Obchodní transakce podniků jsou dokumentovány primárními účetními doklady. Záznam se provádí v okamžiku transakce nebo bezprostředně po jejím dokončení. Podniky průběžně vyplňují primární formuláře dokumentací všech objektů a operací.

Dokumenty jsou vedeny v papírové nebo elektronické podobě s následným výstupem na papír. Pokud je elektronická forma ověřena podpisem, je papírová forma kopií. Po 19. červnu 2015 je povolen tok elektronických dokumentů mezi podniky, které mají vzájemnou dohodu.

Definice a koncepce této dokumentace

Primárními dokumenty se rozumí formuláře, na jejichž základě berou v úvahu:

• Příjem a výdej zboží a materiálů, Peníze, další majetek podílející se na provozování činností.
• Evidence příjmu dlouhodobého majetku.
• Vydávání zúčtovatelných fondů, cenných papírů, mezd.
• Evidence poskytovaných služeb a provedených prací.
• Vedení personální evidence.
• Ostatní akce a operace podniku.

Informace o tom, co jsou primární účetní doklady, naleznete v následujícím videu:

Legislativní úprava problematiky a základní pravidla registrace

Postup přípravy a vedení primární dokumentace je upraven zákonem „o účetnictví“.

Ke skladbě informací na dokumentech je třeba přistupovat zodpovědně. Doklady tvoří základ účetnictví a daní.

Formuláře jsou právně závazné pokud jsou k dispozici požadované podrobnosti:

• Název formuláře.
• Datum přípravy.
• Data ekonomického subjektu.
• Obsah operace.
• Přirozené a peněžní vyjádření skutečnosti ekonomické aktivity.
• Podrobnosti o osobě, která dokument potvrdila.
• Podpis odpovědné osoby.

Absence některého z detailů neumožňuje použití dokladu v účetnictví. Primární účetní údaje musí být doloženy a ekonomicky zdůvodněny.

Při sestavování formulářů mohou zaměstnanci podniku dělat chyby a nepřesnosti.

Povoleno oprava chybného zadání v následujícím pořadí:

• Přeškrtnutí nesprávného textu. Chybová data musí být čitelná.
• Zadáním správného záznamu vedle něj a komentářem: „Pravda“ nebo „Věřte opravenému“.
• S uvedením data opravy.
• Ověření textu podpisem s přepisem údajů osoby, která opravy provedla.

Vzhledem k možnosti vyplnění jednoho formuláře na stroji a ručně, opravy lze provádět i v dokumentech vytištěných pomocí specializovaných programů.

Zdrojové dokumenty může mít nesprávné formy provedení ve tvaru:

• Bez těsnění. Vzhledem k zavedení předpokladu, že je možné vyhotovit dokumentaci bez použití pečeti, může podnik vydávat formuláře bez razítka. Aby se zabránilo nárokům ze strany finančních úřadů, musí být toto právo zakotveno v místních interních aktech a dohodách.
• Faxový podpis. Právo používat faksimile musí být dohodnuto s partnery. Finanční úřady nepřijímají faxové dokumenty.
• Podpisy osob neuvedených v objednávkách. Toto nedopatření lze napravit uvedením práva podepisovat dokumenty osobami, které vypracovávají formuláře.

Pro nedostatek dokladů účetnictví nebo použití formulářů sestavených s nedostatečnými údaji a používaných při zdanění podléhá pokutě podle čl. 120 Daňový řád Ruské federace.

Pokud jste ještě nezaregistrovali organizaci, pak nejjednodušší způsob udělat to pomocí online služby, který vám zdarma pomůže vygenerovat všechny potřebné dokumenty: Pokud již máte organizaci a přemýšlíte, jak zjednodušit a zautomatizovat účetnictví a výkaznictví, pak vám přijdou na pomoc následující online služby, které zcela nahradí účetní ve vaší společnosti a ušetříte spoustu peněz a času. Veškeré hlášení je generováno automaticky, elektronicky podepisováno a odesíláno automaticky online. Je ideální pro jednotlivé podnikatele nebo LLC ve zjednodušeném daňovém systému, UTII, PSN, TS, OSNO.
Vše se děje na pár kliknutí, bez front a stresu. Zkuste to a budete překvapeni jak snadné se to stalo!

Vlastnosti vytváření formulářů

Společnost může používat standardizované formuláře nebo je vyvíjet samostatně.

Seznam příslušných dokumentů schválený v příloze účetního postupu podniku.

Nepovoleno samostatně vyvíjet dokumenty pro správu:

1. Hotovostní účetnictví.
2. Výpočty pomocí techniky PKM.
3. Doprava doprava.

Ostatní dokumenty vypracované ministerstvy pro vysoce specializované použití se nenahrazují. Podniky například nemění standardní formuláře schválené ministerstvem dopravy.

Praxe ukazuje, že podniky používají převážně jednotné formuláře. Když společnost vyvíjí vlastní účetní formuláře postupuje se:

• Zahrnutí požadovaných podrobností.
• Schválení formulářů v souladu s tokem dokumentů stanoveným účetní politikou.
• Informování Federální daňové služby o používání formulářů.
• Koordinace formulářů dokumentů s partnery a přikládání formulářů ke smlouvě. U partnerů využívajících formuláře pro výpočet daní je nutné mít potvrzení o legálnosti a právní moci dokumentů.

Typy používaných formulářů závisí na profilu podniku.

Co je zahrnuto v seznamu těchto dokumentů

Primární účetní formuláře seskupeny podle typu operace.

Podniky v účetnictví použití:

Významná skupina primárních dokumentů je určena pro vedení personální evidence.

Skladovatelnost

Podnik musí zajistit bezpečnost prvotních účetních dokladů po dobu 5 let. K objasnění údajů a potvrzení správnosti účtování a odvodu daní do rozpočtu mohou být při auditu vyžadovány formuláře.

Výjimkou jsou formuláře potvrzující platby mzdy zaměstnanci. Účetní karty, personální příkazy, výpisy jsou uchovávány po dobu 75 let.

Uložení provádí firma nebo městský archiv.

Nuance oběhu těchto dokumentů jsou uvedeny v následujícím videu:

Dokument v překladu z latiny znamená osvědčení, důkaz, proto je jakákoli obchodní transakce formalizována dokumentem, který potvrzuje skutečnost jejího dokončení a činí účetní zápis právně legální. Díky dokumentu je přesně známo místo, čas, předmět záznamu a odpovědné osoby. Účetní doklad potvrzuje zákonnost a platnost všech běžných účtů.

Rozlišuje se skladba účetních dokladů (obr. 5.2):

• zdrojové dokumenty;
• účetní registry;
• účetní doklady.

Rýže. 5.2. Sestavování účetních dokladů

Primární účetní doklady

Pod primární účetnictví porozumět počáteční fázi účetního procesu, ve které jsou měřena data obchodní transakce a zaznamenána v dokumentech. Doklady musí být vyhotoveny v okamžiku transakce nebo bezprostředně po jejím dokončení, jsou primárními účetními doklady, na jejichž základě se vede účetnictví.

Dokumenty jsou přijímány k registraci, pokud jsou správně provedeny a obsahují povinné údaje. Podrobnosti jsou souborem charakteristik a ukazatelů obsažených v dokumentu, jsou to:

• Název dokumentu;
• datum vyhotovení dokumentu;
• název organizace, pro kterou byl dokument vypracován;
• obsah obchodní transakce;
• měření obchodních transakcí ve fyzickém a peněžním vyjádření;
• jména úředníků odpovědných za provedení obchodní transakce a za správnost jejího provedení;
• osobní podpisy těchto osob s přepisy.

Všechny primární dokumenty mají jednotné, tedy standardní formuláře. Mezi hlavní primární dokumenty patří: doklady dokládající příjem a výdej peněžních prostředků (příjmové a výdajové pokladní příkazy), převod peněžních prostředků z běžného účtu (platební příkazy), příjem a výdej materiálů (plné moci, pohledávky, akceptační potvrzení), atd. . Dokumenty se také dělí na interní, které se používají přímo v podniku, a externí, získané od jiných fyzických a právnických osob.

Na základě prvotních dokladů se sepisují účetní zápisy a a informace o pozadí, který slouží k dalšímu zpracování za účelem získání různých ekonomických ukazatelů charakterizujících činnost podniku.

Účetní registry

Účetní zápisy sestavené podle prvotních dokladů jsou následně převedeny a seskupeny do účetních registrů. Registry tedy nesou sekundární informace, jejichž zdrojem byly dokumenty. Účetní registry označují nosiče organizovaných informací, ve kterých jsou systematizovány charakteristiky a ukazatele obchodních transakcí.

Účetní registry se liší podle vzhled, způsob účtování a obsah.

Podle vzhledúčetní evidence se dělí na knihy, karty a volné listy. První účetní rejstříky lze nazvat stodolovými knihami, které vedli obchodníci k vyúčtování svého zboží. S nárůstem počtu obchodních transakcí se začaly používat knihy jiných forem: k evidenci příjmu a výdeje materiálu, hotovosti atd. Později za účelem rozdělení práce mezi pracovníky, kteří vedli evidenci, karty a volné místo knih se začaly používat listy. Karty jsou zpravidla určeny pro organizaci účtování různých předmětů analytického účetnictví, například inventární karty pro účtování dlouhodobého majetku, karty pro účtování materiálu ve skladu. Volné listy jsou velkoformátové účetní registry, obsahují více informací než karty. Mezi volné listy patří výpisy, deníky objednávek atd.

Podle způsob vedeníúčetní registry se dělí na chronologické, systematické a kombinované. V chronologických registrech jsou operace zaznamenávány v pořadí jejich dokončení, mezi takové registry patří registrační deníky. V systematických registrech jsou transakce navíc seskupeny podle ekonomického obsahu, například pokladní kniha, materiálové účetní karty atd.

Účetní doklady

Na otázku, co je výsledkem práce účetního, lze odpovědět jedním slovem – výkaznictví. Vykazovací doklady jsou sestavovány na konci každého čtvrtletí podle účetních registrů.

Hlášení- jedná se o soubor formulářů a ukazatelů, jakož i vysvětlujících materiálů k nim, odrážejících výsledky finanční a ekonomické činnosti podniku.

V souladu s federálním zákonem „O účetnictví“ ze dne 21. listopadu 1996 č. 129-FZ společnost poskytuje čtvrtletní a roční účetní závěrky v určitém množství standardních formulářů. Uvedené formuláře účetní závěrky se předkládají finančnímu úřadu do měsíce po skončení čtvrtletí a do tří měsíců po skončení roku. Další informace se předkládají statistickému úřadu.

Mezitímní čtvrtletní účetní závěrka obsahuje rozvahu (formulář č. 1) a výkaz zisků a ztrát (formulář č. 2). Výroční zpráva musí také obsahovat:

• výkaz změn kapitálu (formulář č. 3);
• výkaz peněžních toků (formulář č. 4);
• Příloha k rozvaze (formulář č. 5);
• vysvětlující poznámka ke zprávě.

Hlavní požadavky na podávání zpráv jsou:

• spolehlivost – výkaznictví by mělo odrážet skutečné obchodní transakce, které lze snadno ověřit;
• úplnost – hlášení musí obsahovat všechny potřebné údaje pro zúčastněné strany a zahrnovat příslušné komentáře;
• neutralita – podávání zpráv by nemělo odrážet zájmy žádných osob;
• kontinuita - posloupnost použití formulářů hlášení a jejich obsahu z jednoho období hlášení do druhého.

Tok dokumentů

Pod tok dokumentů v účetnictví rozumí pořadí a cestě dokumentů procházejících všemi úřady od jejich sestavení až po jejich uložení do archivu.

Pohyb prvotních dokladů v účetnictví je řízen harmonogramem toku dokladů, který sestavuje účetní a schvaluje vedoucí podniku. Harmonogram toku dokumentů stanoví účel primárních dokumentů, postup jejich vyřízení a lhůty pro odevzdání do archivu. Harmonogram toku dokumentů lze sestavit ve formě diagramu, harmonogramu nebo seznamu prací s uvedením účinkujících a načasování pohybu dokumentů. Každému zhotoviteli je předán výpis z harmonogramu toku dokumentů, kde jsou uvedeny dokumenty související s náplní jeho činnosti a lhůty pro předkládání těchto dokumentů.

Hlavní účetní sleduje plnění harmonogramu toku dokumentů.

Všechny prvotní dokumenty, účetní evidence, účetní sestavy a rozvahy podléhají převodu do archivu. Před přesunem dokumentů do archivu jsou uloženy v účtárně ve speciálních skříních nebo trezorech.

Instalováno určitá pravidla a doby uložení dokumentů v archivu. Například primární a účetní doklady se uchovávají 5 let, inventární dokumentace, revizní zprávy - 3 roky, účetní zprávy a rozvahy, čtvrtletní rozvahy - 3 roky, roční rozvahy - 10 let, osobní účty pracovníků a zaměstnanců - 75 let atd.

Oprava účetních chyb

Účetní doklady musí být vyplněny správně a srozumitelně, bez fleků a oprav. Někdy ale dochází k chybám při vedení záznamů.

Chyby mohou být lokální, kdy jsou informace v jednom dokladu zkreslené, např. je špatně zapsáno datum, nebo tranzitní chyby – pokud chyba automaticky prochází několika účetními registry, např. pokud je nesprávně uvedena částka transakce. V dokumentech dokumentujících peněžní transakce nejsou opravy vůbec povoleny, takové dokumenty se přepisují.

Nejběžnější způsoby opravy chyb jsou:

• korektura;
• "červený obrat";
• dodatečný záznam.

Na korektura Při této metodě se nesprávný text nebo částka přeškrtne tenkou čarou, aby byl opravený údaj viditelný, a správný text se napíše nahoře. Tento typ opravy je uveden na okrajích s podpisem osoby, která opravu provedla.

Metoda "červený obrat" platí, když výpočty ukazují částku vyšší, než by měla být. V tomto případě je dodatečný záznam k objasnění opravované částky napsán červeným inkoustem (perem) nebo zakroužkován v rámečku. Červený storno zápis je považován za zápornou hodnotu, takže při výpočtu součtů se tato částka odečte.

Například na vrub účtu 20 a ve prospěch účtu 70 místo částky 528 rublů. uvedená částka je 582 rublů. Při opravě chyby metodou „červeného storna“ se přebytečná částka (54 rublů) zapíše do faktur červenou pastou nebo zakroužkuje v rámečku. Tato částka bude při konečných výpočtech odečtena.

Účet 20 „Hlavní výroba“

Činnost účetního oddělení je nedílnou součástí fungování podniku; zahrnuje zaměstnance provádějící různé činnosti – od výpočtů až po evidenci a údržbu primární dokumentace. Míra odpovědnosti firmy nebo její přímého nadřízeného za provedené chyby: pokud se týkají čistě vnitřních problémů, není třeba ani mluvit o pokutě; pokud mluvíme o platební doklady, na základě kterého se následně platí daně, může porušovateli hrozit nejen peněžitý trest, ale i trest odnětí svobody. Proto je dobře organizovaná práce s primárním sektorem jednou z prioritních oblastí práce právnické osoby.

Termín „primární dokumentace“ na rozdíl od nebo podobných se používá výhradně v účetnictví, které, když je nutné společně vyřešit organizační problémy, způsobuje potíže zástupcům jiných oddělení podniku. Níže popíšeme, co je primární dokument jako celek, a také poskytneme orientační seznam dokumentů v něm obsažených.

Co je primární dokumentace v účetnictví?

Kupodivu hlavní regulační akt používaný při organizaci práce účetního oddělení, federální zákon „o účetnictví“ č. 402-FZ, přijatý 6. prosince 2011 a obsahující změny ze dne 29. července 2018, neposkytuje jednoznačné definice této fráze. Podle čl. 9 odst. 1 tohoto zákona lze jako primární dokumentaci klasifikovat jakékoli správně provedené a úředně ověřené dokumenty, které odrážejí jednu nebo druhou epizodu hospodářského života podniku.

Mezi takové epizody patří příjem finančních prostředků výměnou za produkty dodané společností, nabízené služby nebo vykonaná práce, nebo naopak převod peněz na nákup položek zásob. Na žádost vedoucího podniku (bod 4 téhož článku) do seznamu primárních účetní doklady může také obsahovat informace o vzájemném vypořádání nesouvisejícím s finančními transakcemi.

Důležité: Hlavním kritériem pro primární dokumentaci v účetnictví je přítomnost skutečnosti převodu finančních prostředků od jedné osoby (zaměstnance, individuální podnikatel, firmy) jinému. Primární položky tedy nebudou za žádných podmínek zařazeny do seznamu, ale pokladní příjem nebo výdajový příkaz bude v pořádku.

Sdoba uložení prvotních dokladů v účetnictví - minimálně pět let od roku registrace. Jak ukazuje praxe, nejčastěji zástupci Federální daňové služby požadují primární zprávu v prvním roce nebo třech; Papíry lze v budoucnu přenést do archivu k uložení a po uplynutí stanovené lhůty je zlikvidovat v souladu s vnitřními předpisy podniku a požadavky tuzemské legislativy.

Protože však v ruské byrokratické praxi je obvykle obtížnější dokumenty zlikvidovat, než je dále uchovávat, lze primární dokumenty, které se staly nepotřebnými, ponechat v archivu, dokud je dostatek místa; Uvedené federální zákon č. 402-FZ ani jiné předpisy za to nestanoví žádné sankce.

Vedení primární dokumentace může být rovněž přiděleno jednomu nebo několika zaměstnancům podniku v závislosti na jejich kvalifikaci a počtu zaměstnanců. Pokud se případ týká jednotlivého podnikatele, který nemá pod velením příslušné specialisty, má právo podle vlastního výběru buď vypracovat dokumenty sám, nebo zapojit společnosti třetích stran poskytující takové služby.

Seznam prvotních účetních dokladů

V posledním vydání federálního zákona č. 402-FZ (přesněji v odstavci 4 článku 9 dokumentu) je právo určit, která dokumentace je primární, převedeno na manažera ( generálnímu řediteli, ředitel) podniku. V souladu se zavedenou praxí podepisuje seznam již připravený hlavním účetním, i když práci (od analýzy činností až po sčítání výsledků) může převzít zcela na sebe.

V důsledku toho není třeba hovořit o jediném seznamu primárních dokumentů; Můžeme jmenovat pouze dokumenty, které jsou v tomto seznamu nejčastěji zahrnuty:

1. Dohoda. Nejkontroverznější bod z hlediska vlastnictví dokumentů: smlouvy se často neukládají v účetním oddělení, ale v právním oddělení nebo dokonce v personálním oddělení. Na druhou stranu se právě podpis smlouvy stává prvním krokem k nové skutečnosti ekonomického života podniku, proto řada manažerů svými příkazy klasifikuje smlouvy o nákupu a prodeji, poskytování služeb, plnění práce, leasing a další přímo související s pohybem peněžních toků jako primární. Přiměřeně vypracovaná smlouva v podstatě obsahuje všechny znaky primárního dokumentu uvedené v odstavci 2 článku 9 spolkového zákona č. 402-FZ – což znamená, že v tomto případě nejde o žádné zjevné porušení.
2. Šek. Na základě navržené faktury kupující (spotřebitel) před nebo po převzetí zboží nebo služby převede peněžní prostředky prodávajícímu (dodavateli). Přijetí faktury může být považováno za skutečný souhlas s její úhradou. Kromě toho může tento primární dokument obsahovat (nebo duplikovat v souladu se smlouvou) podmínky pro poskytnutí zásob nebo práce, jakož i způsoby vypořádání s prodávajícím a dokonce i postup pro vrácení finančních prostředků v případě selhání jednoho nebo obě strany transakce splnit své závazky.
3. Seznam balení. Tento dokument, který je vždy součástí primárního dokumentu, obsahuje úplný seznam uvolněné nebo převedené inventární položky: jak hotové výrobky, stejně jako jednotlivé prvky nebo suroviny. Počet kopií nákladního listu není regulován: musí odpovídat počtu stran transakce. A samozřejmě každá kopie musí být ověřena podpisy všech protistran; pečetě ani razítka nejsou v tomto případě vyžadovány.
4. Osvědčení o přijetí. Primární dokument zpracovaný na základě výsledků poskytování služeb, prací nebo dodání inventárních položek. Podepsáno zástupci obou protistran; pokud jeden z nich (obvykle přijímající strana) odmítne podepsat, může být papír jednostranně ověřen (určitě za přítomnosti pozorovatelů). Potvrzení o přijetí může rovněž obsahovat další komentáře, upřesnění nebo upřesnění zanesená stranami do odpovídající tabulky. Použití pečetí nebo razítek organizací pro certifikaci je volitelné. Variantou tohoto dokumentu, rovněž zahrnutou v primárním dokumentu, je akt přijetí a převodu dlouhodobého majetku (OS-1), který odráží pohyb hlavních aktiv podniku.
5. výplatní páska. Poskytuje údaje o mzdách všech najatých pracovníků společnosti, včetně pobídek a kompenzačních plateb: bonusů, příplatků a tak dále. Tento primární dokument je ověřen podpisy hlavního účetního a vedoucího podniku; také, na rozdíl od dvou výše uvedených bodů, je pro potvrzení právní platnosti prohlášení k němu připojen „živý“ otisk pečeti nebo razítka organizace.
6. Pokladní doklady. Patří mezi ně příchozí a odchozí objednávky a pokladní kniha. Právě z jejich obsahu lze získat nejúplnější obrázek o pohybu finančních toků. KO-1, KO-2 a KO-4 obsahují informace o každé skutečnosti hospodářského života - proto se na ně oprávněné osoby při kontrole zaměří především. Do primární dokumentace patří i doplňkové pokladní doklady používané s o něco menší intenzitou (pokladní pokladna KO-3 a účetní kniha peněžních toků KO-5) a jsou sestavovány a ukládány v souladu s obecnými pravidly.

Nejčastěji je primární dokument uspořádán chronologicky - od prvního transakčního dokumentu po poslední; Možné jsou i další možnosti - podle příslušenství, kombinované atd.

Jak se připravuje primární dokumentace v účetnictví?

Nezbytné součásti každého primárního dokumentu jsou:

• titul v souladu se zavedenou jednotnou formou;
• datum podpisu (papír lze sestavit a vytisknout v jakoukoli vhodnou dobu);
• úplný oficiální název organizace nebo podniku (můžete přidat zkrácený);
• popis a vysvětlení epizody pohybu finančních prostředků nebo skutečnosti hospodářské činnosti;
• náklady transakce ve fyzickém (na jedné straně) a peněžním (na straně druhé) vyjádření s nezbytným uvedením měrných jednotek;
• jména v souladu s vnitřní předpisy podnikové nebo státní standardy pro pozice osob odpovědných za uzavření smlouvy a dokončení transakce;
• podpisy s přepisy zástupců stran transakce, kteří se podíleli na uzavření smlouvy.

Jak vyplývá z odst. 5 téhož článku, primární dokumentaci v účetnictví lze v současné době pořizovat v listinné i elektronické podobě; v druhém případě je certifikován pomocí kvalifikovaných elektronických digitálních podpisů stran a předán protistranám na jakémkoli vhodném médiu nebo zaslán e-mailem.

Většina primárních dokumentů je vydávána na základě jednotných formulářů, které nepodléhají změnám; výjimkou jsou smlouvy, akty převzetí a převodu a řada dalších písemností, jejichž vývoj formy a struktury přímo provádí podnikatelský subjekt.

Několik tipů pro přípravu primární dokumentace:

1. Je povoleno provádět zápisy do formuláře ručně pomocí kuličkových a gelových per s modrou nebo černou pastou; K provádění oprav se používá červený inkoust. Pro vyplnění primární dokumentace v elektronické podobě je přípustné použít jakýkoli elektronický počítač, který je z technologického hlediska vhodný.
2. Každý z primárních dokumentů zahrnutých v seznamu musí být dokončen včas. Vyplňování a podepisování dokumentů zpětně se vzájemným souhlasem stran je docela možné, ale informování regulačních orgánů o tom se důrazně nedoporučuje.
3. Pokud postup zadávání údajů do formuláře zahrnuje duplikování číselných informací (například výše platby) písemně, nelze jednu ani druhou složku zanedbat, jinak může být dokument prohlášen za neplatný.
4. Při přípravě primárního vykazovacího dokumentu nemůžete ponechat prázdná pole. Pokud do nich není co zadat, použijte pomlčku, nebo ještě lépe univerzální znak, kterým je dvojitě přeškrtnuté latinské písmeno Z.

Důležité: Není dovoleno používat korekční proužky, kapalinu, žiletky k opravě chyb, nebo prostě škrtat špatně zadané údaje, dokud je nelze přečíst v primární dokumentaci v účtárně. V závislosti na situaci můžete použít obrysové korekce, které doplňují hlavní text zadání a obrácení. V prvním případě je chybná informace přeškrtnuta tenkou čarou, nad ní je proveden záznam odrážející skutečný stav věci a na straně stránky je nápis „Opraveno (může být) důvěryhodné“, doprovázené podpisem odpovědné osoby a razítkem nebo razítkem organizace. Ve druhém jsou stávající informace doplněny o nové informace nutné k získání uceleného obrazu o transakci. Ve třetím, zvláště často používaném, když jsou v primárním zdroji nalezeny přehnané informace, jsou data, která neodpovídají skutečnosti, duplikována červenou pastou a vedle nich jsou uvedena správná, což je již normální. V tomto případě je také vyžadován ověřovací podpis.

Prvotní dokument, stejně jako ostatní dokumenty, musí být vypracován jasně, čitelně a krásně. To pomůže v budoucnu, pokud nastanou kontroverzní situace, rychle zjistit pravdu, prokázat svůj případ v soudním řízení nebo sledovat práci oprávněných osob. A další pobídkou pro svědomité a včasné vydání dokumentace bude ustanovení 3 článku 327 trestního zákoníku Ruska, podle kterého se použití padělaných papírů trestá pokutou až 80 tisíc rublů nebo až šest měsíců. výdělku pachatele, zatčení až na šest měsíců, nucené nebo nápravné práce až na 480 hodin, respektive 24 měsíců.

Prokázat svou nevinu či neexistenci trestného činu je obtížné a zabere mnohem více času a nervů než kvalitní příprava primární dokumentace.

Pojďme si to shrnout

Primární dokumenty zahrnují dokumenty odrážející epizody hospodářské činnosti podniku nebo organizace. Jejich evidenci provádějí pracovníci účetního oddělení, a pokud nejsou, tak samotný podnikatel nebo společnosti poskytující obdobné služby. Kompletní seznam primární dokumentace používané při činnosti společnosti schvaluje její ředitel a obvykle jej sestavuje hlavní účetní.

Primární dokumenty obvykle zahrnují smlouvy, účty, akty přijetí a převodu, včetně dlouhodobého majetku, pokladních dokladů a dalších dokumentů. Musí obsahovat bloky uvedené v odstavci 2 článku 9 federálního zákona č. 402-FZ. Opravy v dokumentech jsou povoleny přesně stanovenými způsoby: obrácení, obrys nebo doplňující nápisy.

Ale téměř každá podnikatelská činnost je doprovázena značným množstvím různé dokumentace. Rozumnou otázkou je, jaké jsou primární dokumenty?

Základní informace

Primární účetnictví znamená počáteční fázi zobecnění jednotlivých podnikových operací, které charakterizují hlavní procesy organizace.

Jako účetní objekty se uznávají:

• nákup surovin pro výrobní proces;
• nákup materiálních zdrojů a jejich následné výdaje;
• náklady na výrobní činnosti;
• pohyb vyrobených výrobků a nedokončené výroby;
• objem hotových výrobků;
• zasílání a prodej výrobků;
• vypořádací transakce s dodavateli, zákazníky a kupujícími;
• podávání zpráv bankám, zakladatelům a finančním institucím;
• jiný.

Všechny tyto operace jsou doprovázeny dokumentací. Informace o obchodních procesech a souvisejících nuancích se zobrazují v primární dokumentaci.

Základní pojmy

Definice primárního dokumentu je dokument, který pokrývá počáteční informace o výsledcích činnosti.

Primárním dokumentem je písemný doklad o realizaci obchodní transakce. Sestaven tento dokument v době operace nebo bezprostředně po jejím ukončení.

To znamená, že za primární jsou považovány účetní doklady, které potvrzují skutečnost obchodní transakce. Jakékoli informace obsažené v primárních dokladech jsou vyžadovány pro zobrazení v účetnictví.

K jeho shromažďování a systematizaci slouží účetní registry. Obsahují údaje o všech obchodních transakcích uskutečněných v organizaci.

Po určité době se informace z účetních registrů v seskupené podobě přesouvají do účetní závěrky.

Hlavní typy primárních dokumentů jsou:

• Peněžní příkazy;
• / atd.

Tyto dokumenty obsahují informace o uskutečněné obchodní transakci. V některých případech jsou formuláře primárních dokumentů klasifikovány jako striktní formuláře pro podávání zpráv.

Primární dokumentace se podle typu transakcí dělí na doklady o dlouhodobém majetku, mzdách, hotovostních transakcích, hotovosti atd.

Zaslouží si zvláštní pozornost. Ve skutečnosti je tento dokument stěží primární, protože nenastiňuje konkrétní obchodní transakci, protože je přílohou primárního dokumentu.

Potřeba faktury vzniká během procesu výběru DPH. Zároveň však budete muset předložit fakturu nebo úkon.

Daňový řád přitom zmiňuje fakturu v přímé souvislosti s prvotními doklady.

Jaké jsou jejich funkce

Základním účelem primárního dokumentu je potvrzení právní platnosti uskutečněné obchodní transakce.

Zároveň je za provádění operací stanovena odpovědnost některých výkonných umělců za dokončené operace.

Primární dokument uchovává všechny potřebné informace o konkrétní obchodní transakci a skutečnost, že dokument existuje, potvrzuje provedení akce.

To znamená, že primární dokumenty uchovávají data o všech obchodních aktivitách organizace. Primární dokumentace je uchovávána tak, aby vyhovovala osobním potřebám podniku a také pro poskytování regulačním orgánům.

Účetnictví se provádí na základě prvotních dokladů. Na základě údajů dostupných v dokumentech se vytváří finanční a daňové výkaznictví.

Současný regulační rámec

Základní pravidla pro primární účetní doklady jsou definována ve federálním zákoně č. 402 ze dne 6. prosince 2011 „O účetnictví“.

Ale ačkoliv použití některých jednotných formulářů není považováno za povinné, nic nebrání jejich použití.

O této záležitosti rozhoduje vedoucí hospodářského subjektu. Je to on, kdo schvaluje formuláře pro prvotní doklady na návrh osoby odpovědné za účetnictví.

Na formuláři je kód umístěn v pravém horním rohu. Pokud je obchodní operace dokončena pomocí nikoli standardního formuláře, ale pomocí nezávisle vyvinutého formuláře, není nutné registrovat „kód“.

V souladu s odstavcem 19 tohoto ustanovení není povolena přítomnost oprav, blotů a výmazů nebo použití opravných prostředků v bankovní dokumentaci, pokladních dokladech/výdajích, připojených účtenkách a dokladech, které je nahrazují.

V případě zjištění chyby nelze bankovní a pokladní doklady přijmout k provedení. Je třeba je přepracovat s ohledem na základní požadavky.

Je důležité, aby nemohlo dojít ke zničení nesprávně provedených nebo poškozených pokladních dokladů. Musí být proškrtnuty a následně připojeny k pokladnímu hlášení (registru) ke dni jejich vystavení.

Objevující se nuance

V procesu sestavování a zpracování primárních dokumentů vzniká mnoho různých nuancí. Mezi ty hlavní lze poznamenat:

Co je oboustranný dokument

V některých případech je při přípravě primární dokumentace povoleno použít oboustranný primární dokument. Jedná se o formu univerzálního převodního dokladu (UDD).

Video: primární dokumenty

Formulář UPD je funkční formulář faktury, který je doplněn o podstatné ukazatele primární dokumentace.

Stav „1“ UPD umožňuje tímto dokladem nahradit nejen fakturu, ale i doklad nebo fakturu.

Zároveň se UTD současně používá při výpočtech a při účtování nákladů v procesu zdanění zisků. UPD se stavem „2“ nahrazuje pouze akt nebo fakturu.

UPD kombinuje prvky faktury a primárního dokumentu potvrzujícího dokončení obchodní transakce. Legislativa nezakazuje vystavovat faktury nebo dodací listy na obou stranách jednoho papírového média.

Musím to orazítkovat?

Pečeti nepatří mezi povinné údaje primárních dokumentů. V článku 9 části 2 federálního zákona č. 402 o tom není žádná zmínka.

Proto je nutné dát razítko, pokud organizace používá svůj vlastní dokument, který vyžaduje pečeť.

Zároveň je však bezpodmínečně nutné osvědčit pečetí ty dokumenty, u kterých je přítomnost pečeti stanovena zákonem. Patří sem například faktury a.

Potřeba pečeti může být také určena účetními pravidly organizace nebo dohodou stran.

Kdo je zodpovědný za jejich bezpečnost?

Článek 17 federálního zákona „o účetnictví“ ukládá organizacím povinnost uchovávat primární dokumentaci, účetní registry a finanční výkazy po stanovenou dobu.

Podle norem státní organizace archivnictví nesmí být tato doba kratší než pět let. Při ukládání musí být zajištěna ochrana proti neoprávněným úpravám.

Jakékoli opravy musí být odůvodněné a řádně ověřené. Obsah účetních registrů a účetní závěrky jsou obchodním tajemstvím.

Za jeho zveřejnění odpovídají osoby, které mají přístup k informacím, v souladu s normami právních předpisů Ruské federace. Primární účetní doklady jsou zpočátku uloženy v uzavřené skříně pod dohledem hlavního účetního organizace.

Řádně zpracované dokumenty jsou předány k uložení do archivu. Za jejich bezpečnost je přímo odpovědný majitel podniku.

Přítomnost primárních účetních dokladů je nedílnou součástí činnosti každé organizace.

Bez nich je běžná existence podniku prakticky nemožná. Proto je tak důležité znát a dodržovat postup pro vypracování a zpracování primárních dokumentů.

Každá společnost musí používat standardní formuláře odrážející skutečnosti obchodních transakcí. Podívejme se, jaké jednotné formy prvotních účetních dokladů schvaluje vláda. ObsahDůležité aspekty Jaké formy prvotních účetních dokladů se používají (seznam)? Jaká je jejich trvanlivost...

V federální zákon 402-FZ „O účetnictví“ popisuje všechny účetní a prvotní doklady. Jsou potřeba především pro daňové účely – jako doklady potvrzující vámi vynaložené výdaje a správnost stanovení základu daně.

Primární dokumenty musí být uchovávány po dobu 4 let. Během této doby je může finanční úřad kdykoli požádat o kontrolu vás nebo vašich protistran. „Primární“ se také používá v soudních sporech ve sporech s protistranami.

Prvotní účetní doklady se vystavují v době obchodních transakcí a označují jejich dokončení. Seznam dokumentů doprovázejících konkrétní transakci se může lišit v závislosti na typu transakce. Přípravu všech nezbytných primárních dokumentů obvykle provádí dodavatel. Speciální pozornost Je potřeba si dát pozor na ty dokumenty, které vznikají při transakcích, kde jste kupujícím, protože to jsou vaše výdaje, a proto máte větší zájem o dodržení litery zákona než vašeho dodavatele.

Rozdělení primárních dokumentů podle fází podnikání

Všechny transakce lze rozdělit do 3 fází:

Fáze 1. Souhlasíte s podmínkami obchodu

Výsledkem bude:

• smlouva;
• fakturu k zaplacení.

Fáze 2. Probíhá platba za transakci

Potvrdit platbu:

výpis z běžného účtu, pokud byla platba provedena bankovním převodem nebo akvizicí nebo prostřednictvím platebních systémů, kde jsou peníze převáděny z vašeho běžného účtu;

• pokladní doklady, doklady o pokladních dokladech, striktní formuláře hlášení - pokud byla platba provedena v hotovosti. Ve většině případů tuto platební metodu používají vaši zaměstnanci, když berou peníze na účet. Vypořádání mezi organizacemi je zřídka ve formě hotovosti.

Fáze 3. Příjem zboží nebo služeb

Je bezpodmínečně nutné potvrdit, že zboží bylo skutečně přijato a služba byla poskytnuta. Bez toho vám finanční úřad nepovolí snížit daň z vynaložených peněz. Potvrdit účtenku:

• nákladní list — za zboží;
• prodejní doklad - obvykle se vystavuje společně s pokladním dokladem, nebo pokud je výrobek prodáván samostatným podnikatelem;
• potvrzení o provedené práci/poskytnutých službách.

Povinné primární dokumenty

Navzdory variabilitě transakcí existuje seznam povinných dokumentů, které jsou vypracovány pro jakýkoli typ transakce:

• smlouva;
• šek;
• přísné formuláře hlášení, pokladna, prodejní doklad;
• faktura;
• potvrzení o provedené práci (poskytnuté služby).

Dohoda

Při realizaci obchodu je s klientem uzavřena smlouva, která specifikuje veškeré náležitosti nadcházejících obchodních případů: platební postupy, expedice zboží, termíny dokončení prací nebo podmínky poskytování služeb.

Smlouva upravuje práva a povinnosti smluvních stran. V ideálním případě by ke každé transakci měla být připojena samostatná smlouva o dodávce zboží nebo služeb. Při dlouhodobé spolupráci a realizaci obdobných operací však lze uzavřít jednu rámcovou dohodu. Smlouva je vyhotovena ve dvou vyhotoveních s razítky a podpisy každé strany.

Některé transakce nevyžadují písemnou smlouvu. Například kupní smlouva je uzavřena od okamžiku, kdy kupující obdrží hotovost nebo prodejní doklad.

Faktura k zaplacení

Faktura je smlouva, na jejímž základě dodavatel stanoví cenu svého zboží nebo služeb.

Kupující přijímá podmínky smlouvy provedením příslušné platby. Forma faktury k úhradě není přísně regulována, proto má každá společnost právo vypracovat vlastní podobu tohoto dokladu. Ve faktuře můžete specifikovat podmínky transakce: podmínky, upozornění na platbu předem, platební a dodací postupy atd.

V souladu s článkem 9-FZ „O účetnictví“ se u tohoto dokumentu nevyžaduje podpis ředitele nebo hlavního účetního a pečeť. Neměly by však být opomíjeny, aby se předešlo otázkám protistran a státu. Faktura neumožňuje klást nároky na dodavatele - pouze fixuje cenu produktu nebo služby. Kupujícímu je zároveň zachováno právo požadovat vrácení peněz v případě bezdůvodného obohacení dodavatele.

Platební doklady: pokladní doklady, přísné formuláře pro hlášení (SSR)

Tato skupina primárních dokumentů umožňuje potvrdit skutečnost platby za zakoupené zboží nebo služby.

Platební doklady zahrnují tržby a pokladní doklady, účetní závěrky, žádosti o platbu a objednávky. Kupující může obdržet objednávku z banky platbou bankovním převodem. Při platbě v hotovosti obdrží kupující od dodavatele pokladní doklad nebo doklad o zboží.

Konosament nebo prodejní doklad

Prodejní doklady, jak jsme uvedli výše, jsou vydávány při prodeji zboží jednotlivcům nebo samotnými jednotlivci.

Faktury slouží především právnickým osobám k evidenci výdeje/prodeje zboží nebo skladových položek a jejich dalšího příjmu klientem.

Faktura musí být vyhotovena ve dvou vyhotoveních. První zůstává u dodavatele jako doklad potvrzující skutečnost převodu zboží a druhá kopie je předána kupujícímu.

Údaje na faktuře se musí shodovat s čísly na faktuře.

Oprávněná osoba odpovědná za propuštění zboží musí na faktuře uvést svůj podpis a pečeť organizace. Strana přebírající zboží je dále povinna toto podepsat a potvrdit pečetí na dodacím listu. Použití faksimilního podpisu je povoleno, ale musí to být zaznamenáno ve smlouvě.

Osvědčení o provedených službách (odvedená práce)

je oboustranný primární dokument, který potvrzuje skutečnost transakce, náklady a načasování služeb nebo práce.

Zákon vystavuje zhotovitel svému objednateli na základě výsledků poskytnutých služeb nebo provedených prací. Tento primární dokument potvrzuje soulad poskytovaných služeb (prováděných prací) s podmínkami uzavřené smlouvy.

Faktura

Faktura je doklad, který je potřeba výhradně ke kontrole pohybu DPH. Faktury jsou obvykle vystavovány společně s dodacími listy nebo úkony. Existují faktury na zálohové platby.

Tento primární dokument je přísně regulován. Ten obsahuje:

• informace o výši finančních prostředků;
• část textury.

Faktura je základem pro přijetí předložených částek DPH k odpočtu. Všechny podniky platící DPH jsou povinny jej vypsat.

V poslední době je populární univerzální převodní doklad (UPD). Tento doklad nahrazuje pár faktura + faktura nebo úkon + faktura.

Podnikejte v pohodlné online službě pro výpočet mezd a zasílání zpráv Federální daňové službě, Penzijnímu fondu a Fondu sociálního pojištění. Služba automaticky generuje primární dokumenty a UPD.