Transakcje gospodarcze przedsiębiorstw dokumentowane są podstawowymi dokumentami księgowymi. Zapis następuje w momencie zawarcia transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Przedsiębiorstwa wypełniają formularze podstawowe w sposób ciągły, dokumentując wszystkie obiekty i operacje.

Dokumenty prowadzi się w formie papierowej lub elektronicznej z późniejszym wydrukiem na papierze. Jeżeli formularz elektroniczny jest poświadczony podpisem, kopią jest formularz papierowy. Od 19 czerwca 2015 r. dozwolony jest elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy przedsiębiorstwami, które zawarły wzajemne porozumienie.

Definicja i koncepcja tej dokumentacji

Dokumenty pierwotne oznaczają formularze, na podstawie których biorą pod uwagę:

• Przyjmowanie i wydawanie towarów i materiałów, Pieniądze, inne aktywa zaangażowane w prowadzenie działalności.
• Rejestracja odbioru środków trwałych.
• Emisja rozliczalnych funduszy, papierów wartościowych, wynagrodzeń.
• Rejestracja świadczonych usług i wykonanej pracy.
• Prowadzenie dokumentacji kadrowej.
• Inne działania i operacje przedsiębiorstwa.

Aby uzyskać informacje na temat podstawowych dokumentów księgowych, zobacz następujący film:

Regulacja legislacyjna zagadnienia i podstawowe zasady rejestracji

Procedurę przygotowywania i przechowywania dokumentacji podstawowej reguluje ustawa „O rachunkowości”.

Skład informacji w dokumentach należy traktować w sposób odpowiedzialny. Dokumenty stanowią podstawę rachunkowości i opodatkowania.

Formularze są prawnie wiążące jeśli wymagane, dostępne są szczegółowe informacje:

• Nazwa formularza.
• Data przygotowania.
• Dane podmiotu gospodarczego.
• Treść operacji.
• Naturalny i pieniężny wyraz faktu działalności gospodarczej.
• Dane osoby, która poświadczyła dokument.
• Podpis osoby odpowiedzialnej.

Brak jakichkolwiek szczegółów nie pozwala na wykorzystanie dokumentu w rachunkowości. Podstawowe dane księgowe muszą być udokumentowane i uzasadnione ekonomicznie.

Podczas kompilowania formularzy pracownicy przedsiębiorstwa mogą popełniać błędy i nieścisłości.

Dozwolony sprostowanie błędnego wpisu w następującej kolejności:

• Przekreślenie nieprawidłowego tekstu. Dane o błędach muszą być czytelne.
• Wpisanie obok prawidłowego wpisu i komentarz: „Prawda” lub „Uwierz w poprawiony”.
• Wskazanie daty korekty.
• Poświadczenie tekstu podpisem z transkrypcją danych osoby wprowadzającej poprawki.

Ze względu na możliwość wypełnienia jednego formularza w formie maszynopisu i ręcznie korekty można również wprowadzać w dokumentach drukowanych przy użyciu specjalistycznych programów.

Dokumenty źródłowe może mieć nieprawidłowe formy realizacji w postaci:

• Brak pieczęci. W związku z wprowadzeniem założenia, że ​​możliwe jest sporządzenie dokumentacji bez stosowania pieczęci, przedsiębiorca może wydawać formularze bez pieczątki. Aby zapobiec roszczeniom ze strony organów podatkowych, prawo to musi być zapisane w lokalnych aktach wewnętrznych i umowach.
• Podpis faksymilowy. Prawo do korzystania z faksów należy uzgodnić z partnerami. Organy podatkowe nie przyjmują dokumentów faksowych.
• Podpisy osób nieokreślonych w zamówieniach. Przeoczenie to można skorygować poprzez wskazanie prawa do podpisywania dokumentów przez osoby sporządzające formularze.

Z braku dokumentów księgowość lub posługiwanie się formularzami sporządzonymi z niewystarczającą ilością danych i służącymi do celów podatkowych, podlega karze pieniężnej zgodnie z art. 120 Ordynacja podatkowa Federacji Rosyjskiej.

Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to najprostszy sposób zrób to za pomocą usługi online, która pomoże Ci bezpłatnie wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty: Jeżeli posiadasz już organizację i zastanawiasz się jak uprościć i zautomatyzować księgowość oraz raportowanie, to z pomocą przyjdą poniższe usługi online, które całkowicie zastąpią księgowego w Twojej firmie i zaoszczędź mnóstwo pieniędzy i czasu. Wszystkie raporty są generowane automatycznie, podpisywane elektronicznie i automatycznie wysyłane online. Jest idealny dla indywidualnych przedsiębiorców lub spółek LLC korzystających z uproszczonego systemu podatkowego, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to stało się proste!

Funkcje tworzenia formularzy

Firma może korzystać ze standardowych formularzy lub samodzielnie je opracowywać.

Lista obowiązujących dokumentów zatwierdzony w załączniku do polityki rachunkowości przedsiębiorstwa.

Niedozwolony samodzielnie opracowuje dokumenty dotyczące utrzymania:

1. Księgowość kasowa.
2. Obliczenia metodą PKM.
3. Transport transportowy.

Inne dokumenty opracowane przez ministerstwa do użytku wysoce specjalistycznego nie są zastępowane. Na przykład przedsiębiorstwa nie zmieniają standardowych formularzy zatwierdzonych przez Ministerstwo Transportu.

Praktyka pokazuje, że przedsiębiorstwa w przeważającej mierze korzystają z ujednoliconych formularzy. Kiedy firma opracowuje własne formularze księgowe procedura jest przestrzegana:

• Uwzględnienie wymaganych szczegółów.
• Zatwierdzanie formularzy zgodnie z obiegiem dokumentów określonym w polityce rachunkowości.
• Informowanie Federalnej Służby Podatkowej o korzystaniu z formularzy.
• Koordynacja formularzy dokumentów z partnerami i dołączanie formularzy do umowy. W przypadku partnerów korzystających z formularzy do naliczania podatków konieczne jest posiadanie potwierdzenia legalności i mocy prawnej dokumentów.

Rodzaje stosowanych formularzy zależą od profilu przedsiębiorstwa.

Co znajduje się na liście tych dokumentów

Podstawowe formularze księgowe pogrupowane według rodzaju operacji.

Przedsiębiorstwa w księgowości używać:

Znacząca grupa dokumentów pierwotnych przeznaczona jest do prowadzenia akt osobowych.

Okres przydatności do spożycia

Przedsiębiorstwo musi zapewnić bezpieczeństwo podstawowych dokumentów księgowych przez 5 lat. Formularze mogą być wymagane w celu wyjaśnienia danych i potwierdzenia prawidłowości księgowania i wpłacania podatków do budżetu podczas kontroli.

Wyjątkiem są formularze potwierdzające płatności wynagrodzenie pracownicy. Karty do rachunków, polecenia personelu, wyciągi przechowywane są przez 75 lat.

Przechowywanie prowadzi firma lub archiwum miejskie.

Niuanse obiegu tych dokumentów przedstawiono w następującym filmie:

Dokument przetłumaczone z łaciny oznacza zaświadczenie, dowód, dlatego każda transakcja gospodarcza formalizowana jest dokumentem, który potwierdza fakt jej przeprowadzenia i sprawia, że ​​zapis księgowy jest legalny. Dzięki dokumentowi dokładnie znane jest miejsce, czas, przedmiot nagrania i osoby odpowiedzialne. Dokument księgowy potwierdza legalność i ważność wszystkich rachunków bieżących.

Wyróżnia się skład dokumentów księgowych (ryc. 5.2):

• dokumenty źródłowe;
• rejestry księgowe;
• Dokumenty księgowe.

Ryż. 5.2. Skład dokumentów księgowych

Podstawowe dokumenty księgowe

Pod podstawowa księgowość rozumieć początkowy etap procesu księgowego, na którym mierzone są dane transakcji biznesowej i rejestrowane w dokumentach. Dokumenty muszą zostać sporządzone w momencie transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu, są to podstawowe dokumenty księgowe, na podstawie których prowadzona jest księgowość.

Dokumenty są akceptowane do rejestracji, jeśli są prawidłowo sporządzone i zawierają obowiązkowe dane. Szczegóły to zbiór cech i wskaźników zawartych w dokumencie, są to:

• Tytuł dokumentu;
• data sporządzenia dokumentu;
• nazwa organizacji, w imieniu której sporządzono dokument;
• treść transakcji biznesowej;
• mierzenie transakcji biznesowych w kategoriach fizycznych i pieniężnych;
• nazwisko urzędników odpowiedzialnych za wykonanie transakcji biznesowej i prawidłowość jej wykonania;
• podpisy osobiste tych osób wraz z transkrypcjami.

Wszystkie dokumenty pierwotne posiadają ujednolicone, czyli standardowe formularze. Do głównych dokumentów podstawowych zalicza się: dokumenty dokumentujące przyjęcie i wydanie środków pieniężnych (potwierdzenia odbioru i wydania środków pieniężnych), przelew środków z rachunku bieżącego (polecenia wypłaty), przyjęcie i wydanie materiałów (pełnomocnictwa, żądania, protokoły odbioru), itp. . Dokumenty dzielimy także na wewnętrzne, z których korzystamy bezpośrednio w przedsiębiorstwie, oraz zewnętrzne, otrzymywane od innych osób fizycznych i prawnych.

Na podstawie dokumentów pierwotnych sporządzane są zapisy księgowe i a informacje podstawowe, który służy do dalszego przetwarzania w celu uzyskania różnych wskaźników ekonomicznych charakteryzujących działalność przedsiębiorstwa.

Rejestry księgowe

Zapisy księgowe sporządzone zgodnie z dokumentami pierwotnymi są następnie przenoszone i grupowane w rejestrach księgowych. Rejestry niosą zatem informację wtórną, której źródłem były dokumenty. Rejestry księgowe odnoszą się do nośników zorganizowanej informacji, w których usystematyzowane są cechy i wskaźniki transakcji gospodarczych.

Rejestry księgowe różnią się w zależności od wygląd, sposób rozliczania i treść.

Przez wygląd Rejestry księgowe dzielą się na księgi, karty i arkusze wolne. Pierwsze księgi rachunkowe można nazwać księgami stodołowymi, które prowadzili kupcy w celu rozliczania swoich towarów. Wraz ze wzrostem liczby transakcji handlowych zaczęto stosować księgi innych form: do rejestrowania przyjęć i wydatków materiałów, gotówki itp. Później, w celu podziału pracy pomiędzy pracowników prowadzących ewidencję, karty i luźne Zamiast książek zaczęto używać prześcieradeł. Karty są z reguły przeznaczone do organizowania rozliczania różnych obiektów rachunkowości analitycznej, na przykład kart inwentarzowych do rozliczania środków trwałych, kart do rozliczania materiałów w magazynie. Arkusze bezpłatne to wielkoformatowe księgi rachunkowe, zawierające więcej informacji w porównaniu do kart. W bezpłatnych arkuszach znajdują się wyciągi, dzienniki zamówień itp.

Przez sposób prowadzenia rejestry księgowe dzielą się na chronologiczne, systematyczne i łączone. W rejestrach chronologicznych operacje rejestrowane są w kolejności ich realizacji, do takich rejestrów zaliczają się dzienniki rejestracyjne. W rejestrach systematycznych transakcje grupuje się dodatkowo według treści ekonomicznej, np. księga kasowa, materialne karty księgowe itp.

Dokumenty księgowe

Na pytanie, jaki jest efekt pracy księgowego, można odpowiedzieć jednym słowem – raportowanie. Dokumenty sprawozdawcze sporządzane są na koniec każdego kwartału według rejestrów księgowych.

Raportowanie- jest to zestaw formularzy i wskaźników, a także materiałów objaśniających do nich, odzwierciedlających wyniki działalności finansowej i gospodarczej przedsiębiorstwa.

Zgodnie z ustawą federalną „O rachunkowości” z dnia 21 listopada 1996 r. Nr 129-FZ przedsiębiorstwo przedstawia kwartalne i roczne sprawozdania finansowe w określonej liczbie standardowych formularzy. Określone wzory sprawozdań finansowych składa się do urzędu skarbowego w terminie miesiąca po zakończeniu kwartału i trzech miesięcy po zakończeniu roku. Dodatkowe informacje przekazywane są do urzędu statystycznego.

Śródroczne kwartalne sprawozdanie finansowe składa się z bilansu (formularz nr 1) oraz rachunku zysków i strat (formularz nr 2). Sprawozdanie roczne musi zawierać także:

• zestawienie zmian w kapitale (formularz nr 3);
• rachunek przepływów pieniężnych (formularz nr 4);
• Załącznik do bilansu (formularz nr 5);
• nota wyjaśniająca do raportu.

Główne wymagania dotyczące raportowania to:

• niezawodność – raportowanie powinno odzwierciedlać rzeczywiste transakcje biznesowe, które można łatwo zweryfikować;
• kompletność – raportowanie musi zawierać wszystkie niezbędne dane dla interesariuszy oraz zawierać stosowne uwagi;
• neutralność – raportowanie nie powinno odzwierciedlać interesów żadnej osoby;
• ciągłość - kolejność stosowania formularzy sprawozdawczych i ich treści z jednego okresu sprawozdawczego na drugi.

Przepływ dokumentów

Pod przepływ dokumentów w księgowości rozumieją kolejność i ścieżkę dokumentów przechodzących przez wszystkie organy od momentu ich skompilowania do momentu złożenia ich w archiwum.

Przepływ podstawowych dokumentów w księgowości reguluje harmonogram przepływu dokumentów, który jest sporządzany przez księgowego i zatwierdzany przez kierownika przedsiębiorstwa. Harmonogram obiegu dokumentów określa cel dokumentów pierwotnych, tryb ich wykonania oraz terminy przekazania do archiwum. Harmonogram przepływu dokumentów można sporządzić w formie schematu, harmonogramu lub wykazu prac, ze wskazaniem wykonawców i harmonogramu przepływu dokumentów. Każdy wykonawca otrzymuje wyciąg z harmonogramu obiegu dokumentów, w którym wyszczególnione są dokumenty związane z zakresem jego działalności oraz terminy składania tych dokumentów.

Główny księgowy monitoruje realizację harmonogramu przepływu dokumentów.

Do archiwum podlegają wszystkie dokumenty pierwotne, księgi rachunkowe, sprawozdania księgowe i bilanse. Zanim dokumenty trafią do archiwum, są one przechowywane w dziale księgowości w specjalnych szafach lub sejfach.

Zainstalowany pewne zasady i okresy przechowywania dokumentów w archiwum. Na przykład podstawowy i Dokumenty księgowe są przechowywane przez 5 lat, dokumentacja inwentaryzacyjna, sprawozdania z kontroli - 3 lata, sprawozdania i salda księgowe, salda kwartalne - 3 lata, salda roczne - 10 lat, rachunki osobiste pracowników i pracowników - 75 lat itp.

Korygowanie błędów księgowych

Dokumenty księgowe muszą być wypełnione prawidłowo i wyraźnie, bez plam i poprawek. Czasami jednak podczas prowadzenia rejestrów pojawiają się błędy.

Błędy mogą mieć charakter lokalny, gdy informacje są zniekształcone w jednym dokumencie, na przykład błędnie wpisano datę lub błędy tranzytowe - jeśli błąd automatycznie przechodzi przez kilka rejestrów księgowych, na przykład w przypadku nieprawidłowego wskazania kwoty transakcji. W dokumentach dokumentujących transakcje pieniężne korekty są w ogóle niedopuszczalne, dokumenty takie są przepisywane.

Najpopularniejsze metody korekcji błędów to:

• korekta;
• „odwrócenie koloru czerwonego”;
• dodatkowy wpis.

Na korekta W tej metodzie błędny tekst lub kwotę przekreśla się cienką linią, tak aby widoczny był poprawiony wpis, a na górze wpisywany jest prawidłowy tekst. Tego rodzaju korektę zaznacza się na marginesach z podpisem osoby, która dokonała korekty.

metoda „odwrócenie czerwieni” ma zastosowanie, gdy obliczenia wskazują kwotę większą niż powinna. W takim przypadku dodatkowy zapis wyjaśniający kwotę korygowaną sporządza się czerwonym tuszem (długopisem) lub zakreśla w ramce. Czerwony zapis odwrócenia jest uważany za wartość ujemną, dlatego kwota ta jest odejmowana przy obliczaniu sumy.

Na przykład w przypadku obciążenia rachunku 20 i uznania rachunku 70 zamiast kwoty 528 rubli. wskazana kwota to 582 ruble. Podczas korygowania błędu metodą „czerwonego odwrócenia” nadwyżka (54 ruble) jest wpisana na fakturach czerwoną pastą lub zakreślona ramką. Kwota ta zostanie odjęta w ostatecznych obliczeniach.

Konto 20 „Produkcja główna”

Działalność działu księgowości jest integralną częścią funkcjonowania przedsiębiorstwa; obejmuje pracowników wykonujących różnorodne czynności – od obliczeń po rejestrację i prowadzenie dokumentacji pierwotnej. Stopień odpowiedzialności firmy lub jej bezpośredni przełożony za popełnione błędy: jeśli dotyczą problemów czysto wewnętrznych, nie ma nawet potrzeby mówić o karze; jeśli mówimy o dokumenty płatnicze, na podstawie których następnie płacone są podatki, sprawcy naruszenia grozi nie tylko kara pieniężna, ale także kara pozbawienia wolności. Dlatego dobrze zorganizowana praca z organizacją podstawową jest jednym z priorytetowych obszarów pracy osoby prawnej.

Termin „dokumentacja podstawowa”, w przeciwieństwie do lub podobny, jest używany wyłącznie w rachunkowości, co w przypadku konieczności wspólnego rozwiązania kwestii organizacyjnych powoduje trudności dla przedstawicieli innych działów przedsiębiorstwa. Poniżej zostanie opisane, czym jest organizacja podstawowa jako całość, a także orientacyjna lista zawartych w niej dokumentów.

Czym jest dokumentacja pierwotna w rachunkowości?

Co dziwne, główny akt regulacyjny stosowany w organizacji pracy działu księgowości, ustawa federalna „O rachunkowości” nr 402-FZ, przyjęta 6 grudnia 2011 r. i zawierająca zmiany z dnia 29 lipca 2018 r., nie daje jednoznacznego definicję tego wyrażenia. Zgodnie z art. 9 ust. 1 tej ustawy wszelkie prawidłowo sporządzone i urzędowo poświadczone dokumenty, które odzwierciedlają ten lub inny etap życia gospodarczego przedsiębiorstwa, można uznać za dokumentację pierwotną.

Do takich epizodów zalicza się otrzymanie środków w zamian za produkty dostarczone przez firmę, oferowane usługi lub wykonaną pracę lub odwrotnie, przekazanie środków pieniężnych z tytułu nabycia pozycji magazynowych. Na wniosek kierownika przedsiębiorstwa (klauzula 4 tego samego artykułu) na listę podstawową Dokumenty księgowe może zawierać również informacje o wzajemnych rozliczeniach niezwiązanych z transakcjami finansowymi.

Ważny: Głównym kryterium podstawowej dokumentacji w rachunkowości jest obecność faktu przekazania środków od jednej osoby (pracownika, przedsiębiorca indywidualny, firmy) do innego. Zatem podstawowe pozycje nie zostaną uwzględnione na liście pod żadnym warunkiem, ale wystarczy paragon lub polecenie wydatku.

Zokres przechowywania podstawowych dokumentów w księgowości - co najmniej pięć lat od roku rejestracji. Jak pokazuje praktyka, najczęściej przedstawiciele Federalnej Służby Podatkowej żądają wstępnego raportu w pierwszym roku lub trzech; W przyszłości dokumenty mogą zostać przekazane do archiwum w celu przechowania, a po upływie określonego terminu mogą zostać zniszczone zgodnie z wewnętrznymi przepisami przedsiębiorstwa i wymogami krajowego ustawodawstwa.

Ponieważ jednak w rosyjskiej praktyce biurokratycznej zwykle trudniej jest pozbyć się dokumentów niż je dalej przechowywać, dokumenty pierwotne, które stały się niepotrzebne, można pozostawić w archiwum, o ile wystarczy miejsca; Ani określona ustawa federalna nr 402-FZ, ani inne przepisy nie przewidują żadnych kar za to.

Oprócz tego prowadzenie podstawowej dokumentacji można powierzyć jednemu lub kilku pracownikom przedsiębiorstwa, w zależności od ich kwalifikacji i liczby pracowników. Jeżeli sprawa dotyczy indywidualnego przedsiębiorcy, który nie dysponuje odpowiednimi specjalistami, ma on prawo według własnego wyboru albo samodzielnie sporządzić dokumenty, albo zaangażować do tego zewnętrzne firmy świadczące takie usługi.

Lista podstawowych dokumentów księgowych

W najnowszym wydaniu ustawy federalnej nr 402-FZ (a dokładniej w art. 9 ust. 4 dokumentu) prawo do ustalenia, która dokumentacja jest podstawowa, zostaje przeniesione na menedżera ( do dyrektora generalnego, dyrektor) przedsiębiorstwa. Zgodnie z przyjętą praktyką podpisuje listę przygotowaną już przez głównego księgowego, choć pracę (od analizy działań po podsumowanie wyników) może przejąć całkowicie na siebie.

W związku z tym nie ma potrzeby mówić o jednej liście dokumentów podstawowych; Możemy jedynie wymienić artykuły, które najczęściej pojawiają się na tej liście:

1. Porozumienie. Najbardziej kontrowersyjny punkt pod względem własności dokumentów: dość często umowy nie są przechowywane w dziale księgowości, ale w dziale prawnym, a nawet w dziale personalnym. Z drugiej strony to podpisanie umowy staje się pierwszym krokiem w kierunku nowego faktu w życiu gospodarczym przedsiębiorstwa, dlatego wielu menedżerów swoimi zleceniami zawiera umowy sprzedaży, świadczenia usług, wykonania praca, dzierżawa i inne bezpośrednio związane z przepływem przepływów pieniężnych, do pierwotnego. W rzeczywistości odpowiednio sporządzona umowa zawiera wszystkie znaki dokumentu pierwotnego wymienione w art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402-FZ, co oznacza, że ​​​​w tym przypadku nie ma oczywistego naruszenia.
2. Sprawdzać. Na podstawie zaproponowanej faktury kupujący (konsument) przed lub po otrzymaniu towaru lub usługi przekazuje środki pieniężne sprzedawcy (dostawcy). Przyjęcie faktury można uznać za faktyczną zgodę na jej zapłatę. Ponadto ten podstawowy dokument może zawierać (lub być powielany zgodnie z umową) warunki dostarczenia przedmiotów lub robót inwentarzowych, a także sposoby rozliczeń ze sprzedawcą, a nawet procedurę zwrotu środków w przypadku że jedna lub obie strony transakcji nie wywiążą się ze swoich zobowiązań.
3. Lista rzeczy do spakowania. Dokument ten, niezmiennie zawarty w dokumencie pierwotnym, zawiera pełna lista zwolnione lub przeniesione pozycje zapasów: w jaki sposób produkt końcowy jak również poszczególne elementy czy surowce. Liczba egzemplarzy listu przewozowego nie jest regulowana: musi odpowiadać liczbie stron transakcji. I oczywiście każda kopia musi być poświadczona podpisami wszystkich kontrahentów; pieczątki lub pieczątki nie są w tym przypadku wymagane.
4. Certyfikat akceptacji. Podstawowy dokument sporządzony na podstawie wyników świadczenia usług, pracy lub dostawy pozycji magazynowych. Podpisano przez przedstawicieli obu kontrahentów; jeżeli jeden z nich (zwykle strona otrzymująca) odmówi podpisania, dokument może zostać poświadczony jednostronnie (oczywiście w obecności obserwatorów). Protokół odbioru może również zawierać dodatkowe uwagi, wyjaśnienia lub wyjaśnienia wprowadzone przez strony do odpowiedniej tabeli. Stosowanie pieczęci lub pieczęci organizacji do celów certyfikacji jest opcjonalne. Odmianą tego dokumentu, również zawartą w dokumencie pierwotnym, jest akt przyjęcia i przekazania środków trwałych (OS-1), odzwierciedlający przepływ głównych aktywów przedsiębiorstwa.
5. Odcinek wypłaty. Dostarcza danych na temat wynagrodzeń wszystkich zatrudnionych pracowników firmy, w tym zachęt i wynagrodzeń: premii, dodatków i tak dalej. Ten podstawowy dokument jest poświadczony podpisami głównego księgowego i kierownika przedsiębiorstwa; również, w przeciwieństwie do dwóch punktów wymienionych powyżej, w celu potwierdzenia ważności prawnej oświadczenia umieszcza się na nim „żywy” odcisk pieczęci lub pieczęci organizacji.
6. Dokumenty gotówkowe. Należą do nich zamówienia przychodzące i wychodzące oraz księga kasowa. To z ich treści można uzyskać najpełniejszy obraz przepływu przepływów finansowych. KO-1, KO-2 i KO-4 zawierają informacje dotyczące każdego faktu życia gospodarczego - dlatego też osoby uprawnione będą się na nich przede wszystkim skupiać podczas sprawdzania. Dodatkowe dokumenty kasowe wykorzystywane z nieco mniejszą intensywnością (rejestr zleceń kasowych KO-3 i księga rachunkowa przepływów pieniężnych KO-5) również należą do dokumentacji podstawowej i są sporządzane i przechowywane na zasadach ogólnych.

Najczęściej dokument podstawowy zorganizowany jest chronologicznie – od pierwszego dokumentu transakcji do ostatniego; Możliwe są również inne opcje - według akcesoriów, w połączeniu itp.

Jak sporządzana jest dokumentacja pierwotna w księgowości?

Niezbędnymi elementami każdego dokumentu podstawowego są:

• tytuł zgodnie z ustaloną ujednoliconą formą;
• data podpisania (pracę można sporządzić i wydrukować w dowolnym dogodnym dla siebie terminie);
• pełna oficjalna nazwa organizacji lub przedsiębiorstwa (można dodać skróconą);
• opis i wyjaśnienie epizodu przepływu środków finansowych lub faktu działalności gospodarczej;
• koszt transakcji w ujęciu fizycznym (z jednej strony) i pieniężnym (z drugiej) z niezbędnym wskazaniem jednostek miary;
• nazwy zgodnie z Przepisy wewnętrzne standardy przedsiębiorstwa lub państwa dotyczące stanowisk osób odpowiedzialnych za zawarcie umowy i realizację transakcji;
• podpisy z odpisami przedstawicieli stron transakcji, którzy uczestniczyli w zawarciu umowy.

Jak wynika z ust. 5 tego samego artykułu, podstawową dokumentację księgową można obecnie sporządzać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej; w tym drugim przypadku jest ono poświadczane przy użyciu kwalifikowanych elektronicznych podpisów cyfrowych stron i przekazywane kontrahentom na dowolnym odpowiednim nośniku lub przesyłane pocztą elektroniczną.

Większość dokumentów pierwotnych wydawana jest w oparciu o ujednolicone formularze, które nie podlegają modyfikacjom; wyjątki obejmują umowy, akty przyjęcia i przeniesienia oraz szereg innych dokumentów, których opracowanie formy i struktury odbywa się bezpośrednio przez podmiot gospodarczy.

Kilka wskazówek dotyczących przygotowania podstawowej dokumentacji:

1. Dopuszczalne jest dokonywanie wpisów na formularzu odręcznie przy pomocy długopisów i długopisów żelowych z pastą niebieską lub czarną; Do dokonywania poprawek używa się tuszu czerwonego. Do wypełnienia dokumentacji podstawowej w formie elektronicznej dopuszczalne jest użycie dowolnego komputera elektronicznego, odpowiedniego z technologicznego punktu widzenia.
2. Każdy z podstawowych dokumentów znajdujących się na liście musi zostać wypełniony w terminie. Wypełnianie i podpisywanie dokumentów z mocą wsteczną za obopólną zgodą stron jest całkiem możliwe, ale zdecydowanie nie zaleca się informowania o tym organów regulacyjnych.
3. Jeżeli procedura wprowadzania danych do formularza wiąże się z powielaniem zapisanych informacji liczbowych (na przykład kwoty płatności), nie można pominąć ani jednego, ani drugiego elementu, w przeciwnym razie dokument może zostać unieważniony.
4. Przygotowując podstawowy dokument raportowy nie można pozostawić pustych pól. Jeśli nie ma w nich nic do wpisania, należy zastosować myślnik, a najlepiej znak uniwersalny, jakim jest podwójnie przekreślona łacińska litera Z.

Ważny: niedopuszczalne jest stosowanie pasków korekcyjnych, płynu, brzytew do poprawiania błędów lub po prostu skreślanie błędnie wprowadzonych danych do czasu braku możliwości ich odczytania w dokumentacji podstawowej w dziale księgowości. W zależności od sytuacji można zastosować poprawki konspektu w celu uzupełnienia tekstu podstawowego wpisu i wycofania. W pierwszym przypadku błędną informację przekreśla się cienką linią, sporządza się na niej zapis odzwierciedlający rzeczywisty stan rzeczy, a na boku strony umieszcza się napis „Poprawione (można zaufać)” wraz z oznaczeniem podpis osoby odpowiedzialnej i odcisk pieczęci lub stempla organizacji. W drugim istniejące informacje uzupełniane są o nowe informacje niezbędne do uzyskania pełnego obrazu transakcji. W trzecim, szczególnie często stosowanym, gdy w źródle pierwotnym znajdują się przesadzone informacje, dane nieodpowiadające rzeczywistości są powielane czerwoną pastą, a obok nich podawane są prawidłowe, co jest już normalne. W tym przypadku również wymagany jest podpis weryfikacyjny.

Dokument podstawowy, podobnie jak inne dokumenty, musi być sporządzony jasno, czytelnie i pięknie. Pomoże to w przyszłości, jeśli pojawią się kontrowersyjne sytuacje, szybko ustalić prawdę, udowodnić swoje racje w postępowaniu sądowym lub monitorować pracę upoważnionych osób. Dodatkową zachętą do sumiennego i terminowego udostępniania dokumentacji będzie klauzula 3 art. 327 rosyjskiego kodeksu karnego, zgodnie z którym używanie fałszywych dokumentów podlega karze grzywny w wysokości do 80 tysięcy rubli lub do sześciu miesięcy zarobków sprawcy, areszt do 6 miesięcy, praca przymusowa lub poprawcza odpowiednio do 480 godzin i 24 miesięcy.

Udowodnienie swojej niewinności lub braku przestępstwa jest trudne i wymaga znacznie więcej czasu i nerwów niż wysokiej jakości przygotowanie pierwotnej dokumentacji.

Podsumujmy to

Dokumenty pierwotne obejmują dokumenty odzwierciedlające epizody działalności gospodarczej przedsiębiorstwa lub organizacji. Ich rejestracji dokonują pracownicy działu księgowego, a jeśli go nie ma, sam przedsiębiorca lub firmy świadczące podobne usługi. Pełny wykaz podstawowej dokumentacji wykorzystywanej w działalności firmy zatwierdzany jest przez jej dyrektora, a sporządzany jest zazwyczaj przez głównego księgowego.

Zazwyczaj podstawowymi dokumentami są umowy, rachunki, akty przyjęcia i przeniesienia, w tym środki trwałe, dokumenty gotówkowe i inne dokumenty. Muszą obejmować bloki wymienione w art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402-FZ. Korekty w dokumentach dopuszczalne są w ściśle określony sposób: inwersja, obrys lub napisy uzupełniające.

Ale prawie każdej działalności przedsiębiorczej towarzyszy znaczna ilość różnorodnej dokumentacji. Rodzi się uzasadnione pytanie: jakie są podstawowe dokumenty?

Podstawowe informacje

Rachunkowość pierwotna oznacza początkowy etap uogólnienia poszczególnych operacji biznesowych, które charakteryzują główne procesy organizacji.

Za obiekty księgowe uznaje się:

• zakup surowców do procesu produkcyjnego;
• zakup zasobów materialnych i ich późniejsze wydatki;
• wydatki na działalność produkcyjną;
• przemieszczanie wytworzonych produktów i produkcji niedokończonej;
• ilość gotowych produktów;
• wysyłka i sprzedaż produktów;
• rozliczanie transakcji z dostawcami, odbiorcami i odbiorcami;
• raportowanie do banków, założycieli i instytucji finansowych;
• Inny.

Wszystkim tym operacjom towarzyszy dokumentacja. Informacje o procesach biznesowych i związanych z nimi niuansach są wyświetlane w podstawowej dokumentacji.

Podstawowe koncepcje

Definicja dokumentu pierwotnego to dokument obejmujący informacje źródłowe o wynikach dowolnego działania.

Podstawowym dokumentem jest pisemny dowód realizacji operacji gospodarczej. Skompilowane ten dokument w momencie operacji lub bezpośrednio po jej zakończeniu.

Oznacza to, że dokumenty księgowe potwierdzające fakt transakcji biznesowej są uważane za podstawowe. Wszelkie informacje zawarte w dokumentach pierwotnych muszą być wykazywane w księgowości.

Aby je gromadzić i usystematyzować, stosuje się rejestry księgowe. Zawierają dane o wszystkich transakcjach biznesowych przeprowadzanych w organizacji.

Po upływie określonego czasu informacje z ksiąg rachunkowych w formie zbiorczej przenoszone są do sprawozdania finansowego.

Główne typy dokumentów pierwotnych to:

• przekazy pieniężne;
• /itp.

Dokumenty te zawierają informacje o przeprowadzonej transakcji gospodarczej. W niektórych przypadkach formy dokumentów pierwotnych są klasyfikowane jako formy ścisłej sprawozdawczości.

W zależności od rodzaju transakcji podstawowa dokumentacja jest podzielona na dokumenty rozliczające środki trwałe, płace, transakcje gotówkowe, gotówkowe itp.

Zasługuje na szczególną uwagę. W rzeczywistości dokument ten nie jest dokumentem pierwotnym, ponieważ nie opisuje konkretnej transakcji biznesowej, będąc załącznikiem do dokumentu podstawowego.

Konieczność wystawienia faktury powstaje w trakcie poboru podatku VAT. Jednocześnie jednak konieczne będzie przedstawienie faktury lub aktu.

Jednocześnie Ordynacja Podatkowa wspomina o fakturze w bezpośrednim związku z dokumentami pierwotnymi.

Jakie są ich funkcje

Podstawowym celem dokumentu pierwotnego jest potwierdzenie ważności prawnej dokonanej transakcji gospodarczej.

Jednocześnie za przeprowadzenie operacji ustala się odpowiedzialność niektórych wykonawców za zakończone operacje.

Dokument pierwotny przechowuje wszystkie niezbędne informacje na temat konkretnej transakcji biznesowej, a fakt istnienia dokumentu potwierdza wykonanie czynności.

Oznacza to, że dokumenty podstawowe przechowują dane dotyczące wszystkich działań biznesowych organizacji. Dokumentacja pierwotna jest przechowywana w celu zaspokojenia osobistych potrzeb przedsiębiorstwa, a także w celu udostępnienia organom regulacyjnym.

Księgowość prowadzona jest na podstawie dokumentów pierwotnych. Na podstawie danych dostępnych w dokumentach tworzona jest sprawozdawczość finansowa i podatkowa.

Obecne ramy regulacyjne

Podstawowe zasady dotyczące podstawowych dokumentów księgowych określa ustawa federalna nr 402 z dnia 6 grudnia 2011 r. „O rachunkowości”.

Ale chociaż użycie niektórych ujednoliconych formularzy nie jest uważane za obowiązkowe, nic nie stoi na przeszkodzie ich użyciu.

Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki gospodarczej. To on zatwierdza formularze dokumentów podstawowych na wniosek osoby odpowiedzialnej za księgowość.

W formularzu kod znajduje się w prawym górnym rogu. Jeśli operacja gospodarcza jest realizowana nie przy użyciu standardowego formularza, ale przy użyciu niezależnie opracowanego formularza, rejestracja „kodu” nie jest konieczna.

Zgodnie z klauzulą ​​19 tego przepisu niedopuszczalne jest stosowanie sprostowań, plam i wymazań oraz stosowanie środków korygujących w dokumentacji bankowej, rachunkach/wydatkach gotówkowych, załączonych rachunkach oraz dokumentach je zastępujących.

W przypadku wykrycia błędu dokumenty bankowe i gotówkowe nie mogą zostać przyjęte do realizacji. Należy je przeprojektować, biorąc pod uwagę podstawowe wymagania.

Ważne jest, aby nieprawidłowo wykonane lub uszkodzone dokumenty kasowe nie mogły zostać zniszczone. Należy je przekreślić, a następnie dołączyć do raportu kasowego (rejestru) na dzień ich wystawienia.

Pojawiające się niuanse

W procesie sporządzania i przetwarzania dokumentów podstawowych pojawia się wiele różnych niuansów. Wśród głównych można wyróżnić:

Co to jest dokument dwustronny

W niektórych przypadkach przy sporządzaniu dokumentacji pierwotnej dopuszcza się użycie dokumentu pierwotnego dwustronnego. Jest to forma uniwersalnego dokumentu przelewu (UDD).

Wideo: podstawowe dokumenty

Formularz UPD jest funkcjonującą formą faktury, która jest uzupełniona o istotne wskaźniki dokumentacji pierwotnej.

Status „1” UPD pozwala temu dokumentowi zastąpić nie tylko fakturę, ale także dokument lub fakturę.

Jednocześnie UTD jest jednocześnie stosowany w obliczeniach i uznawaniu wydatków w procesie opodatkowania zysków. UPD o statusie „2” zastępuje jedynie akt lub fakturę.

UPD łączy w sobie elementy faktury i podstawowego dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji gospodarczej. Przepisy nie zabraniają wystawiania faktur lub dowodów dostawy na obu stronach jednego nośnika papierowego.

Czy muszę to stemplować?

Druk nie należy do obowiązkowych szczegółów dokumentów podstawowych. Nie jest o tym mowa w art. 9 części 2 ustawy federalnej nr 402.

Dlatego konieczne jest umieszczenie pieczęci, jeśli organizacja korzysta z własnego dokumentu wymagającego pieczęci.

Ale jednocześnie konieczne jest poświadczenie pieczęcią tych dokumentów, dla których prawo przewiduje obecność pieczęci. Należą do nich na przykład faktury i.

Potrzebę pieczęci można również określić zgodnie z polityką rachunkowości organizacji lub za zgodą stron.

Kto odpowiada za ich bezpieczeństwo

Artykuł 17 ustawy federalnej „O rachunkowości” zobowiązuje organizacje do przechowywania dokumentacji podstawowej, rejestrów księgowych i sprawozdań finansowych przez określony czas.

Zgodnie ze standardami państwowej organizacji spraw archiwalnych okres ten nie może być krótszy niż pięć lat. Podczas przechowywania należy zapewnić ochronę przed nieuprawnionymi zmianami.

Wszelkie poprawki muszą być uzasadnione i odpowiednio poświadczone. Treść ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych stanowi tajemnicę handlową.

Za ich ujawnienie osoby mające dostęp do informacji ponoszą odpowiedzialność zgodnie z normami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej. Pierwotne dokumenty księgowe są początkowo przechowywane w zamknięte szafki pod nadzorem głównego księgowego organizacji.

Prawidłowo przetworzone dokumenty przekazywane są do archiwum w celu przechowywania. Za ich bezpieczeństwo bezpośrednio odpowiada właściciel przedsiębiorstwa.

Obecność podstawowych dokumentów księgowych jest integralną częścią działalności każdej organizacji.

Bez nich normalne istnienie przedsiębiorstwa jest prawie niemożliwe. Dlatego tak ważne jest poznanie i przestrzeganie procedury sporządzania i przetwarzania dokumentów pierwotnych.

Każda firma musi stosować standardowe formularze w celu odzwierciedlenia faktów dotyczących transakcji biznesowych. Zastanówmy się, które ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych są zatwierdzane przez rząd. TreśćWażne aspekty Jakie formy podstawowych dokumentów księgowych są stosowane (lista)? Jaka jest ich trwałość...

W prawo federalne 402-FZ „O rachunkowości” opisuje wszystkie dokumenty księgowe i podstawowe. Są potrzebne głównie ze względów podatkowych – jako dokumenty potwierdzające poniesione wydatki i prawidłowość ustalenia podstawy opodatkowania.

Dokumenty podstawowe należy przechowywać przez 4 lata. W tym czasie urząd skarbowy może w każdej chwili zwrócić się do nich o sprawdzenie Ciebie lub Twoich kontrahentów. „Podstawowe” jest również używane w sporach sądowych z kontrahentami.

Podstawowe dokumenty księgowe sporządzane są w momencie transakcji biznesowych i wskazują na ich zakończenie. Lista dokumentów towarzyszących konkretnej transakcji może się różnić w zależności od rodzaju transakcji. Przygotowanie wszystkich niezbędnych dokumentów podstawowych jest zwykle przeprowadzane przez dostawcę. Specjalna uwaga Musisz zwracać uwagę na te dokumenty, które powstają podczas transakcji, w których jesteś kupującym, bo to są Twoje wydatki, a zatem bardziej zależy Ci na przestrzeganiu litery prawa niż Twój dostawca.

Podział dokumentów podstawowych według etapów biznesowych

Wszystkie transakcje można podzielić na 3 etapy:

Etap 1. Zgadzasz się na warunki umowy

Rezultatem będzie:

• kontrakt;
• fakturę do zapłaty.

Etap 2. Następuje płatność za transakcję

Potwierdź płatność:

wyciąg z rachunku bieżącego, jeżeli płatność została dokonana przelewem, poprzez akwizycję lub za pośrednictwem systemów płatności, w których przekazywane są pieniądze z rachunku bieżącego;

• paragony gotówkowe, pokwitowania dla poleceń odbioru gotówkowego, ścisłe formularze sprawozdawcze - jeśli płatność została dokonana gotówką. W większości przypadków z tej metody płatności korzystają Twoi pracownicy, gdy pobierają pieniądze na konto. Rozliczenia pomiędzy organizacjami rzadko mają formę gotówkową.

Etap 3. Odbiór towaru lub usługi

Niezbędne jest potwierdzenie faktycznego odbioru towaru i wykonania usługi. Bez tego urząd skarbowy nie pozwoli na zmniejszenie podatku od wydanych pieniędzy. Potwierdzenie odbioru:

• list przewozowy – dla towarów;
• dowód sprzedaży – wydawany zazwyczaj wraz z paragonem pieniężnym lub w przypadku sprzedaży produktu przez przedsiębiorcę indywidualnego;
• zaświadczenie o wykonanej pracy/świadczonych usługach.

Obowiązkowe dokumenty podstawowe

Pomimo zmienności transakcji istnieje lista obowiązkowych dokumentów sporządzanych dla każdego rodzaju transakcji:

• kontrakt;
• sprawdzać;
• ścisłe formularze raportowe, kasa fiskalna, paragon sprzedaży;
• Faktura;
• zaświadczenie o wykonanej pracy (wykonanych usługach).

Porozumienie

Podczas przeprowadzania transakcji zawierana jest z klientem umowa, która określa wszystkie szczegóły nadchodzących transakcji biznesowych: procedury płatności, wysyłkę towaru, terminy zakończenia pracy lub warunki świadczenia usług.

Umowa reguluje prawa i obowiązki stron. W idealnym przypadku do każdej transakcji powinna być dołączona osobna umowa na dostawę towarów lub świadczenie usług. Jednak przy długoterminowej współpracy i realizacji podobnych operacji można zawrzeć jedno ogólne porozumienie. Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach opatrzonych pieczęciami i podpisami każdej ze stron.

Niektóre transakcje nie wymagają pisemnej umowy. Przykładowo umowa sprzedaży zostaje zawarta z chwilą otrzymania przez kupującego gotówki lub dowodu sprzedaży.

Faktura do zapłaty

Faktura jest umową, na mocy której dostawca ustala cenę swoich towarów lub usług.

Kupujący akceptuje warunki umowy dokonując stosownej płatności. Forma faktury do zapłaty nie jest ściśle uregulowana, dlatego każda firma ma prawo opracować własną formę tego dokumentu. Na fakturze możesz określić warunki transakcji: warunki, powiadomienie o wpłacie zaliczki, sposób płatności i dostawy itp.

Zgodnie z art. 9-FZ „O rachunkowości” w przypadku tego dokumentu nie jest wymagany podpis dyrektora lub głównego księgowego oraz pieczęć. Nie należy ich jednak zaniedbywać, aby uniknąć pytań ze strony kontrahentów i państwa. Faktura nie pozwala na stawianie żądań dostawcy, a jedynie ustala cenę produktu lub usługi. Jednocześnie kupujący zachowuje prawo do żądania zwrotu pieniędzy w przypadku bezpodstawnego wzbogacenia się dostawcy.

Dokumenty płatnicze: rachunki gotówkowe, ścisłe formularze sprawozdawcze (SSR)

Ta grupa podstawowych dokumentów pozwala potwierdzić fakt zapłaty za zakupiony towar lub usługę.

Dokumenty płatnicze obejmują rachunki sprzedaży i gotówki, sprawozdania finansowe, wnioski o płatność i zamówienia. Kupujący może otrzymać zamówienie z banku płacąc przelewem. Kupujący otrzymuje od dostawcy gotówkę lub paragon za towar w przypadku płatności gotówką.

List przewozowy lub dowód sprzedaży

Dowody sprzedaży, jak powiedzieliśmy powyżej, wystawiane są w przypadku sprzedaży towarów osobom fizycznym lub przez same osoby fizyczne.

Faktury służą przede wszystkim osobom prawnym do rejestrowania wydania/sprzedaży towarów lub pozycji magazynowych i ich dalszego odbioru przez klienta.

Fakturę należy sporządzić w dwóch egzemplarzach. Pierwszy pozostaje u dostawcy jako dokument potwierdzający fakt przekazania towaru, natomiast drugi egzemplarz przekazywany jest kupującemu.

Dane na fakturze muszą zgadzać się z numerami na fakturze.

Osoba upoważniona odpowiedzialna za wydanie towaru musi złożyć swój podpis i pieczęć organizacji na fakturze. Odbiorca towaru ma także obowiązek podpisać go i poświadczyć pieczęcią na dowodzie dostawy. Dopuszczalne jest użycie podpisu faksowego, należy jednak zaznaczyć to w umowie.

Certyfikat wykonanych usług (wykonanej pracy)

to dwustronny dokument podstawowy potwierdzający fakt transakcji, koszt i termin wykonania usług lub robót.

Ustawę wystawia wykonawca swojemu klientowi na podstawie wyników świadczenia usług lub wykonanej pracy. Ten podstawowy dokument potwierdza zgodność świadczonych usług (wykonanych prac) z warunkami zawartej umowy.

Faktura

Faktura jest dokumentem niezbędnym wyłącznie do kontroli przepływu podatku VAT. Faktury są zwykle wystawiane w połączeniu z dokumentami dostawy lub aktami. Istnieją faktury za zaliczki.

Ten podstawowy dokument jest ściśle regulowany. Zawiera:

• informacja o wysokości środków;
• część tekstury.

Faktura stanowi podstawę do przyjęcia do odliczenia przedstawionych kwot podatku VAT. Każdy przedsiębiorca płacący podatek VAT ma obowiązek go wypisać.

W ostatnim czasie popularnością cieszy się uniwersalny dokument przelewu (UPD). Dokument ten zastępuje parę faktura + faktura lub ustawa + faktura.

Prowadź działalność w wygodnym serwisie internetowym do obliczania wynagrodzeń i wysyłania raportów do Federalnej Służby Podatkowej, Funduszu Emerytalnego i Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Usługa automatycznie generuje dokumenty podstawowe i UPD.