Всяко предприятие, което наема нает персонал, трябва да вземе предвид времето, отработено от служителите. На тази база счетоводството изчислява дължимото им възнаграждение и обезщетения. Отработеното време се отразява в специален документ - ведомост. Ще ви кажем какви нюанси има по отношение на поддръжката му и как да го попълните правилно.

Графикът е един от видовете първична счетоводна документация, която записва:

• вид време, прекарано в изпълнение на трудови функции, които служителят работи;
• неговата продължителност (в часове и дни).

Функции на графика:

• бележка за действителната заетост на служителя за всеки вид работно време;
• контрол на персонала;
• адекватно изплащане на заплати и някои обезщетения;
• доказателства по съответни трудови спорове;
• изчисляване на обработката;
• основанието за законосъобразност на уволнението поради отсъствие;
• данъчна обосновка на разходите за заплати;
• база за изготвяне на доклади до регулаторните органи.

Може ли LLC или индивидуален предприемач да работи без график?

Законът изисква работодателите да поддържат такъв график, независимо от правна форматехните организации. Ако фирмата наема наети служители, те трябва да получават заплата, от която се удържат данъци в бюджета. За да провери валидността на изчисленията на заплатите, данъчната служба ще попита за наличието на този документ и неговото съдържание.

Ако LLC или индивидуален предприемач има служители и графикът за време не е попълнен или съдържа грешки, данъчната служба може да признае разходите за техните заплати като документирани неоправдани. Това означава, че тези разходи на работодателя няма да намалят данъчната основа на дохода.

важно!Работодател, който не си прави труда да следи работното време или поддържа графики с нарушения, търпи санкции от контролните органи. Директорът може да бъде глобен с 1000 - 5000 рубли, а организациите могат да бъдат глобени до 50 хиляди рубли. (Член 52.7 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Как се изчислява работното време на служителя?

Работното време е този период от деня или нощта, през който служителят е длъжен да изпълнява трудовите си функции или време, равностойно на това по отношение на заплащането. Продължителността на този период (работен ден или смяна) и редовността на неговото повторение (рутина или график) трябва да бъдат фиксирани в трудовия договор като условия на труд.

Графикът показва различни видове време, свързани с трудовите функции:

• през деня;
• нощ;
• през почивните дни и почивни дни;
• извънреден труд;
• гледам;
• повишаване на квалификацията извън производството;
• платен отпуск;
• отпуск по болест;
• принудително отсъствие;
• стачка;
• прости и т.н.

Принципи на водене на график

Хронометристът е длъжен да спазва закона приети правила, както и правила, заложени във вътрешните правила на предприятието:

1. Този документможе да се проведе за всяко подразделение поотделно или за цялата организация.
2. Графикът включва броя на отработените часове от служителя за всеки вид работно време в съответствие с присвоения код.
3. В допълнение към времето на работа се отбелязва и броят на часовете, през които служителят не е изпълнявал работа, въпреки че е трябвало да го направи (отсъствия, стачки, престой).
4. Служителите се включват в графика или се изключват от него след попълване на съответната кадрова документация - заповед за наемане или уволнение, трудов договор.
5. При вписване на нов служител в ведомостта, той получава персонален номер, който е уникален и ще стане негов код в кадровата документация. Номерът ще е валиден през цялото време, докато работите при този работодател. Промяната на длъжността не променя числеността на персонала. След уволнение същият номер не трябва да бъде назначен на никого в продължение на 3 години.
6. Категорично е забранено попълването на графика предварително - времето се отразява в документа. работи всъщност.

Законно ли е използването на електронни системи за наблюдение?

Много организации, особено големи, използват електронни системи за наблюдение и/или наблюдение на служителите, за да улеснят отчитането на работата на персонала. Различните функции на тези системи ви позволяват да записвате времето на пристигане и заминаване на служителите, някои - техните движения из територията, понякога - техните дейности на работното място.

Основата за регистриране на присъствието на служител на работа може да бъде неговата регистрация по различни показатели, предвидени от една или друга система за счетоводство и контрол:

• Представяне на електронни пропуски-карти;
• четене на пръстови отпечатъци;
• сканиране на ретината;
• видеозапис с помощта на камери и др.

В зависимост от избраната система за управление, получените данни се записват под една или друга форма. Много електронни системи осигуряват изпращане на отчети до базата данни на организацията в унифицирана форма, генерирайки един и същ график. Следователно е напълно приемливо да ги използвате: такова счетоводство, в сравнение с „ръчното“ попълване на графики, се нарича автоматизирано.

Вимания!За да стане законно използването на автоматизирани системи, организацията трябва да установи тази точка в счетоводни документи - със служители и във вътрешни правила.

Колко често и кой попълва графика?

Часовникът се попълва от специален служител - „хронометрист“, който може да бъде служител на един от отделите:

• Отдел Човешки ресурси;
• счетоводство;
• ръководител на структурно звено;
• директор;
• всяко лице, назначено със заповед на ръководството.

В началото на всеки работен месец се отваря нов график, а в края на месеца трябва да се затвори. Понякога междинните резултати се обобщават в средата на месеца.

След попълване, графикът трябва да бъде подписан от отговорното лице и ръководителя на съответния отдел и след това прехвърлен в счетоводния отдел (параграф 2 от раздел 2 от Инструкциите, одобрени с Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 5 януари 2004 г.).

Изтеглете формуляр и пример за попълване на отчетната карта

Попълване на лист за време

За да поддържате това важен документса разработени специални форми. Не е необходимо да ги използвате специално: работодателят има право да разработи свои собствени образци или да преработи стандартни „за себе си“ (писмо на Rostrud от 14 февруари 2013 г. № PG/1487-61). Основното е, че разработената отчетна карта съдържа задължителните данни, предвидени от Федерален закон № 402.

Графикът за 2018 г., както и преди, може да се съхранява на един от двата вида стандартни формуляри:

• формуляр T-12 - той не само отчита отработеното време и/или пропуснатото време, но и изплаща заплата (данните се въвеждат въз основа на „ръчен“ контрол);
• Формуляр T-13 е по-често срещан, той се използва за чисто отчитане на трудовото време на служителя и се предоставят други документи за изчисляване на заплатите (този формуляр може да се използва и с автоматизирани счетоводни системи, но се изискват лични подписи върху печатни версии) .

Как да попълните отчетна карта на формуляр T-13

Счетоводната програма 1C се справя с автоматизираното попълване на формуляр T-13. Наподобява разширена маса. Попълването на графика се извършва в един екземпляр.

Не е необходимо всеки път да попълвате необходимите данни отделно, тъй като те не се променят; те могат да бъдат предварително фиксирани в „тялото“ на графика:

• пълно наименование на фирмата;
• име на структурната единица (ако има няколко от тях в организацията).

Отговорното лице въвежда следната информация в колоните на графика:

• колона 1 – сериен номер, редовете са номерирани за удобство;
• Колона 2 – трите имена на служителите по водени лични картони за персонала и наименование на длъжността по щатна документация;
• 3 колони – персонални номера, присвоени на служителите.

внимание!Необходимо е да се реши как да се въведе информация в графика: чрез пълно записване на присъствието и отсъствието на работното място или като се отбележат само отклонения от графика.

Всяка следваща колона е разделена на 2 части: една за обозначението на буквения или цифров код, а втората за броя на отработените часове.

Те се попълват, както следва:

• Колона 4 - разделена на клетки, посочващи всеки ден от месеца, в които трябва да отбележите присъствие или отсъствие и часове, заети с работа (състои се от 2 блока по 15 дни);
• Колона 5 – изчисляване на отработеното време в дни към средата и края на месеца;
• Колона 6 – броене на работните дни за месеца;
• колона 7 съдържа кода на работната заплата;
• колона 8 – счетоводен код;
• колона 9 – колко дни трябва да бъдат платени според кодовете, посочени в колони 8 и 9 (могат да останат празни, ако в заглавката е записан единен код за всички служители);
• колона 10, 12 – буквен или цифров код на причината за неявяване на работа;
• колона 11, 13 – броят на пропуснатите часове или дни по посочената причина.

В долната част на таблицата ръководителят на отдела поставя техните визи, ако графикът е разделен на счетоводни отдели, и винаги отговорният служител, който е попълнил графика (HR служител, счетоводител и др.). Трябва да има препис от подписа и датата на заверката.

Основни кодове за попълване на графика

Кодът на вида на заплатата в листа за време има двойна форма: буквен код и цифрово кодиране.

Как да попълните график в конкретни ситуации

Някои нюанси на работното време изискват адекватно отразяване в графика и определени действия на отговорните лица. Преди да бъдат включени в отчета, такива събития трябва да получат обосновка в други официални документи, съответстващи на ситуацията - заповед, акт, отпуск по болест и др.

Нека да разгледаме как точно трябва да маркирате работните часове и дни в графика в ситуации, които могат да възникнат във всяка организация.

Служителят не се явява на работа

Когато служител не се яви на работа без предупреждение, причината за отсъствието му не е ясна веднага. Пряк ръководителв този случай той трябва да действа в съответствие с разпоредбите - да представи докладна записка на висшето ръководство и да състави протокол за отсъствие, подписан от двама свидетели.

Как да отбележите тази ситуация в графика? Въпреки че не е известно по каква причина служителят е пропуснал повече от 4 часа от работния ден, в ведомостта е посочен код NN (неявяване по неизвестна причина).

внимание!След като служителят се представи и напише обяснителна бележка, в която се посочват причините за отсъствието, марката ще се промени на подходящата. Ако обясненията се считат за незадоволителни или не са предоставени, отсъствието се отбелязва в отчетната карта. Какво може да направи един служител?

Празниците паднаха по време на ваканция

Ако почиващият има дни по време на почивката си, които са били неработни за други служители поради празници, хронометристът поставя буквата B („Почивен ден“) в съответните клетки. Тези дни не са включени във времето за почивка. Редовните почивни дни (не празници) са отбелязани с буквите OT ("Ваканция"), тъй като те се броят в броя на ваканционните дни.

Служител се разболя по време на отпуск

Кодексът на труда ви позволява да удължите ваканцията за периода на принудителна неработоспособност или да прехвърлите тези дни в друго време. Ето защо е важно точно да посочите в графика колко дни служителят е бил болен по време на ваканция. Разбира се, заболяването трябва да бъде документирано с лист хартия.

Хронометристът отчита колко дни служителят е имал здравословна почивка и ги маркира с OT код („Ваканция“). Тогава датите, за които е издаден болничният лист, се отбелязват съответно с „Б“. Ако отпускът след заболяване продължи, тези дни отново се отбелязват с „OT“, както и времето, за което е удължен или прехвърлен в обезщетение за отпуск по болест.

Командировката се падна през уикенда

Ако служител е принуден да прекара уикенда в командировка, това създава трудности при разписанието. Когато попълвате график, датите на принудителен труд, докато сте навън, които попадат през почивните дни, се обозначават не с буквата B („Уикенд“), а с код K („Бизнес пътуване“), независимо дали пътуващият по работа е бил зает с това ден или е бил на почивка.

Воденето на график се извършва от всяка компания, тъй като отразява важна информация за всички служители, което ви позволява да контролирате трудовата дисциплина. Графикът съдържа информация за времето, отработено от всеки служител. Въз основа на тях ръководството решава кого да награди, кого да накаже с намаляване на бонусите, а счетоводителят изчислява заплатите.

За работно време се счита разпределението на това време в рамките на един календарен период. Той стриктно регламентира продължителността на работната седмица, която е както следва: пет работни дни/два почивни дни; шест работни дни/един почивен ден; плъзгащ се (сменен) график; както и ненормирано работно време, начален и краен час на работа, последователни работни/неработни дни и много други.

Специалният режим включва ненормирано работно време. Той предвижда възможност служител да бъде ангажиран от началниците си да изпълнява задълженията си извън установеното работно време.

Друг режим е g гъвкав график. Тук работно времеопределени по споразумение на страните. Контролът върху работното време на персонала се осъществява от администрацията.

На практика се използват три вида счетоводство:

• ежедневно— продължителността на ежедневната работа е в съответствие с установеното законодателство. Началото, краят и продължителността на работния ден не се променят;
• седмично— дневното работно време може да варира, но седмичните стандарти ще се спазват стриктно;
• обобщени- подобно на предходния, само отчетният период е месец, тримесечие и т.н.

Правила за поддържане на график за време или как правилно да съставите график за време

Графичен лист: как да го попълня? По-долу ще отговорим подробно на този въпрос. Графиците се водят както на електронен носител, така и на хартиен носител, като последният е задължителен. Попълването на данни само на компютър не е приемливо.

Можете да изтеглите безплатно график, неговия формуляр, образец или формуляр в Интернет. Пример за попълване на лист за работно време, както и попълнен лист за работно време можете да видите и в програми като Консултант Плюс и Гарант.

Графикът се отваря на първия ден от всеки месец. Обикновено се предоставя на счетоводния отдел два пъти: преди да се изчисли аванса и след това преди да се изчисли заплатата.

На всички служители на организацията се присвоява персонален номер, който се използва в документите за контрол на труда и плащането.

Промени поради наемане на нови или освобождаване на стари служители се извършват само въз основа на официални заповеди от ръководството.

Временно наетите работници и стажантите, на които е осигурено възнаграждение, също се включват в разписанието. Но! Работещите по граждански договор не се водят на отчет, а на хонорираните се предоставя отделен личен номер.

Графикът трябва да се попълва всеки ден в продължение на цял месец, а в последния работен ден се сумира общата сума за всеки служител: колко отсъствия има и колко отработени часове. За да попълните лист за работно време, ви е необходим формуляр T-12 или T-13, по отношение на детайлите те са почти идентични.

Нека помислим инструкции стъпка по стъпкаотносно изготвянето и изпълнението на графики за работно време въз основа на тези формуляри.

1. Най-отгоре трябва да посочите името на фирмата. То трябва напълно да съответства на името, посочено в учредителните документи.
2. След това попълнете разделите „Дата на съставяне“ (често това е последният ден на отчетния месец) и „Номер на документа“.
3. Клетката „Отчетен период“ съдържа диапазона от 1-ви до последния ден на месеца.
4. Първата колона на първия раздел („Отчитане на работното време“) съдържа серийните номера на персонала.
5. Колони 2 и 3 се попълват въз основа на лични карти (формуляр № T-2)
6. 4-та и 6-та колона са кодът на разходите и дневният брой отработени часове.
7. 5-та и 7-ма колона са междинни резултати съответно за първата половина на месеца и втората. Горната клетка съдържа отработените дни, долната клетка съдържа отработените часове.
8. Колони от 8 до 17 се попълват в края на месеца. Общият брой отработени дни не включва почивните дни, командировките, отсъствията на служителите, т.е. дните, когато лицето не е било на работното място.
9. 8-та колона е сумата от горните клетки от петата и седмата колона.
10. 9-та колона е сумата от долните клетки на петата и седмата колона.
11. 14-та и 16-та колона са броят на часовете и дните.
12. Колона 15 съдържа кода на причината за неявяване.
13. Колона 17 - общият брой почивни дни за месеца.

Вторият раздел на графика се поддържа от счетоводния отдел.

График на работното време: символи, кодове и съкращения

Има общо 36 кода в графика на служителите. Всеки индикатор има буквено и цифрово обозначение. По-долу е дадена разбивка на графика за време:

Програми за поддържане на графики

За да попълните графики на компютър, има много програми, които могат да бъдат поръчани в Интернет. Благодарение на тях създаването на електронен график няма да бъде трудно. Нека да разгледаме най-популярните сред потребителите.

Всички операции, функции и възможности са максимално опростени и са предназначени да намалят такъв трудоемък и отнемащ време процес като отчитането на работните часове.

Програмата има интуитивен интерфейс и ви позволява да създавате графици на смени. За да научите как да го използвате, не са необходими курсове. Програмата за разписание е написана в Excel. Има счетоводни възможности:

• работни часове;
• нощно работно време;
• дневно работно време;
• време на неработоспособност на служителя;
• отработени часове през почивните дни и празниците;
• отсъствие от работа;
• дефекти или преработка.

Програма за разписание

Тази програма също е проектирана да отчита работното време. Може да се поръча онлайн за 700-800 рубли. За да се запознаете с това как работи, можете да изтеглите безплатно пробна версия на графика. Ако има всичко необходимо, тогава можете да го купите. Това ще изисква регистрация и плащане, след което ще получите регистрационен ключ, който премахва всички ограничения.

Напишете въпрос във формата по-долу:

В тази статия ще разгледаме буквените означения в листа за време. Нека поговорим за характеристиките на поддържането на график за време. Нека да разберем кой попълва графика.

Отчитането на отработените часове се извършва с цел по-нататъшно изчисляване на заплатите на служителите. За удобство на записването е разработен график за време. Не можете да откажете да го проведете - това ще бъде нарушение Кодекс на трудаСъответно ще бъдат наложени санкции.

Графикът изпълнява няколко функции:

• използва се за записване на времето, прекарано от служител на работа;
• служи за наблюдение на работния график;
• помага за събиране на информация за статистика и извършване на плащания.

Характеристики на водене на листове за време

Някои характеристики на работата с графики за време:

• Не може да има няколко разписания за една компания или едно от нейните подразделения;
• в него ежедневно се въвеждат записи, подкрепени с документи;
• Премахването на колони и редове от графика е забранено.

Буквени обозначения в графика: кой попълва графика

Фирмата трябва да има лице, което отговаря за верността и пълнотата на данните в отчетната карта. Ако в описание на работатаАко няма такова задължение, ръководителят на дружеството издава заповед.

Обикновено въвеждането на информация в графика за работно време се наблюдава от счетоводител по заплати или служител по човешки ресурси. Ако компанията е голяма и включва повече от едно структурно подразделение, става невъзможно един служител да отчита отработените часове на служителите, тогава се взема решение да се назначи лице, отговорно за всяко подразделение поотделно. Всички разписания се групират в дневник и се изпращат в счетоводния отдел.

Алгоритъм за попълване на график

• Ние решаваме метода на записване на работното време:

1. записване на пристигането или отсъствието на служител,
2. като се вземат предвид нестандартни ситуации (неявяване, пристигане в неподходящо време, извънреден труд).

• Метод на нотация за определяне на множество нотации за един ден:

1. чрез дроб (/),
2. организиране на 2 отделни записи на служител.

• Избираме начин за посочване на точното работно време:

1. като 2:30 (2 часа и 30 минути),
2. десетична дроб 2,5 часа.

• Ние решаваме как ще направим промените:

1. изготвяне на отделен корекционен лист,
2. по мой собствен начин.

• Изберете кодиране:

1. писма,
2. числа.

Когато горните стъпки са изпълнени, можете да продължите към записване в графика. Таблицата показва стъпките за попълване:

Таблица със символи за листове за време

Таблицата описва символите в графика за време:

Отчитане на сумирано работно време

Изчисленията са на база календарен ден, а не на смяна. Тоест, когато една смяна (12 часа) започва в 21:00 и завършва в 9:00. ден, в таблицата се отбелязва работното време за деня, в който започва смяната - 3 часа (от 21:00 до 24:00 часа), а за края на деня - 9 часа (от 0:00 до 9:00 часа). :00).

Процедурата за попълване на график за време

Поддържането на график има своите особености:

• За да се демонстрира дневният разход на работно време за пълен месец на служител, в таблицата е подчертано следното:

1. 2 реда (колони 4, 6) в f. Т-12;
2. 4 реда (колона 4), 2 реда за 2 седмици и съответния брой колони (15, 16), в f. Т-13.

Броят на колоните може да се увеличи за точно въвеждане на допълнителна информация. В гр. 4 и 6 на двата графика, в най-горния ред трябва да се изпишат кодовете на разходите за трудочасове, а в долната част трябва да се изпише количеството реално не/отработено време за определен ден.

• Всички служители на организацията имат персонален номер, който се използва в документи, свързани с тяхната работа и тяхното заплащане. Що се отнася до работниците на непълно работно време, трябва да им присвоите 2 номера наведнъж, тъй като за тях трябва да бъде съставен стандартен пакет документи за работа. Работното време ще се отчита отделно и за двата персонални номера.
• Горните редове в колони 5, 7 (формуляр T-12) се попълват с данни за броя на дните, които служителят е отработил напълно. Долните редове са за работниците. време за период (в часове).
• В края на всеки месец служителят по персонала получава готови отчети от служителите, които са водили графиките. Неговата задача ще бъде да сравнява информацията в отчетите с информацията от HR отдела. Ако е необходимо, той посочва причините, поради които служителят не е дошъл на работа. Той също така проверява кога служителят е получил отпуск и кога е получил командировъчни. Целта на такова съпоставяне е да се изясни кои часове са пропуснати по уважителна причина и кои се считат за отсъствие.
• Проследяването на времето може да се извърши по два начина:

1. отчитане на пристигания на работа и пропуснати смени,
2. като се вземат предвид извънредни ситуации (отсъствия, закъснения, извънреден труд).

• Ако някой от служителите е уволнен, неговият личен номер се премахва от списъка. месец след заминаването му.
• При наемане на нови служители от компанията, техните персонални номера се въвеждат в базата данни през същия месец.
• Записите в графика се правят само ако има подкрепящи документи:

1. относно отсъствието от работа време на служителите,
2. относно напускане на служител на непълно работно време,
3. за извънреден труд (по инициатива на работодателя или самия служител),
4. за намаляване на броя на работните часове.

• Данните за пропуснатите смени, посочени в дни, се кодират и въвеждат в горния ред на колоната, долните редове не могат да се попълват.
• При попълване на ф. T-12 отчетна карта, раздел втори „Разплащания с персонала за заплати“ за един и същи вид плащане за всички служители и кор. използвана сметка гр. от 18 до 22. Ако са различни за отделните служители, гр. от 18 до 34.
• При въвеждане на информация за изчисляване на размера на заплатата във f. Т-13:

1. за същото заплащане и кор. сметките за всички служители се използват „Код за вид заплата” и „Кореспондентска сметка” над табелата с гр. 7-9 и гр. 9 (без пълнеж гр. 7.8);
2. за различни плащания и кор. сметки за служители прилагат гр. 7-9. Допълнително поле със същите колони No. е полезно за информация относно видовете плащания, ако те са повече от 4.

Избрани случаи на табулиране

Таблицата разглежда отделни случаи:

Характеристики на попълване на работни листове за определени категории работници

Таблицата описва функциите за попълване на определени категории служители:

Законодателни актове по темата

Често допускани грешки

Грешка №1:Записите в графика не се правят всеки ден.

Работното време се записва с помощта на разписания. С помощта на този документ можете да определите броя на отработените часове, стандартите за работно време и да попълните счетоводна документация. Член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация задължава работодателите да създават такъв документ за всеки служител и да го попълват по време на работа. Има инструкции за попълване и примерни отчетни карти за 2017 г.

Форма и цел на счетоводния документ в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация

Графикът е необходим за записване на работното време на служителя. Има две унифицирани форми на счетоводни документи: Т12 и Т13. Също така е възможно да разработите свои собствени формуляри в рамките на компанията. Това е основата за ведомост.

Те се използват за записване на действително отработеното и (или) неотработено време от всеки служител на организацията, за наблюдение на спазването на установеното работно време от служителите, за получаване на данни за отработеното време, за изчисляване на заплатите, както и за съставяне на статистическа отчетност. върху труда.

Основни функции на отчетната карта:

1. Ежедневно отчитане на отработеното време. Следи за спазване на изискванията на действащото трудово законодателство.
2. Отчитане на данни за работното време на всеки работник.

Начислява се според броя на работните часове заплатаи се съставя отчет за статистическия отдел.

Глоби: кой е отговорен?

За липсата на този документ фирмата може да носи административна отговорност. В такава ситуация отговорният служител е изправен пред уволнение.

Ако предприятието не е отделило време за попълване на отчетната карта, инспекцията по труда ще наложи глоба от 10 000 рубли. Ако графикът е пълен, грешките могат да бъдат взети под внимание. Неправилен документ трябва да бъде коригиран.

За нарушение на правилата за пълнене се налага глоба до 50 000 рубли. Възможно е и административно наказание. Тази мярка принуждава предприятието да не работи до 90 дни.

Методи за попълване на лист за време

Присъствието или отсъствието на всеки служител на пълен работен ден на работното място се записва чрез метода на непрекъсната регистрация. Този подход се използва, ако броят на отработените часове е различен в различните дни.

Ако броят на работните дни е непроменен, тогава се прилага вторият метод. Използвайки този подход, можете да регистрирате отклонения: отсъствия, извънреден труд, закъснения.

Заглавна страница

Такава информация се въвежда автоматично, при условие че графикът се попълва с помощта на специализирани програми на компютър.

Символи за отработено и неотработено време, представени на заглавна страницаФормуляр N T-12 се използва и при попълване на графика съгласно формуляр N T-13.

Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1

На заглавната страница има списък със символи. Това са общоприети кодове, които се използват при попълване на всички формуляри за график.

Правилна проба: как да съставите документ

Въпросният счетоводен документ се изготвя в един екземпляр. Използва се за извършване на бизнес, включително индивидуални предприемачи.

В края на месеца отчетът се подписва от ръководителите на всички нива (началник и началник отдел или сектор), както и отговорния служител по персонала. След регистрацията графикът се изпраща в счетоводния отдел.

Съставяне и изпълнение на отчети в бюджетни структури

Държавните предприятия/учреждения използват формуляр 0504421. Това е документ, който отразява отклоненията в използването на работното време. Формира се два дни преди началото на отчетния период. Всички отклонения в края на месеца трябва да бъдат обобщени и прехвърлени в счетоводния отдел.

Как да попълните електронния формуляр

Графикът може да се състави в интерфейса на специализирана програма. Най-простият вариант е електронна таблица на Excel. Има и интегрирани решения, базирани на корпоративната информационна система.

Отчетът се попълва автоматично въз основа на работни данни. Тази форма на отчетна карта е по-лесна за коригиране.

Как да попълните график за време - видео

Попълване на документ за плащане на парче на служител: инструкции

Системата на парче включва изчисляване на заплатите в зависимост от обема на извършената работа. За целта се води график за работно време и производствени записи за всеки служител.

Характеристики на отчитане на плащането на парче:

1. Трудът може да се измери в часове. Например работата на учители, преподаватели, шофьори и др. В такава ситуация работното време се посочва в отчетната карта.
2. В други случаи се поставя знакът "I" или "01". Последният ред на документа е празен.
3. Отпуските се заплащат отделно. Размерът на заплащането е описан в колективния трудов договор.

Декодиране на символи и кодове: „нощ“, изход вместо почивка и др.

Използват се кодовете, установени от Държавния статистически комитет на Руската федерация във формуляр T12. Декодирането е описано на заглавната страница на образеца.

• Аз съм ежедневна работа;
• B - работа в празнични и почивни дни;
• N - нощна смяна;
• PB - присъствие на работното място в почивен ден;
• С - извънреден труд;
• B - дни на временна неработоспособност (отпуск по болест);
• К - дни в командировка;
• OT - дни на планирана ваканция;
• ОЗ - почивка за собствена сметка;
• U - отпуск за обучение в учебно заведение;
• NN или ZO - отсъствие от работа по неизвестни причини;
• PR - отсъствие. Да не се бърка с отпуск, който може да бъде официално одобрен от ръководството.

Ако е необходимо, когато горните кодове не са достатъчни, е разрешено да се разработят допълнителни обозначения в предприятието.

Основни грешки

Докладът трябва да бъде попълнен, като се вземат предвид законовите изисквания. Грешки и неточности са изключени. Най-честите грешки са:

1. Длъжността на служителя не е посочена. Не е достатъчно да посочите само трите си имена, а в колоната трябва да въведете името на позицията си във фирмата.
2. Уикенд или празник е неправилно определен като работен ден.
3. Неправилна продължителност на предпразничния ден. Такова работно време обикновено е съкратено. Необходимо е да се отбележи 7 вместо 8 часа.

Как трябва да се вземе предвид комбинацията от позиции?

Проследяването на времето на служител на непълно работно време има някои функции. Реалното работно време се отбелязва. Продължителността на работата на ден се отбелязва в графика за работно време T12 на реда по-долу, в колони 4 и 6, или в T13 на 2-ри и 4-ти ред. При вътрешно непълно работно време работното време се отразява поотделно за всяка длъжност, заемана от служителя.

Стандартен формуляр за попълване на трудов отчет за командировано лице

Времето, отработено от пътуващите по работа, се записва във формуляр T12. Колоната е обозначена с буквата „К“ или цифрата „06“. Отбелязани са само дни, часове не са посочени.

Правила за използване на различни отчетни форми

На основание чл. 7 и 9 фирма, извършваща търговска дейност, може да разработи допълнителни форми за отчитане на работното време, които са по-подходящи за спецификата на предприятието. Бюджетните организации предпочитат следните форми на графики:

1. Лист за изчисление на работната заплата (F No 0504421).
2. Счетоводство, предназначено за последваща автоматична обработка на информация (F № 0301008).

Формуляри T12 и T13 имат идентични реквизити съгласно инструкциите за изготвяне на таблици за работно време.

Как трябва да се състави отчет: правила

Документът се попълва, както следва:

1. Най-отгоре се попълва името на предприятието или учреждението, както и на отдела или сектора (ако е необходимо).
2. Попълва се точната дата на изготвяне на документа и неговия номер.
3. В колоната " Отчетен период» данните се въвеждат за всички дни от даден период.
4. Раздел 1 съдържа сериен номер.
5. В колони 2 и 3 се попълват данни за щатните служители по личните им карти.
6. В колони 4 и 6 се въвеждат кодове, съответстващи на разхода на отработено време за всеки работен ден от отчетния период.
7. Колони 5 и 7 са предназначени за получаване на междинни резултати за половин месец: клетката в горната част се попълва с броя на действителните работни дни, в долната част - отработените часове. Това дава възможност за предварителен анализ.
8. Колони от 8 до 17 се попълват след месеца.
9. В колони 14 и 16 се вписва броят на отработените дни и часове.
10. Причината за евентуално неявяване се посочва със съответния код в колона 15.
11. Колона 17 се използва за отразяване на броя на неработните дни (почивни и празнични дни).
12. Следните колони (втора част на графика) от колони 1 до 55 се попълват от счетоводители.

Отговорност за поддържане и одобряване

Поради липсата на ясни изисквания за отчитане на времето, предприятието установява своя собствена процедура за поддържане на документация за персонала. Вземането на решение се влияе от различни фактори: финансови, кадрови и организационни възможности на фирмата.

Съгласно изискванията на член 91, част 4 от Кодекса на труда на Руската федерация, поддържането на графика е задължение на работодателя.Това означава, че ръководството има право да назначи конкретен служител, който да поддържа тази форма на счетоводство.

Отговорностите се определят в длъжностната характеристика или в трудовия договор въз основа на заповед на ръководителя. Такива действия са регламентирани в членове 8, 57, 91 от Кодекса на труда на Руската федерация.

Ако броят на персонала в организацията е от 1 до 5 души, отделна длъжност за поддържане на графики не се предвижда. Не винаги е препоръчително да поверявате задълженията на хронометрист на един от служителите. Това изисква напреднало обучение и допълнителни разходи. По правило в малко предприятие самият мениджър води графика за време. Ако една организация има повече от 30 души, отработеното време се записва от отделен служител по човешки ресурси. Понякога се допуска съвместяване на отговорности.

Отговорността за отчитането на времето понякога се възлага на счетоводител или секретар.

Как да следите времето

В компании с голям брой служители се използват следните счетоводни опции:

1. Централизирано таблично изготвяне. Предприятието има няколко служители хронометристи, чиито основни отговорности са да водят таблици за отработеното време на всеки служител.
2. Децентрализирана. В този случай всяко подразделение на компанията има свой собствен хронометрист. Ръководителят на структурното звено може да подпише отчета. Това право се упражнява чрез пълномощно от управителя или се утвърждава със съответна заповед.

Спецификата на работата на предприятието често не позволява прехвърляне на правото на подпис на главния мениджър на ръководителя на структурното звено. Това провокира нарушение на трудовото законодателство, което може да бъде открито при проверка от регулаторните органи.

Препоръка: Преди да делегирате правомощия, трябва да се уверите, че в учредителните документи на дружеството не е забранено подобно прехвърляне. Ако съществуват ограничения, правото на подпис остава за ръководителя на компанията майка.

Отчитане на „Пътуване“: как да вземем предвид работното време, ако служител е в командировка

Невъзможно е да се следи работата на служител, който се намира в друг град. Трудовото законодателство не налага недвусмислени изисквания за отчитане на работното време. В такива случаи се препоръчва самият служител да следи собственото си работно време.

Съставянето на счетоводен документ е допълнителна отговорност, която трябва да бъде записана в длъжностната характеристика. За изпълнението на тази задача се изисква допълнително заплащане.

Моралният аспект трябва да влезе в действие тук. Служителят трябва да е коректен и да не допуска надбавяне на работното време. Лидерът ще може да определи колко е честен. Оценяват се резултатите от работата на служителя и степента на неговата ефективност.

Колко време може да се съхранява един документ, вкл. в опасни предприятия

Въз основа на клауза 281 от Списъка на документите за дейността на предприятието, графикът трябва да се съхранява най-малко една година.

От друга страна, този документ е основата за определяне на данъците. Такива „хартии“ се съхраняват до четири години в съответствие с кодекса (клауза 8, клауза 1, член 23 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

В допълнение, отчетната карта е първичен документза заплати. Това означава, че трябва да се съхранява най-малко пет години (член 17 от Федералния закон „За счетоводство»). Така отчетът се съхранява най-малко 5 години.

Ако служител работи при вредни/опасни условия, той получава обезщетения при изчисляване на пенсията си. Тежката работа в едно предприятие вероятно има отрицателни последици за човешкото здраве и живот. Съответно при такива условия отчетът се съхранява 75 години.

Листът за време съдържа основна информация, която се използва за изчисляване и изчисляване на заплатите. Всяка колона, в която е вписано това или онова символ, трябва да има документални доказателства (заповед, удостоверение за временна неработоспособност, различни удостоверения, уведомления, удостоверения). За да се избегнат грешки при попълване, лицето, отговорно за поддържането на счетоводния документ, трябва да бъде изключително внимателно и да притежава специални познания. Правилното управление на графика гарантира, че служителите получават правилно заплащане. Това изключва трудови спорове и глоби.

Счетоводството и контролът са двата основни постулата на бизнеса. Следователно отчитането на работния график е подходящо за всички компании, които имат поне един служител. И това не са само вътрешни документи за изчисляване на възнагражденията и установяване на нарушения. Това е задължение на всеки работодател, установено от законодателството на Руската федерация. Правилността на графиките се следи от трудовите и данъчните регулатори, Росстат и инспекцията по труда. Следователно фирма, която е наела персонал, трябва да изпълни целия пакет от вътрешни документи, регулиращи отчитането на времето.

Разписания - стандарти, правила и методи за водене

Процедурата и правилата за водене на записи на работното време в организацията се регулират основно от член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация (част 4), който гласи, че всички работодатели са длъжни да водят редовно записи на работното време за всеки служител на тяхното предприятие. Само въз основа на този регистър могат да се изчислят заплати и бонуси, обезщетения за отпуск и отпуск по болест, както и други субсидии на служителя. Всички предприятия с нает персонал трябва да попълват ежемесечен счетоводен лист, независимо от правния им статут и организационна форма: и юридическо лице. физически лица и индивидуални предприемачи.

На второ място, подлежи на график, който е основният документ за счетоводство и персонални досиета нормативни изисквания, отразено в Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“.

Основни изисквания за първично счетоводство:

1. Само служител на предприятието, на когото е възложена тази функция със заповед, има право да води отчет за работното време, в противен случай действията му по време на проверката ще бъдат обявени за незаконни, а самият регистър ще бъде невалиден. В този случай работодателят трябва първо да предложи на служителя да изпълнява тази функция срещу допълнително заплащане, като той има право да откаже това задължение. Незаконен е и неплатеният счетоводен труд. В резултат на това, преди да попълни графика, предприятието трябва да ратифицира заповедта за назначаване на хронометрист с всички подробности, включително визата за запознаване на служителя. Позицията на служителя няма значение, тя може да бъде:
2. Методите за поддържане на първичен регистър на отработените часове не са регламентирани със закон. Основното правило тук е, че използването на който и да е от методите е осигурено от местните разпоредби за разписанието и вътрешния трудов правилник.

   Без наредби, одобряващи правилата за вътрешно счетоводство, графикът за работното време ще бъде обявен за невалиден

3. Още през 2013 г. разпоредбите установяват, че всеки работодател има право по свое усмотрение да избере метода на счетоводство, който е по-удобен за предприятието, това може да бъде:
   • ръчен метод, когато хронометристът поддържа регистър на хартия, като редовно го попълва на ръка. Този метод се прилага във фирми, където има минимален брой служители и счетоводството е елементарно, например когато всички работят еднакво време, без извънреден труд;
   • електронна форма, например водене на разписания в Excel. Това е най-разпространеният метод за малки и средни предприятия. Excel позволява на хронометриста, използвайки предварително въведени във файла формули, автоматично да изчислява окончателните цифри за всеки служител, отдел, организация и да съхранява всички разписания в електронен вид за цялата година;

     Удобно е да поддържате графици във формат Excel

   • автоматичното отчитане на графика е най-ефективният онлайн метод, който, свързан с 1C и корпоративната система за достъп, ви позволява да контролирате влизането / излизането на всеки служител в реално време. Всеки ръководител на структурно звено или генерален директор има възможност да прегледа отработеното време за всеки подчинен (и за себе си). Ясно е, че такова счетоводство се използва в големи предприятия, както и в отдели и държавни агенции. Този метод позволява да се намалят грешките до нула, да се намали влиянието на човешкия фактор и да се автоматизира процеса.

     В програмата 1C, свързана с режима на достъп, счетоводството всъщност се извършва автоматично

4. Има четири форми възможни вариантиводене на записи:
   
5. Съхранение счетоводни документитрябва да се извършва въз основа на изискванията за архивиране, както и член 29 от Закон № 402-FZ. Срок на годност - 5 години.

Правилността и редовността на попълване на графика за време се контролира по време на документни и полеви проверки. Инспекцията по труда може да провери и как се води ведомостта. Следователно контролът на първичната документация е сериозен процес за всички работодатели.

Участва в отчитането на работното време и в статистическата отчетност за предприятието.

Графикът е полезен за правилно вътрешно отчитане на определени видове работно време на служителите. Дава пълно оправдание за паричната демотивация, както и за уволнението на небрежни служители, като служи за застраховка на работодателя при трудови спорове (вътрешни и съдебни). А също и разписания за правилна употреба- добър аналитичен инструмент за управленско счетоводство, въз основа на който можете редовно да изграждате графици и да анализирате ефективността на използването на работното време в предприятието.

Видео преглед: компетентно организиране на графики

Как да попълните правилно лист за време

На първо място, трябва да разберете основните изисквания за водене на записи на времето:

1. Счетоводният регистър трябва да се основава на производствения календар, одобрен от правителството на Руската федерация. Нормативната база за определяне на неработни дни се регулира от член 112 от Кодекса на труда на Руската федерация. Производственият календар за всяка година определя броя на работните дни, празниците и предпразничните дни, съкратени с 1 час. Броят на работните часове за всяко тримесечие е регламентиран, а трансферите се установяват съгласно стандартния работен график.
2. Графикът започва на първия календарен ден от месеца и затваря на последния ден. При производствена необходимост се допуска междинно отчитане, което се подава на петнадесето число всеки месец.
3. Забранено е предварителното въвеждане на данни. Следователно графикът трябва да бъде попълнен и изпратен за одобрение в първите работни дни след края на месеца. Времето на процедурата трябва да бъде установено във вътрешния акт.
4. Счетоводството може да се води както за структурни подразделения на организацията, така и за предприятието като цяло. Тази точка трябва да бъде установена във вътрешните счетоводни правила. Ако счетоводството се извършва отделно, се изготвят толкова графики, колкото са отделите в организацията.
5. Всяка клетка в отчетната карта трябва да бъде попълнена.
6. При кандидатстване за работа на всеки служител се определя персонален номер. Счита се за неправилно този код да се променя по време на трудовия живот на дадено лице в предприятието, тоест ако позицията на служителя се промени, тя остава същата. И дори човек да бъде уволнен, неговият персонален номер не се присвоява на никого още три години.
7. При попълване на графика се използват унифицирани кодове за записване на работното време, одобрени от Държавния комитет по статистика. Има две възможности за избор - буквени и цифрови. Кое от тях ще се използва, трябва да се определи в правилника за счетоводството.

Министерството на финансите на Руската федерация в своите коментари относно записването на работното време обърна внимание на деклараторите, че има 2 вида разписания (виж писмо № 02–06–10/32007):

• непрекъснат метод - записва се информация за отработеното време за всеки ден от месеца;
• метод на отклонение - когато се записват само показатели, които не са свързани със стандарта на производствения процес (лицето е отсъствало от работа, било е в командировка, е било в редовен отпуск или е почивало без заплащане и др.).

Стъпка по стъпка алгоритъм за попълване на графика

За проба, нека вземем унифицираната форма T-13, която отразява схемата възможно най-пълно. Процедурата за пълнене е както следва:

1. Първата стъпка е да се състави заглавката на отчетната карта, където трябва да се посочат стандартните данни за записите на персонала:
   
2. Ежедневните данни на счетоводния регистър се попълват в табличен вид. Съдържание на колоната:
   
3. Отчетната карта трябва да бъде отпечатана на хартия и подписана от отговорните служители:
   

Таблица: кодове на графика, установени от Goskomstat

Видео инструкции: как да попълните формуляр T-13

Неправилно попълване на графика - типични грешки и алгоритъм за коригирането им

Най-често срещаната грешка при изготвянето на формуляр е кодирането на ваканционните дни през периода, когато производственият календар предвижда празници. Ако ваканцията е на празници, стандартният код за всички се въвежда в графика - „B“ или „26“ (почивен ден). Но почивните дни не се вземат предвид в периода на ваканция, така че в събота и неделя служителят трябва да има „ОТ“ или „09“ (ваканция).

Също толкова типично несъответствие е неправилното регистриране на командировки през уикенд или празник. Случва се човек да се върне от командировка в 00.01, според трудовото законодателство това се признава за ден на командировка. И ако в предварителен отчетАко този факт се появи в командировка, тогава отчетната карта и за почивните дни, и за празниците трябва да съдържа код „K/06“ (командировка), а не „B“.

Правенето на корекции в графика за време е нормално и е разрешено от счетоводната политика. Ако бъде открита грешка, след като графикът е попълнен и подписан, тогава хронометристът трябва да състави актуализиран документ. Съставя се подобно на първичния график с една разлика - в заглавката на документа се посочва, че формулярът е коригиращ, и се въвеждат правилните счетоводни кодове. На формуляра се присвоява сериен номер до основния. Корекциите трябва да бъдат документирани.Към протокола ще трябва да прикачите сервизен протокол, който да отразява причините и основанията за изясняване, като използвате копия на документи.

Например нестандартна ситуация, когато служител не ходи на работа и неговият ръководител не е наясно защо се е случило това. Според правилата за управление на досиета на персонала трябва:

1. Ръководителят трябва да изготви отчет и протокол за отсъствие от работа.
2. Двама служители трябва да подпишат акта като свидетели.
3. За хронометрист посочете в документа код „НН/30” (неявяване по неизвестна причина).
4. След като се върнете на работното място, помолете лицето да обясни отсъствието. Ето възможните варианти:
   • служителят представя лист за неработоспособност - записът в коригиращия документ се променя на „B/19“, подава се копие от болничния лист;
   • Няма документ, потвърждаващ основателна причина - нарушителят на трудовата дисциплина трябва да напише обяснителна бележка. Ако причината се счита за неоснователна, отсъствието се посочва в корекционния доклад. Към него са приложени копия от акта и обяснителна записка.

Коригиращият лист може да се попълни по два начина:

1. Дублирайте в отчета показатели, които не подлежат на корекция, и правете корекции само в тези редове, където е необходимо.
2. Попълнете само онези редове от графика, където трябва да промените данните.

Корективен график се съставя, когато е необходимо да се направят промени във вече подписан документ

Отговорност: при неспазване на графика, ако има грешки

В графика се записва фактът на отработеното време, от него зависи размерът на фонда за заплати, размерът на социалните вноски и цифрите за бизнес разходи, които намаляват данъчната основа. Следователно, ако по време на фискален контрол Федералната данъчна служба открие грешки в графика или изобщо липсата му, това може да доведе до признаване на бизнес разходите като документално необосновани. И от тук могат да последват два варианта за санкции:

1. Глоба и санкции за умишлено занижаване на данъчната основа.
2. Преизчисляване на размера на данъка.

Основните недостатъци при поддържането на часови записи попадат в член 52.7 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация и той предвижда санкции:

• 1000-5000 ₽ - глоба, която се налага на длъжностно лице или индивидуален предприемачако нарушението е регистрирано за първи път;
• 30 000 -50 000 ₽ - глоба за организацията за първо нарушение;
• 10 000-20 000 ₽ - глоба за индивидуални предприемачи или ръководство, когато нарушението е регистрирано за втори и следващ път, също за това те могат да бъдат лишени от длъжността генерален директор на компанията за период от една до три години;
• 50 000 -70 000 ₽ - глоба за юридически лица. лица при повторно нарушение.

Не се налагат глоби на прекия изпълнител - хронометристът може да бъде демотивиран само с вътрешни актове. Ръководството на дружеството като цяло и отговорното лице, което заверява документа, отговарят за графика на предприятието.

Воденето на график е постоянна и отговорна работа, която трябва да се заплаща и към тази отговорност трябва да се отнасяме съответно. Всеки, на когото е поверена тази мисия, трябва съвестно и точно да записва всяка минута от работното време на служителите на компанията. Това се отразява на мотивацията и регулира както вътрешните взаимоотношения между служител и работодател, така и външните трудови спорове. По този въпрос също има доста сериозна отговорност, която се носи както от ръководството на компанията (до дисквалификацията на генералния директор), така и от цялата организация като цяло.