Účetní se velmi často setkávají s nutností vytvářet zálohové sestavy při hotovostních platbách zaměstnancům. Tento dokument je nezbytný k potvrzení vynaložené částky nebo peněžních dokladů dříve vystavených zaměstnanci.

Uveďme si jednoduchý příklad. Zaměstnanec dostal určitou částku na zakoupení vstupenky. Po návratu poskytne tento lístek účetní, aby si potvrdil, kolik peněz skutečně utratil. Na základě toho pak účetní udělá zálohovou zprávu.

Příkladů lze uvést mnohem více. Patří sem nákup materiálu, zboží (psací potřeby, vybavení domácnosti atd.), poplatky, denní dávky, poštovné a mnoho dalšího.

V tomto článku se podíváme na podrobné pokyny pro vytvoření předběžná zpráva v 1C 8.3 a uveďte vzor, ​​jak jej vyplnit.

Emise fondů

Nejprve jsou zaměstnanci poskytnuty peníze nebo peněžní dokumenty. Tuto operaci lze provést v 1C 8.3 prostřednictvím pokladních dokladů a peněžních dokladů. Jsou umístěny v sekci „Banka a pokladna“.

Kromě výše uvedených metod můžete použít debet z běžného účtu, ale v našem příkladu tato možnost nebude uvažována, protože tento typ transakce se častěji vyskytuje u hotovostních než bezhotovostních plateb.

Níže je uveden příklad vydání hotovosti odpovědné osobě. Generuje účtování pro účty Dt 71,01 – Kt 50,1. Účetní účet je nahrazen, ale lze jej změnit při vyplňování dokladu.

Tento doklad se používá i v případech, kdy dochází k přečerpání vydaných prostředků. Jednoduše řečeno, zaměstnanec dostal 1 000 rublů a se svolením manažera utratil 1 500 rublů. Rozdíl 500 rublů by měl být zaplacen v hotovosti.

Příprava předběžné zprávy v 1C

Výzdoba tohoto dokumentu téměř stejné v obou verzích 3.0 (8.3) a 2.0 (8.2), takže tento článek je vhodný pro každého.

Chcete-li vytvořit novou zálohovou zprávu, musíte přejít do nabídky „Banka a pokladna“ a vybrat „Předběžné zprávy“. Ve formuláři seznamu, který se otevře, klikněte na tlačítko „Vytvořit“.

Nejprve je třeba vybrat zaměstnance, pro kterého se dokument a oddělení sepisují.

Na první záložce jsou uvedeny doklady, kterými zaměstnanec tyto prostředky obdržel. Měna a částka budou zadány automaticky.

Podívejme se krátce na obsah zbývajících záložek:

• Záložka „Zboží“ obsahuje seznam skladových položek, které byly nakoupeny odpovědnou osobou. Když zadáte účetní účty pro toto zboží, vygenerují se příjmové transakce.
• Třetí záložka obsahuje údaje o vratných obalech, které zaměstnanec obdržel od dodavatele.
• Záložka „Platba“ obsahuje údaje o částkách zaplacených dodavateli za dříve zakoupené zboží, platba předem.
• Na záložce „Ostatní“ jsou uvedeny další výdaje. V našem případě budeme reportovat na této záložce.

Před tiskem je třeba provést korekturu dokumentu. Tištěná podoba tohoto dokumentu se nachází v menu „Tisk“ - „Předběžná zpráva (AO-1)“.

Jak můžeme vidět v tištěné podobě a ve spodní části formuláře dokumentu, tento zaměstnanec přečerpal.

To znamená, že utratil víc Peníze, než mu bylo původně dáno. V našem příkladu se rozdíl 100 rublů projeví na účtu 71.01. Jak již bylo uvedeno, rozdíl v částkách musí být zaměstnanci vrácen pomocí pokladního dokladu pro výplatu hotovosti.

Viz také video pokyny k vyplnění předběžné zprávy v 1C:

Výkaz výdajů je na první pohled tak známým a jednoduchým dokumentem, ale přesto při práci s ním mají uživatelé programu 1C: Accounting 8, vydání 3 často různé otázky. V našem novém článku se podíváme na to, kde tento dokument najít, jak tento dokument vyplnit a jaké transakce provádí.

Začněme tedy tím, že zpravidla nejprve odevzdáme peníze účetnímu buď z pokladny, nebo je převedeme z běžného účtu. Aby program fungoval správně a automaticky, musí to být provedeno správně.
Výběr hotovosti(RKO) tvoříme s typem operace Vydání odpovědné osobě:

Při inkasu z běžného účtu volíme i vhodný typ operace Převést na odpovědnou osobu:

Poté, co nám naše účetní přinesla všechny druhy dokumentů, musíme sestavit předem zprávu. Tento dokument se nachází v sekci Banka a pokladna:

Vytvoříme nový výkaz výdajů. Vyplníme organizaci, odpovědnou osobu a při účtování zboží nezapomeňte uvést sklad. Po vyplnění podrobností o dokumentu přejdeme ke kontrole každé záložky Předběžné zprávy.
První hypotéka Zálohy. Zde musíme uvést doklady, se kterými byly vystaveny peníze odpovědné osobě a o kterých sepisujeme protokol. Může se jednat o vypořádání v hotovosti nebo odepsání z účtu:

A při výběru zálohových dokladů bude důležité, jak jsme tuto problematiku v programu formalizovali. Protože program automaticky vybírá hotovostní příkazy nebo debety z běžného účtu pouze pro danou osobu a odpovídající typ transakce!

Tito. pokud jsme zvolili typ transakce např. jiný odpis a uvedli účet 71, tak jsme samozřejmě obdrželi správné zaúčtování, ale program nebude moci tyto doklady vybrat ve výdejce.
Nyní přejdeme k záložce Zboží. Tato záložka se vyplňuje v případě, že náš zaměstnanec nakoupil nějaké zboží, ihned za něj zaplatil a chceme jej přijmout do účetnictví se zálohovým hlášením bez použití účtu 60. Navíc pokud dodavatel předložil DPH, kterou přijmeme k odpočtu, tak zde , když zaškrtnete políčko SF a vyplníte fakturační údaje, program automaticky vygeneruje fakturu přijatou po provedení:

Jaký druh účtování v tomto případě dokument provádí? Podívejte se, jak je to zajímavé. Kapitalizovali jsme zboží na 41 účtů, obcházeli jsme 60. Mimochodem, pokud místo zboží potřebujete aktivovat materiál, stačí změnit účetní účet v dokladu, nebo automaticky vyplnit účetní účty, vést referenční knihu položek správně. Jak založit účetní účty se dočtete v našem článku Položkové účetnictví.

Záložka do knihy Vratné obaly se vyplní, pokud obdržíme zboží v kontejnerech, které je nutné vrátit dodavateli. Tato situace je extrémně vzácná, proto doporučuji ji nezvažovat.
Pokud chceme zaplatit dodavateli přes zálohovou zprávu a zároveň samostatně vyhotovit doklad v programu účtenka (účet, faktura) pak k tomu musíte použít záložku Způsob platby. Zde je také důležité správně vyplnit údaje platebního dokladu, dodavatele a smlouvy. A zde již fakturu neuvádíme. Projeví se při generování faktury.

V tomto případě budou položky dokumentu následující:

Tito. Ještě jednou upozorňujeme, že u stejné faktury je potřeba vyplnit pouze jednu záložku v zálohovém přehledu NEBO Zboží NEBO Platba. V opačném případě se částka transakce zdvojnásobí.
No, poslední záložka ve výkazu výdajů je jiný. Zde se zpravidla promítají cestovní náklady, náklady na letenky, poplatky za získání některých certifikátů a poštovné. Pokud například potřebujeme odečíst DPH přidělenou v tiketu, pak musíme tuto operaci dokončit stejným způsobem jako na záložce Produkty. Tito. zaškrtněte políčko SF, vyplňte všechny údaje faktury a při provádění zálohové zprávy program provede vše automaticky: vygeneruje fakturu, zvýrazní a přijme DPH k odpočtu:

Ve stejné části je pro každý výdaj důležité správně uvést nákladový účet, ke kterému budou tyto výdaje a všechny podúčty připsány:

V tomto případě dokument obsahuje následující položky:

Nyní se podíváme na tištěnou podobu dokumentu. Tlačítkem Těsnění dostáváme jednotný formulář, který odráží výši zálohy vyplacené zaměstnanci, výši vynaložených peněz a dluh, který má odpovědná osoba.

V našem případě jsme vydávali peníze za hlášení ve dvou částkách: z pokladny a z běžného účtu. Zaměstnanec nenahlásil celou částku, takže nám stále dluží 9100. Samozřejmě je stále lepší kontrolovat zúčtování s odpovědnými osobami na SŮL na účtu 71:

To znamená, že nám nezbývá nic jiného, ​​než vystavit zpět nevyužité prostředky do pokladny. Nejpohodlnější a rychlý způsob je vytvoření dokumentu Účtenka na základě předběžné zprávy:

Při vytváření dokumentu tímto způsobem program provede vše sám: vybrat správný pohled operace, odpovědná osoba zadá přesně částku, kterou musí zaměstnanec vrátit, a dokonce automaticky vyplní všechny údaje tištěného formuláře:

A nakonec zkontrolujme SŮL počítáním 71:

Vše je v pořádku. Všechna vyrovnání s odpovědným jsou uzavřena.
To je vše, co jsem vám chtěl říci o vyplňování dokumentu. Předběžná zpráva. Jak vidíte, pokud pečlivě vyplníte všechny podrobnosti a parametry, samotný program vám pomůže udělat vše správně.
Pokud máte nějaké dotazy, napište nám. Děkujeme, že jste s námi.

V účetnictví. Jeho hlavním účelem je potvrdit částku vynaloženou odpovědnou osobou.

Oboustranný jednotný formulář č. AO-1 - pro každého jeden formulář právnická osoba jakákoli forma vlastnictví. Výjimku tvoří pouze státní zaměstnanci, kteří od roku 2002 používají speciální formulář „0504049“.

Odpovědnost za vypracování zálohové zprávy připadá na každého zaměstnance, který obdrží peníze na pracovní cestu nebo nákup jakéhokoli materiálu či výrobku (například kancelářských potřeb nebo potravin).

Předběžná zpráva vyslaného zaměstnance

Jak správně připravit zálohovou zprávu, pokud byl pracovník vyslán organizací provést nějaký úkol do jiného města?

Pracovní cesta je cesta zaměstnance za účelem splnění jeho pracovních povinností. pracovní povinnosti mimo sídlo společnosti. Nikdy se neobejde bez výdajů, které jsou zaměstnanci kompenzovány v souladu s platnou legislativou.

Cestovní výdaje mohou zahrnovat:

• Cestování tam a zpět, ale pouze v případě, že má zaměstnanec jízdenky.
• Pronájem obytných prostor (nutno předložit šeky nebo účtenky).
• Další výdaje zahrnuté v denních dietách.
• Telefonické hovory, poštovní zásilky, směnárenské, tranzitní a provizní poplatky, zavazadla a jakákoliv jiná akce, bez které se neobejde hlavní účel cesty.

Všechny výše uvedené výdaje musí být doloženy. Hovoříme-li o denních dietách, jejich výše je obvykle uvedena v rozkazu nebo v předpisech o pracovních cestách vydaných u každého podniku. Částka se může lišit v závislosti na tom, kam zaměstnanec odešel: v rámci regionu, k jinému subjektu Ruská Federace nebo v zahraničí.

Právní předpisy nestanoví maximální denní dávku, ale pokud její hodnota v zemi přesáhne 700 rublů a mimo ni - 2 500 rublů, musí podléhat dani z příjmu fyzických osob. Problémy se správným vypracováním zálohového hlášení po návratu ze služební cesty by neměly nastat. Lhůta pro předložení dokladu není delší než tři dny od data příjezdu. Pokud zaúčtovatelná částka nebyla zcela vyčerpána, je nutné rozdíl vrátit do pokladny pomocí pokladního dokladu, a pokud naopak došlo k překročení, je zaměstnanci vše kompenzováno pomocí pokladního dokladu.

Jaké jsou důsledky nesprávně vyplněného výkazu výdajů?

Zaměstnanec musí registraci správně dokončit do tří dnů, jinak může dozorový úřad tuto částku považovat za příjem, ze kterého je třeba vypočítat daň z příjmu fyzických osob a pojistné.

Mimochodem, přijetí nového znění zákona č. 290-FZ ze dne 3. července 2016 přináší některé úpravy, například vážnou pokutu za provedení nesprávné kontroly. Plánuje se také zahájení používání speciálních bankovních karet, které splňují mezinárodní standardy Visa a MasterCard k úhradě cestovních výdajů.

Hlavní pravidla

Jak správně připravit předběžnou zprávu? Stačí dodržet každý z následujících bodů:

1. Zpráva musí být vypracována nejpozději do tří pracovních dnů od okamžiku:

• uplynula lhůta určená zaměstnanci v žádosti o vydání peněžních prostředků;
• zaměstnanec se vrátil do práce, pokud uplynutí doby, na kterou byly peníze vydány, bylo způsobeno dovolenou nebo nemocí;
• se zaměstnanec vrátil z pracovní cesty.

2. K přípravě zprávy byste měli použít jednotný formulář č. AO-1 nebo formulář akceptovaný podnikem.

3. Doklad musí vyplnit zaměstnanec spolu s účetní, která ví, jak správně sestavit výkazy výdajů (v použitém programu je přehledně k dispozici příklad).

4. Manažer je odpovědný za schválení zprávy.

5. Ke každému zálohovému dokumentu musí být přiloženy šeky, faktury, vstupenky a další doklady, které potvrzují, že daná osoba skutečně vynaložila účetní prostředky.

Postup plnění

Jak správně připravit předběžnou zprávu?

První nebo přední část musí vyplnit účetní. Nelze se obejít bez uvedení podrobností dokumentu (číslo a datum), informace o podniku a odpovědných osobách, výši zálohy, souhrnné informace: vynaložené prostředky a účetní účty, na základě kterých lze posoudit pohyb a odpis. Kromě toho by zde mělo být uvedeno překročení nebo vrácené nevyužité zálohy.

Druhou částí je odtrhávací potvrzení o tom, že zpráva o výdajích byla přijata k ověření. Po vyplnění jej musí účetní odstřihnout a předat ohlašujícímu pracovníkovi.

Třetí část (zadní strana formuláře AO-1) musí být vyplněna společně. Úkolem ohlašujícího pracovníka je zohlednit detaily a přiložit každý správně provedený prodejní doklad pro zálohový report. Účetní bude muset vyplnit pouze částku a účetní účet, který bude odrážet vynaložené peníze.

Dokument musí být opatřen podpisy zaměstnance, účetního a hlavního účetního. Teprve poté to může manažer schválit.

Odůvodněné nadměrné výdaje

Jak správně dokladovat překročení výdajů na zálohovém hlášení? Nejprve se musíte ujistit, že je to oprávněné:

• k dokončení úkolu jménem nadřízených bylo nutné utratit více než přidělené finanční prostředky;
• Zaměstnanec má podklady.

Pokud není splněna alespoň jedna podmínka, pak se peněžní částka nevrací.

Postup při kompenzaci překročení u pokladny

V případě překročení výdajů stojí účetní před otázkou: jak správně připravit zálohovou zprávu. Ne. KO-2 lze snadno najít na obrovském prostoru internetu. Podrobnosti tohoto dokladu musí být uvedeny ve zprávě - řádek „Předvýdaje vystavené hotovostním příkazem“.

Lhůta pro náhradu přečerpaných prostředků zaměstnancem není zákonem stanovena. Pokud tedy účetní okamžitě neuvedl informace o výdajovém příkazu ve zprávě o výdajích, nebude to mít za následek žádné sankce.

Podmínky pro kompenzaci překročení útraty na platové kartě

V současné době téměř všechny organizace převádějí zaměstnance mzdy na bankovní karta. Je možné stejným způsobem vrátit zaměstnanci přečerpanou částku dle zálohového hlášení?

Legislativa nemá jednoznačnou odpověď. V samotném dokumentu je navržena pouze jedna forma náhrady překročené účetní částky – hotovost.

Stejný názor sdílela i Centrální banka Ruska v roce 2006 ve svém dopise č. 36-3/2408. Zároveň jeho dopis ze dne 24. 12. 2008 č. 14-27/513 obsahuje informaci, že otázka, zda je možné pro výpočet zúčtovatelné částky použít bankovní kartu, není v kompetenci centrální banky. . Pak se síťový podnik musí v tomto případě samostatně vypořádat se svými problémy. A aby regulační agentura neměla zbytečné otázky, doporučuje se používat pokladnu.

Jak kompenzovat osobní peníze zaměstnance?

Zaměstnanec organizace může vyrazit nakoupit potřebné zboží (práce, služby) na vlastní náklady. V tomto případě není potřeba vyplňovat předběžnou zprávu. Jak správně provést výše uvedené kroky?

Postačí přihláška a účtenky potvrzující nákup, faktury, přísné formuláře hlášení, cestovní doklady atd.).

Příprava předběžné zprávy v 1C

Každý účetní by měl znát takový dokument, jako je výkaz výdajů. Jak se správně zaregistrovat v 1C? Umístěním dokladu v programu je sekce „Banka a pokladna“.

Ve vytvořeném okně musíte nejprve uvést informace o organizaci a odpovědných osobách. Tlačítko „Přidat“ zpřístupní tabulku, ve které je třeba promítnout všechny informace o vydaných prostředcích.

Existují tři typy záloh:

• To bere v úvahu letenky a vlakové jízdenky, poukázky, poštovní známky atd.
• Hotovost. Hlavním účelem dokladu je odepsání hotovosti.
• Kontrolní účet. Doklad je nezbytný pro zohlednění odepsání bezhotovostní částky z běžného účtu společnosti.

Chcete-li vygenerovat informace o výdeji hotovosti, musíte začít vytvořením nové objednávky pokladního dokladu. Po vyplnění by měl být dokument vytištěn a předán odpovědné osobě, aby tato vyplnila řádek o přijetí finančních prostředků a podepsala. Teprve poté můžete dokument uložit a odeslat.

V tabulkové části objednávky pokladního dokladu byste měli uvést informace o zboží a materiálu nakoupených odpovědnou osobou. Pokud byl nákup zboží doprovázen vystavením faktury, pak musíte zaškrtnout příznak SF, vybrat Dodavatele a vyplnit jeho údaje.

Sekce „Vratné obaly“ vyžaduje vyplnění údajů o obalech, na které dodavatel čeká zpět.

Sekce „Platba“ zaznamenává částky zaplacené dodavateli za dříve zakoupené zboží. Vystavená záloha se promítne zaúčtováním D 60,02 K 71,01.

Záložka „Ostatní“ je určena pro účtování ostatních výdajů odpovědné osoby (služební cesta, cestovné, PHM atd.).

V obchodní činnosti organizace je příprava výkazů výdajů jednou z nejběžnějších činností účetního. Většina plateb v hotovosti je zpracována předběžné zprávy : toto a cestovní výdaje a různé obchodní nákupy.

Při nahlášení obdrží zaměstnanec organizace hotovost z pokladny (nebo peněžní doklady, např. letenky). Toto je formalizováno výdajovým pokladním příkazem nebo dokladem „Vystavení pokladních dokladů“.

Po uskutečnění výdajů se zaměstnanec hlásí, předloží účetnímu oddělení doklady potvrzující vynaložené výdaje a vyplní zálohovou zprávu pro provedení závěrečných plateb.

Podívejme se na postup zadávání dokumentu " Předběžná zpráva" Například 1C Účetnictví 8.2 vydání 3.0.

Pokud pracujete v programu 1C Accounting Enterprise edice 2.0, pak je to v pořádku – dokument „Advance Report“ v těchto vydáních je téměř totožný. Existuje určitý rozdíl v , ale dokument najdete v nabídce programu.

Seznam dokladů „Zálohové výkazy“ můžete otevřít v účetní sekci „Banka a pokladna“, podsekce „Pokladna“ v navigačním panelu, položka „Zálohové výkazy“.

Pomocí tlačítka „Vytvořit“ zadejte nový dokument.
V záhlaví (nahoře) dokumentu musíte uvést hlavní podrobnosti:

• organizace (pokud je v osobním nastavení uživatele zadána výchozí organizace, vybere se automaticky při zadávání nových dokumentů);
• sklad, kde je zakoupené zboží přijímáno odpovědná osoba materiální hodnoty;
• fyzická osoba je zaměstnancem organizace, který se hlásí o peněžních prostředcích, které mu byly vydány na účet (tento údaj je nutné vyplnit).

Formulář dokumentu „Předběžná zpráva“ má pět záložek.

Na záložce „Zálohy“ vyberte doklad, kterým byly vystaveny zúčtovatelné prostředky. Na výběr jsou tři typy dokumentů:

• vydávání peněžních dokladů;
• hotovostní příkaz k účtu;
• inkaso z běžného účtu.

Pokud byly finanční prostředky vydány odpovědné osobě, musíte vybrat dokument, který odráží daný problém.

V seznamu dokumentů, který se otevře, vyberte již vytvořený nebo vytvořte nový dokument.

Při zadání výdajového pokladního příkazu z dokladu „Předběžná sestava“ se do pokladny automaticky vloží typ transakce „Výdej na odpovědnou osobu“, příjemcem je odpovědná osoba vybraná v zálohové sestavě a účetní účet. Stačí vybrat položku cash flow a uvést výši zálohy.

Po zaúčtování dokladu jej vyberte a částka a měna vystavené zálohy se automaticky zapíše do tabulkové části „Zálohy“ dokladu „Přehled záloh“.

Papírnické potřeby byly zakoupeny s platbou předem. Jejich nákup se musí projevit na záložce „Produkty“. Na této záložce se zadávají informace o nakupovaných skladových položkách.

Na záložce „Kontejnery“ se vyplňují informace o vratných obalech přijatých odpovědnou osobou od dodavatelů (například lahve na pitnou vodu).

Záložka „Platba“ obsahuje informace o peněžních částkách zaplacených dodavatelům za nakoupená aktiva nebo vydaných předem proti budoucím dodávkám.

Záložka „Ostatní“ je určena k zobrazení informací o cestovních výdajích. To může zahrnovat denní dávky, jízdenky nebo náklady na benzín. Na něm zadáte název, číslo, datum dokladu (nebo výdaje) a výši výlohy.

Zboží, služby a další výdaje jsou vybírány z adresáře „“. V odpovídajících tabulkových částech dokumentu jsou uvedeny údaje „Účetní účet“ a „Účetní účet DPH“, které se vyplňují automaticky, pokud jsou v systému konfigurovány účetní účty položek (článek o jejich nastavení -).

Pokud je k přehledu výdajů připojena faktura, musíte zaškrtnout políčko „Předložena faktura“, uvést datum a číslo faktury v příslušných podrobnostech řádku a při provádění předběžné zprávy systém automaticky vygeneruje „Faktura přijatý“ dokument. Stejný mechanismus pro generování přijaté faktury je uveden na záložce „Produkty“.

Po zaúčtování dokument vygeneruje transakce:

Z dokumentu můžete vygenerovat a vytisknout formulář AO-1 „Předběžná zpráva“:

Tedy v programu 1C Účetnictví 8.2 jsou představeny výkazy výdajů.

Video tutoriál:

Zálohové hlášení je jedním z dokladů, které musí vyslaný zaměstnanec předložit zaměstnavateli do tří pracovních dnů po návratu z pracovní cesty. Předběžná zpráva se vyhotovuje v jednom vyhotovení. Část zálohové zprávy vyplňuje vyslaný zaměstnanec sám, část účetní.

Předběžné zprávy se používají k vyúčtování finančních prostředků vydaných odpovědným osobám za administrativní a obchodní výdaje. Zálohová zpráva je dokument, kterým zaměstnanec hlásí vynaložené částky.

Je vypracována v jednom vyhotovení odpovědnou osobou a účetním zaměstnancem podle jednotného formuláře č. AO-1 „Předběžná zpráva“, schváleného výnosem Státního statistického výboru Ruska ze dne 1.8.2001 č. 55. Záloha zprávu lze vypracovat jak na papíře, tak na počítačovém médiu.

Můžete se sami rozhodnout, který formulář vyplníte předem. Toto rozhodnutí schvaluje manažer příkazem k účetní politice. To může být:

• jednotný formulář č. AO-1;
• samostatně vyvinutý formulář - za předpokladu, že obsahuje všechny potřebné podrobnosti stanovené v části 2 článku 9 zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ.

Pravidla pro přípravu předběžné zprávy

Předběžnou zprávu částečně vyplňuje odpovědná osoba. Na rubovou stranu formuláře sepíše odpovědný seznam dokladů potvrzujících vynaložené výdaje (cestovní list, účtenky, přepravní doklady, pokladní doklady, tržby a další podklady) a výši výdajů za ně ( sloupce 1-6). Doklady přiložené k výkazu výdajů musí odpovědná osoba očíslovat v pořadí, v jakém byly zaznamenány ve výkazu.

Na přední straně výkazu výdajů uveďte:

• název organizace (celé jméno podnikatele);
• pododdělení;
• příjmení a iniciály zaměstnance, jeho pozice;
• účelem zálohy jsou cestovní výdaje.

Cestující vyplní zadní stranu výkazu výdajů. Musí uvést seznam dokladů potvrzujících výdaje, data jejich vystavení, čísla, typ (šek, příjem atd.) a vynaloženou částku. Doklady přiložené k zálohové zprávě očísluje odpovědná osoba v pořadí, v jakém jsou zaznamenány ve zprávě.

Zaměstnanec v zálohovém hlášení uvede částky vynaložené v souvislosti s pracovní cestou tak, aby účetní oddělení provedlo zúčtování zálohy vydané před pracovní cestou (bod 4.4 Předpisů o postupu při provádění hotovostních operací s bankovkami a mince Ruské banky na území Ruské federace, schválené Bankou Ruska dne 12. října 2011 č. 373 -P).

Účetnictví zase kontroluje zamýšlené použití finančních prostředků, přítomnost podpůrných dokumentů potvrzujících vynaložené výdaje, správnost jejich provedení a výpočet částek a také na zadní straně formuláře uvádí částky výdajů přijatých k zaúčtování ( sloupce 7–8) a účty (podúčty), na jejichž vrub jsou tyto částky účtovány (sloupec 9).

Podrobnosti související s cizí měna(řádek 1a přední strany formuláře a sloupce 6 a 8 zadní strany formuláře), se vyplňují pouze v případě vydání peněžních prostředků v cizí měně k osobě odpovědné.

Pokud odpočítáváte DPH z cestovních výdajů, promítněte v předběžném hlášení nejen celkovou cenu letenky, ale také výši DPH na vstupu. Musí být uvedeno na přísném formuláři hlášení. Není-li částka daně na formuláři zvýrazněna, nelze DPH odečíst (článek 7 čl. 171, čl. 172 odst. 1 daňového řádu). Druhy BSO potvrzujících platbu za cestu jsou vyjmenovány v příkazech Ministerstva dopravy ze dne 8. listopadu 2006 č. 134, ze dne 21. srpna 2012 č. 322. Jedná se o následující formuláře:

• trasa/příjem elektronické letenky cestujícího a potvrzení o zavazadlech (výpis z automatizovaného informačního systému pro registraci letecké přepravy);
• kontrolní kupon elektronického jízdního dokladu (jízdenky) (výpis z automatizovaného řídicího systému pro přepravu osob v železniční dopravě).

Buďte opatrní: mnoho zásilek podléhá DPH ve výši 0 procent. Zejména se nulová sazba DPH vztahuje na jakoukoli mezinárodní přepravu (článek 4, odstavec 1, článek 164 daňového řádu), vnitrostátní lety na Krym (odstavec 4.1, odstavec 1, článek 164 daňového řádu) a přepravu cestujících a zavazadla po železnici (článek 9.2 a 9.3 bod 1 článku 164 daňového řádu).

Na základě výsledků vyplnění a zpracování zálohové zprávy je odhalen výsledek vzájemných zúčtování: zůstatek nespotřebované zálohy nebo přeplatek na zálohové zprávě.

Manažer schvaluje. Ověřenou zálohovou zprávu schvaluje vedoucí nebo pověřená osoba, existuje-li písemná zpráva vyslaného zaměstnance o práci na pracovní cestě dohodnutá s vedoucím organizačního útvaru zaměstnavatele.

Přílohy k předběžné zprávě

Podle postupu pro přípravu dokumentů souvisejících s vysíláním zaměstnanců lze k předběžné zprávě přiložit jako podklady:

• cestovní osvědčení vydané na formuláři č. T-10, schválené usnesením Státního výboru pro statistiku Ruska ze dne 5. ledna 2004 č. 1;
• doklady o pronájmu bytových prostor;
• o skutečných jízdních nákladech (včetně pojistného za povinné pojištění osob cestujících v přepravě, úhrady za služby při vydávání jízdních dokladů a poskytování lůžkovin ve vlacích);
• o dalších výdajích souvisejících s pracovní cestou.

Schválení předběžné zprávy

Dnem uznání výdajů na pracovní cestu je datum schválení zálohové zprávy (odst. 5, odst. 7, článek 272 daňového řádu Ruské federace). Výdaje na služební cesty jsou klasifikovány jako ostatní náklady související s výrobou a prodejem (článek 12, odstavec 1, článek 264 daňového řádu Ruské federace).

Účtování cestovních výdajů je poskytováno v 1C a různých účetních systémech.

Pokud je zálohová zpráva vypracována v rozporu

Vypracování předběžné zprávy v rozporu s požadavky stanovenými zákonem, jakož i absence nezbytných příloh k předběžné zprávě (nebo jejich nesprávné provedení) znamená nesoulad předběžné zprávy s požadavky právních předpisů Ruské federace. . Částku výdajů uvedenou v zálohovém hlášení tedy nelze zahrnout do nákladů pro účely daně ze zisku, protože nemá řádné doklady.