K dnešnímu dni v účetnictví zaujímá důležité místo správné provedení primární dokumentace. Každý účetní proto musí vědět, jak tento typ dokladu správně sestavit. Této problematice bude věnován tento článek.

Prvotní doklady se považují za podklad pro provedení zápisu do účetnictví a jeho zapsání do evidence. Tyto doklady, které se používají v účetnictví, jsou považovány za součást systému řídící dokumentace.

V účetnictví lze doklady evidovat v evidenci primární dokumentace pouze tehdy, jsou-li vyhotoveny podle struktury, která je umístěna v určitých albech obsahujících jednotné formuláře. Jsou speciálně navrženy pro primární dokumentaci. V těchto formulářích najdete šablonu návrhu požadované dokumenty. Tato forma je definována zákonem Ruská Federace. Formulář byl v Rusku potvrzen nařízením ministerstva financí.

Jsou klasifikovány podle celoruské klasifikace řídící dokumentace, zkratka OKUD. Podle této klasifikace je každému primárnímu dokumentu přiřazen kód podle OKUD.

V účetním oddělení je v případě potřeby k dispozici standardní formulář pro zpracování takových informací. Může obsahovat další a nové řádky. Tyto nové údaje, které byly stanoveny v dříve legalizované podobě, musí být bezpodmínečně zachovány beze změny. Nové změny, které byly provedeny, jsou vypracovány v souladu s existující objednávkou (objednávkou). Tyto změny formulářů souvisejících s účetnictvím se nevztahují na hotovostní operace.

Formuláře, které byly schváleny Státním statistickým výborem Ruska, obsahují určité zóny s kódovanými informacemi. Vyplňují se plně v souladu s klasifikátory přijatými v Ruské federaci. Je třeba připomenout, že kódy, které nemají vazby v souladu s přijatým klasifikátorem (to platí pro sloupec s názvem „Typ postupů“ a další), se používají k shrnutí a klasifikaci přijatých informací při zpracování dat pomocí počítačového vybavení . Jsou nalepeny v přísném souladu se zvoleným systémem kódování, který byla touto organizací legalizována.

Kromě toho je pro účetnictví přeskočena účetní dokumentace, kterou podnik vypracoval samostatně. Jedná se o speciální formuláře v účetnictví, které mají požadované náležitosti. Jsou stanoveny ruským právem. Účetnictví umožňuje samostatný vývoj, ale pouze u informací, které neobsahují jednotné ukázky v albech.

Dnes jsou v účetnictví považovány za povinné údaje pro zpracování primárních informací:

• datum registrace dokumentace;
• Název;
• Název organizace. Je uvedena organizace, jejímž jménem byly tyto informace sestaveny;
• název funkce osoby / osob, které byly odpovědné za provádění obchodních postupů a správnost registrace;
• obsah hospodářského postupu je vyjádřen hodnotově i naturálně;
• musí být vlastnoruční podpisy všech osob uvedených v dokumentu.

Kvalitní a včasné provedení veškeré primární dokumentace (nezapomeňte na spolehlivost údajů v nich uvedených), jakož i další převod do účetního oddělení, by měly být prováděny za podmínek přesně stanovených zákonem. To se provádí za účelem zohlednění data v účetnictví. Tyto postupy vypracovávají lidé, kteří dokumenty sepsali a podepsali.

Musíte vědět, že v účetním oddělení může seznam těchto lidí, kteří mají právo podepisovat primární dokument, sestavit pouze vedoucí této organizace (po předběžné dohodě s hlavním účetním). Pouze tito lidé mohou určit seznam úředníků, kteří mají podpisové právo. Dokumentaci, podle které provádění různých obchodních postupů souvisejících s hotovostí může podepisovat pouze vedoucí a hlavní účetní. Kromě výše uvedených osob jsou povoleny i podpisy dalších osob. Zároveň je třeba připomenout, že všechny musí nejprve schválit vedoucí a hlavní účetní.

Primární doklady jsou tedy v účetnictví přímým dokladem o provádění následujících typů obchodních postupů: výběry hotovosti, platby za zboží a další. Jsou vypracovány přímo v době řízení nebo po jeho skončení (pokud je nelze sepsat v době samotného řízení).

Podle stávající klasifikace se prvotní účetní doklady dělí na následující typy:

• evidence účetnictví;
• osvobození;
• organizační a administrativní.

Podívejme se na poslední dvě skupiny podrobněji:

Za účelem řádného vedení seznamu primární dokumentace v účetnictví byl vytvořen a následně schválen určitý harmonogram pracovních postupů. Určuje načasování pohybu, postup předávání primární dokumentace v rámci podniku a další vstup do účetního oddělení.

Všechny tyto dokumenty obdržené účetním musí být zkontrolovány z hlediska následujících bodů:

• aritmetická položka. Znamená to provedení výpočtu částky;
• podle sémantického obsahu. Dokument by měl sledovat vztah jeho jednotlivých ukazatelů. Neměl by obsahovat vnitřní rozpory;
• podle formátu. Kontroluje se správnost, úplnost dokladu a také správnost vyplnění údajů v něm.

Pokud jsou v dokumentu nalezeny nesrovnalosti pro některé parametry, musí být opraveny. Osoba, která se podílela na jeho návrhu, by měla upravit. Někdy je potřeba rekonstruovat celý dokument.

Teprve po ověření je předání dokumentace účetnímu oddělení. Informace z nich se přenášejí do účetních registrů. Samotný dokument obdrží značku, která vám umožní vyloučit možnost jeho opětovného použití. Tato značka může představovat datum zápisu a zápisu do účetní evidence.

V účetnictví je povoleno vyhotovovat primární dokumentaci na strojová nebo papírová média. Když bylo použito strojové médium, musí být vytvořena papírová kopie.

Všechny informace jsou archivovány pouze v chronologickém pořadí. Je dokončena, poté svázána a uložena do složek. Tento postup je doprovázen vydáním certifikátu. Při uložení v budově archivu musí být informace chráněny před neoprávněnými opravami. Realizace procesu nápravy je možná pouze v případě, že je potvrzena platnost příčiny. Provedené opravy potvrzuje úředník svým podpisem. Je nutné zadat správné datum.

Skladovatelnost

Ukládání primární dokumentace probíhá podle určitých podmínek, které jsou předepsány v legislativě Ruské federace. Organizace musí podle ní uchovávat veškeré prvotní dokumenty a také účetní a výkaznické registry po dobu minimálně 5 let. Zároveň musí být informace potřebné pro placení a výpočet daní uchovávány po dobu 4 let. Rovněž dokumentace potvrzující ztrátu je uchovávána po celou dobu snížení zdanitelného zisku společnosti o částku ztráty, která byla obdržena dříve. Dokumentace, která eviduje personální, osobní účty všech zaměstnanců, je archivována již 75 let.

Je třeba mít na paměti, že doba uložení začíná běžet od 1. ledna roku následujícího po roce, ve kterém byla dokumentace vydána.

Právní předpisy neobsahují jasná pravidla týkající se provádění postupu při restaurování takových dokumentů. Tento aspekt je důležitý v situaci poškození nebo ztráty toho, co je potřeba.

Některé předpisy obsahují jasné pokyny k podmínkám uchovávání účetní dokumentace pro primární účel. Není však definován fázový postup, který by měl být proveden v případě ztráty. V této situaci je nutné příkazem jmenovat komisi, která provede šetření ke zjištění příčin poškození, ztráty, porušení celistvosti dokumentu. Ke studii je možné připojit zástupce vyšetřujících orgánů, zástupce bezpečnostní a požární služby. Poté následuje opatření k nápravě.

Oprava chyb

Krátce jsme hovořili o opravě chyb v primární dokumentaci výše. Oprava existujících chyb v dokumentech a účetních registrech je předepsána v legislativě Ruska.

Podle těchto legislativních norem je přísně zakázáno provádět jakékoli opravy v dokumentaci související s bankovními a pokladními informacemi. V ostatních situacích se opravy provádějí pouze při dohodě se všemi účastníky obchodního řízení. Tato dohoda musí být ověřena podpisy všech účastníků opravy. Nezapomeňte také uvést datum zadání všech oprav.

Pamatujte, že v účetnictví by měly být detaily opravovaného dokladu přeškrtnuty tenkou a jasnou čarou, aby přeškrtnutý původní obsah / význam provedené opravy zůstal dobře viditelný. U rekvizit byste si měli udělat poznámku „Opraveno, aby věřil“. Poté musí být oprava potvrzena podpisem úředníka, který tuto opravu provedl. Doklad musí obsahovat jeho iniciály a příjmení.

Znalost výše uvedených ustanovení pomůže správně a rychle sestavit primární dokumentaci pro účetnictví.

Video „Co jsou primární účetní doklady“

Po zhlédnutí záznamu se dozvíte, jak předložit primární dokumentaci finančnímu úřadu v Rusku.

primární účetní doklad

Primární dokumenty tvoří základ všeho účetnictví. Finanční a ekonomická činnost organizace je doprovázena realizací četných operací. K tomuto účelu slouží prvek účetní metody - dokumentace. Dokumentace je hlavní metodou účetního sledování ekonomické činnosti organizace, její primární kontroly. dokument - Jedná se o písemný doklad o provedené obchodní transakci, který dává účetním údajům právní platnost. Dokumentace slouží jako podklad pro následné účetní zápisy a zajišťuje správnost, spolehlivost a nezpochybnitelnost účetních ukazatelů a také možnost jejich kontroly.

Dokumenty musí mít právní sílu, tj. obsahovat řadu povinných údajů (ukazatelů):

• - název dokumentu;
• - datum;
• - název organizace, jejímž jménem je dokument vypracován;
• - Obsah operace;
• - kvantitativní a nákladové měřiče;
• - příjmení a funkce osob odpovědných za jeho vyplnění a správné provedení;
• - osobní podpisy těchto osob a jejich přepisy;
• - pečeti organizace, razítka.

Dokumenty by měly být připraveny prostředky, které zajistí uchování záznamů dlouho(inkoust, kuličkové pero, psací stroj, tiskárna). Primární dokumenty musí být vystaveny buď v okamžiku transakce (hotovost, bankovnictví), nebo bezprostředně po jejím dokončení. Za jeho včasné a kvalitní vytvoření, za spolehlivost dat a jejich předání do termíny pro registraci do registrů.

Mezi dokumenty patří:

• - Primární (faktury, faktury, příjmové a výdajové pokladní příkazy, plotové plechy atd.);
• - účetní evidence (přehledy pokladen, deníky objednávek, hlavní kniha, výkazy zboží atd.);
• - výkaznictví (rozvaha a přílohy k ní).

Veškeré účetní záznamy jsou vedeny na základě prvotních dokladů, poté jsou informace z nich předávány do účetních registrů, kde jsou systematizovány, tedy evidovány na účetních účtech. Na konci vykazovaného období je podle účetních registrů vykazování podniku dokončeno.

Primární dokumentace dává vzniknout pohybu účetních informací, poskytuje účetnictví informace potřebné pro průběžnou a nepřetržitou reflexi hospodářské činnosti podniku.

Dle jmenování se všechny prvotní dokumenty dělí na: organizační a administrativní, odůvodňující, účetní, kombinované.

• - organizační a administrativní (příkazy, pokyny, pokyny, plné moci) umožňují provádění operací a informace v nich obsažené se nepromítají do účetních registrů;
• - poukázky (faktury, reklamace, příjemky atd.) odrážejí skutečnost operace, informace v nich obsažené jsou evidovány v účetních evidencích. Existuje řada dokumentů, které kombinují permisivní a osvobozující charakter (výdajové pokladní poukázky, výplatní pásky mzdy), údaje v nich obsažené se zapisují do účetních registrů;
• - účetní doklady jsou sestavovány v účetním oddělení na základě administrativních nebo podpůrných podkladů pro shrnutí účetních záznamů, jako jsou účetní výkazy, režijní kalkulace, vývojové tabulky.
• - sdružené doklady současně plní funkce administrativní a osvobozující a účetní. Například faktura za výdej hmotného majetku obsahuje příkaz k výdeji materiálu ze skladu do dílny, dále evidenci jejich skutečného výdeje atp.

Podle způsobu evidence transakcí se doklady dělí na jednorázové a kumulativní.

Jednorázové doklady se používají pouze jednou k vyjádření jedné transakce nebo několika transakcí provedených současně. Po registraci vstupuje jednorázový doklad do účetního oddělení a slouží jako podklad pro odraz v účetnictví. Například příchozí a odchozí hotovostní příkazy, výpisy ze mzdy atd.

Kumulativní dokumenty jsou sestavovány za určité období (týden, dekáda, měsíc), aby odrážely homogenní opakující se transakce, které se v nich zaznamenávají po dokončení. Na konci období se vypočítají součty za ukazatele používané pro účty. Kumulativní dokumenty zahrnují limitní karty, dvoutýdenní nebo měsíční objednávky atd.

Podle místa sestavení jsou dokumenty interní a externí.

Vnitřní dokumenty jsou sestavovány v podniku tak, aby odrážely vnitřní operace. Například hotovostní příchozí a odchozí objednávky, faktury, úkony, mzdy atd.

Externí dokumenty se vyplňují mimo podnik, přicházejí ve formalizované podobě. Například faktury, bankovní výpisy, nákladní listy atd.

Podle pořadí sestavení jsou dokumenty primární a konsolidované.

Hlavní dokumenty jsou vypracovány pro každou jednotlivou transakci v době jejího dokončení. Například došlý peněžní příkaz, platební příkazy, úkony k odpisu dlouhodobého majetku atd.

Konsolidované dokumenty se vypracovávají na základě dříve sestavených primárních dokumentů. Jejich použití usnadňuje řízení homogenních operací. Mohou být výkonné, účetní a kombinované. Například zálohové a pokladní výkazy, seskupování a kumulativní výkazy. Předběžná zpráva, která je kombinována, plní zejména funkce dokladu o odůvodnění a účetnictví. To dává kompletní charakteristika zúčtování s odpovědnými osobami: zůstatek nebo překročení předchozí zálohy, výše této zálohy, vynaložená částka, zůstatek a datum jeho zaplacení do pokladny nebo překročení a datum jeho proplacení podnikem. Předběžné počítání navíc poskytuje popis výrobních nákladů účtů po ověření a schválení zprávy. Na zadní straně zprávy je uveden seznam jednotlivých výdajů a jejich podklady.

Podle pořadí vypracování lze dokumenty rozdělit na ruční a vytvořené počítačem.

Vypracované dokumenty ručně, vyplněné ručně nebo psacím strojem.

Dokumenty provedené s výpočetní, automaticky registrovat informace o výrobních operacích v době jejich dokončení.

Přejímání, ověřování a účetní zpracování dokladů. Dokumenty obdržené účetním oddělením jsou zpracovávány za účelem jejich přípravy pro zápisy do účetních registrů. Hlavní fází účetního zpracování dokladů v organizaci je ověření přijatých dokladů v podstatě, formálně, aritmeticky.

Při kontrole dokladů ve věci samé je nutné zjistit zákonnost, správnost a účelnost obchodní transakce. Primární doklady o obchodních transakcích, které jsou v rozporu se zákonem a stanoveným postupem pro příjem, skladování a výdej, jsou podle současného účetního postupu Peníze, komodita - materiál a jiné cennosti, by neměly být přijaty k exekuci. V případě, že takové primární dokumenty obdrží účetní oddělení, musí hlavní účetní upozornit vedoucího organizace na nezákonnost konkrétní obchodní transakce.

Předběžnou kontrolu provádí účetní oddělení při přípravě podkladů. Je to důležité také proto, že většinu dokumentů tvoří finančně odpovědné osoby, nikoli účetní.

Kontrola formuláře vám umožní ujistit se, že pro zpracování konkrétní obchodní transakce byl použit formulář příslušného formuláře, všechna čísla jsou jasně uvedena, obsah transakce a všechny podrobnosti jsou zohledněny.

Poté účetní provede aritmetickou kontrolu, která se scvrkává na kontrolu správnosti aritmetických výpočtů a výpočtů, zdanění dokladů. Zdanění se provádí vynásobením množství cenou. Aritmetické ověření umožňuje kontrolovat aritmetické výpočty výsledků, správnost odrazu kvantitativních a nákladových ukazatelů.

Po ověření účetní doklady zpracuje. Účetní přiřazení dokladů spočívá v určení účtů, na které mají být obchodní transakce evidované v dokladech evidovány na vrub a ve prospěch.

Hlavní směry pro zlepšení dokumentace jsou sjednocení a standardizace .

Hlavní účetní doklady jsou přijímány do účetnictví, jsou-li vyhotoveny podle formuláře obsaženého v albu jednotných formulářů prvotní účetní dokumentace.

Pro zkvalitnění účetnictví má velký význam sjednocení forem prvotní účetní dokumentace, které zavádí a sjednocuje jednotné požadavky na dokumentaci hospodářské činnosti organizací, systematizuje účetnictví, vylučuje zastaralé a libovolné tvary, propaguje racionální organizaceúčetnictví.

Sjednocené dokumenty- jedná se o standardní dokumenty schválené předepsaným způsobem a určené pro evidenci homogenních transakcí v organizacích s různé podobě majetku a různých oborových specifik.

standardizace - zakládající totéž standardní velikosti u standardních dokumentů, což snižuje spotřebu papíru na výrobu dokumentů, zjednodušuje jejich zpracování a skladování.

Požadavky obsažené v zákoně „o účetnictví“ stanoví, že každá skutečnost hospodářského života podléhá evidenci prvotním účetním dokladem. Co je to „primární organizace“, jak je sestavena a kdo ve společnosti by měl být pověřen odpovědností za přípravu dokumentů, zvážíme v článku.

Co je primární dokumentace a jaký je její účel?

Primární je dokumentace, která potvrzuje realizaci obchodních transakcí. Dokumenty musí být provedeny ve stejném pořadí jako události, ke kterým došlo.

Výzdoba primární doklady v účetnictví je nezbytným požadavkem pro podnikové účetnictví. V dnešní době jsou však požadavky na primární dokumentaci zcela odlišné. Od roku 2013 je tedy zrušena povinnost používat jednotné formy základních účetních dokladů. Nyní mají firmy na výběr, zda při své činnosti uplatňují dokumenty již vypracované státem nebo je schvalují samostatně s přihlédnutím k potřebám organizace. Avšak v případě, že použití primárního dokumentu neurčuje Státní výbor pro statistiku, ale jiný normativní dokumenty, například "Postup při provádění hotovostních transakcí", tyto formuláře jsou povinné.

Význam primárních účetních dokladů organizace nelze podceňovat. Chyby zjištěné v "primární" neumožňují určit správný základ daně potřebný pro výpočet odvodů daně. V důsledku toho může vzniknout nejen nedorozumění s inspekcí, ale také podklad pro ukládání sankcí.

Aby společnost neobhájila své postavení ve sporu s finančními úřady, je nutné věnovat dostatečnou pozornost postupu při zpracování účetních dokladů.

Požadavky na konstrukci "primárního"

Hlavním požadavkem na návrh "primárního" je povinná přítomnost všech detailů.

Všechny dokumenty obsažené v albu Unified Documents již obsahují povinné informace. V případě, že společnost používá vlastní vzory formulářů, je však nutné zajistit, aby obsahovaly všechny údaje, které je třeba zveřejnit.

Z větší části se každý primární dokument skládá ze tří částí:

• hlavička;
• hlavní část;
• Část formuláře.

Název má odrážet informace o sestavovaném dokumentu, organizaci, která jej vydala, a jeho protistraně, jmenovitě:

• Název primárního dokumentu;
• Kód tohoto formuláře v souladu s klasifikátorem OKUD. V praxi toto pole často zůstává prázdné, protože za to nejsou ze strany finančních úřadů žádné sankce;
• Datum uskutečněné skutečnosti hospodářského života;
• Název organizace, která dokument sestavila;
• Kód organizace v souladu s klasifikátorem OKPO;
• Název jednotky odpovědné za obchodní transakci (uvedeno, pokud je k dispozici);
• Název měrné jednotky v souladu s klasifikátorem OKEI a také měna provedené operace.

Hlavní část prvotního účetního dokladu může být prezentována v tabulkové i textové podobě. Tento prvek dokumentu vyžaduje, aby byly zohledněny následující přihlašovací údaje:

• Podrobný obsah skutečnosti hospodářského života, která se stala. Tato položka společnosti bude muset být napsána tak, aby do minimálního počtu slov vložila maximum užitečných informací;
• Kódy a indikátory v peněžním a fyzickém vyjádření.
• Částky transakcí a za přítomnosti daně na samostatném řádku.

Poslední fází přípravy primárního dokumentu je sběr podpisů osob odpovědných za spáchání skutečnosti hospodářského života. Kromě celého jména zaměstnance musíte uvést:

• Pozice zaměstnanců odpovědných za správné provedení dokumentu, úplnost a spolehlivost informací v něm obsažených;
• Originální podpisy stran;
• Datum přípravy primárního dokumentu, postavení skutečného vykonavatele operace, jeho podpis a celé jméno a také kontaktní údaje.

Musím tisknout na primární účetní doklady?

V souvislosti s otiskem pečeti vyvstává mnoho otázek při přípravě účetních dokladů. Pochybnosti organizací se staly obzvláště aktuální poté, co byl v roce 2015 zrušen požadavek na povinnou přítomnost plomby.

Pokud jde o určitý seznam primárních dokumentů, na kterých je vyžadována plomba, v praxi je tento požadavek implementován v několika případech:

1. Pokud dokument obsahuje označení „MP“ s uvedením místa pro tisk;
2. Když je požadavek na otisk stanoven na úrovni ruské legislativy;
3. Když primární dokument stanoví požadavek na zobrazení.

Je však důležité poznamenat, že pouze společnosti, které nadále provozují své podnikání pomocí tisku, musí určit, zda je tisk na konkrétní primární dokument vyžadován či nikoli.

Typické chyby v primární dokumentaci

Vzhledem k tomu, že na základě prvotní účetní dokumentace společnost tvoří základ daně a vypočítává daně, finanční úřady bedlivě sledují správnost dokladů a spolehlivost údajů, které se v nich projevují. Většina typické chyby při přípravě "primární" jsou:

• Použití formulářů neschválených společností. Když finanční úřad přijde do organizace s auditem, prvním dokumentem, který požaduje, je účetní politika. Právě v něm by měla být zaznamenána skutečnost použití nezávisle vyvinutých formulářů dokumentů;
• Absence požadovaných údajů ve formuláři;
• Absence povinných informací v buňkách formuláře;
• Aritmetické chyby při kompilaci. Toto porušení se často vyskytuje pouze v „primárním“, který se nevyplňuje elektronicky, ale ručně, protože vytvoření dokumentu pomocí počítačových programů pomáhá předcházet chybám ve výpočtech;
• V pokladní dokumentaci byla provedena oprava v rozporu s požadavky zákona;
• V buňkách, které je třeba vyplnit, nejsou žádné pomlčky, ale pro které nejsou žádné informace nebo se číselné hodnoty indikátorů rovnají nule.
• Dokument byl podepsán neoprávněnou osobou. V praxi by společnost měla mít příkaz vedoucího, který určuje seznam osob, které mají právo podepisovat určité prvotní účetní doklady. Pokud je tedy „primární“ podepsán osobou, která takové právo nemá, je dokument uznán za neplatný a nevymahatelný.

Jak opravit chyby v primární dokumentaci

Nejprve si všimneme, že je možné a nutné opravit „primární“ dokument, protože nesprávně reflektované informace představují pro firmy větší nebezpečí než upravený dokument. Není však povoleno provádět opravy všech účetních forem dokladů.

V souladu s požadavky stanovenými pro přípravu primárních pokladních a bankovních dokladů jsou úpravy této kategorie formulářů zakázány.

Stejně jako u všech ostatních primárních dokumentů jsou opravy povoleny.

V tomto případě je nutné dodržovat jednoduchá pravidla, která umožňují upravit dokument, aniž by byla ohrožena jeho vizuální prezentace.

Závěr je následující:

• Nesprávný údaj je nutné pečlivě přeškrtnout,
• Aktualizované informace by měly být uvedeny vedle opravy.

Opravy primárních dokumentů mohou provádět pouze pověření zaměstnanci. V důsledku toho je nutné provedení opravy potvrdit podpisem odpovědného pracovníka společnosti.

Doba použitelnosti primárních dokumentů v organizaci

Povinnost uchovávat primární dokumenty má organizace. Ale pro různé kategorie dokumentů jsou nastaveny různé doby, během kterých musí být vyplněné dokumenty ve firmě uloženy.

Minimální trvanlivost „primárky“ je pět let. U personální evidence je však doba, po kterou musí dokumenty u společnosti zůstat, 75 let.

Organizace musí zároveň zajistit vhodné podmínky pro uchovávání dokumentů a také zamezit neoprávněným opravám formulářů. Obecně platí, že odpovědnost za bezpečnost primární účetní dokumentace by měla být svěřena vedoucímu společnosti.

Denně se v podniku provádějí desítky operací. Účetní posílají peníze dodavatelům, fondům a zakladatelům, počítají platy, přijíždějí počítače a nábytek, účtují penále, počítají odpisy atd. Pro každou takovou operaci je nutné vypracovat primární dokument (bod 1, článek 9 federální zákon ze dne 06.12.2011 č. 402-FZ „o účetnictví“, dále zákon č. 402-FZ).

Primární dokument je vytvořen v době operace nebo na jejím konci jako potvrzení skutečnosti operace (článek 3, článek 9 zákona č. 402-FZ). Na základě primárních účetních provádějí účtování.

Faktura, úkon za poskytnutí služeb na vytvoření webu, účetní výkaz - to vše jsou primární dokumenty, které účetní používají při své každodenní práci. Existuje mnoho typů primárních a jejich rozmanitost závisí na vlastnostech společnosti. Například v dopravní společnost jedním z hlavních typů primární dokumentace bude nákladní list a v knihovně - akt odepisování literatury.

Předpokládá se, že primární dokumenty budou v podniku uloženy po dobu nejméně pěti let, přičemž tato lhůta se začíná počítat po vykazovaném roce (článek 1, článek 29 zákona č. 402-FZ). To znamená, že dokument ze dne 07.03.2016 musí být uchováván minimálně do roku 2021 včetně. Samostatné lhůty uložení prvotních dokumentů stanoví Seznam schválený vyhláškou Ministerstva kultury ze dne 25. srpna 2010 č. 558. Pro uchování účetních dokladů jsou v podniku často vytvářeny speciální archivy.

Primární může být papírová nebo elektronická. V praxi stále více společností využívá elektronickou správu dokumentů (EDF). Společnosti si vyměňují zejména smlouvy, faktury k platbě, úkony, nákladní listy a faktury.

EDI výrazně zjednodušuje postup při zpracování primárních dokumentů od jejich vytvoření až po zaúčtování a zrychluje práci mezi protistranami. Velkou výhodou je, že elektronické dokumenty není nutné tisknout, pokud to neodporuje zákonu nebo smluvním podmínkám (článek 6, článek 9 zákona č. 402).

Elektronický dokument je certifikován kvalifikovaným elektronickým podpisem. Pokud se strany náležitě rozhodnou, může být primární podpis podepsán prostým nebo nekvalifikovaným podpisem (dopis odboru daňové a celní politiky Ministerstva financí Ruska ze dne 12. září 2016 č. 03-03-06/2 /53176).

Absence primárních dokumentů ve společnosti může vést k vážné pokutě od 10 000 do 30 000 rublů (článek 120 daňového řádu Ruské federace). Finanční úřady také udělí pokutu za chyby v registraci. Kromě toho může být osobám odpovědným za papírování uložena pokuta podle článku 15.11 zákoníku o správních deliktech Ruské federace ve výši 2 000 až 3 000 rublů. Existuje další nebezpečí: pokud během kontroly finanční úřady nezjistí požadovaný dokument, mohou část výdajů odečíst ze základu daně, proto bude muset společnost doplatit daň z příjmů.

Povinné údaje o primárním dokumentu

Právní sílu má pouze primární dokument se všemi požadovanými podrobnostmi (ustanovení 4, článek 9 zákona č. 402-FZ):

1. název (například „Zákon o poskytovaných službách“, „ Platební příkaz", "Účetní informace");
2. Datum přípravy;
3. jméno původce dokumentu (například SKB Kontur OJSC, Sojuz LLC, IP Ivanova E.V.);
4. obsah dokumentu nebo obchodní transakce (například „Služby přístupu k internetu“, „Materiály předané ke zpracování“, „Platba na fakturu za tiskopisy“, „Úroky naběhlé na základě smlouvy o půjčce“);
5. přírodní a peněžní ukazatele (kusy, metry, rubly atd.);
6. odpovědné pozice (například „účetní“, „skladník“, „personální manažer“, „vedoucí obchodního oddělení“ atd.);
7. podpisy stran.

Řádně vyhotovený dokument pomůže v případě potřeby při soudním sporu, například když kupující neuhradí dluh nebo se pokusí transakci zneplatnit. Dokument s chybami nebo fiktivními podpisy však může hrát krutý vtip – nikdy byste proto neměli podepisovat za dodavatele, pokud se náhle zapomněl podepsat. Všechny primární dokumenty pečlivě uschovejte a vždy pečlivě zkontrolujte všechny podrobnosti v příchozích dokumentech.

Až dosud se v praxi můžete setkat se stížnostmi zákazníků na chybějící tisk. Připomeňme, že od 4. 7. 2015 byla pro většinu organizací pečeť zrušena a můžete ji používat libovolně (spolkový zákon ze dne 4. 6. 2015 č. 82-FZ). Informace o přítomnosti pečeti organizace musí být uvedeny v chartě. Pokud protistrana naléhavě požaduje plombu a vy ji ze zákona nemáte, můžete protistranu písemně upozornit na její nepřítomnost a dát jí výpis z účetních pravidel.

Formy primárních dokumentů

V práci můžete používat jednotné a vlastní formy primárních dokumentů (článek 4, článek 9 federálního zákona ze dne 6. prosince 2011 č. 402-FZ „O účetnictví“). V tomto případě musí mít doma vyrobený primár všechny požadované detaily. Mnoho společností je nuceno vyvinout vlastní verzi aktu odepisování materiálů, protože neexistuje jednotná forma dokumentu.

Je přípustné použít kombinovanou formu primárního dokumentu, kdy se za základ vezme jednotná forma a doplní se o potřebné sloupce nebo řádky. Zároveň musí být dodrženy všechny povinné údaje (usnesení Státního výboru pro statistiku Ruské federace ze dne 24. března 1999 č. 20).

Volba společnosti ohledně použitých primárních forem musí být uvedena v účetních zásadách.

V procesu činnosti může vzniknout potřeba nových primárních dokumentů, poté mohou být vypracovány a schváleny účetními pravidly.

Poznámka! Vzhledem k tomu, že vaše protistrana může používat i samostatně vypracované primární doklady, je nutné v účetních zásadách uvést, že tyto doklady přijímáte i do účetnictví.

U většiny dokumentů máte právo nepoužívat jednotné formuláře, ale hotovostní transakce by měly být prováděny pouze podle schválených formulářů dokumentů (informace Ministerstva financí Ruské federace č. PZ-10/2012).

Typy primárních dokumentů

Specialisté najdou hlavní formy primárních dokumentů v albech jednotných formulářů schválených usneseními Státního statistického výboru Ruské federace. Pojďme se podívat na ty nejčastější.

Obchodní účetní doklady

• TORG-12;
• štítek produktu;
• Univerzální převodní dokument.

Účetní doklady dlouhodobého majetku

• OS-1 „Zákon o převzetí a převodu dlouhodobého majetku (kromě budov, staveb)“;
• OS-4 „Zákon o odpisech dlouhodobého majetku“;
• OS-6 "Inventární karta pro účtování dlouhodobého majetku."

Hotovostní primární účet

Hotovostní transakce jsou prováděny výhradně v souladu s Postupem pro provádění hotovostních transakcí (Pokyn Centrální banky Ruské federace ze dne 11. března 2014 č. 3210-U). Není například možné vydat „spotřební materiál“ ve volné formě nebo vyvinout vlastní verzi.

Formuláře primárních pokladních dokladů jsou schváleny vyhláškou Státního statistického výboru Ruské federace ze dne 18. srpna 1998 č. 88:

• KO-1 "Příchozí hotovostní příkaz";
• KO-2 "Výdajový pokladní příkaz";
• KO-3 "Věstník evidence příchozích a odchozích pokladních dokladů";
• KO-4 "Pokladní kniha";
• KO-5 "Kniha účtování peněžních prostředků přijatých a vydaných pokladní."

Pokladní doklady je třeba kontrolovat velmi pečlivě, protože taková primární organizace přímo souvisí s pohybem hotovosti a vždy přitahuje pozornost kontrolních orgánů. Například finanční úřady budou určitě věnovat pozornost PKO, ve kterém částka přesahuje 100 000 rublů. A to vše proto, že není možné platit v hotovosti s jednou protistranou ve výši přesahující 100 000 rublů. Absence podpisů v pokladních dokladech se také stane důvodem pro řízení s Federální daňovou službou.

Pojďme si to zrekapitulovat. Primární doklady jsou tedy nedílnou součástí účetnictví a daňového účetnictví. Operace nelze provést bez podpůrných dokumentů. Účetní často tvoří účtování v účetnictví na základě kopie nebo skenu primárního listu. Je velmi důležité včas nahradit kopie originálními dokumenty, jinak mohou regulační orgány považovat transakci nebo transakci za fiktivní. Garantem bezpečnosti a spolehlivosti účetnictví ve společnosti jsou pouze doklady vyhotovené v souladu se zákonem.