okres. Jeśli jednak organizacja jest mała, a ruchy kadr w niej zdarzają się bardzo rzadko, dokument ten można przyjąć z kilkuletnim wyprzedzeniem.

Po wprowadzeniu zmian w tabeli personelu poprzedni dokument traci ważność i traci moc prawną. Musi być jednak przechowywany w przedsiębiorstwie przez pewien okres, dlatego jak zwykle kontrole dotyczą kilku poprzednich okresów. I to zwykle do 2-3 lat.

Uwaga! Istnieje zasada, zgodnie z którą nieważną tabelę personelu należy przechowywać w archiwum przez co najmniej kolejne 3 lata od daty wygaśnięcia. Ta sama zasada dotyczy dokumentów używanych do wprowadzania zmian w tabeli personelu.

Znaczenie sporządzania harmonogramów zatrudnienia Wiele osób ma pytania dotyczące tego, jak często należy go sporządzać, jak prawidłowo go wypełnić i czy ten dokument personalny jest obowiązkowy.Aby wyjaśnić kilka punktów, omówimy je szczegółowo w tym artykule.

Sporządzenie tabeli personelu, dlaczego jest to konieczne?

Personel jest dokument personalny niezbędny do zorganizowania struktury kadrowej. Dokument ten zawiera wykaz jednostek strukturalnych przedsiębiorstwa, wykaz stanowisk, nazwy specjalności i zawodów z obowiązkowym wskazaniem kwalifikacji. Formularz jest ujednolicony prawnie, pomaga pracodawcom usprawnić i zoptymalizować pracę organizacji. Zastosowanie obsady kadrowej pozwala w pełni zobaczyć całą strukturę przedsiębiorstwa, a także jego działy.

Czy sporządzenie tabeli personelu jest obowiązkowe?

Lepiej przygotować ten dokument personalny, ponieważ duża liczba organów kontrolnych uważa go za obowiązkowy dla każdej organizacji. Na przykład ZUS i urząd skarbowy zawsze żądają tego dokumentu personalnego podczas przeprowadzania kontroli. Tabela personelu nie jest dokumentem rozliczeń podatkowych, ale pracodawcy muszą przekazać ją innym organizacjom podczas kontroli. Jego brak można uznać za naruszenie, za które zostanie nałożona kara w wysokości 50 tysięcy rubli.

Jak często należy przygotowywać personel?

Ponieważ dokument ten jest planowany, zaleca się sporządzanie go raz w roku lub raz na sześć miesięcy. Umożliwi to regulację liczby pracowników przedsiębiorstwa i jego składu. Konieczne jest jednak zatwierdzenie tego dokumentu personalnego na kilka lat, jeśli firma nie wprowadzi nowych stanowisk.

Kto opracowuje i zatwierdza harmonogram zatrudnienia?

Szef przedsiębiorstwa może to zrobić sam, wskazując odpowiedzialne osoby, które będą mu pomagać, na przykład główny księgowy, pracownicy personelu, pracownicy działu prawnego lub ekonomicznego. Aby zatwierdzić tabelę personelu, menedżer podpisuje specjalne zamówienie lub zamówienie. Szczegóły tabeli personelu podano w polu formularza T - 3.

Jakie są okresy przechowywania dokumentów kadrowych?

Tabela personelu ma określone okresy przechowywania. Dokument personalny należy przechowywać przez 3 lata. Układy pracownicze są przechowywane przez 75 lat od sporządzenia nowego.

Układ kadrowy

Niektóre przedsiębiorstwa utrzymują personel, odpowiednik tabeli personelu. Odzwierciedla dostępne wakaty, a także wszystkie informacje na temat obsadzania stanowisk. Struktura personelu zawiera liczbę pracowników, informacje o różnych zmianach w personelu, informacje o kategorii pracowników i ich stażu pracy. Podstawą dokumentu jest tabela personelu, w której w razie potrzeby dodawane są dodatkowe kolumny. Personel nie jest dokumentem obowiązkowym, ale jest bardzo wygodny dla dużych przedsiębiorstw.

Zasady sporządzania grafików pracy

Wypełniając „Nagłówek”, w polu „Nazwa” należy podać nazwę przedsiębiorstwa, numer dokumentu, kod OKPO, datę sporządzenia, a data wejścia w życie dokumentu jest również wpisana w „Tabeli personelu dla sekcja „okres”. Istnieje numeracja kolumn:

* 1 kolumna „Nazwa”. Wskazana jest nazwa jednostki strukturalnej.
* 2 kolumny „Kod”. Wskazany jest kod podziału nadany przez kierownika przedsiębiorstwa.
* 3 kolumny. Wskazane jest stanowisko, klasa, kategoria pracownika.
* 4 kolumny „Liczba jednostek pracowniczych”. Wskazana jest liczba jednostek personelu zgodnie ze stanowiskami.
* Kolumna 5 „Stawka taryfowa”. Wskazane jest wynagrodzenie, % przychodów, skala taryfowa. Kwotę należy podać w rublach.
* 6,7,8 kolumn „Dodatkowe świadczenia”. Wskazane są wypłaty motywacyjne i kompensacyjne. Są to dopłaty, premie, dodatki.
* 9 kolumn. Wskazana jest suma kolumn ogólnych 5–8. Wynagrodzenie i dodatki są sumowane, wartość jest wyświetlana w rublach.
* 10 wykresów. Wskazujemy notatki, jeśli ich nie ma, kolumna pozostaje pusta.

Linia „Total” podsumowuje wskaźniki w pionie. Harmonogram zatrudnienia zatwierdza kierownik działu personalnego lub osoba upoważniona. Główny księgowy podpisuje również dokument personalny. Można umieścić stempel, ale nie jest to wymagane.

Zmiana personelu

Istnieją 2 opcje, w których tabela personelu wymaga zmian:

1. Opracowanie i zatwierdzenie nowej tabeli personelu. Na podstawie obowiązującego harmonogramu opracowywany jest nowy, z poprawkami. Dokument ten obowiązuje od początku lub połowy roku.

2. Zmiany dokonuje się w dotychczasowym dokumencie personalnym. Te zmiany w tabeli personelu następują na polecenie szefa. W zamówieniu wskazano przyczyny wprowadzenia zmian, a także opisano dokonane zmiany.

Jeżeli następuje redukcja personelu, kiedy wprowadzane są zmiany w tabeli personelu?

Głównym powodem zmian w dokumencie personalnym jest zmniejszenie liczby personelu. Zmniejszenie liczby pracowników przedsiębiorstwa wiąże się z wyłączeniem z dokumentu poszczególnych jednostek pracowniczych. W przypadku zwolnienia pracownika należy zachować 2-miesięczny okres wypowiedzenia. Po tym terminie zacznie obowiązywać nowy rozkład jazdy.

Znaczenie sporządzanie grafików kadrowych dla przedsiębiorstw oczywiście istnieje, pomaga wykonywać różne funkcje o różnym stopniu złożoności, a także optymalizuje działalność przedsiębiorstwa jako całości.